Как заполнить шаблоны массовой загрузки карточек «Медицинские изделия 2.0 (2 этап)»

Шаблоны массовой загрузки позволяют создавать и изменять карточки медицинских изделий в Национальном каталоге для работы с маркировкой товаров в ГИС МТ. В этой памятке разобрано заполнение шаблонов для группы категорий «Медицинские изделия 2.0 (2 этап)».

Основные положения

Эта памятка дополняет Инструкцию по работе в НК: объясняет методологические особенности работы с карточками товаров. Подробная техническая последовательность действий приведена в самой Инструкции.

Какие операции доступны

Функциональность Национального каталога маркированных товаров (НКМТ) позволяет массово выполнять следующие операции:

• Генерировать новые коды товаров с российским префиксом 046*. Они предназначены для регулярной номенклатуры производителя и позволяют проводить эмиссию кодов маркировки (КМ) и вводить товар в оборот неограниченное количество раз.
• Создавать карточки товаров, у которых уже есть код товара: например, карточки импортных товаров с глобальным GTIN или карточки с ранее созданным кодом с префиксом 046*.
• Создавать карточки с технологическим префиксом 029*. Эти коды предназначены для описания остатков и позволяют однократно провести эмиссию КМ и ввести товар в оборот. Их также используют для перемаркировки.
• Создавать карточки индустриальной маркировки с префиксом 004* для описания единиц товаров в некоторых товарных группах.
• Создавать групповые упаковки к существующим карточкам товаров.
• Создавать наборы, в том числе наборы индустриальной маркировки.
• Изменять карточки в статусе «Черновик».

Выгружаемый шаблон обычно не содержит необязательных атрибутов. Некоторые значимые необязательные атрибуты можно заполнить, если они присутствуют в шаблоне. Если нужного атрибута нет, можно обратиться в техническую поддержку НКМТ по адресу support@national-catalog.ru, чтобы загрузить его другим способом.

Правила подготовки шаблона

1. Откройте раздел «Импорт». В нём находится шаблон массовой загрузки данных.
2. Сохраните структуру и формат шаблона без изменений. Это необходимо для корректной загрузки данных в карточки.
3. Соблюдайте правило «Один шаблон — Одна категория товара». Для каждой категории предусмотрен собственный шаблон. Чтобы выгрузить его, укажите четыре знака кода ТНВЭД либо 10 знаков — в большинстве случаев. Независимо от кода, выбранного при выгрузке, в один шаблон можно включить товары с разными кодами ТНВЭД, если они относятся к одной категории. Подходящие коды перечислены на листе «Справочники».
4. Включите в один шаблон не более 497 записей товаров. Ограничений на минимальное количество записей нет.

Практический совет. До заполнения распределите товары по категориям и разделите большие списки на файлы максимум по 497 записей. Это поможет сразу подготовить подходящее количество шаблонов и не перекраивать заполненный файл.

Если смешать категории или изменить структуру шаблона, данные не получится корректно загрузить в карточки. Сотрудникам придётся исправлять файл и повторять работу вместо подготовки товаров к дальнейшим операциям.

SelSup помогает вести единый товарный каталог и сопоставлять карточки с учётными данными. Подготовка сведений из одного источника позволяет сократить ручное копирование и расхождения в описаниях перед массовой загрузкой.

В каком статусе создаются карточки

Карточки можно создавать в двух статусах. Возможные действия после создания перечислены в таблице 1 «Статус карточек»:

• «Черновик» — просмотр, редактирование, отправка на модерацию, печать.
• «На модерации» — просмотр и печать.

Где проверить результат загрузки

Результаты доступны в разделе «Загруженные файлы». Перейти в него можно из личного кабинета НКМТ или по ссылке из письма, которое поступит на e-mail, указанный в профиле.

В разделе хранится история загрузок: загрузочный файл, дата и тип загрузки, а также отчёт о загрузке. Отчёт можно скачать в формате Excel.

Если вы используете изменённый отчёт о результатах загрузки как шаблон для последующего импорта с целью создания новых кодов товаров, обязательно удалите из него:

• успешно созданные карточки товаров;
• текст в столбце «Результат обработки данных в Каталоге».

Для массовой загрузки сведений о разрешительной документации используйте отдельный шаблон «Разрешительные документы» в разделе «Импорт». Ограничений по категориям для этой загрузки нет. Подробности приведены в памятке по загрузке разрешительных документов.

Атрибуты и справочники: что учитывать при заполнении

В шаблоне есть обязательные, контекстно-зависимые и некоторые значимые необязательные атрибуты. Обязательность контекстно-зависимого атрибута определяется значениями других атрибутов. У полей различаются форматы и способы заполнения: учитывайте эти особенности, чтобы уменьшить количество ошибок при загрузке в НКМТ.

Атрибуты условно делятся на три группы:

• Общие атрибуты, или атрибуты 1-го слоя, — едины для всех товарных групп и предназначены для эмиссии кодов маркировки.
• Специализированные атрибуты — атрибуты 2-го слоя и технические атрибуты. Они расширяют возможности 1-го слоя и необходимы для ввода товара в оборот.
• Необязательные атрибуты — атрибуты 3-го слоя.

Подробные сведения приведены на странице «Атрибутивные модели карточек товаров».

Как пользоваться справочниками

Значения для атрибутов, заполняемых из справочника, находятся на листе «Справочники» шаблона. В НКМТ используются два типа справочников:

• Фиксированный. Можно выбрать только значение из предварительно настроенного списка на закладке «Справочники». В 4-й строке шаблона такие справочники обозначены текстом «Значение из справочника, Текстовое значение».
• Пополняемый. Можно выбрать значение из списка или ввести собственное. В 4-й строке шаблона такие справочники визуально не обозначаются, поэтому рекомендуется заранее ознакомиться с закладкой «Справочники».

В справочниках могут встречаться значения «НЕ КЛАССИФИЦИРОВАНО», «ОТСУТСТВУЕТ» и аналогичные. Их применяют, когда атрибут неприменим к конкретному товару: у товара нет свойств, позволяющих отнести его к какой-либо категории в рамках этого смыслового атрибута.

Как указать несколько значений

Мультиплицируемый атрибут допускает одно или несколько значений. Несколько значений разделяют символами «|||».

Сразу после такого атрибута в шаблоне расположен технический столбец «Полностью заменить сведения атрибута [название атрибута]». В нём указывают «ДА» или «НЕТ»:

• При первичной загрузке можно выбрать любое из этих значений.
• При загрузке в существующую карточку значение «ДА» заменяет данные карточки сведениями из шаблона.
• При загрузке в существующую карточку значение «НЕТ» дополняет данные карточки сведениями из шаблона.

Практический совет. Перед обновлением мультиплицируемых атрибутов выпишите, где требуется замена, а где — дополнение. Так сотруднику будет проще последовательно заполнить технические столбцы, не выбирая режим заново для каждой строки.

1. Создание карточек для потребительской единицы

Генерировать новые GTIN с префиксом 046* с помощью этой функциональности могут только члены Ассоциации ГС1 РУС.

В общем случае код товара — это Global Trade Item Number (GTIN). На этикетке он представлен числовым значением EAN-13 и графически — штриховым кодом.

Атрибут «Код ТНВЭД» может встречаться в шаблоне дважды:

• В начале шаблона он обозначает группу ТНВЭД — первые четыре знака кода. В ряде категорий в этом поле необходимо указывать 10 знаков.
• В середине шаблона он предназначен для полного 10-значного кода ТНВЭД.

Актуальность 10-значного кода, который вы вносите в карточку, рекомендуется проверять на официальном сайте ЕЭК.

Карточку можно создать для единицы товара или комплекта — в тех категориях, где это применимо.

Выбор категории обязателен только для ряда товарных групп. Если категория не выбрана, соответствующего столбца в шаблоне не будет.

1.1. Общие атрибуты — атрибуты 1-го слоя

Атрибуты 1-го слоя, включая создаваемый код товара, обязательны для регистрации карточки и возможности заказать коды маркировки. После создания карточки в НКМТ их нельзя корректировать. Исключение — «Полное наименование товара»: его можно редактировать, пока карточка находится в статусе «Черновик».

Ниже приведены сведения таблицы 2 «Атрибуты 1-го слоя»: назначение полей, правила заполнения, длина и примеры.

• «Код товара». Global Trade Item Number (GTIN). Если код уже есть, укажите его. Если нет — оставьте поле пустым: код сформируется автоматически после загрузки шаблона. Длина поля — 13 (8, 14) знаков. Пример: 0467007100032.
• «Код ТНВЭД». Код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите 10 знаков. Длина поля — 10. Пример: 9018901000.
• «Код категории». Значение кода (id) из справочника на листе «Справочники». Обязателен для кодов ТНВЭД, относящихся к нескольким категориям или товарным группам; для остальных необязателен. Столбец присутствует, если категория была выбрана перед выгрузкой шаблона. Длина поля в таблице не указана. Пример: 550481.
• «Полное наименование товара». Наименование предмета торговли с этикетки, приведённое к структурированному виду. Оно должно отвечать на вопрос «Что это?» на русском языке. Соблюдайте уникальность наименования каждой карточки: включайте дополнительные характеристики товара. Исключите лишние пробелы. Длина поля — 250 знаков. Пример: «Тонометр для измерения кровяного давления А25».
• «Товарный знак». Зарегистрированные и незарегистрированные товарные знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно соответствовать лицевой стороне этикетки. Если бренда, торговой марки или товарного знака нет, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует». Длина поля — 200 знаков. Пример: «Медицина Про».

Ошибка в атрибутах 1-го слоя не относится к обычным исправлениям после загрузки: большинство этих данных изменить уже нельзя. Если перенести в шаблон неверные сведения, дальнейшую работу придётся вести с учётом этого ограничения, а не рассчитывать на быстрое редактирование карточки.

SelSup помогает хранить товарные данные в едином каталоге и сопоставлять их с карточками товаров. Это упрощает проверку наименований, кодов и товарных знаков до загрузки и уменьшает количество повторного ручного ввода.

1.2. Специализированные атрибуты, включая атрибуты 2-го слоя

Состав атрибутов 2-го слоя зависит от категории и товарной группы. В таблице 3 «Атрибуты 2-го слоя» приведены следующие поля.

• «Вид товара». Определяет суть продукции — её функциональное наименование применительно к конкретной категории. Выберите значение из фиксированного справочника. Длина не ограничена. Пример: «ТОНОМЕТР».
• «Характеристика срока использования товара». Характеризует срок использования товара по назначению. Используется фиксированный справочник. Рекомендуется также указывать сами сроки в соответствующих атрибутах, если они есть, независимо от обязательности этих атрибутов. Если у товара одновременно есть срок годности и срок службы, характеристику выбирает владелец товара на своё усмотрение. Если ни один срок не установлен, выберите соответствующее значение справочника. Длина не ограничена. Пример: «СРОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НЕ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ».
• «Срок службы товара (тип)». Тип атрибута выбирают из фиксированного справочника. Длина поля в таблице не указана. Примеры: «г», «лет».
• «Срок службы товара (значение)». Укажите период, в течение которого изготовитель обязуется обеспечивать потребителю возможность использовать товар по назначению. Длина не ограничена. Пример: 5.
• «Регистрационное удостоверение». Номер регистрационного удостоверения, выданного Росздравнадзором, и модель медицинского изделия. Укажите номер РУ и модель через разделитель «:::». Модель должна в точности совпадать со значением в реестре Росздравнадзора. Длина не ограничена. Пример: «АБВ 2020/123456:::Тонометр А25».
• «Код ТНВЭД». 10-значный код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Справочник фиксированный. Укажите фактический код из 10 знаков без пробелов. Длина поля — 10. Пример: 9018901000.
• «Статус карточки товара в Каталоге». Технический атрибут определяет, в каком статусе будет создана карточка. Используется фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут 2-го слоя заполнен неверно или не заполнен, система автоматически создаст карточку в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля в таблице не указана. Пример: «Черновик».
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о результатах загрузки. Поле заполняется автоматически — пользователь его не заполняет. Длина в таблице не указана.

Дополнительные обязательные атрибуты для категории «Тесты и системы для контроля»

Для категории с кодами ТНВЭД 300212*, 3002150000, 3822110000, 382212*, 3822130000, 382219*, 3822900000, 9018908409, 9027500000 предусмотрены дополнительные атрибуты 2-го слоя из таблицы 3.1:

• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (тип)». Тип атрибута выбирают из фиксированного справочника. Длина поля в таблице не указана. Пример: «шт.».
• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (значение)». Количество штук употребления в одной потребительской упаковке. Атрибут числовой, длина не ограничена. Пример: 1.
• «Комплектация». Укажите составляющие суть изделия компоненты, комплектующие и съёмные детали, входящие в продажную единицу. Разделяйте их точкой с запятой — «;». Атрибут текстовый, длина не ограничена. Пример: «Палочка для взятия материала; пробирка».

Дополнительные обязательные атрибуты для категории «Термометры и тонометры общего назначения»

Для категории с кодами ТНВЭД 9018191000, 9018501000, 9018509000, 9018901000 предусмотрены дополнительные атрибуты 2-го слоя из таблицы 3.2:

• «Предназначено для детей». Указывает, предназначен ли товар для детей. Используется фиксированный справочник, длина не ограничена. Пример: «НЕТ».
• «Способ измерения». Укажите способ измерения, применяемый при работе изделия. Используется фиксированный справочник, длина не ограничена. Пример: «КОНТАКТНЫЙ».

После загрузки файла на электронную почту поступит письмо со ссылкой на результаты в личном кабинете. Вся история импортированных файлов доступна в меню «Загруженные файлы».

Сам факт загрузки файла не означает, что карточки отправлены на модерацию: из-за одного неверного или пропущенного атрибута 2-го слоя карточка останется «Черновиком». Если не проверить результат, незавершённые карточки могут остаться незамеченными, а подготовка к вводу товара в оборот затянется.

SelSup помогает организовать работу с маркировкой вместе с товарным учётом, получением и печатью кодов. Единый рабочий процесс упрощает контроль подготовки товаров и позволяет сотрудникам меньше времени тратить на сверку разрозненных списков.

2. Изменение карточек для потребительской единицы

Шаблон импорта потребительской упаковки позволяет редактировать атрибуты карточек в статусе «Черновик», кроме:

• атрибутов 1-го слоя, необходимых для эмиссии КМ, — исключение составляет «Полное наименование товара»;
• атрибутов 1-го и 2-го слоя, загруженных из ГС1 РУС.

Чтобы изменить конкретный атрибут, не нужно заполнять весь шаблон. Помимо изменяемого поля достаточно заполнить:

• «Код товара»;
• «Код ТНВЭД»;
• «Код категории»;
• «Полное наименование товара».

Для карточек в статусе «Опубликована» шаблон позволяет создавать версии в статусе «Черновик». Также можно изменить некоторые обязательные атрибуты, если они доступны для корректировки после публикации.

В остальных случаях откройте раздел «Импорт» и используйте шаблон «Заявка на изменение обязательных полей». Ограничения и применимость к товарным группам описаны в соответствующей памятке.

3. Создание карточек с технологическим префиксом 029*

Технические карточки для маркировки остатков и перемаркировки создают по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, но с несколькими отличиями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В разделе «Импорт» нужно выбрать пункт «Технические карточки».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание Комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях. Перечень товарных групп, в которых можно создавать технические карточки, приведён в разделе 7.1.4 Инструкции.

4. Создание карточек индустриальной маркировки

Карточки индустриальной маркировки с префиксом 004* создают по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, со следующими отличиями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В разделе «Импорт» нужно выбрать пункт «Карточка ИМ».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание Комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях. Перечень товарных групп, для которых можно создавать карточки индустриальной маркировки, приведён в разделе 7.1.5 Инструкции.

5. Создание групповых упаковок

Этот шаблон предназначен только для генерации новых кодов товара. Поэтому создавать групповые упаковки с его помощью могут только члены Ассоциации ГС1 РУС и только в категориях, где групповая потребительская упаковка используется для маркировки. Перечень подходящих товарных групп приведён в разделе 7.2.1 Инструкции.

По общему подходу ГС1 и НКМТ групповая потребительская упаковка:

• Не является самостоятельной карточкой товара. Это блок данных внутри карточки потребительской упаковки — единичной карточки товара.
• Может быть создана на базе потребительской упаковки.

Шаблон формируют по правилам, аналогичным правилам создания карточек потребительской упаковки в каталоге. Особенности заполнения приведены в таблице 4 «Атрибуты групповой упаковки»:

• «Идентификатор вложения в упаковку (GTIN)». GTIN, вкладываемый в следующий иерархический уровень упаковки. Это числовой атрибут: укажите GTIN потребительской упаковки, которую вкладывают в групповую потребительскую упаковку. Длина поля — 14. Указывается фактическое значение — 8, 12 или 13 знаков.
• «Количество вложений в упаковку». Количество единиц предыдущего иерархического уровня упаковки. Числовой атрибут: укажите фактическое количество вложений. Длина не ограничена. Пример: 12.
• «Наименование упаковки товара». Структурированное наименование упаковки. В общем случае вносят сокращённое полное наименование для уровня упаковки. Длина поля — 250 знаков. Пример построения: «Наименование единицы товара» + «Количество вложений в упаковку (например, 12Х)».
• «Статус карточки товара в Каталоге». Определяет статус создаваемой карточки. Используется фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, карточка автоматически создаётся в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля в таблице не указана. Пример: «Черновик».
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о результатах загрузки. Заполняется автоматически, пользователь поле не заполняет. Длина в таблице не указана.

6. Создание и изменение наборов

Создание наборов через шаблон массовой загрузки доступно не во всех категориях. Перечень товарных групп для обычных наборов приведён в разделе 7.1.3 Инструкции, для наборов индустриальной маркировки — в разделе 7.1.12 Инструкции.

Шаблон импорта позволяет создавать новые наборы и редактировать существующие в статусах «Черновик» и «Опубликована»:

• При создании нового набора система генерирует GTIN с российским префиксом 046* и одновременно привязывает новый код набора к ранее созданной единице товара.
• При редактировании существующего набора данные меняются, а ранее присвоенный GTIN сохраняется.

Загружать данные через шаблон можно только в карточки со статусами «Черновик» и «Опубликована». Для опубликованной карточки система автоматически создаст версию в статусе «Черновик».

В состав набора могут входить единицы товара, комплекты и технические карточки товара с кодами технологического диапазона 029*.

Как заполнить атрибуты набора

Сформированный Excel-шаблон будет загружен на компьютер. Начинайте заполнение с 4-й строки. В таблице 5 «Атрибуты карточки набора» предусмотрены следующие поля:

• «Код товара». GTIN набора. Если код есть, заполните поле; если нет — оставьте пустым, код сформируется автоматически после загрузки шаблона. Длина поля — 14. Указывается фактическое значение — 8, 12 или 13 знаков.
• «ТНВЭД». Код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите ТНВЭД одного из компонентов: его определяют по основному товару в наборе либо по наибольшему количеству товаров с одним ТНВЭД в наборе. Длина поля — 4 (10) знака. Пример: 3305100000.
• «Наименование набора». Наименование предмета торговли, указанное на этикетке. Формат произвольный, длина — 250 знаков. Пример: «Набор средств в подарочной упаковке: гель для душа, шампунь, соль для ванны».
• «Товарный знак». Зарегистрированные и незарегистрированные товарные знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно совпадать с информацией на лицевой стороне этикетки. Если у товаров разные товарные знаки, их допускается перечислять через «/». Если бренда, торговой марки или товарного знака нет, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует». Длина поля — 200 знаков. Пример: «Космикс/Шампуникс».
• «Товарная группа». Наименование товарной группы из фиксированного справочника. Можно указать идентификатор группы, если он известен из технической документации, либо её полное наименование в соответствии со справочником на второй вкладке Excel-шаблона. Длина поля в таблице не указана. Пример: «Косметика, бытовая химия и товары личной гигиены».
• «Состав набора». Текстовое описание всех компонентов. Перечислите все позиции — как подлежащие, так и не подлежащие маркировке. Длина не ограничена. Пример: «подарочная упаковка, гель для душа, шампунь, соль для ванны».
• «Количество маркированных товаров». Количество товаров, подлежащих маркировке. Если в наборе есть и маркируемые, и немаркируемые товары, укажите только количество подлежащих маркировке. Длина не ограничена. Пример: 3.
• «Код товара для набора». Код единицы товара, включённого в набор. Несколько значений разделяйте символами «|||». Длина поля в таблице не указана. Пример: «04612345678912||| 04612345678913||| 04612345678914».
• «Количество в наборе». Количество каждого входящего в набор товара. Несколько значений разделяйте символами «|||». Количества должны идти в том же порядке, что и коды в поле «Код товара для набора». Длина поля — 1000 знаков. Пример: «1|||2|||1».
• «Статус карточки товара в Каталоге». Определяет статус создаваемой карточки. Используется фиксированный справочник. Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, система автоматически создаст карточку в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты. Длина поля в таблице не указана. Пример: «Черновик».
• «Результат обработки данных в Каталоге». Обратная связь системы о результатах загрузки. Поле заполняется автоматически, пользователь его не заполняет. Длина в таблице не указана.

Практический совет. Перед переносом данных в шаблон подготовьте рабочий список пар «код товара — количество». По нему формируйте обе последовательности с разделителем «|||»: так проще сохранить соответствие между компонентами и их количеством.

Если переставить коды, но оставить количества в прежнем порядке, описание набора будет отражать другой состав. Такое расхождение придётся искать и исправлять вручную, а при сборке оно может привести к неверной комплектации заказа.

SelSup помогает контролировать сборку и отгрузку заказов и проверять коды маркировки при сборке. Это позволяет снизить вероятность отправки не того товара и связать работу с маркировкой с фактическими складскими операциями.

Если при заполнении шаблонов возникнут вопросы, обратитесь в техническую поддержку НКМТ: support@national-catalog.ru.

Главное при массовой загрузке — выбрать шаблон под нужную операцию, сохранить его структуру, проверить обязательные атрибуты и убедиться в результате обработки. Для наборов дополнительно важно сверить порядок кодов и количеств.

Следующий практический вопрос — как связать подготовленные карточки с учётом товаров и проверкой маркировки при сборке заказов. На демонстрации SelSup можно разобрать ваш процесс и посмотреть, как организовать товарный каталог, работу с кодами маркировки и контроль сборки в одной системе.