Как оформить разрешительные документы через WB Сертификацию

Через сервис WB Сертификация на портале WB Partners можно обратиться в аккредитованный центр сертификации и оформить разрешительные документы на товары. Ниже — какие документы доступны в сервисе, как подать заявку, согласовать условия и принять результат.

WB Сертификация объединяет продавцов и проверенные центры сертификации, чтобы упростить и ускорить их взаимодействие. Wildberries не проводит сертификацию и не оформляет документы от своего имени. Продавец заключает договор напрямую с центром сертификации.

Что такое разрешительные документы

Это официальные документы, например сертификаты и декларации, которые подтверждают безопасность товаров. Их оформляют для товаров, потенциально опасных для потребителя: детских игрушек, косметики, пищевых продуктов, электроники и других категорий.

Разрешительные документы необходимы для законного импорта, экспорта, производства и продажи товара, в том числе на маркетплейсах. Это предусмотрено законом «О защите прав потребителей» №2300-1. Принципы подтверждения соответствия закреплены в Федеральном законе № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Если документы обязательны, а их нет, продавать товар нельзя. Нарушение влечёт штрафы, изъятие товара и запрет на продажу — ст. 14 и 16 КоАП РФ. Поэтому отсутствие обязательного документа — не просто недочёт в учёте: под угрозой оказываются деньги и возможность продавать товар.

Снизить риск пропусков помогает SelSup: в товарном каталоге можно организовать учёт разрешительных документов по товарам и контролировать их наличие. Это помогает выявлять пробелы до начала продаж, а не после обнаружения нарушения.

Какие документы и услуги доступны в WB Сертификации

Сейчас через сервис можно оформить:

• сертификаты и декларации о соответствии;
• регистрационное удостоверение (РУ);
• свидетельство о государственной регистрации (СГР);
• лабораторные испытания;
• добровольный сертификат;
• разработку технической документации;
• отказное письмо.

Как оформить разрешительные документы

Оформить документы для своих товаров можно через сервис WB Сертификация на портале WB Partners.

1. Авторизуйтесь в WB Сертификации

Войти может владелец личного кабинета и другие пользователи, подключённые к этому кабинету. Сервис находится на тестировании и пока доступен не всем продавцам.

1. Откройте раздел «Рост продаж» → WB Сертификация.
2. Нажмите «Войти по WB ID».

3. Введите номер телефона, к которому привязан профиль или личный кабинет на портале WB Partners. Нажмите «Получить код».
4. Введите код из уведомления на сайте или в приложении Wildberries для покупателей.

Если на этот номер зарегистрировано несколько профилей WB Partners, выберите юрлицо, от имени которого будете подавать заявку на оформление разрешительных документов.

Из одного кабинета WB Сертификации нельзя подать заявки от разных юридических лиц. Если документы нужны нескольким юрлицам, сначала войдите в кабинет одного из них и подайте заявку. Затем переключитесь в кабинет другого юрлица и создайте новую заявку.

Для переключения нажмите на значок профиля слева внизу страницы, затем — на данные своей организации. Откроется список личных кабинетов, между которыми можно переключаться.

Практический совет: если работаете с несколькими юрлицами, заранее составьте список «организация → товары → нужные документы». Так будет удобнее распределить заявки по кабинетам и проверить, от чьего имени вы обращаетесь в центр.

Нажмите на строку с кабинетом, в который хотите войти.

2. Подайте заявку

1. Нажмите «Создать заявку».

2. Выберите категорию товара, для которого нужны разрешительные документы.

Одна заявка — одна категория товаров. Если документы нужны для нескольких категорий, создайте отдельную заявку на каждую.

3. Выберите центр сертификации из предложенных. Это центры, которые сотрудничают с Wildberries и могут оформить нужные документы для выбранной категории товаров.

По каждому центру в сервисе указаны:

• типы документов, которые он может оформить для выбранной категории товаров;
• приблизительная стоимость;
• примерные сроки оформления.

Точные сроки и стоимость можно узнать при согласовании заявки.

Практический совет: при сравнении центров записывайте рядом с ценой тип документа и срок оформления. Это поможет сопоставлять предложения по одинаковой задаче. Предварительные цифры держите отдельно от окончательно согласованных условий.

4. Скачайте шаблон заявки и инструкцию по его заполнению.

5. Заполните шаблон по инструкции.
6. Загрузите заполненный шаблон и дополнительные документы, если они требуются, в том же окне. Если файлы не подгружаются, уменьшите их размер и прикрепите повторно.

В поле «Комментарий для центра сертификации» можно добавить информацию для специалиста, который будет рассматривать заявку. Например: «Срочно нужны документы на косметику, ассортимент в заявке».

7. Нажмите «Отправить».

После отправки сервис автоматически вернёт вас к таблице со всеми вашими заявками. Новая заявка появится в ней со статусом «Создана».

3. Обсудите условия со специалистом центра сертификации

Специалист центра должен взять заявку в работу в течение 3 рабочих дней после её получения. Статус заявки изменится на «Подготовка расчёта».

Когда специалист подготовит расчёт и напишет в чат, заявка перейдёт в статус «Принятие расчёта».

Уведомления о смене статуса появляются в «колокольчике» на портале WB Partners и в WB Сертификации. Уведомления о новых сообщениях отображаются в разделе «Чаты» и на вкладке «Чат» в заявке.

Сообщения также могут приходить во всплывающих уведомлениях. Нажмите на такое уведомление, чтобы открыть окно со всеми доступными чатами по созданным заявкам.

На вкладке «Информация по заявке» собраны номер заявки, название центра сертификации и ИНН юрлица, от имени которого она подана. Здесь же можно посмотреть список услуг с ценами и скачать файл своей заявки.

Изучите предварительный расчёт. В чате можно задать уточняющие вопросы, обсудить стоимость и сроки, а при необходимости — отправить дополнительные документы. Затем выберите действие:

• Если всё устраивает, нажмите «Принять расчёт», чтобы специалист центра начал работу над документами.
• Если нужен перерасчёт, напишите причину в чате и нажмите «Запросить перерасчёт».

Если в течение 30 календарных дней по заявке нет активности — с вашей стороны или со стороны центра сертификации, — она автоматически отменится и получит статус «Отклонена модератором». После этого чат со специалистом по сертификации станет недоступен.

4. Подпишите договор, оплатите счёт и отправьте образцы

После согласования всех условий и принятия расчёта заявка получит статус «Подготовка документов».

Специалист центра пришлёт счёт и договор на оказание услуг в чат заявки или по ЭДО. Способ обмена документами можно обсудить в чате. На этом этапе у заявки будет статус «Подписание документов».

Оплатить счёт можно через приложение или сайт банка. Оплата с баланса продавца недоступна.

Документы появятся в блоке «Документы по заявке» внизу страницы. Скачайте их и проверьте данные.

Расходы на оформление документов легко потерять среди других затрат, особенно если заявки идут по нескольким категориям. Если не учитывать их при оценке финансового результата, прибыль от товара может выглядеть выше, чем она есть на самом деле.

SelSup помогает анализировать продажи, расходы и прибыль. Учитывайте затраты на сертификацию в финансовом анализе, чтобы оценивать рентабельность с учётом этих расходов, а не только выручки и удержаний маркетплейса.

Если в данных или реквизитах нужны исправления, напишите специалисту в чат и нажмите «Предложить правки».

Заявка перейдёт в статус «Ожидает взятия в работу». Когда специалист центра подтвердит подписание договора и получение оплаты, статус изменится на «В работе».

Далее выполните действия, которые относятся к вашей заявке:

• Если всё в порядке, подпишите документы, оплатите услуги и нажмите «Подтвердить подписание и оплату».
• Если для ваших товаров нужны лабораторные испытания, отправьте образцы в центр сертификации, чтобы специалисты провели исследования. Как передать образцы, договоритесь в чате заявки.

При оформлении отказного письма образцы направлять не нужно.

5. Проверьте разрешительные документы и подтвердите оказание услуги

После лабораторных исследований центр сертификации подготовит разрешительные документы. Специалист пришлёт готовые документы в чат заявки и по ЭДО. Заявка получит статус «Результат готов».

Откройте чат, скачайте документы и проверьте их. Если документы отправляли в ЭДО, проверьте их и там.

• Если всё в порядке, нажмите «Принять результат работы». Статус заявки изменится на «Завершена».
• Если считаете, что работа выполнена не полностью, например вам не прислали закрывающие документы, нажмите «Вернуть в работу». Во всплывающем окне укажите причину возврата.

После возврата на доработку заявка получит статус «В работе». Специалист центра рассмотрит её повторно и напишет в чат.

Проверить документы и принять решение нужно в течение 10 календарных дней: подтвердить завершение заявки или вернуть её на доработку. Если не принять решение, услуга будет считаться оказанной, а заявка автоматически закроется со статусом «Завершена».

Не откладывайте проверку до конца срока: заявка может закрыться автоматически, даже если вы ещё не заметили ошибку в документах или отсутствие закрывающих документов. Тогда контроль результата потребует дополнительных усилий.

SelSup помогает организовать задачи по проверке документов и напоминания ответственным сотрудникам. Это позволяет контролировать срок приёмки и не оставлять решение по заявке без внимания.

Совет по организации работы: назначьте сотрудника, который проверит результат, и поставьте внутренний срок раньше окончания 10 календарных дней. Так останется время сверить комплект документов и сформулировать причину возврата, если потребуется доработка.

Как обратиться в поддержку WB Сертификации

В поддержку можно написать, если возникли проблемы с интерфейсом или работой в сервисе. Например:

• не загружается страница;
• не получается прикрепить документы;
• непонятно, какую категорию товаров выбрать;
• специалист центра сертификации не отвечает в чате больше 3 рабочих дней.

Чтобы открыть поддержку, нажмите кнопку с наушниками.

Она находится в нижнем левом углу страницы.

Чётко опишите проблему и при необходимости прикрепите вложения. Специалист поддержки подключится к чату и поможет решить вопрос.

Главное при оформлении документов через WB Сертификацию — выбрать нужное юрлицо и категорию, согласовать окончательные условия с центром и вовремя проверить результат. Сам сервис помогает взаимодействовать с центром, но договор продавец заключает напрямую с ним.

Следующий вопрос — как связать документы, задачи сотрудников и расходы с конкретными товарами. На демонстрации SelSup можно разобрать ваш процесс: обсудить учёт документов в каталоге, контроль задач по их проверке и отражение затрат на сертификацию в анализе прибыли.