Электронные документы для вывоза товаров со складов: что изменилось с 9 июня

С 9 июня 2025 года все документы, связанные с вывозом товаров со складов и сортировочных центров, оформляются исключительно в электронном формате через личный кабинет. Бумажные акты и доверенности уходят в прошлое — теперь весь процесс, от подачи заявки до подписания акта приёма-передачи, полностью цифровой. Это изменение направлено на ускорение логистических операций и снижение риска ошибок, но требует от продавцов чёткого соблюдения нового регламента.

Для тех, кто регулярно работает с фулфилментом и самовывозом, переход на электронные документы означает необходимость заранее готовить данные и контролировать действия курьеров. Рассмотрим ключевые изменения и практические шаги, которые помогут избежать задержек при вывозе товаров.

Что изменилось в процессе вывоза товаров

Основное нововведение — все документы теперь принимаются и передаются только в электронном виде через личный кабинет. Это касается доверенности на курьера и акта возврата товара с хранения. Раньше можно было привезти бумажные копии, но теперь этот вариант исключён для заявок, созданных после 9 июня.

Процесс стал более структурированным и требует от продавца выполнения нескольких обязательных шагов до того, как курьер прибудет на склад. Игнорирование любого из них приведёт к тому, что товары не будут выданы.

Как теперь оформлять вывоз: пошаговый алгоритм

1. Загрузка доверенности на курьера

Доверенность на курьера необходимо загрузить в личный кабинет до его приезда на склад или сортировочный центр. Без этого документа курьер не будет допущен к получению товаров. Убедитесь, что доверенность оформлена корректно и содержит все необходимые данные: ФИО курьера, паспортные данные, перечень полномочий. Загрузите скан или фото документа в соответствующем разделе личного кабинета заранее, чтобы избежать простоев.

2. Добавление данных курьера при создании заявки

При формировании заявки на вывоз теперь обязательно указывать контактную информацию курьера — номер телефона и другие данные. Это новый обязательный шаг, который нельзя пропустить. Если у вас несколько заявок, ожидающих назначения получателя, вы можете закрепить одного курьера сразу за несколькими заявками — это удобно при массовом вывозе.

3. Передача ссылки на получение

После добавления данных курьера в заявке появится кнопка «Ссылка на получение». Эту ссылку необходимо скопировать и передать курьеру — без неё забрать товары со склада невозможно. Ссылка содержит уникальный идентификатор заявки и используется для подтверждения полномочий при получении. Рекомендуется отправлять её курьеру сразу после создания заявки, чтобы он имел доступ к ней на момент прибытия.

4. Подписание акта приёма-передачи

После завершения погрузки товаров в транспортное средство формируется электронный акт возврата товара с хранения. Курьер подписывает акт с помощью кода из СМС, который приходит на номер телефона, указанный в заявке. Бумажные акты больше не оформляются и не подписываются — весь процесс фиксируется в цифровом виде. Это ускоряет документооборот и исключает потерю бумажных экземпляров.

5. Автоматическое подписание при забывчивости

Если курьер по какой-то причине не подписал электронный акт в течение трёх часов после погрузки, акт будет считаться подписанным автоматически. Это защищает продавца от затягивания процесса, но важно помнить, что автоматическое подписание не отменяет ответственности за корректность данных в акте. Проверяйте информацию в личном кабинете после завершения вывоза.

Что делать с заявками, созданными до 9 июня

Для заявок, созданных до 9 июня, ничего не меняется — по ним по-прежнему можно привезти и забрать бумажные копии документов. Это переходное положение позволяет плавно адаптироваться к новым правилам. Однако все новые заявки, оформленные начиная с этой даты, должны строго соответствовать электронному регламенту. Рекомендуется как можно скорее перестроить внутренние процессы, чтобы избежать путаницы.

Практические рекомендации для продавцов

Чтобы переход на электронные документы прошёл без сбоев, внедрите следующие шаги в свои операционные процессы:

• Заранее подготовьте шаблоны доверенностей на постоянных курьеров и загрузите их в личный кабинет. Это сэкономит время при создании каждой новой заявки.
• Обучите сотрудников и курьеров новому порядку: передача ссылки, подписание через СМС, сроки автоматического подписания. Чёткое понимание процесса снизит риск ошибок.
• Интегрируйте управление заявками с системами учёта. Если вы используете сервисы для автоматизации работы с маркетплейсами, такие как SelSup, настройте отслеживание статусов вывозов и хранение электронных актов в одном окне. Это поможет контролировать своевременность подписания и избежать потери данных.
• Проверяйте корректность номера телефона курьера в заявке. Ошибка в номере приведёт к тому, что СМС с кодом не дойдёт, и подписание будет возможно только автоматически через три часа, что может задержать учёт возврата.

Заключение

Переход на полностью электронный документооборот при вывозе товаров со складов — это логичный шаг в цифровизации логистики маркетплейсов. С 9 июня продавцам необходимо строго соблюдать новый регламент: загружать доверенность, указывать данные курьера в заявке и передавать ему ссылку на получение. Бумажные акты больше не действительны для новых заявок. Адаптируйте свои процессы уже сейчас, чтобы исключить задержки и обеспечить бесперебойный вывоз товаров.