Как сохранить данные Wildberries после сбоя

Проверено 22 июля 2026 года. После сбоя, задержки приёмки или расхождения остатков продавцу важно сохранить не один скриншот, а согласованный набор исходных файлов из WB Partners. Такой архив помогает восстановить хронологию, провести внутреннюю сверку и предметно обратиться в поддержку. Он сам по себе не гарантирует компенсацию и не заменяет юридическую оценку.

В отраслевых каналах распространяются советы срочно выгружать данные и утверждения, что отдельные документы могут исчезать из кабинета. Мы не считаем такие сообщения доказанным фактом без официального подтверждения Wildberries. При этом регулярный локальный архив полезен независимо от конкретного инцидента: площадка официально даёт возможность скачивать отчёты, акты и детализации, а некоторые данные доступны только за ограниченный период.

Что сохранить в первую очередь

Начните с пяти групп данных. Они описывают разные стороны движения товара и не заменяют друг друга.

1. История остатков. Показывает остатки по дням, товарам, размерам и складам за выбранный период.
2. Платное хранение. Содержит сведения о хранении и позволяет выгрузить детализацию по артикулам за заданный период.
3. Карточки и документы поставок. Статус, запланированное и принятое количество, акт приёмки, отчёт сверки, транспортная накладная и данные маркировки.
4. Финансовые отчёты. Еженедельный отчёт реализации и его детализация с операциями, начислениями, удержаниями и номером поставки, когда он указан.
5. Коммуникации. Новости WB, уведомления, обращения в поддержку и ответы с идентификаторами и временем.

Не называйте один из этих файлов «единственным подтверждением остатка». Каждый отчёт создан для своей задачи, использует собственный момент расчёта и может показывать разные состояния одного товара.

Шаг 1. Выгрузите «Историю остатков»

По официальной инструкции отчёт находится в разделе «Аналитика → Аналитика остатков → История остатков». На дату проверки Wildberries указывает, что данные доступны за последние три месяца. В Excel есть как минимум две полезные вкладки:

• «Детальная информация» — остатки на текущий день;
• «Остатки по дням» — количество на конец каждого дня выбранного периода.

Перед экспортом включите детализацию по складам и размерам, если она нужна для сверки: при отключённом распределении соответствующих столбцов в файле не будет. Сохраните отдельно широкий период и точечный период вокруг события. Например, если расхождение замечено 18 июля, выгрузите не только 18 июля, но и несколько дней до и после — это поможет отличить разовый провал данных от продажи, возврата или перемещения.

Практика, не правило Wildberries. Вместе с Excel сохраните скриншот настроенных фильтров: период, склады, категории и режим распределения. Сам файл не всегда позволяет восстановить все параметры, с которыми его сформировали.

Шаг 2. Сохраните отчёт «Платное хранение»

Официальная инструкция WB позволяет выбрать период и конкретный склад или все склады. В сводной таблице отражаются итоговая сумма и остаток в штуках, а на вкладке «Отчёт по номенклатурам» можно выгрузить Excel с детализацией стоимости хранения по каждому артикулу.

Этот файл полезен как дополнительный срез: он показывает, какие товары участвовали в расчёте хранения в выбранный период. Но назначение отчёта — расчёт платы за хранение, а не юридическая инвентаризация. Нулевое или отсутствующее значение нельзя автоматически трактовать как утрату товара, а наличие строки не доказывает неизменный остаток во все моменты дня.

Практика, не правило Wildberries. Для внутренней сверки сформируйте две выгрузки: за конкретный день события и за более широкий интервал. Сохраните исходный XLSX без правок, а вычисления проводите в копии.

Какие временные срезы зафиксировать

Один файл после обнаружения проблемы не показывает, когда возникло расхождение. Для рабочей хронологии нужны минимум три точки:

• до события — ближайший доступный день, когда отчёты выглядели штатно;
• момент обнаружения — выгрузка и скриншоты сразу после того, как команда заметила изменение;
• после обновления — повторный срез после следующего расчётного цикла или официального сообщения о восстановлении данных.

Если интерфейс позволяет, используйте одинаковые склады, артикулы и режим детализации во всех трёх выгрузках. Запишите московское время и часовой пояс склада: календарная дата в отчёте, время загрузки файла и момент фактической операции могут не совпадать.

Практика, не правило Wildberries. В день активного инцидента делайте снимки по утверждённому расписанию, например утром и вечером, а не после каждого обновления страницы. Так архив останется понятным и не превратится в десятки файлов без различимых условий. Дополнительный снимок нужен при значимом событии: смене статуса поставки, появлении акта, ответе поддержки или восстановлении остатка.

В SelSup можно сопоставить выгрузки WB с единым отчётом по товарным остаткам, поставками и товарами в пути. Это помогает быстрее найти строки, которые требуют ручной проверки.

Шаг 3. Скачайте документы по каждой поставке

В WB Partners откройте «Поставки и заказы → Поставки (FBW)», выберите фильтр «Принято» и перейдите в карточку нужной поставки. По официальной инструкции для принятой поставки доступны:

• акт приёмки — ZIP-архив с Excel и файлом электронной подписи SIG;
• отчёт сверки — Excel с баркодом, артикулом WB, размером, брендом, категорией и количествами «Запланировано», «В упаковке», «Принято складом»;
• CSV для «Честного знака» — если поставка содержит товары с КИЗ;
• транспортная накладная — доступна на вкладке «Пропуск».

Wildberries указывает, что акт приёмки можно скачать в течение 12 месяцев после приёмки. Не откладывайте экспорт до конца этого срока. Сохраните исходный ZIP целиком: отделять XLSX от SIG не стоит, потому что подпись относится к конкретному документу.

Отдельно зафиксируйте карточку поставки: номер, склад, тип поставки, плановую и фактическую даты, статус, «Упаковано → Принято» и «Поступило в продажу». Официальная инструкция по статусам предупреждает, что товар может стать доступен для продажи ещё во время приёмки, поэтому статус и остаток нужно сравнивать с одинаковыми временными отметками.

В разделе «Документы» также могут находиться акты корректировки, возврата и другие документы движения товара. Официальная справка WB сообщает, что документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и сопровождаются SIG-файлом. Выгружайте относящиеся к событию оригиналы вместе с подписями.

Шаг 4. Архивируйте финансовую сторону

Физическое движение товара и движение денег — разные контуры. Еженедельный отчёт реализации фиксирует финансовые операции за неделю, а его детализация содержит отдельные строки продаж, возвратов, логистики, хранения, штрафов, удержаний и корректировок. Таблицу детализации можно скачать в XLSX.

Сохраните:

• сводный еженедельный отчёт за неделю до события, неделю события и следующую неделю;
• полную детализацию каждого отчёта;
• печатные формы из раздела «Документы», когда они сформируются;
• отдельные отчёты по хранению, приёмке и удержаниям, если в сверке участвуют эти расходы.

Номер поставки в детализации помогает связать часть операций с конкретной FBW-поставкой. Значение «0» не означает ошибку: по инструкции оно может появляться, когда товар попал на склад не через FBW, например после возврата FBS-заказа.

Практика, не правило Wildberries. Не сравнивайте сумму недельного хранения с количеством товара на один выбранный час. Хранение рассчитывается ежедневно, а финансовая строка агрегирует период. Сначала приведите источники к сопоставимым датам.

Как организовать папки, чтобы архив можно было проверить

WB_BACKUP/
└── 2026-07-22_incident/
    ├── 00_manifest/
    │   ├── README.txt
    │   ├── manifest.xlsx
    │   └── source_links.txt
    ├── 01_stock/
    │   ├── stock_history/
    │   ├── paid_storage/
    │   └── current_snapshot/
    ├── 02_supplies/
    │   ├── supply_12345678/
    │   │   ├── acceptance_act_original.zip
    │   │   ├── reconciliation_original.xlsx
    │   │   ├── transport_note.pdf
    │   │   ├── marking_codes.csv
    │   │   └── supply_card.png
    │   └── supply_87654321/
    ├── 03_finance/
    │   ├── weekly_reports/
    │   ├── report_details/
    │   └── signed_documents/
    ├── 04_communications/
    │   ├── wb_news/
    │   └── support_tickets/
    ├── 05_reconciliation/
    │   └── working_copy.xlsx
    └── 99_originals_read_only/

В README укажите кабинет, юридическое лицо, часовой пояс, дату и время начала архивации, ответственного и причину сохранения. В манифесте для каждого файла зафиксируйте путь, источник, период отчёта, применённые фильтры, время выгрузки и примечание. Если команда использует контрольные суммы, добавьте SHA-256 — это помогает обнаружить случайное изменение файла, но не придаёт ему автоматически юридическую силу.

Для сверки данных Wildberries и внутреннего учёта используйте отдельную рабочую копию. Оригиналы не переименовывайте после заполнения манифеста и не открывайте в режиме, который может перезаписать файл.

Как называть файлы и защищать оригиналы

Используйте единый шаблон имени, который сортируется без ручной расшифровки:

2026-07-22T153000+0300_wb_ooo-example_stock-history_2026-07-15_2026-07-22_elektrostal.xlsx

Включайте дату и время экспорта, кабинет или сокращённое юрлицо, тип отчёта, период и склад. Не добавляйте в имя токены API, телефоны сотрудников и другие секреты. Если в одном кабинете несколько организаций, идентификатор юрлица обязателен: одинаковый номер поставки или артикул без контекста может привести к ошибочной сверке.

Храните одну копию в корпоративном хранилище с журналом версий и вторую — в независимом резервном контуре. Доступ на изменение оригиналов выдавайте только ответственным. Раз в квартал проверяйте не только наличие архива, но и восстановление: откройте случайный ZIP, проверьте XLSX, PDF и соответствие записи в манифесте. Резервная копия, которую невозможно прочитать, не решает задачу.

Для финансовой части сверки можно использовать аналитику Wildberries в SelSup: она собирает прибыль, комиссии, штрафы и детализацию расходов, но исходные файлы WB всё равно стоит хранить отдельно.

Как провести внутреннюю сверку

Выберите устойчивые ключи: номер поставки, артикул WB, артикул продавца, баркод, размер, склад и дата. Затем сравнивайте источники последовательно.

1. План против приёмки. В отчёте сверки сопоставьте количества «Запланировано», «В упаковке» и «Принято складом».
2. Приёмка против истории. Проверьте, когда принятые единицы появились в остатках по дням. Учитывайте продажи, возвраты и перемещения после приёмки.
3. История против хранения. Ищите не идеальное равенство, а объяснимые расхождения по периоду, складу и назначению отчёта.
4. Товар против денег. Свяжите финансовые операции с номером поставки и артикулом там, где эти поля заполнены.
5. Расхождение против коммуникации. Приложите к строке сверки номер обращения, дату ответа и список переданных файлов.

В рабочей таблице заведите колонки «ожидалось», «принято», «остаток на конец дня», «в пути к покупателю», «в пути от покупателя», «финансовая операция», «разница» и «объяснение». Строку без объяснения не называйте потерей: сначала проверьте временной срез, возвраты, межскладское перемещение и статус приёмки.

Что делать, если ожидаемого документа нет

Не делайте вывод, что Wildberries удалил документ. Зафиксируйте экран целиком, URL раздела, фильтры, номер поставки, дату и время. Повторите проверку в карточке поставки и разделе «Документы», затем создайте обращение в поддержку. Сохраните номер диалога, текст запроса, список приложений и ответы.

Если спор уже перешёл из внутренней сверки в формальную претензию, изучите отдельный материал об оспаривании отказа Wildberries и обсудите доказательства с профильным юристом. Эта инструкция не является юридической консультацией и не обещает конкретный исход.

Чек-лист резервной копии

• Выгружена «История остатков» с детализацией по дням, складам и размерам.
• Сохранён отчёт «Платное хранение» и файл по номенклатурам.
• По каждой поставке записаны номер, статус, склад и временные отметки.
• Скачаны акт приёмки вместе с SIG, отчёт сверки, ТРН и CSV маркировки при наличии.
• Сохранены акты корректировки, возврата и другие связанные документы движения.
• Архивированы еженедельные финансовые отчёты, детализации и печатные формы.
• Сохранены новости WB, уведомления и переписка с поддержкой.
• Оригиналы отделены от рабочей таблицы сверки.
• Манифест содержит источники, периоды, фильтры и время экспорта.
• Копия хранится минимум в двух независимых местах с ограниченным доступом.

Регулярная выгрузка превращает разрозненные отчёты в воспроизводимую историю. SelSup помогает держать остатки, поставки и финансовую аналитику в одном контуре, чтобы команда быстрее находила расхождения и готовила предметные обращения.

Официальные источники

Инструкции проверены 22 июля 2026 года. Интерфейс и глубина доступной истории могут меняться, поэтому сверяйте актуальную версию справочного центра WB Partners.

• Wildberries: отчёт «История остатков».
• Wildberries: отчёт «Платное хранение».
• Wildberries: документы по принятым поставкам.
• Wildberries: документы по движению товара.
• Wildberries: статусы поставки FBW.
• Wildberries: еженедельные отчёты реализации.
• Wildberries: детализация еженедельного отчёта.