Транспортная накладная для поставок на склад Ozon: как скачать, заполнить и подписать

Транспортная накладная помогает оформить перевозку товаров на склад Ozon. Ниже — в каких случаях она может понадобиться и как подготовить её к подписанию.

Если вы работаете по договору реализации или закупки, привозить товары на склад нужно по правилам из Инструкции для поставщиков.

Когда может потребоваться транспортная накладная

Ozon принимает поставки без сопроводительных документов, но подпишет транспортную накладную в следующих случаях.

• Накладная нужна логистической компании или для вашей внутренней отчётности.
• Ozon передаёт излишки и брак — в накладной будет указано количество товара к возврату.
• Вы отгружаете поставки со своего склада курьеру. Этот сценарий описан в материале о выезде курьера на FBO.

Транспортная накладная также может понадобиться для решения спорных вопросов.

Заменить её другими документами нельзя. Товарно-транспортная накладная, товарная накладная или УПД-1 не подойдут: они обозначают переход права собственности к Ozon, а это противоречит договору.

В видео «Поставка товара на склад Ozon» продавцы, работающие по схеме FBO, показывают, как поставляют товары на склад Ozon.

В статье «Упаковка товаров на FBO» описано, какой должна быть упаковка товаров при поставке на склад.

Как скачать и заполнить транспортную накладную

Если в один день вы отгружаете курьеру товары из нескольких заявок, Ozon сформирует для них единую накладную.

Чтобы скачать документ в формате PDF, выполните следующие действия.

1. Откройте раздел FBO → Заявки на поставку.
2. Выберите нужную заявку в статусе Готово к отгрузке.
3. В виджете Скачайте и подпишите транспортную накладную нажмите Скачать.

Скачайте накладную и распечатайте 4 экземпляра: 1 для вас и 3 для курьера.

Большую часть данных система автоматически перенесёт из личного кабинета — например, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя. Проверьте накладную и заполните недостающие сведения. Их можно дописать от руки.

Практический совет: перед печатью просмотрите автоматически заполненные поля и отметьте, какие сведения нужно добавить. Так удобнее подготовить все четыре экземпляра одинаково и не возвращаться к проверке каждого поля заново.

Обязательно выполните следующие действия.

• Заполните недостающие сведения в пунктах 7 и 8. Если поставка оформлена с транспортными грузоместами, укажите количество этих грузомест, а не общее количество коробок в заявке. Этот вопрос разобран в материале о транспортных грузоместах.
• Подпишите накладную и поставьте печать, если она у вас есть.

Не подменяйте количество транспортных грузомест количеством коробок: расхождение в документах придётся выяснять и исправлять, а это дополнительная ручная работа при отгрузке.

SelSup помогает контролировать сборку и отгрузку заказов и снижать риск ошибок ручного складского учёта. Такой контроль полезен при подготовке товаров к передаче, но правильность количества грузомест в самой накладной нужно проверить отдельно.

Как подписать транспортную накладную на складе

Передайте заполненные транспортные накладные водителю, который повезёт товары на склад.

Если вы пользуетесь услугами транспортной компании, упакуйте и закрепите документы следующим образом.

1. Сложите все документы в файл или прозрачный непромокаемый пакет.
2. Напишите на нём «Документы».
3. Приклейте файл или пакет с внешней стороны одной из коробок.

Практический совет: покажите водителю, на какой коробке закреплены документы. Это поможет ему быстрее найти пакет при передаче на складе.

На складе водитель должен передать документы в диспетчерскую. Ozon подпишет транспортные накладные, если в них правильно указаны следующие сведения.

• Количество грузовых мест.
• Данные склада, на который вы сдаёте товар.
• Дата и номер поставки.

Совет по организации проверки: поручите одному сотруднику перед передачей документов водителю сверять эти три позиции с данными поставки. Единый порядок проверки поможет не пропускать обязательные сведения.

Ошибки в этих данных мешают получить подписанную накладную: Ozon подписывает её при условии правильного заполнения. Повторная подготовка документов отнимает время сотрудников и усложняет контроль расходов на поставку.

SelSup позволяет анализировать расходы, прибыль и рентабельность товаров. Это помогает оценивать финансовый результат с учётом затрат, а не ограничиваться контролем того, что товар отправлен на склад.

Главное — подготовить нужное количество экземпляров, проверить сведения и обеспечить передачу накладных в диспетчерскую. Следующий вопрос — как организовать контроль отгрузок и связанных расходов без лишней ручной работы. На демонстрации SelSup можно разобрать контроль сборки и отгрузки заказов, а также посмотреть аналитику расходов и рентабельности товаров.