Как подключить ЭДО для работы с Ozon: когда он нужен и какую подпись использовать

Электронный документооборот (ЭДО) нужен для обмена документами с Ozon. Ниже разберём, в каких случаях его необходимо подключить, как выбрать оператора и получить электронную подпись. Для работы со штрихкодами отгрузки ЭДО не нужен. Их использование описано в отдельном материале «Как они работают».

Зачем подключать ЭДО

Электронный документооборот нужен для следующих задач.

• Подписывать УПД-1 по выкупу товаров и получать выплату. Этой операции посвящён отдельный материал Ozon.
• Передавать УПД-2 для поставок при размещении товаров на складах Ozon. Если вы размещаете товары на своих складах, использовать ЭДО не обязательно.

Для перечисленных ниже поставок передавать УПД-2 через ЭДО обязательно.

• Товары, которые подлежат сертификации в системе «Меркурий».
• Товары, подлежащие обязательной маркировке в системе «Честный знак», если вы выбрали схему загрузки «УПД до поставки». Различия между вариантами описаны в материале Ozon о схемах загрузки УПД.
• Ювелирные изделия. Для них также нужно передать спецификацию. Зачем она нужна и как её получить, Ozon объясняет в отдельном материале.
• Товары, поставляемые на дарксторы и склад Павло-Слободское РФЦ Негабарит.

При работе с маркированными товарами важно отдельно контролировать документы и сами коды маркировки. Если ошибку в коде обнаружить только при сборке, сотрудникам придётся потратить время на проверку и исправление данных.

SelSup поддерживает работу с системой «Честный знак», получение и печать кодов, а также проверку кодов маркировки при сборке заказов. Это помогает раньше выявлять несоответствия; подключение ЭДО и обязательную передачу УПД сервис не заменяет.

Порядок работы с такими документами описан в материале Ozon о поставках с УПД-2.

Через ЭДО также можно получать от Ozon закрывающие документы. Ozon каждый месяц загружает их в раздел Финансы → Документы.

ЭДО подключается к ИНН компании, а не к личному кабинету Ozon. Если к одному ИНН привязано несколько личных кабинетов, достаточно подключить ЭДО один раз.

Практический совет: прежде чем оформлять подключение для нескольких кабинетов, составьте их список с указанием ИНН. Так будет проще понять, где достаточно одного подключения, и не выполнять одну и ту же работу повторно.

Получение закрывающих документов само по себе не заменяет контроль финансов. Если расходы по нескольким кабинетам сводить вручную, можно пропустить отдельные суммы и неверно оценить прибыльность товаров.

SelSup помогает анализировать продажи, прибыль и расходы, в том числе комиссии и штрафы в аналитических отчётах. Такая детализация полезна для контроля рентабельности и поиска расходов, которые влияют на финансовый результат.

В статье Ozon «Ошибки в УПД и ЭДО» разобраны ошибки при формировании УПД и способы их исправления.

В статье Ozon «Формирование и отправка УПД-2 через ЭДО» объясняется, для каких поставок нужно скачивать УПД-2 и передавать его в ЭДО.

Как подключить ЭДО

Ozon рекомендует выбирать операторов, с которыми настроено прямое подключение: «Сфера Документы» (СберКорус) и «Контур.Диадок». При таком варианте вероятность ошибок в отображении файлов и задержек доставки документов будет минимальной.

Обычно подключение занимает от 1 до 5 рабочих дней. Если вы хотите использовать другого провайдера, потребуется настроить роуминг. Это занимает больше времени — в среднем 5–10 дней. Точный срок подключения зависит от провайдера.

Практический совет: заранее уточните у выбранного провайдера срок подключения и сопоставьте его с планом поставок. Это поможет заложить время на настройку ЭДО до того, как понадобится передавать документы.

Подключение к «Сфера Документы» (СберКорус)

Если вы ещё не подключены к системе «Сфера Документы» (СберКорус), оставьте заявку на сайте системы.

Контакты провайдера:

• Телефон: 8 800 100-88-12.
• Почта: help@esphere.ru.
• Сайт: www.esphere.ru.

Где получить электронную подпись

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Руководитель организации или ИП может бесплатно получить УКЭП юридического лица в удостоверяющем центре ФНС России.
• Сотрудники могут подписывать документы только с помощью электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности (МЧД). Приобрести их можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре или у своего оператора ЭДО.

Практический совет: заранее определите, кто будет подписывать документы. Если это сотрудник, учитывайте необходимость не только его электронной подписи, но и МЧД. Так вы сможете сразу подготовить всё необходимое для выбранного подписанта.

Как отключить ЭДО

Если вы больше не хотите использовать электронный документооборот, обратитесь к своему провайдеру — он поможет с отключением.

Перед отказом от ЭДО обязательно проверьте, не требуется ли вам передавать УПД-2 для поставок отдельных категорий товаров. Если такая обязанность остаётся, без ЭДО вы не сможете работать на площадке.

Главный ориентир при подключении и отключении ЭДО — ваши операции и требования к поставкам. После настройки документооборота следующий вопрос — как организовать связанные процессы без лишней ручной работы. На демонстрации SelSup можно обсудить работу с маркировкой и посмотреть, как проверять коды при сборке заказов и контролировать расходы в аналитике.

Какие документы Ozon принимает по ЭДО