Как перенести данные из одной организации в другую через ВПР

В этой статье расскажем, как перенести значения из файла одной организации в файл другой с помощью Excel.

Способ подойдет, если у вас есть две организации с одинаковыми товарами, и вы хотите быстро заполнить нужные столбцы во втором файле без ручного ввода.

Например, таким способом можно перенести:

• закупочную цену;
• дополнительные расходы;
• постоянные расходы;
• минимальную цену;
• другие значения из файла.

В этой статье в качестве примера покажем перенос закупочной цены, но по такому же принципу можно переносить и другие данные.

Когда удобно использовать перенос через Excel

Если у вас уже заполнены данные в одной организации, их можно использовать для второй организации.

Это удобно, когда:

• товары в обеих организациях одинаковые;
• часть данных должна совпадать;
• нужно быстро перенести значения сразу для большого количества товаров.

Вместо ручного заполнения можно использовать Excel и формулу ВПР, чтобы автоматически подставить нужные значения из одного файла в другой.

Какие файлы понадобятся

Для переноса понадобятся:

• файл с данными по первой организации, где нужный столбец уже заполнен;
• файл по второй организации, куда нужно подставить значения.

Оба файла можно скачать в нужном разделе SelSup, в зависимости от того, какие данные вы переносите.

Как сопоставлять товары

Чтобы значение подставлялось корректно, нужно выбрать ключ для поиска.

Можно использовать:

• штрихкод — если он одинаковый в обеих организациях и уникален для товара;
• Артикул + Цвет + Размер — если поиск по штрихкоду использовать нельзя.

Если штрихкод совпадает в двух файлах, удобнее использовать именно его.
Если штрихкодов несколько, они отличаются или не заполнены, лучше использовать составной ключ из нескольких столбцов.

Шаг 1. Откройте оба файла в Excel

Откройте:

• файл с данными первой организации;
• файл с данными второй организации.

Шаг 2. Создайте вспомогательный ключ в файле первой организации

В файле первой организации добавьте справа новый столбец и назовите его, например, Ключ.

В первой строке с товаром вставьте формулу:

Формула объединит в один ключ:

• артикул,
• цвет,
• размер.

Протяните формулу вниз на все строки.

Шаг 3. Подготовьте столбец для переноса

Рядом со столбцом Ключ добавьте еще один вспомогательный столбец.

В него выведите значение из того столбца, который хотите перенести.

Например, если переносите Закупочную цену, руб., формула будет такой:

Протяните формулу вниз.

Если нужно перенести другой столбец, вместо H укажите нужную колонку.

Шаг 4. Перенесите вспомогательные данные во второй файл

Перейдите в файл второй организации.

Создайте отдельный лист, например Источник.

Скопируйте из файла первой организации всю таблицу и вставьте ее на лист Источник.

Шаг 5. Создайте такой же ключ во втором файле

Во втором файле также добавьте столбец Ключ.

В первой строке с товаром вставьте такую же формулу:

Протяните формулу вниз до конца таблицы.

Шаг 6. Подставьте значения через ВПР

Теперь в нужный столбец во втором файле вставьте формулу ВПР.

Если переносите закупочную цену, формула будет такой:

Протяните формулу вниз на все товары.

Шаг 7. Зафиксируйте значения

После того как значения подставились:

1. выделите заполненный столбец;
2. скопируйте его;
3. вставьте в этот же столбец через Специальная вставка → Значения.

Это нужно, чтобы в файле остались не формулы, а готовые значения.

Шаг 8. Удалите вспомогательные данные

Перед загрузкой файла обратно в SelSup удалите:

• временный столбец Ключ;
• лист Источник, если он больше не нужен.

Шаг 9. Загрузите файл обратно в SelSup

После редактирования импортируйте файл обратно в SelSup.

Итог

Если у двух организаций одинаковые товары, данные из файла одной организации можно быстро перенести в файл другой через Excel.

В этой статье в качестве примера показан перенос закупочной цены, но по такому же принципу можно переносить и другие значения из выгрузки.