Как заполнить шаблоны массовой загрузки карточек «Медицинские изделия 2.0 (3 этап)» в Национальном каталоге

Чтобы массово создать или изменить карточки товаров группы категорий «Медицинские изделия 2.0 (3 этап)», подготовьте шаблон для нужной операции в Национальном каталоге. Ниже разобраны правила заполнения, ограничения и проверка результата загрузки для маркировки медизделий в ГИС МТ.

Основные положения: выберите шаблон и подготовьте данные

Эта памятка дополняет Инструкцию по работе в НК и объясняет методологические правила работы с карточками товаров. Подробная техническая последовательность действий приведена в самой Инструкции.

Национальный каталог маркированных товаров (НКМТ) позволяет массово выполнять следующие операции:

• Генерировать новые коды товаров с российским префиксом 046*. Они предназначены для регулярной номенклатуры производителя и позволяют неограниченное количество раз осуществлять эмиссию кодов маркировки (КМ) и вводить товар в оборот.
• Создавать карточки товаров, у которых уже есть код товара: в частности, импортных товаров с глобальным GTIN или товаров с ранее созданным кодом с префиксом 046*.
• Создавать карточки с префиксом технологического диапазона 029*. Такие коды предназначены для описания остатков и позволяют однократно осуществить эмиссию КМ и ввести товар в оборот. Также они предназначены для перемаркировки.
• Создавать карточки индустриальной маркировки с префиксом диапазона 004*. Эти коды предназначены для описания единиц товаров в некоторых товарных группах.
• Создавать групповые упаковки к существующим карточкам товаров.
• Создавать наборы, в том числе наборы индустриальной маркировки.
• Изменять карточки в статусе «Черновик».

Выгружаемый шаблон обычно не содержит необязательных атрибутов. Некоторые значимые необязательные атрибуты можно заполнить, если они включены в шаблон. Если нужного атрибута нет, можно обратиться в техническую поддержку НКМТ по адресу support@national-catalog.ru, чтобы загрузить его другим способом.

Правила подготовки шаблона

1. Откройте раздел меню «Импорт» — там находятся шаблоны массовой загрузки.
2. Выберите шаблон для категории товара. Действует правило «Один шаблон — Одна категория товара»: для каждой категории предусмотрен собственный шаблон.
3. Для выгрузки укажите четыре знака кода ТНВЭД либо 10 знаков — в большинстве случаев. В полученный шаблон можно включить товары с разными кодами ТНВЭД независимо от кода, указанного при выгрузке, но все товары должны относиться к одной категории. Подходящие коды перечислены на листе «Справочники».
4. Заполните не более 497 записей товаров в одном шаблоне. Ограничения на минимальное количество записей нет.
5. Сохраните исходные структуру и формат шаблона: это необходимо для корректной загрузки данных в карточки.

Если изменить структуру файла или смешать в нём разные категории, данные могут не загрузиться корректно. Вместо готовых карточек придётся разбирать ошибки и повторно готовить файл.

SelSup помогает вести единый товарный каталог и группировать номенклатуру по категориям. Это позволяет сократить ручную сверку товаров при подготовке данных для массовой работы с карточками.

Практический совет. До заполнения распределите товары по категориям и партиям до 497 записей, а для каждой партии подготовьте отдельный рабочий файл. Так будет удобнее сопоставлять подготовленные данные с результатами загрузки.

В каком статусе создаётся карточка

Карточки можно создать в двух статусах. Возможные действия после создания приведены в таблице 1 «Статус карточек»:

• «Черновик» — просмотр, редактирование, отправка на модерацию и печать.
• «На модерации» — просмотр и печать.

Где посмотреть результат загрузки

Результат отображается в разделе «Загруженные файлы». Открыть его можно по ссылке из письма, которое приходит на e-mail, указанный в профиле, или непосредственно из личного кабинета НКМТ.

В разделе хранится история загрузок: загрузочный файл, дата загрузки, тип загрузки и отчёт о загрузке. Отчёт можно скачать в формате Excel.

Если вы используете изменённый отчёт о результатах загрузки как шаблон для последующего импорта с целью создания новых кодов товаров, из него обязательно удалите:

• успешно созданные карточки товаров;
• текст в столбце «Результат обработки данных в Каталоге».

Для массовой загрузки разрешительной документации используйте шаблон «Разрешительные документы» в разделе «Импорт». Ограничений по категориям для этой загрузки нет. Подробности приведены в соответствующей памятке.

Как заполнять атрибуты и пользоваться справочниками

Шаблон содержит обязательные, контекстно-зависимые и некоторые значимые необязательные атрибуты. У контекстно-зависимых атрибутов обязательность определяется значениями других атрибутов. Форматы полей и способы заполнения различаются — эти особенности необходимо учитывать, чтобы уменьшить количество ошибок и корректно загрузить шаблон в НКМТ.

Атрибуты условно делятся на три группы:

• Общие атрибуты, или атрибуты 1-го слоя, — едины для всех товарных групп и предназначены для эмиссии КМ.
• Специализированные атрибуты — атрибуты 2-го слоя и технические атрибуты. Они расширяют возможности 1-го слоя и необходимы для ввода товара в оборот.
• Необязательные атрибуты — атрибуты 3-го слоя.

Подробные сведения приведены на странице «Атрибутивные модели карточек товаров».

Фиксированные и пополняемые справочники

Значения справочных атрибутов перечислены на листе шаблона «Справочники». В НКМТ используются два типа справочников:

• Фиксированный: можно выбрать только значение из предварительно настроенного списка на закладке «Справочники». В 4-й строке шаблона такой справочник обозначен текстом «Значение из справочника, Текстовое значение».
• Пополняемый: можно выбрать значение из списка или ввести собственное. В 4-й строке шаблона такие справочники визуально не обозначены, поэтому рекомендуется заранее ознакомиться с закладкой «Справочники».

Значения «НЕ КЛАССИФИЦИРОВАНО», «ОТСУТСТВУЕТ» и подобные применяют, когда атрибут неприменим к конкретному товару: у товара нет свойств, по которым его можно отнести к категории или классификации, связанной с этим атрибутом.

Несколько значений и полная замена сведений

В мультиплицируемом атрибуте можно указать одно или несколько значений. Для нескольких значений используйте разделитель «|||».

Следом за таким атрибутом в шаблоне расположен технический столбец «Полностью заменить сведения атрибута [название атрибута]». Укажите в нём «ДА» или «НЕТ»:

• «ДА» — сведения в существующей карточке будут заменены данными из шаблона.
• «НЕТ» — сведения в существующей карточке будут дополнены данными из шаблона.

Выбор влияет только на загрузку в уже существующую карточку. При первичной загрузке можно указать любое из этих значений.

При обновлении карточки случайное «ДА» вместо «НЕТ» заменит прежние сведения, а не дополнит их. На восстановление нужного состава данных потребуется дополнительная работа.

SelSup помогает централизованно хранить характеристики товаров и контролировать изменения в каталоге. Единая база характеристик упрощает сверку того, какие сведения нужно сохранить, а какие — заменить при подготовке обновлений.

1. Создание карточек товаров для потребительской единицы

Генерировать новые GTIN с префиксом 046* с помощью этой функциональности могут только члены Ассоциации ГС1 РУС.

В общем случае код товара — это Global Trade Item Number (GTIN). На этикетке он отображается числовым значением EAN-13 и графическим изображением — штриховым кодом.

Атрибут «Код ТНВЭД» может встречаться в шаблоне дважды:

• В начале шаблона он обозначает группу ТНВЭД — первые четыре знака кода. При этом для ряда категорий необходимо указать 10 знаков.
• В середине шаблона он предназначен для полного 10-значного кода ТНВЭД.

Актуальность 10-значного кода ТНВЭД, который вносится в карточку, рекомендуется проверять на официальном сайте ЕЭК.

Карточку можно создать для единицы товара или комплекта — в категориях, где это применимо.

Выбор категории обязателен только для ряда товарных групп. Если категория не выбрана, соответствующего столбца в шаблоне не будет.

1.1. Общие атрибуты — атрибуты 1-го слоя

Атрибуты 1-го слоя, включая создаваемый код товара, обязательны для регистрации карточки и возможности заказа КМ. После создания карточки в НКМТ они не подлежат корректировке. Исключение — «Полное наименование товара»: его можно редактировать, пока карточка находится в статусе «Черновик».

Ошибка в неизменяемом поле 1-го слоя останется в созданной карточке: исправить её обычным редактированием не получится. Поэтому проверка этих данных до загрузки особенно важна — иначе придётся отдельно разбираться с дальнейшей работой по такой карточке.

SelSup позволяет работать с кодами и характеристиками в едином товарном каталоге. Сопоставление данных каталога с подготовленным файлом помогает снизить риск ручных ошибок до создания карточек.

Ниже приведены сведения таблицы 2 «Атрибуты 1-го слоя»: назначение полей, правила заполнения, длина и примеры.

Код товара

Это Global Trade Item Number (GTIN). Если код уже есть, заполните поле. Если кода нет, оставьте поле пустым — он сформируется автоматически после загрузки шаблона.

Длина поля: 13(8,14). Пример: 0467007100032.

Код ТНВЭД

Код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите 10 знаков.

Длина поля — 10. Пример: 2827200000.

Код категории

Укажите код (id) из справочника на листе «Справочники». Поле обязательно для кодов ТНВЭД, относящихся к нескольким категориям или товарным группам. Для остальных кодов оно необязательно.

Столбец присутствует, если категория была выбрана перед выгрузкой шаблона. Длина поля в таблице обозначена «-». Пример: 31033.

Полное наименование товара

Это наименование предмета торговли с этикетки, приведённое к структурированному виду. Оно должно отвечать на вопрос «Что это?» на русском языке.

Обеспечьте уникальность наименования каждой карточки за счёт дополнительных характеристик товара. Исключите лишние пробелы.

Длина поля — 250. Пример: «Хлорид кальция для диагностики».

Товарный знак

В поле указывают зарегистрированные и незарегистрированные товарные знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно соответствовать информации на лицевой стороне этикетки.

Если у товара нет бренда, торговой марки или товарного знака, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует».

Длина поля — 200. Пример: «Медицина Плюс».

1.2. Специализированные атрибуты, включая атрибуты 2-го слоя

Атрибуты 2-го слоя описывают конкретную категорию товаров и зависят от товарной группы. Ниже разобраны поля таблицы 3 «Атрибуты 2-го слоя».

Вид товара

Атрибут определяет суть продукции и её функциональное наименование применительно к категории. Выберите значение из фиксированного справочника.

Длина поля не ограничена. Пример: «НАБОР ДЛЯ КОАГУЛОЛОГИЧЕСКОГО АНАЛИЗА».

Количество единиц употребления в потребительской упаковке

• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (тип)» — тип атрибута. Используется фиксированный справочник. Длина поля обозначена «-». Пример: «шт.».
• «Количество единиц употребления в потребительской упаковке (значение)» — количество штук употребления в одной потребительской упаковке. Это числовой атрибут, длина поля не ограничена. Пример: 5.

Характеристика срока использования товара

Атрибут описывает срок использования товара по назначению. Значение выбирается из фиксированного справочника.

Рекомендуется указывать сами значения сроков в соответствующих атрибутах, если они есть, независимо от их обязательности.

Если у товара одновременно есть срок годности и срок службы, владелец товара выбирает характеристику на своё усмотрение. Если ни один срок не устанавливается, выберите соответствующее значение из справочника.

Длина поля не ограничена. Пример: «СРОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НЕ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ».

Срок службы товара

• «Срок службы товара (тип)» — тип атрибута из фиксированного справочника. Длина поля обозначена «-». Пример: «г; лет».
• «Срок службы товара (значение)» — период, в течение которого изготовитель обязуется обеспечивать потребителю возможность использовать товар по назначению. Длина поля не ограничена. Пример: 2.

Регистрационное удостоверение

Укажите номер регистрационного удостоверения, выданного Росздравнадзором, и модель медицинского изделия, разделив их «:::». Модель должна в точности соответствовать значению в реестре Росздравнадзора.

Длина поля не ограничена. Пример: «АБВ 2020/102321:::Хлорид кальция А6».

Код ТНВЭД

Это 10-значный код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Справочник фиксированный. Укажите фактический код: 10 знаков без пробелов.

Длина поля — 10. Пример: 2827200000.

Статус карточки товара в Каталоге

Технический атрибут определяет статус, в котором будет создана карточка. Используется фиксированный справочник. Длина поля обозначена «-». Пример: «Черновик».

Если хотя бы один атрибут 2-го слоя заполнен неверно или не заполнен, система автоматически создаст карточку в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить карточку на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты.

Результат обработки данных в Каталоге

Это обратная связь системы о результатах загрузки. Поле заполняется автоматически, пользователь его не заполняет. Длина поля обозначена «-».

После загрузки файла на электронную почту придёт письмо со ссылкой на результаты в личном кабинете. История всех загруженных файлов импорта доступна в меню «Загруженные файлы».

Практический совет. Заранее подготовьте для каждой модели пару «номер РУ — точное наименование модели из реестра». Из такой заготовки удобнее заполнять поле с разделителем «:::», не перепечатывая длинные наименования для каждой строки.

2. Изменение карточек товаров для потребительской единицы

Шаблон импорта потребительской упаковки позволяет редактировать атрибуты карточек в статусе «Черновик». Исключения:

• атрибуты 1-го слоя, необходимые для эмиссии КМ, кроме «Полное наименование товара»;
• атрибуты 1-го и 2-го слоя, загруженные из ГС1 РУС.

Для изменения конкретного атрибута не нужно заполнять весь шаблон. Помимо изменяемого атрибута, заполните:

• «Код товара»;
• «Код ТНВЭД»;
• «Код категории»;
• «Полное наименование товара».

Для карточек в статусе «Опубликована» шаблон позволяет создавать версии в статусе «Черновик». Также можно отредактировать некоторые обязательные атрибуты, если их корректировка доступна после публикации.

В остальных случаях используйте в разделе «Импорт» шаблон «Заявка на изменение обязательных полей». Ограничения и применимость к товарным группам описаны в соответствующей памятке.

3. Создание карточек с технологическим префиксом 029*

Технические карточки для маркировки остатков и перемаркировки создаются по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, но с четырьмя особенностями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В разделе «Импорт» нужно выбрать «Технические карточки».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание Комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях товаров. Перечень товарных групп, для которых можно создавать технические карточки, приведён в разделе 7.1.4 Инструкции.

4. Создание карточек товаров индустриальной маркировки

Карточки индустриальной маркировки с префиксом 004* создаются по правилам, аналогичным правилам для карточек с префиксом 046*, со следующими отличиями:

• Членство в Ассоциации ГС1 РУС не требуется.
• В разделе «Импорт» нужно выбрать «Карточка ИМ».
• Загрузка существующих кодов товаров не предусмотрена.
• Создание Комплектов не предусмотрено.

Функциональность доступна не во всех категориях товаров. Перечень товарных групп, для которых можно создавать карточки индустриальной маркировки, приведён в разделе 7.1.5 Инструкции.

5. Создание групповых упаковок

Шаблон групповой упаковки предназначен только для генерации новых кодов товара. Поэтому использовать эту функциональность могут только члены Ассоциации ГС1 РУС и только в категориях, где групповая потребительская упаковка применяется для маркировки. Перечень доступных товарных групп приведён в разделе 7.2.1 Инструкции.

Общий подход ГС1 и НКМТ состоит в следующем:

• Групповая потребительская упаковка не является самостоятельной карточкой товара. Это блок данных внутри карточки потребительской упаковки — единичной карточки товара.
• Групповую потребительскую упаковку можно создать на базе потребительской упаковки.

Шаблон формируется по правилам, аналогичным созданию карточек потребительской упаковки в каталоге. Особенности заполнения приведены в таблице 4 «Атрибуты групповой упаковки» и разобраны ниже.

Идентификатор вложения в упаковку (GTIN)

Это GTIN, вкладываемый в следующий иерархический уровень упаковки. В числовом атрибуте укажите GTIN потребительской упаковки, которая вкладывается в групповую потребительскую упаковку.

Длина поля — 14. В качестве значения указывается фактический GTIN — 8, 12 или 13 знаков.

Количество вложений в упаковку

Это количество единиц предыдущего иерархического уровня упаковки. Атрибут числовой: укажите фактическое количество вложений.

Длина поля не ограничена. Пример: 12.

Наименование упаковки товара

Укажите структурированное наименование упаковки. В общем случае это сокращённое полное наименование для соответствующего уровня упаковки.

Длина поля — 250. Пример построения: «Наименование единицы товара» + «Количество вложений в упаковку (например, 12Х)».

Статус карточки товара в Каталоге

Атрибут определяет статус, в котором будет создана карточка. Используется фиксированный справочник. Длина поля обозначена «-». Пример: «Черновик».

Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, система автоматически создаст карточку в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты.

Результат обработки данных в Каталоге

Поле содержит обратную связь системы о результатах загрузки и заполняется автоматически. Пользователь его не заполняет. Длина поля обозначена «-».

6. Создание и изменение наборов

Создание наборов через шаблон массовой загрузки доступно не во всех категориях товаров. Перечень товарных групп для обычных наборов приведён в разделе 7.1.3 Инструкции, а для наборов индустриальной маркировки — в разделе 7.1.12.

Шаблон импорта позволяет создавать новые наборы и редактировать существующие в статусах «Черновик» и «Опубликована»:

• При создании нового набора система генерирует GTIN с российским префиксом 046* и одновременно привязывает новый код набора к ранее созданной единице товара.
• При редактировании существующего набора данные изменяются с сохранением ранее присвоенного GTIN.

Загружать данные через шаблон можно только в карточки со статусами «Черновик» и «Опубликована». Для опубликованной карточки система автоматически создаст версию в статусе «Черновик».

В состав набора могут входить единицы товара, комплекты и технические карточки товара диапазона 029*.

Сформированный шаблон в формате Excel будет загружен на компьютер. Начинайте заполнять его с 4-й строки. Ниже приведены правила из таблицы 5 «Атрибуты карточки набора».

Код товара

Это GTIN набора. Если код есть, заполните поле. Если нет — оставьте пустым: код сформируется автоматически после загрузки шаблона.

Длина поля — 14. Указывается фактическое значение — 8, 12 или 13 знаков.

ТНВЭД

Код по Единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Укажите ТНВЭД любого из компонентов: он определяется по основному товару в наборе или по наибольшему количеству товаров с одним ТНВЭД.

Длина поля — 4 (10). Пример: 3305100000.

Наименование набора

Это наименование предмета торговли с этикетки. Формат произвольный.

Длина поля — 250. Пример: «Набор средств в подарочной упаковке: гель для душа, шампунь, соль для ванны».

Товарный знак

Атрибут охватывает зарегистрированные и незарегистрированные товарные знаки, торговые марки (Trade Marks), бренды. Написание должно соответствовать информации на лицевой стороне этикетки.

Если в набор входят товары с разными товарными знаками, их допускается перечислить через «/». Если у товара нет бренда, торговой марки или товарного знака, укажите «Без товарного знака» или «Отсутствует».

Длина поля — 200. Пример: «Космикс/Шампуникс».

Товарная группа

Укажите наименование товарной группы из фиксированного справочника. Можно использовать идентификатор группы, если он известен из технической документации, либо её полное наименование по справочнику на второй вкладке шаблона Excel-файла.

Длина поля обозначена «-». Пример: «Косметика, бытовая химия и товары личной гигиены».

Состав набора

В текстовом описании перечислите все компоненты: и подлежащие, и не подлежащие маркировке.

Длина поля не ограничена. Пример: «подарочная упаковка, гель для душа, шампунь, соль для ванны».

Количество маркированных товаров

Укажите количество товаров, подлежащих маркировке. Если в наборе есть и маркируемые, и немаркируемые товары, здесь учитываются только подлежащие маркировке.

Длина поля не ограничена. Пример: 3.

Код товара для набора

Укажите код единицы товара, включённой в набор. Несколько значений разделяйте «|||».

Длина поля обозначена «-». Пример: «04612345678912||| 04612345678913||| 04612345678914».

Количество в наборе

Укажите количество каждого товара, входящего в набор. Для нескольких значений используйте разделитель «|||». Количества должны идти в том же порядке, что и коды товара для набора.

Длина поля — 1000. Пример: «1|||2|||1».

Если переставить коды и не переставить соответствующие количества, в карточке будет указан неверный состав набора. Одного общего числа товаров недостаточно для проверки — потребуется сверить каждую пару «код — количество» и исправить данные.

SelSup помогает вести составы наборов и контролировать сборку заказов по товарам и их количеству. Это позволяет сопоставлять описание набора с фактической комплектацией и уменьшать объём ручных проверок.

Совет эксперта. Перед переносом в шаблон подготовьте рабочий список из двух колонок: код компонента и его количество. Формируйте обе строки с разделителями из одного списка, не меняя порядок. Такой приём помогает сохранить соответствие кодов и количеств при работе с длинными составами.

Статус карточки товара в Каталоге

Атрибут определяет статус создаваемой карточки. Используется фиксированный справочник. Длина поля обозначена «-». Пример: «Черновик».

Если хотя бы один атрибут заполнен неверно или не заполнен, карточка автоматически будет создана в статусе «Черновик». Чтобы сразу отправить её на модерацию, необходимо заполнить все атрибуты.

Результат обработки данных в Каталоге

Система автоматически заполняет поле результатами выполненной загрузки. Пользователь его не заполняет. Длина поля обозначена «-».

Если при заполнении шаблонов возникают вопросы, обращайтесь в службу технической поддержки НКМТ: support@national-catalog.ru.

Главный практический вывод: выбирайте шаблон под нужную операцию, соблюдайте его структуру и проверяйте не только заполненный файл, но и результат обработки в Каталоге. Для наборов отдельно сверяйте соответствие кодов компонентов и их количеств.

Следующий вопрос — как связать карточки и составы наборов с повседневной сборкой заказов. На демонстрации SelSup можно разобрать ведение товарного каталога, контроль комплектации и проверку кодов маркировки при сборке на примере вашей номенклатуры.