Бухгалтер уходит в отпуск, менеджер по маркировке увольняется, на складе появляется новый человек с приёмкой. Вопрос в каждом случае один: кому выдавать машиночитаемую доверенность и что в ней написать. Ответа «оформите всем и на пять лет» не существует — доверенность с лишними полномочиями опасна, а с недостающими бесполезна.
Разбираем кадровую сторону: кто без доверенности не сможет работать, какие сведения обязательны в 2026 году, какой ставить срок и что делать в день увольнения. Что такое машиночитаемая доверенность и почему сертификаты сотрудников больше не выдают — в обзорной статье МЧД для продавца.
МЧД нужна не всем. Директору и предпринимателю она не нужна: в их сертификате уже написано, от имени какой компании они действуют. Доверенность выдают представителю — любому, кто расписывается за компанию личной подписью физлица. А подписывает её тот, кто вправе работать без доверенности, обычно директор.
Кому из сотрудников доверенность нужна, а кому нет
ФНС формулирует правило коротко: для генерального директора или иного лица, которое подписывает документы без доверенности, ничего не изменилось — в сертификате указано, от имени какой компании он действует, и МЧД ему не требуется. Это написано на портале m4d.nalog.gov.ru. То же у предпринимателя, который работает сам. У продавца на маркетплейсах доверенность обычно нужна четырём типам людей:
- Бухгалтеру — он сдаёт отчётность и заходит в кабинет налогоплательщика от имени компании.
- Менеджеру по маркировке — он вводит коды в оборот в «Честном знаке», выводит их и правит карточки.
- Оператору ЭДО или кладовщику — он подписывает УПД и акты с маркетплейсом, фулфилментом и торговой сетью.
- Аутсорсинговой бухгалтерии — сторонней компании или предпринимателю, который ведёт ваш учёт по договору.
Последний пункт удивляет чаще прочих. Ответ — можно: доверенность выдают представителю, а не работнику по трудовому договору, и требования числиться в штате нет.
Сколько доверенностей заводить на одного человека
Здесь и находится развилка. Формально одна доверенность может содержать сколько угодно полномочий. Практически у налоговой свой формат, а у остальных систем универсальный, и это уже две доверенности на бухгалтера. Разбор форматов — в статье МЧД для ФНС.
| Как оформить | За что вы платите | Когда подходит | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Одна широкая МЧД на человека | Одна дата окончания и один номер для документов | Один бухгалтер закрывает и отчётность, и УПД | Ошиблись в полномочии — переделывать всю: изменить выданную нельзя |
| Отдельная МЧД под каждую систему | Точные права: маркировка отдельно, документы отдельно | Сотрудников трое и больше, у каждого свой участок | Сроки разъезжаются, одна доверенность тихо кончается посреди поставки |
| МЧД на стороннюю бухгалтерию | Не нужно выпускать подпись своему человеку | Учёт ведёт подрядчик, бухгалтера в штате нет | Сменили подрядчика — доверенность отзывают, а не просто расторгают договор |
Изменить уже выпущенную доверенность нельзя. Если полномочие выбрано не то, срок указан короче нужного или в фамилии опечатка, единственный путь — отозвать доверенность и выпустить новую. А отзыв срабатывает не сразу: по описанию ФНС действие МЧД прекращается на следующий день после того, как распоряжение об отмене разместили в реестре Федеральной нотариальной палаты.
Поэтому список полномочий собирают не по памяти, а по тому, что человек делает. В SelSup карточка сотрудника показывает, какие сборочные задания он закрывал и какие коды маркировки заводил, — из этого и получается набор прав.
Посмотрите на разборе, как в SelSup устроены роли сотрудников: кто видит финансы, кто только остатки и сборку, а кто заводит коды маркировки. Список полномочий собирается за один заход, без сверки по переписке.
Как выбрать между одной доверенностью и несколькими:
- Сотрудник один и делает всё — одна МЧД с широким набором полномочий плюс отдельная для налоговой.
- Участки разделены между людьми — своя доверенность каждому, по его участку.
- Человек временный или подменяет коллегу — узкая доверенность на короткий срок, чтобы не отзывать её потом задним числом.
Что указать в доверенности на сотрудника
Состав сведений задают единые требования к формам доверенностей — приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857. С 1 февраля 2026 года они действуют с поправками приказа от 05.11.2025 № 1001: он зарегистрирован в Минюсте 20 января 2026 года под номером 84990 и опубликован на портале правовой информации.
| Что вписывают | Откуда берётся |
|---|---|
| Номер и дата совершения | Номер даёт сервис после подписания, дату ставите вы |
| Срок действия | Выбираете сами, поле обязательное |
| Компания: наименование, ОГРН, ИНН, КПП, адрес | Из выписки ЕГРЮЛ, подставляется автоматически |
| Директор: фамилия, имя, отчество, СНИЛС | Из ЕГРЮЛ и сертификата подписи |
| Представитель: фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН | С сотрудника; паспорт с февраля 2026 года не обязателен |
| Полномочия: идентификатор и наименование | Из классификатора Минцифры |
| Право передоверия | Отметка, если сотрудник вправе передавать полномочия дальше |
Самое трудоёмкое здесь — полномочия. ФНС пишет, что автоматическая проверка работает, только когда полномочия выбраны из справочника, а документ структурирован. Полномочие своими словами формально допустимо, но проверять его будут глазами. Какие коды брать продавцу — в статье полномочия в МЧД, порядок заполнения формы — в инструкции как сделать МЧД.
На какой срок выдавать
Срок вы выбираете сами, верхней границы закон не устанавливает. Но два правила Гражданского кодекса знать нужно, потому что они превращают формальность в настоящую поломку.
Ничтожная доверенность — не мелкая придирка. Все документы, подписанные по ней, повисают: контрагент вправе их не принять, и переподписывать придётся весь пакет, включая УПД по уехавшим поставкам.
Практический ориентир такой. Год — разумный срок для штатного сотрудника на постоянном участке: он совпадает с типичным сроком сертификата подписи, и обе даты удобно держать рядом. Подрядчику и временному человеку ставят три-шесть месяцев. Пять лет и больше выглядят удобно ровно до первого увольнения, после которого доверенность придётся отзывать вручную.
Запомните и обратное: срок доверенности и срок сертификата не связаны. Сертификат кончился — доверенность действует, достаточно выпустить новую подпись. Подпись живая, а доверенность истекла — подписать сотрудник ничего не сможет.
Что вы получаете и чем за это платите
- Сотрудник расписывается сам — директорский токен передавать не нужно, что и так запрещено. Платите тем, что личную подпись каждый получает себе сам.
- Права ограничены полномочиями — кладовщик не подпишет отчётность. Платите временем на разбор классификатора: коды в разных разделах повторяются.
- Доверенность видна всем операторам — она лежит в реестре ФНС, контрагенту хватает номера и двух ИНН. Платите сутками при отзыве: отмена срабатывает на следующий день.
Кому подходит схема «одна доверенность на человека», а кому нет
Подходит, если участки разделены и человек годами делает одно и то же. Доверенность выпускают раз в год и забывают о ней. Не подходит — по операционным признакам, а не по размеру бизнеса:
- Люди подменяют друг друга. В выходные приёмку закрывает тот, кто вышел, и каждый раз без нужного полномочия.
- Коды маркировки вбиваются руками в нескольких кабинетах, и непонятно, чья подпись стоит на вводе в оборот.
- Сроки живут в Excel рядом со сроками сертификатов, и напоминание приходит от контрагента, а не от таблицы.
- Штат меняется чаще раза в квартал. Каждое увольнение — отзыв, а отзыв работает не мгновенно.
Кто в вашем магазине что подписывает: матрица
Этого разбора нет ни у одного материала в выдаче: там пишут для бухгалтера вообще, и роли продавца в картине не появляются. А доверенность выдают именно роли.
| Роль | Что подписывает или делает | Где спросят доверенность | Нужен ли отдельный формат |
|---|---|---|---|
| Бухгалтер в штате | Декларации, вход в кабинет юрлица | ФНС и СФР | Да, у налоговой свой |
| Бухгалтер на аутсорсе | То же плюс первичка | ФНС и оператор ЭДО | Да, доверенности две |
| Менеджер по маркировке | Ввод и вывод кодов, карточки | «Честный знак» | Нет, универсальный |
| Оператор ЭДО, кладовщик | УПД и акты с площадкой и сетью | Оператор ЭДО | Нет |
| Логист | Титулы транспортной накладной | ГИС ЭПД | Своя тема, разбор — МЧД для ЭТрН |
Матрица заодно отвечает на самый частый вопрос со встреч: может ли складской сотрудник работать в системе, не видя финансов. Может — в SelSup это настраивается ролью: человек видит сборку, остатки и коды маркировки, а отчёты о прибыли ему не показываются. Доверенность выписывается ровно под то, что он и так делает.
Где выпускать саму доверенность — вопрос отдельный: сервис ФНС бесплатный, у операторов свои платные, сравнение есть в статье МЧД в сервисах ЭДО. Как связать личную подпись с доверенностью в момент подписания, разобрано в материале подписание документов по МЧД.
Сотрудник увольняется: что делать с доверенностью
Личная подпись остаётся у человека — она выдана ему как физлицу. Полномочия отбирает только отзыв. Порядок ФНС описывает так: сформировать распоряжение об отмене, подписать подписью того, кто действует без доверенности, зарегистрировать в реестре нотариальной палаты. Если МЧД лежит в реестре ФНС, распоряжение загружают туда же.
Между последним рабочим днём и моментом, когда доверенность перестанет действовать, есть окно минимум в сутки. Автоматическая передача распоряжения из реестра ФНС в нотариальный на 4 сентября 2026 года по-прежнему помечена сноской «скоро появится» — регистрацию там пока делают отдельно. Отзыв запускают в день увольнения, а не когда дойдут руки.
И обратный случай, в котором ошибаются даже отраслевые блоги: при смене генерального директора доверенности отзывать не нужно. ФНС пишет это на портале дважды — доверенность выдана организацией, а не человеком, и продолжает действовать. Перевыпускать МЧД на всех сотрудников не требуется.
- 1 сентября 2023 удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты с данными организации — сотруднику нужен собственный сертификат физического лица
- 31 августа 2024 закончился срок ранее выданных сертификатов сотрудников, схема «личная подпись плюс доверенность» стала единственной
- 1 февраля 2026 заработали поправки приказа Минцифры № 1001: паспортные данные представителя стали необязательными, у полномочия пишется идентификатор и наименование
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Не указана дата совершения | Доверенность ничтожна по статье 186 ГК РФ, весь подписанный по ней пакет под вопросом | Проверять поле до подписания, сервисы его подставляют, но не все |
| Полномочие вписано своими словами | Автоматическая проверка на стороне контрагента не проходит, документ уходит на ручной разбор | Брать идентификатор из классификатора Минцифры |
| Отзыв откладывают на конец месяца | Уволенный формально сохраняет право подписывать от имени компании | Запускать распоряжение в день увольнения |
| Перевыпуск всех МЧД после смены директора | Потерянные дни и лишние операции без всякой необходимости | Ничего не делать, доверенности продолжают действовать |
Стоит ли выдавать доверенности сразу всем
Да, если сотрудники уже подписывают документы за компанию. Обходного пути нет: сертификат с данными организации не выдают, а передавать директорский токен запрещено законом. Вопрос только в сроках и полномочиях.
Скорее да, но частично, если людей несколько, а участки размыты. Начните с тех, кто расписывается каждую неделю: бухгалтер и тот, кто закрывает УПД. Кладовщику, который принимает товар и ничего не подписывает, доверенность не нужна.
Нет, если вы работаете один. Предпринимателю без сотрудников МЧД не нужна. Заводить её заранее смысла тоже нет: у доверенности есть срок, и к выходу первого сотрудника её придётся выпускать заново.
Самая дорогая часть темы — не доверенность, а слежение за ней. Даты, полномочия и сертификаты живут в трёх разных местах, и вспоминают о них, когда контрагент возвращает документ. Покажем на разборе, как SelSup держит сотрудников, их права и участки в одном списке — вместе со сборкой, остатками и кодами маркировки. Про учётную сторону есть отдельный разбор — бухгалтерия на маркетплейсах.
Что почитать дальше
- МЧД для продавца — обзор всей темы: что это, кому обязательна и с чего начать.
- Полномочия в МЧД — классификатор, коды и какие из них брать продавцу.
- Как сделать МЧД — пошаговое заполнение в бесплатном сервисе ФНС.
- Как отозвать МЧД — распоряжение об отмене, три срока и что делать в день увольнения.
- Кабинет «Честного знака» — куда сотрудник заходит с личной подписью и доверенностью.
Частые вопросы
Можно ли выдать МЧД человеку не из штата
Да. Доверенность выдают представителю, требования состоять в штате нет. Так оформляют аутсорсинговую бухгалтерию и стороннего предпринимателя. КПП в доверенности указывают ваш, а не подрядчика.
Нужна ли отдельная доверенность на каждую площадку
Нет. Маркетплейсы своих форматов не устанавливают: документы с ними подписывают через оператора ЭДО, там работает универсальный формат. Свой формат есть только у налоговой.
Что делать, если сотрудник сменил подпись
Ничего. Доверенность привязана к человеку через СНИЛС и ИНН, а не к сертификату: сотрудник получает новую подпись и работает по той же МЧД до конца срока.
Можно ли не следить за сроками доверенностей вручную
Частично. Реестр ФНС напоминаний не присылает: у операторов ЭДО они бывают, в бесплатном сервисе ФНС их нет, и календарь окончаний вы ведёте сами. Но список сотрудников с участками и правами держать в таблице необязательно: на разборе показываем, как в SelSup устроены роли и доступы — оттуда и видно, кому какая доверенность нужна.
Обязательно ли загружать доверенность в реестр ФНС
Нет, хотя так пишут часто. ФНС описывает два законных пути: передать доверенность вместе с пакетом документов или разместить её в хранилище и сообщить контрагенту, где она лежит. Шесть мест хранения заданы постановлениями Правительства № 223 и № 224 от 21.02.2022, и реестр ФНС — одно из них, а не единственное. На 4 сентября 2026 года портал показывает в нём 5 582 258 доверенностей и 4 505 зарегистрированных за сутки.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
