Как обрабатывать и доставлять заказы по модели «Витрина экспресс» (EDBS) на Wildberries

Заказы по модели «Витрина экспресс» (EDBS) нужно собрать, доставить покупателю и закрыть в системе. Работа начинается со сборочного задания: оно появляется в разделе «Сборочные задания», как только покупатель оформит заказ на ваш товар.

Чтобы открыть задания для сборки и доставки, в верхнем меню портала перейдите в «Поставки и заказы» → «Витрина (DBS)».

Сборочные задания поступают в режиме реального времени. Оповещения о новых заданиях отображаются в уведомлениях — в «колокольчике». Регулярно проверяйте этот раздел. Настройка уведомлений для работы по моделям DBS и EDBS описана в отдельной инструкции Wildberries.

Если вы одновременно работаете по моделям «Витрина» и «Витрина экспресс», в разделе будут заказы по обеим моделям. Чтобы оставить только экспресс-заказы, в правом верхнем углу установите фильтр «Модель продаж» → «Экспресс».

Сборочные задания: этапы обработки

Задания проходят несколько этапов: «Новые», «На сборке», «В доставке», «Архив», «Отменённые».

Новые

Когда покупатель оформит заказ, во вкладке «Новые» появится сборочное задание с отметкой «Экспресс» и значком молнии.

Чтобы начать работу с заказом, нажмите на три точки справа от задания и выберите «Передать на сборку».

Для экспресс-доставки важно вовремя передать заказ: время загрузки в системе влияет на комиссию.

• Если опоздать, комиссия Wildberries увеличится на 1% за каждый час задержки. Подробнее это правило описано в отдельной инструкции Wildberries.
• Если уложиться в час, комиссия снизится на 1%.

Исключение — категории «Автомобили» и «Транспортные средства»: для них комиссия фиксированная и составляет 0,5%.

Задание, которое вовремя не взяли в работу, может обернуться дополнительными расходами: при задержке повышенная комиссия будет уменьшать доход от заказа.

SelSup помогает контролировать сборку и отгрузку заказов в едином рабочем процессе. Сотрудникам проще видеть задания, требующие обработки, и не терять время на ручную сверку списков.

На сборке

На этом этапе находятся задания, которые вы перевели из вкладки «Новые». Здесь нужно собрать заказы. Для удобства Wildberries рекомендует использовать лист подбора: скачайте его кнопкой «Выгрузить в Excel».

Если заданий много, рекомендуется сгруппировать их по адресу и дате доставки. Это поможет сначала подготовить заказы с более ранним сроком доставки и спланировать удобный маршрут.

Практический совет: перед началом сборки распределите сгруппированные задания между сотрудниками и обозначьте очередность работы. Так каждый сборщик будет понимать, какие заказы готовить первыми, без повторного просмотра общего списка.

Если нужно уточнить вопрос по заказу, откройте чат с покупателем: нажмите на значок «Сообщение» справа от сборочного задания.

Проверка IMEI

С 1 апреля все IMEI, которые вы вносите в поставку, автоматически проверяются на дубликаты.

Для части смартфонов проверка IMEI обязательна. Заказ с такими товарами нельзя перевести в доставку до успешной проверки.

Если для товара нужна маркировка IMEI, в столбце «Наименование» появится соответствующий значок.

1. Нажмите «Указать маркировку» и выберите в списке IMEI.
2. На открывшейся странице с заказами, для которых нужен IMEI, введите уникальное значение в поле «IMEI».
3. Нажмите «Сохранить».

Обычно IMEI указан на коробке устройства — рядом со штрихкодом или под ним. У некоторых смартфонов есть два номера: IMEI (или IMEI1) и IMEI2. Вносите только первый номер — IMEI1 или IMEI.

Система проверит маркировку. Если номер указан верно и ранее не был зарегистрирован в системе Wildberries, появится подтверждение об успешной проверке. После этого заказ можно перевести на этап «В доставке».

Когда IMEI блокируется

Система блокирует IMEI, если товар с таким номером уже хранится на складе, едет к покупателю или продан через Wildberries. Исключение — товар, от которого покупатель отказался и который вернули продавцу: его IMEI можно использовать повторно.

Если IMEI указан неверно или дублирует другой номер, система покажет ошибку и не даст перейти к следующему этапу. Эта проверка защищает покупателей от подмен и мошенничества. В таком случае добавьте на сборку другое устройство и введите его IMEI. Подробности приведены в отдельной инструкции Wildberries о маркировке IMEI.

Практический совет: до ввода номера расположите устройство и его коробку рядом со сборочным заданием. Сверяйте IMEI именно с этой коробкой, а не с общим списком устройств: так удобнее проверить соответствие конкретного смартфона заказу.

Подготовка к доставке

Собранный заказ нужно упаковать. Специальных требований к упаковке для этой модели нет. При желании можно воспользоваться правилами из инструкции «Сверхгабаритные товары (СГТ)» для сверхгабаритных товаров или из инструкции «Как правильно упаковать разные виды товаров» для остальных товаров.

После сборки и упаковки свяжитесь с покупателем. Телефон появится в «Данных для доставки». Wildberries использует подменные номера: звонок на такой номер переадресуется покупателю. Это сохраняет конфиденциальность его настоящего номера и не мешает связаться с ним до завершения доставки.

1. Наберите номер телефона из данных для доставки.
2. Проверьте формат: номер должен выглядеть так — +79377755501. В некоторых случаях подменный номер содержит добавочный код — это тоже верный формат. После окончания тестового периода все подменные номера будут отображаться без добавочного кода.
3. Нажмите кнопку вызова.

Если дозвонились, подтвердите заказ. Если связаться по телефону не удалось, напишите покупателю или в службу поддержки.

• Чтобы написать покупателю, найдите нужное сборочное задание и нажмите справа от него значок «Перейти в чат с покупателем».
• Чтобы обратиться в поддержку, нажмите на знак вопроса в правом верхнем углу, затем — «Новый диалог».

В новом диалоге с поддержкой выберите категорию «Маркетплейс: Доставка своими силами» и тему «Витрина экспресс — клиент не отвечает».

Если покупатель не отвечает, обратитесь в поддержку как можно скорее, чтобы избежать опоздания с доставкой.

После сборки заказа и телефонного разговора с покупателем переведите задание на этап «В доставке».

Доставка заказа покупателю

На этапе «В доставке» продавец доставляет заказ покупателю. Если доставку выполняет курьер, передайте ему список адресов с номерами сборочных заданий. Курьеру нужно скачать мобильное приложение WB Partners.

Заказ по модели «Витрина экспресс» (EDBS) необходимо доставить в дату и временной слот, выбранные покупателем при оформлении. При задержке на 12 часов или больше покупатель может отменить заказ. В этом случае Wildberries выставит штраф.

Задержка доставки может привести не только к отмене заказа, но и к прямым расходам на штраф. Поэтому недостаточно собрать товар вовремя — важно контролировать и дальнейшее движение заказа до покупателя.

SelSup помогает контролировать заказы на этапах сборки и отгрузки. Общий список заказов и их состояний позволяет быстрее замечать задержки в работе и разбирать их с ответственными сотрудниками.

Wildberries рекомендует продавцу или курьеру связаться с покупателем за 1 час до доставки: убедиться, что он находится по адресу, и согласовать детали. Если связаться не удалось, заказ всё равно нужно привезти по указанному адресу без предварительного звонка.

Доставьте заказ до двери. Покупатель вправе вскрыть упаковку и проверить соответствие товара в присутствии продавца или курьера. Также у покупателя есть 20 минут на примерку. Подробности указаны в пункте 8.5.3 Оферты.

Если покупателя нет по адресу

Курьер должен сфотографировать место доставки, чтобы подтвердить своевременное прибытие по нужному адресу, и забрать товар с собой.

Сообщите о ситуации в поддержку и попробуйте договориться с покупателем о передаче товара. Если согласовать новую дату не получится, обратитесь в поддержку с просьбой отменить заказ.

Подтверждение передачи товара

Перед тем как отдать товары, попросите покупателя назвать код подтверждения. Покупатель видит его на сайте и в приложении Wildberries. Код обновляется раз в сутки, в 23:59, и действует в течение одного дня.

Введите код на портале WB Partners или в мобильном приложении WB Partners. Без введённого кода продажа не будет проведена.

После ввода кода можно закрыть заказ. Выберите результат передачи:

• «Задание доставлено» — если покупатель оставил заказ себе.
• «Покупатель отказался» — если покупатель вернул заказ вам. Сборочное задание перейдёт в архив.

Как курьеру закрыть заказ в приложении

1. Открыть мобильное приложение WB Partners.
2. Нажать «Вход для курьера».
3. Войти по номеру телефона.
4. Ввести номер задания и код, который назовёт покупатель.
5. Указать результат: покупатель оставил товар себе или отказался от него.

Практический совет: подготовьте курьеру короткую памятку с этой последовательностью и положите её рядом со списком адресов. Это позволит свериться с порядком действий непосредственно у покупателя, не уточняя каждый шаг у менеджера.

Архив заказов

Во вкладке «Архив» находятся все выполненные задания. В колонке справа указан статус каждого задания:

• «Товар выкуплен» — покупатель получил заказ.
• «Отменено» — заказ отменил продавец либо система отменила его автоматически по истечении срока. Для модели «Витрина экспресс» (EDBS) этот срок составляет 6 дней. Здесь же отображаются EDBS-заказы, которые покупатели отменили после 12-часового опоздания курьера.
• «Отменено покупателем» — покупатель отменил заказ в первый час и до перевода сборочного задания в статус «На сборке» либо по истечении срока доставки.
• «Покупатель отказался» — покупатель отказался от заказа после его получения.

Отменённые заказы и корректировка остатков

Во вкладку «Отменённые» попадают заказы, которые покупатель отменил в течение часа после оформления. Они также могут дублироваться во вкладке «Архив».

При оформлении заказа остаток товара уменьшается. После отмены остаток не обновляется автоматически: продавцу нужно самостоятельно увеличить количество товара в разделе «Управление остатками». Вкладка «Отменённые» помогает отслеживать такие заказы и вовремя корректировать количество.

Если не вернуть отменённый товар в доступный остаток, на Wildberries будет отображаться меньше единиц, чем фактически есть у продавца. Часть товара останется недоступной для заказа, а продавец может недополучить продажи.

SelSup помогает вести учёт остатков и резервировать товары под заказы. Сопоставление складских данных с заказами и отменами упрощает контроль количества и помогает находить расхождения, которые нужно исправить.

Материалы по модели EDBS также доступны в центре развития и поддержки предпринимателей PRO WB.

Главный принцип работы с EDBS — контролировать заказ до конца: вовремя собрать и доставить товар, подтвердить передачу кодом, а при отмене скорректировать остаток. Завершение доставки или отмена заказа — не повод прекращать проверку его результата в системе.

Следующий вопрос — как организовать этот контроль при росте числа заказов. На демонстрации SelSup можно разобрать учёт заказов и резервов, посмотреть контроль сборки и отгрузки и обсудить, как сопоставлять отмены с доступными остатками.