Как заполнить шаблоны массовой загрузки карточек «Медицинские изделия 2.0 (3 этап)» в Национальном каталоге

С помощью шаблонов массовой загрузки можно создавать и изменять карточки товаров группы категорий «Медицинские изделия 2.0 (3 этап)» в Национальном каталоге. Ниже разобраны условия использования шаблонов и правила заполнения атрибутов для разных видов карточек и упаковок.

Разделы официальной документации: Маркировка товаров (ГИС МТ) и Медизделия.

Основные положения: что можно загрузить и как подготовить шаблон

Эта памятка дополняет Инструкцию по работе в НК и объясняет методологические правила работы с карточками товаров. Подробная техническая последовательность действий приведена в самой Инструкции.

Функциональность Национального каталога маркированных товаров (НКМТ) позволяет массово:

• Создавать новые коды товаров с российским префиксом 046* для регулярной номенклатуры производителя. Эти коды позволяют осуществлять эмиссию кодов маркировки (КМ) и ввод товара в оборот неограниченное количество раз.
• Создавать карточки товаров, у которых уже есть код товара: в частности, карточки с глобальным GTIN для импортных товаров или карточки с ранее созданными кодами с префиксом 046*.
• Создавать карточки с префиксом технологического диапазона 029* для описания остатков. Такие коды позволяют однократно осуществить эмиссию КМ и ввести товар в оборот. Они также предназначены для перемаркировки.
• Создавать карточки индустриальной маркировки с префиксом 004* для описания единиц товаров в некоторых товарных группах.
• Создавать групповые упаковки к существующим карточкам товаров.
• Создавать наборы, в том числе наборы индустриальной маркировки.
• Изменять карточки в статусе «Черновик».

Выгружаемый шаблон обычно не содержит необязательных атрибутов. Некоторые значимые необязательные атрибуты можно заполнить, если они есть в выгруженном шаблоне. Если нужного атрибута нет, можно обратиться в техническую поддержку НКМТ по адресу support@national-catalog.ru, чтобы загрузить его другим способом.

Условия подготовки файла

1. Откройте раздел меню «Импорт» — в нём находится шаблон массовой загрузки данных.
2. Сохраняйте структуру и формат шаблона неизменными: это необходимо для корректной загрузки данных в карточки товаров.
3. Применяйте правило «Один шаблон – Одна категория товара». Для каждой категории предусмотрен свой шаблон. Чтобы выгрузить его, укажите четыре знака кода ТНВЭД либо 10 знаков — в большинстве случаев.
4. В один шаблон можно включить товары с разными кодами ТНВЭД, независимо от кода, указанного при выгрузке. Условие: все товары должны относиться к одной категории. Подходящие коды перечислены внутри шаблона на листе «Справочники».
5. Включайте в один файл не более 497 записей товаров. Ограничений на минимальное количество записей нет.

Практический совет. До заполнения файла распределите товары по категориям и разбейте каждую подборку на части до 497 записей. Так проще подготовить отдельные файлы и не перерабатывать уже заполненный шаблон.

Если изменить структуру шаблона или смешать в нём категории, корректная загрузка данных окажется под вопросом. Вместо готовых карточек сотрудник получит дополнительную работу: проверку файла, исправления и повторную загрузку.

SelSup помогает организовать товарный каталог и сократить ручную подготовку данных: характеристики товаров можно вести в единой системе и использовать при работе с маркировкой. Это уменьшает количество повторных переносов сведений между рабочими файлами.

В каких статусах создаются карточки

Таблица 1 — Статус карточек. После создания доступны следующие действия:

• «Черновик» — просмотр, редактирование, отправка на модерацию, печать.
• «На модерации» — просмотр и печать.

Где проверить результат загрузки

Результат отображается в разделе «Загруженные файлы». Перейти в него можно из личного кабинета НКМТ или по ссылке из письма, отправленного на e-mail, указанный в профиле.

В разделе хранится история загрузок: загрузочный файл, дата загрузки, тип загрузки и отчёт о загрузке. Отчёт можно скачать в формате Excel.

Если для создания новых кодов товаров вы используете изменённый отчёт о результатах загрузки как шаблон следующего импорта, обязательно удалите из него:

• успешно созданные карточки товаров;
• текст в столбце «Результат обработки данных в Каталоге».

Для массовой загрузки сведений о разрешительной документации без ограничений по категориям используйте отдельный шаблон «Разрешительные документы» в меню «Импорт». Правила приведены в памятке по атрибуту разрешительной документации в НКМТ.

Как работать с атрибутами и справочниками

Шаблон содержит обязательные, контекстно-зависимые и некоторые значимые необязательные атрибуты. У контекстно-зависимых атрибутов обязательность определяется значениями других полей. Форматы полей и способы заполнения различаются — эти особенности необходимо учитывать, поскольку они влияют на результат загрузки в НКМТ и помогают минимизировать ошибки.

Атрибуты условно разделены на три слоя:

• Общие атрибуты, или атрибуты 1-го слоя, одинаковы для всех товарных групп и предназначены для эмиссии кодов маркировки.
• Специализированные атрибуты — атрибуты 2-го слоя и технические атрибуты. Они расширяют возможности 1-го слоя и необходимы для ввода товара в оборот.
• Необязательные атрибуты относятся к 3-му слою.

Подробности приведены на странице «Атрибутивные модели карточек товаров».

Фиксированные и пополняемые справочники

Значения для атрибутов, заполняемых из справочника, перечислены на листе «Справочники». В НКМТ используются два типа справочников:

• Фиксированный. Можно выбрать только значение из предварительно настроенного списка на закладке «Справочники». В 4-й строке шаблона такой справочник обозначен текстом «Значение из справочника, Текстовое значение».
• Пополняемый. Можно выбрать значение из подготовленного списка или ввести своё. В 4-й строке шаблона такие справочники визуально не обозначены, поэтому рекомендуется заранее ознакомиться с закладкой «Справочники».

Значения «НЕ КЛАССИФИЦИРОВАНО», «ОТСУТСТВУЕТ» и аналогичные применяют, когда атрибут неприменим к конкретному товару. Это означает, что у товара нет свойств, по которым его можно отнести к какой-либо категории в рамках этого смыслового атрибута.

Несколько значений и режим их обновления

Мультиплицируемый атрибут позволяет указать одно или несколько значений. Для нескольких значений используйте разделитель «|||».

Сразу за таким атрибутом в шаблоне расположен технический столбец «Полностью заменить сведения атрибута [название атрибута]». В нём указывают «ДА» или «НЕТ»:

• «ДА» — данные в существующей карточке заменятся данными из шаблона.
• «НЕТ» — данные в существующей карточке дополнятся данными из шаблона.

Выбор влияет только на загрузку в уже существующую карточку. При первичной загрузке можно указать любое из этих значений.

1. Создание карточек товаров для потребительской единицы

Генерировать новые GTIN с префиксом 046* с помощью этой функциональности могут только члены Ассоциации ГС1 РУС.

В общем случае код товара — это Global Trade Item Number (GTIN). На этикетке он отражается числовым значением EAN-13 и графически — штриховым кодом.

Атрибут «Код ТНВЭД» может встречаться в шаблоне дважды:

• В начале шаблона он обозначает группу ТНВЭД: первые четыре знака кода. Для ряда категорий здесь необходимо указывать 10 знаков.
• В середине шаблона он предназначен для полного 10-значного кода ТНВЭД.

Актуальность 10-значного кода, который вносится в карточку, рекомендуется проверять на официальном сайте ЕЭК.

Карточку можно создать для единицы товара или комплекта — в категориях, где это применимо.

Выбор категории обязателен только для ряда товарных групп. Если категория не выбрана, соответствующего столбца в шаблоне не будет.

1.1. Общие атрибуты: 1-й слой

Атрибуты 1-го слоя, включая создаваемый код товара, обязательны для регистрации карточки и заказа кодов маркировки. После создания карточки в НКМТ изменить их нельзя.

Исключение — «Полное наименование товара»: его можно редактировать, пока карточка находится в статусе «Черновик».

Ошибка в неизменяемом атрибуте не исправляется обычным редактированием созданной карточки. Поэтому перенос неверного кода или товарного знака из рабочего файла оборачивается дополнительной работой по разбору ситуации, а не быстрой правкой поля.

SelSup позволяет вести карточки и характеристики в едином товарном каталоге. Сверка данных из одного рабочего источника помогает сократить расхождения при подготовке сведений для маркировки; окончательную проверку неизменяемых полей перед загрузкой всё равно стоит поручить ответственному сотруднику.

Таблица 2 — Атрибуты 1-го слоя. Ниже приведены определения, правила заполнения, длина полей и примеры.

• «Код товара». Global Trade Item Number (GTIN). Если код уже есть, заполните поле; если нет — оставьте пустым, код сформируется автоматически после загрузки шаблона. Длина поля: 13(8,14). Пример: 0467007100032.
• «Код ТНВЭД». Код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите 10 знаков. Длина поля: 10. Пример: 2827200000.
• «Код категории». Код (id) из справочника на листе «Справочники». Обязателен для кодов ТНВЭД, относящихся к нескольким категориям или товарным группам; для остальных необязателен. Столбец присутствует, если перед выгрузкой шаблона выбрана категория. Длина поля: «-». Пример: 31033.
• «Полное наименование товара». Наименование предмета торговли с этикетки, приведённое к структурированному виду. Каждая карточка должна иметь уникальное наименование: для этого включайте дополнительные характеристики товара. Наименование должно отвечать на вопрос «Что это?» на русском языке. Исключайте лишние пробелы. Длина поля: 250. Пример: Хлорид кальция для диагностики.
• «Товарный знак». Зарегистрированные и незарегистрированные торговые знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно соответствовать лицевой стороне этикетки. Если у товара нет бренда, торговой марки или товарного знака, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует». Длина поля: 200. Пример: Медицина Плюс.

1.2. Специализированные атрибуты, включая 2-й слой

Атрибуты 2-го слоя описывают конкретную категорию товаров и зависят от товарной группы.

Таблица 3 — Атрибуты 2-го слоя. Правила заполнения и примеры:

• «Вид товара». Определяет суть продукции и её функциональное наименование применительно к категории. Выберите значение из фиксированного справочника. Длина поля не ограничена. Пример: НАБОР ДЛЯ КОАГУЛОЛОГИЧЕСКОГО АНАЛИЗА.
• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (тип)». Тип атрибута; фиксированный справочник. Длина поля: «-». Пример: шт.
• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (значение)». Количество штук употребления в одной потребительской упаковке. Числовой атрибут, длина не ограничена. Пример: 5.
• «Характеристика срока использования товара». Характеристика срока использования по назначению; фиксированный справочник. Рекомендуется указывать сами значения сроков в соответствующих атрибутах, если они есть, независимо от их обязательности. Если у товара одновременно есть срок годности и срок службы, владелец товара выбирает характеристику на своё усмотрение. Если не установлен ни один из сроков, выберите соответствующее значение справочника. Длина поля не ограничена. Пример: СРОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НЕ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ.
• «Срок службы товара (тип)». Тип атрибута; фиксированный справочник. Длина поля: «-». Пример: г; лет.
• «Срок службы товара (значение)». Укажите период, в течение которого изготовитель обязуется обеспечивать потребителю возможность использовать товар по назначению. Длина поля не ограничена. Пример: 2.
• «Регистрационное удостоверение». Номер регистрационного удостоверения, выданного Росздравнадзором, и модель медицинского изделия. Укажите номер РУ и модель через разделитель «:::». Модель должна в точности соответствовать значению в реестре Росздравнадзора. Длина поля не ограничена. Пример: АБВ 2020/102321:::Хлорид кальция А6.
• «Код ТНВЭД». 10-значный код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Фиксированный справочник. Укажите фактический код — 10 знаков без пробелов. Длина поля: 10. Пример: 2827200000.
• «Статус карточки товара в Каталоге». Технический атрибут, определяющий статус создаваемой карточки; фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут 2-го слоя заполнен неверно или не заполнен, система автоматически создаст карточку в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля: «-». Пример: Черновик.
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о выполненной загрузке. Поле заполняется автоматически, пользователь его не заполняет. Длина поля: «-».

После загрузки файла на электронную почту придёт письмо со ссылкой на результаты в личном кабинете. Вся история файлов импорта доступна в меню «Загруженные файлы».

Практический совет. До заполнения строк подготовьте для каждой модели пару «номер РУ — точное наименование модели из реестра». Такой рабочий список удобнее сопоставлять с товарами: не придётся заново искать одну и ту же запись при заполнении нескольких карточек.

2. Изменение карточек товаров для потребительской единицы

Шаблон импорта потребительской упаковки позволяет редактировать атрибуты карточек в статусе «Черновик», кроме:

• атрибутов 1-го слоя, необходимых для эмиссии КМ, — за исключением «Полное наименование товара»;
• атрибутов 1-го и 2-го слоя, загруженных из ГС1 РУС.

Чтобы изменить конкретный атрибут, не нужно заполнять весь шаблон. Помимо изменяемого атрибута заполните:

• «Код товара»;
• «Код ТНВЭД»;
• «Код категории»;
• «Полное наименование товара».

Если карточка находится в статусе «Опубликована», шаблоном можно создать её версию в статусе «Черновик». Также можно изменить некоторые обязательные атрибуты, если они доступны для корректировки после публикации.

В остальных случаях используйте в меню «Импорт» шаблон «Заявка на изменение обязательных полей». Ограничения и применимость к товарным группам описаны в памятке по внесению изменений в карточку товара.

3. Создание карточек с технологическим префиксом 029*

Технические карточки для маркировки остатков и перемаркировки создаются по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, но с несколькими отличиями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В меню «Импорт» нужно выбрать пункт «Технические карточки».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях. Перечень товарных групп приведён в разделе 7.1.4 Инструкции.

4. Создание карточек товаров индустриальной маркировки

Карточки индустриальной маркировки с префиксом 004* создаются по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, со следующими отличиями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В меню «Импорт» нужно выбрать пункт «Карточка ИМ».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях. Перечень товарных групп приведён в разделе 7.1.5 Инструкции.

5. Создание групповых упаковок

Шаблон групповых упаковок предусматривает только генерацию новых кодов товара. Использовать эту функциональность могут только члены Ассоциации ГС1 РУС и только для категорий, в которых групповая потребительская упаковка применяется для маркировки. Перечень товарных групп приведён в разделе 7.2.1 Инструкции.

Общий подход ГС1 и НКМТ состоит в следующем:

• Групповая потребительская упаковка не является самостоятельной карточкой товара. Это блок данных внутри карточки потребительской упаковки — единичной карточки товара.
• Групповую потребительскую упаковку можно создать на базе потребительской упаковки.

Шаблон формируется по правилам, аналогичным правилам создания карточек потребительской упаковки в каталоге. Особенности заполнения перечислены ниже.

Таблица 4 — Атрибуты групповой упаковки:

• «Идентификатор вложения в упаковку (GTIN)». GTIN, вкладываемый в следующий иерархический уровень упаковки. Числовой атрибут: укажите GTIN потребительской упаковки, которая входит в групповую потребительскую упаковку. Длина поля: 14. Указывается фактическое значение — 8, 12 или 13 знаков.
• «Количество вложений в упаковку». Количество единиц предыдущего иерархического уровня упаковки. Числовой атрибут: укажите фактическое количество вложений. Длина поля не ограничена. Пример: 12.
• «Наименование упаковки товара». Структурированное наименование упаковки. В общем случае указывается сокращённое полное наименование для соответствующего уровня упаковки. Длина поля: 250. Пример: «Наименование единицы товара» + «Количество вложений в упаковку (например, 12Х)».
• «Статус карточки товара в Каталоге». Определяет статус, в котором будет создана карточка; фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, карточка автоматически создаётся в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля: «-». Пример: Черновик.
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о результатах загрузки. Заполняется автоматически, пользователь поле не заполняет. Длина поля: «-».

6. Создание и изменение наборов

Создание наборов через шаблон массовой загрузки доступно не во всех категориях товаров. Перечни товарных групп приведены:

• для обычных наборов — в разделе 7.1.3 Инструкции;
• для наборов индустриальной маркировки — в разделе 7.1.12 Инструкции.

Шаблон импорта позволяет создавать новые наборы и редактировать существующие в статусах «Черновик» и «Опубликована»:

• При создании нового набора система генерирует GTIN с российским префиксом 046* и одновременно привязывает новый код набора к ранее созданной единице товара.
• При редактировании существующего набора меняются его данные, а ранее присвоенный GTIN сохраняется.

Загрузка через шаблон возможна только в карточки со статусами «Черновик» и «Опубликована». Для опубликованной карточки система автоматически создаёт версию в статусе «Черновик».

В состав набора могут входить единицы товара, комплекты и технические карточки товаров технологического диапазона 029*.

Сформированный Excel-шаблон загружается на компьютер. Заполнять его можно с 4-й строки.

Как заполнить атрибуты набора

Таблица 5 — Атрибуты карточки набора:

• «Код товара». GTIN набора. Заполните, если код уже есть. Если его нет, оставьте поле пустым — код сформируется автоматически после загрузки шаблона. Длина поля: 14. Указывается фактическое значение — 8, 12 или 13 знаков.
• «ТНВЭД». Код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите ТНВЭД любого компонента: код определяется по основному товару в наборе или по наибольшему количеству товаров с одним ТНВЭД в наборе. Длина поля: 4 (10). Пример: 3305100000.
• «Наименование набора». Наименование предмета торговли, указанное на этикетке. Формируется в произвольном формате. Длина поля: 250. Пример: Набор средств в подарочной упаковке: гель для душа, шампунь, соль для ванны.
• «Товарный знак». Зарегистрированные и незарегистрированные торговые знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно соответствовать лицевой стороне этикетки. Если у товаров разные товарные знаки, их допускается перечислить через «/». Если бренда, торговой марки или товарного знака нет, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует». Длина поля: 200. Пример: Космикс/Шампуникс.
• «Товарная группа». Наименование товарной группы; фиксированный справочник. Можно указать идентификатор группы, если он известен из технической документации, либо её полное наименование в точном соответствии со справочником на второй вкладке Excel-шаблона. Длина поля: «-». Пример: Косметика, бытовая химия и товары личной гигиены.
• «Состав набора». Текстовое описание всех компонентов. Перечислите все позиции: и подлежащие, и не подлежащие маркировке. Длина поля не ограничена. Пример: подарочная упаковка, гель для душа, шампунь, соль для ванны.
• «Количество маркированных товаров». Количество товаров, подлежащих маркировке. Если в наборе есть и маркируемые, и немаркируемые товары, укажите только количество подлежащих маркировке. Длина поля не ограничена. Пример: 3.
• «Код товара для набора». Код единицы товара, включённого в набор. Несколько значений разделяйте с помощью «|||». Длина поля: «-». Пример: 04612345678912||| 04612345678913||| 04612345678914.
• «Количество в наборе». Количество каждого входящего в набор товара. Несколько значений разделяйте с помощью «|||». Количества должны идти в том же порядке, что и коды товаров для набора. Длина поля: 1000. Пример: 1|||2|||1.
• «Статус карточки товара в Каталоге». Определяет статус создаваемой карточки; фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, карточка автоматически создаётся в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля: «-». Пример: Черновик.
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о результатах загрузки. Заполняется автоматически, пользователь поле не заполняет. Длина поля: «-».

Если перепутать порядок кодов и количеств, в данных набора количество окажется связано не с тем компонентом. Тогда описание придётся исправлять и заново сверять с фактическим составом — особенно трудоёмко это при большом числе похожих наборов.

SelSup помогает контролировать сборку заказов и проверять коды маркировки. Сопоставление товаров при сборке дополняет проверку описания набора и помогает сотрудникам контролировать, какие именно товары передаются покупателю.

Совет эксперта. Перед объединением значений через «|||» подготовьте рабочий список из двух соседних колонок: код компонента и его количество. Проверяйте их построчно, а затем переносите в шаблон в одном порядке. Такой приём упрощает сверку длинного состава без постоянного пересчёта позиций в строке.

Если при заполнении шаблонов возникают вопросы, обращайтесь в техническую поддержку НКМТ: support@national-catalog.ru.

Главный практический вывод: сначала выберите подходящий вид карточки и шаблон, затем проверьте обязательные атрибуты, а после импорта — результат обработки и статус карточек. Следующий вопрос — как связать подготовленные товарные данные с ежедневной сборкой и проверкой маркировки. На демонстрации SelSup можно обсудить ведение каталога медицинских изделий и посмотреть, как организовать контроль кодов при сборке заказов.