Сопроводительные документы при продаже товаров бизнесу на Яндекс Маркете

При продаже товаров бизнесу важно понимать, какие сопроводительные документы оформляет Яндекс Маркет, когда они появляются и где их получить для учета. Сопроводительные документы описывают и регулируют процесс грузоперевозки: в них содержится вся информация о товаре и его перемещении.

С электронным документооборотом

Продажа товаров бизнесу с электронным документооборотом (ЭДО) оформляется универсальным передаточным документом (УПД). Тип документа зависит от системы налогообложения продавца и уплаты НДС.

Для продавцов на общей системе налогообложения (ОСН) автоматически формируется УПД-1. При этом можно выбрать УПД-2 в личном кабинете:

1. Откройте Настройки → Договоры и выберите нужный договор.
2. Перейдите в Продажи бизнесу → Аудитория магазина.
3. Нажмите Изменить и выберите УПД-2.

Для продавцов на упрощенной системе налогообложения (УСН), которые платят НДС, автоматически формируется УПД-1. Если продавец на УСН не платит НДС, формируется УПД-2. Изменить тип УПД на УСН нельзя.

Примеры УПД-1 и УПД-2:

Если покупатель оформляет возврат, формируется универсальный корректировочный документ (УКД).

Как документы формируются и подписываются

При сделке на маркетплейсе все сопроводительные документы составляет и электронно подписывает за продавца Яндекс Маркет. Продавец получает их дважды: сначала без подписей, затем — с электронными подписями обеих сторон.

1. Маркет формирует документы без подписей. УПД появляется, когда заказ отгрузили со склада и передали в доставку. УКД — когда Маркет принял возвращенные покупателем товары на своем складе. Сразу после формирования Маркет отправляет документы в личный кабинет. Их уже можно использовать для учета.
2. Маркет организует подписание. Сначала он электронно подписывает документы, затем передает их покупателю на электронную подпись. Получив документы обратно, Маркет отправляет их продавцу.

Именно документы с подписями обеих сторон подтверждают завершение документооборота между продавцом и покупателем. Они пригодятся при налоговой или аудиторской проверке. В цифровой архив с комплектом подписанных документов, помимо УПД и УКД, входит протокол передачи документа.

Практический совет: при сохранении документов разделяйте версии без подписей и подписанные комплекты, а протокол храните вместе с соответствующим архивом. Так бухгалтеру будет проще найти не только документ для учета, но и подтверждение завершенного документооборота.

Без электронного документооборота

Продажа товаров бизнесу без ЭДО оформляется товарной накладной в электронном виде. В ней указаны:

• наименования и реквизиты продавца и покупателя;
• количество отгруженных товаров;
• общая стоимость заказа.

Для продавцов на общей системе налогообложения также формируется счет-фактура с суммой налога.

Примеры товарной накладной в электронном виде и счета-фактуры:

Если покупатель оформляет возврат, формируется корректировочный счет-фактура (КСФ).

Как документы формируются и подписываются

При сделке на маркетплейсе все сопроводительные документы составляет и подписывает за продавца Яндекс Маркет. Он отправляет документы дважды: без подписей и с подписями обеих сторон. Порядок оформления зависит от вида документа.

• Счет-фактура для продавца на ОСН сначала формируется в электронном виде без подписей — когда заказ отгрузили со склада и передали в доставку.
• Товарная накладная создается и подписывается обеими сторонами одновременно при получении заказа покупателем. В этот момент покупатель ставит простую электронную подпись.

Как только документы готовы, Маркет сразу загружает их в личный кабинет продавца. После этого их можно использовать для учета.

Счет-фактуру для продавца на ОСН с подписью Маркета отправляют продавцу и покупателю почтой в бумажном виде.

Если покупатель вернул заказ, корректировочный счет-фактура подписывается, когда Маркет принял возвращенные товары на своем складе. Этот документ также отправляется почтой в бумажном виде.

Именно подписанные документы подтверждают, что документооборот между продавцом и покупателем завершен. Они пригодятся при налоговой или аудиторской проверке.

Возврат важно учитывать не только в документах, но и при оценке результатов продаж. Если ориентироваться только на исходную отгрузку, можно переоценить прибыль и принять решение о закупке на основе неполной картины.

SelSup помогает анализировать продажи, прибыль и расходы, а также контролировать рентабельность товаров. Финансовую аналитику удобно использовать для управленческих решений, а подписанные документы Маркета — для учета и подтверждения операций.

Как работать продавцам на ОСН и УСН

Для продавцов на ОСН

Маркет автоматически формирует УПД-1. Если нужен УПД-2, выберите его в личном кабинете:

1. Перейдите в Настройки → Договоры и выберите нужный договор.
2. Откройте Продажи бизнесу → Аудитория магазина.
3. Нажмите Изменить и выберите УПД-2.

Для продавцов на УСН

На УСН выбрать другой тип УПД нельзя. Маркет определяет его автоматически:

• Если продавец платит НДС, формируется УПД-1.
• Если продавец не платит НДС, формируется УПД-2.

Если продавец на УСН не платит НДС, в карточке товара указано, что покупатель не может принять НДС к вычету. Оформляя заказ на такой товар и заключая с продавцом договор поставки, покупатель соглашается не получать счет-фактуру в соответствии с п. 3 ст. 169 НК РФ.

Так выглядит товар, по которому покупатель не может получить вычет НДС:

Важно: Маркет не проверяет и не контролирует налоговый статус покупателя.

УПД-2 заменяет товарную накладную по форме № ТОРГ-12. УПД-1 заменяет товарную накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру на аванс платежа.

Как получить сопроводительные документы

Документы поступают в личный кабинет, по ЭДО или почтой. Способ получения зависит от того, пользуется ли покупатель ЭДО.

Если заметили ошибку в сопроводительных документах, напишите в службу поддержки через личный кабинет: Общение → Поддержка → Создать обращение → Взаиморасчеты и документы.

Практический совет: перед обращением подготовьте номер заказа, название документа и описание конкретной ошибки. Укажите эти сведения в сообщении, чтобы поддержке было проще понять, какой документ и какие данные нужно проверить.

Как выбрать длину номера УПД

Номер УПД может состоять из 12 или 18 знаков. Чтобы выбрать удобный вариант в личном кабинете:

1. Нажмите на иконку вашего магазина.
2. Откройте Настройки → Договоры и выберите нужный договор.
3. Перейдите в Продажи бизнесу → Аудитория магазина → Сколько символов в УПД.
4. Выберите нужное число: 12 или 18.

Вопросы и ответы

Нужно ли продавцу подписывать сопроводительные документы?

Нет. Яндекс Маркет подписывает документы за продавца.

Нужно ли создавать в 1С нового контрагента для каждого покупателя — юридического лица?

Если компания или ИП впервые оформляет у вас заказ, создайте нового контрагента в своей системе учета. Реквизиты покупателя можно взять из дубликата УПД.

Если этот бизнес уже заказывал у вас раньше, создавать нового контрагента не нужно.

Кто перечисляет деньги за заказы от бизнеса?

Деньги поступают от Маркета, а не напрямую от покупателя.

В каких отчетах отображаются продажи бизнесу?

Они отображаются в отчетах по платежам, по реализации товаров и по заказам. В отчете по реализации есть специальный блок Продажи бизнесу: в нем указаны юридические данные покупателя и отправленные документы. Эти сведения можно использовать для учета.

Поступление денег само по себе не показывает, сколько продавец заработал на товаре. Если не учитывать комиссии и другие расходы, можно продолжать продажи с низкой рентабельностью, принимая выручку за прибыль.

SelSup помогает контролировать рентабельность товаров и анализировать финансовый результат. В аналитических отчетах есть детализация комиссий и штрафов — так проще увидеть расходы, которые влияют на прибыль.

Совет эксперта: разделяйте две задачи: по данным Маркета проверяйте сведения о покупателе и документах, а при оценке результата продаж сопоставляйте выручку, расходы и прибыль. Такой подход помогает не смешивать документальное оформление сделки с ее экономической выгодой.

Может ли Маркет изменить номер УПД по просьбе продавца?

Нет. Маркет не меняет номер УПД по просьбе продавца.

Оформляет ли Маркет счет-фактуру на аванс?

Нет. Вы можете самостоятельно оформить счет-фактуру. Она понадобится в следующих случаях:

• Оплата от покупателя поступила в одном квартале, а отгрузка заказа со склада Маркета пришлась на следующий квартал.
• Между оплатой заказа и отгрузкой со склада Маркета прошло более пяти календарных дней.

Можно ли отказаться от продаж бизнесу?

Да. Чтобы изменить аудиторию магазина, обратитесь в службу поддержки.

Полезные ссылки

• Документация API для продавцов.
• Новости для продавцов.
• Телеграм-канал.
• Видео: записи эфиров, подкасты и советы.

Полномочия Маркета, электронная подпись и поиск документов

Маркет подписывает сопроводительные документы за продавца на основании Условий, которые продавец подписывает, размещая товары на витрине business.market.yandex.ru. Эти полномочия закреплены в пункте 7.1.

Как работает простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) — это сочетание введенных логина, пароля и кода подтверждения из SMS, которое приходит на привязанный к аккаунту номер телефона.

При использовании ПЭП отдельный файл подписи не создается. Сведения о том, кто и когда подписал документ, содержатся в самой товарной накладной. В графе «Получатель» указывается человек, которого покупатель указал при оформлении заказа.

Правовые основания: п. 5 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Правила использования сервиса «Яндекс Маркет», п. 8.5.2 Условий размещения Товарных предложений на Маркетплейсе Яндекс Маркет для бизнеса для модели FBY и п. 9.5.2 Условий размещения Товарных предложений на Маркетплейсе Яндекс Маркет для бизнеса для модели FBS.

Где открыть документы по конкретному заказу

1. Откройте Заказы → Заказы и отгрузки.
2. Нажмите на номер заказа.
3. Прокрутите страницу до самого конца и нажмите Документы по заказу.
4. Выберите Универсальный передаточный документ (УПД) или Корректировки (УКД/КСФ).

В УПД указаны наименования и реквизиты продавца и покупателя, количество отгруженных товаров, общая стоимость заказа и сумма налога.

Главный ориентир: Маркет оформляет и подписывает документы за продавца, а продавцу важно различать их версии и понимать, где получить нужный комплект. Для учета можно использовать документы после их появления в кабинете, а завершение документооборота подтверждают подписанные документы.

Следующий вопрос — как оценивать финансовый результат этих продаж, а не только собирать документы. На демонстрации SelSup можно посмотреть аналитику продаж, прибыли и расходов и обсудить, как использовать ее для контроля рентабельности товаров.