С 1 сентября 2026 года перевозку по договору с транспортной компанией оформляют электронной транспортной накладной. Продавец в ней — грузоотправитель: он заполняет первый титул и подписывает его раньше всех. Дальше у всех встаёт один и тот же вопрос: кто именно в компании имеет право поставить эту подпись — директор, менеджер по логистике или кладовщик, который реально грузит короба в машину.
Ответ упирается в машиночитаемую доверенность, МЧД. Здесь разбираем только перевозочную часть: какая доверенность нужна под накладную, какие полномочия в неё вписать, что делать при увольнении подписанта и кто расписывается, когда отгружает не ваш сотрудник. Что вообще меняется с сентября — в разборе про электронную транспортную накладную для продавца маркетплейса.
Главное Доверенность нужна не всем. Директор ООО и ИП, который подписывает сам за себя, обходятся без неё. МЧД требуется любому другому сотруднику — и вместе с ней ему нужна своя подпись, выпущенная на человека, а не на компанию.
Что такое МЧД и почему она всплыла именно в накладной
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, где записано, кто доверитель, кто представитель и что представителю разрешено делать. Механика описана в статье 17.2 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: сотрудник подписывает документ своей квалифицированной подписью, а вместе с документом передаётся доверенность от юрлица, подписанная подписью руководителя. Она включается в тот же пакет электронных документов, что и сама накладная.
Для предпринимателя работает парная норма — статья 17.3. Там прямо сказано: если от имени ИП действует представитель, документ подписывается подписью представителя и одновременно представляется выданная предпринимателем доверенность. Пока ИП подписывает сам за себя, никакой доверенности не нужно — он и есть сторона договора перевозки.
Раньше сотруднику выпускали сертификат, где организация была вписана прямо в реквизиты подписи. Эта конструкция ушла: теперь подпись принадлежит человеку, а связь с компанией живёт отдельным документом в реестре ФНС. Оператор накладных обращается туда в момент подписания и смотрит, действует ли доверенность и хватает ли в ней полномочий.
Кто у продавца подписывает первый титул
Правила обмена перевозочными документами утверждены постановлением Правительства № 931. В приложении к ним расписано по файлам, кто и чем подписывает каждую часть накладной. Первый титул — файл обмена информации грузоотправителя — подписывается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью грузоотправителя: лица, уполномоченного подписывать накладную от имени грузоотправителя, или лица, осуществляющего погрузку груза. Вот это «уполномоченного» и означает доверенность.
Разложим по ролям, которые бывают у продавца маркетплейса.
| Кто расписывается | Нужна ли МЧД | Чем подписывает | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Директор ООО | Нет, он действует без доверенности | Своей подписью руководителя | Сменился директор — старый сертификат прекращает действие, подписывать некому |
| ИП сам за себя | Нет | Подписью, выпущенной на ИП | Заболел или в отпуске — отгрузка встала, подменить некем |
| Менеджер по логистике или кладовщик | Да | Своей подписью физлица плюс МЧД | Полномочий не хватило — накладную не примут, машина стоит под погрузкой |
| Сотрудник фулфилмента, который грузит ваш товар | Да, от вашей компании | Своей подписью плюс ваша МЧД | Доверенность не выдали — титул за вас никто не подпишет |
| Водитель транспортной компании | Не от вас | Простой подписью в приложении перевозчика | Перевозчик не подписал следом — накладная зависла на первом титуле |
| Маркетплейс как грузополучатель | Нет, это его сторона | Своей подписью на приёмке | Площадка не подписала третий титул — документ не закрыт |
Отдельно про водителя, потому что вокруг него больше всего путаницы. Те же правила разрешают ему подписывать титул перевозчика простой электронной подписью, но только при условии, что следом тот же файл подпишет сам перевозчик. Это чужая сторона накладной, и доверенности от вас водителю не нужно ни в каком виде.
Три вопроса, которые решают, нужна ли доверенность конкретному человеку:
- Он подписывает от имени вашей компании или от чужой? От чужой — доверенность выдаёт та компания.
- Он руководитель или ИП, который расписывается за себя? Тогда доверенность не нужна.
- Во всех остальных случаях — нужна, и вместе с ней личная подпись на этого человека.
Самое дорогое место в теме — узнать о нехватке полномочий у рампы. Оператор проверяет доверенность в момент подписания, и если её нет, просрочена или в ней не то полномочие, накладная просто не уходит. Машина при этом уже загружена, водитель ждёт, а выпустить подпись на кладовщика за пятнадцать минут невозможно: сертификат в удостоверяющем центре делают не один день.
Это ровно тот случай, когда вопрос «может ли складской сотрудник работать в системе и что он там увидит» стоит закрыть заранее, а не в день отгрузки. SelSup держит роли и права по каждому сотруднику в одном месте: кладовщик видит короба и коды маркировки, но не финансы, и понятно, кто из людей вообще участвует в отгрузке. Покажем на разборе, как это выглядит на ваших поставках.
Какие полномочия указать: здесь ошибаются чаще всего
Единые требования к доверенности утверждены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. По ним в МЧД обязательно указывается перечень полномочий представителя и идентификатор полномочия из классификатора, а если подходящего идентификатора в классификаторе нет — полномочие описывается текстом. Практический вывод простой: не выдумывайте формулировку сами, берите её из списка, который показывает кабинет ФНС или ваш оператор.
Вторая ловушка тоньше и в чужих разборах не встречается. У грузоотправителя в накладной не один файл, а два. Первый — сведения о грузе и передаче его перевозчику. Второй появляется в конце: подтверждение изменения финансового состояния, то есть согласие со стоимостью перевозки. По постановлению № 931 его тоже подписывает грузоотправитель или уполномоченное им лицо. Если полномочия сотрудника закрывают только отгрузку, на закрывающем файле он упрётся.
Что стоит проверить в наборе полномочий до первого рейса:
- Подписание транспортной накладной со стороны грузоотправителя — базовое полномочие, без него не будет ничего.
- Подтверждение стоимости перевозки — тот самый закрывающий файл в конце накладной.
- Сопутствующие перевозочные документы — заказ-заявка, сопроводительная ведомость, путевой лист, если вы их оформляете электронно.
- Работа в системе оператора — просмотр и отправка, если сотруднику нужно там что-то делать помимо подписи.
Обратное правило тоже работает: кладовщику не нужны полномочия на договоры и отчётность. Широкий набор «на всякий случай» ничем не помогает, зато превращает доверенность на складского сотрудника в документ, которым можно подписать что угодно от имени компании.
Как выпустить доверенность под накладную
Порядок одинаковый и для кладовщика, и для менеджера по логистике.
- Получите подпись на сотрудника. Это сертификат физического лица, а не организации, и делается он в удостоверяющем центре по записи.
- Откройте доверенности. Их заводят в кабинете ФНС или прямо в сервисе оператора, через которого вы отправляете накладные.
- Заполните доверителя и представителя. Реквизиты компании, данные сотрудника и срок действия.
- Выберите полномочия. Перевозочные документы со стороны грузоотправителя, ничего сверх этого.
- Подпишите доверенность подписью руководителя и убедитесь, что оператор её видит. Проверять это лучше на спокойной неделе, а не в день отгрузки.
Про срок стоит сказать отдельно. Статья 186 Гражданского кодекса: если срок в доверенности не указан, она действует год со дня совершения. Продлить её нельзя — только выпустить новую, потому что задним числом машиночитаемый документ не правится. Разумно синхронизировать срок доверенности со сроком сертификата подписи, чтобы продлевать оба за один заход, а не дважды в год вспоминать про разные даты.
Что даёт доверенность и чем за это платите
| Что получаете | Чем за это платите |
|---|---|
| Отгрузка не привязана к директору: подписать может тот, кто на складе | На каждого подписанта нужен свой сертификат, а его выпуск занимает не один день |
| Полномочия проверяются автоматически, звонить и сверять никто не будет | Ошибка в наборе полномочий вскрывается только в момент подписания |
| Доверенность лежит в реестре, её не потеряют и не забудут в машине | Отзыв тоже идёт через реестр, и пока распоряжение не загружено, полномочия живы |
| Один документ закрывает все перевозки на весь срок, а не отдельный рейс | Длинный срок означает, что про увольнения надо помнить вручную |
Кому доверенность нужна, а кому она лишняя
Заводить обязательно
- Отгрузками занимается наёмный сотрудник. Кладовщик, менеджер по логистике, любой человек, который физически передаёт груз перевозчику.
- Отгрузка идёт со склада фулфилмента. Подпись за вас ставит их сотрудник, и полномочия ему даёте вы.
- Отгрузки бывают в выходные и вечером. Директор не всегда за компьютером, а накладная подписывается в момент погрузки.
- Складов и точек отгрузки несколько. Один подписант на всю географию превращается в узкое горло.
Можно не торопиться
- Вы ИП и возите сами. Подписываете своей подписью, доверенность не нужна вовсе.
- Договора перевозки нет. Везёте на своей машине — накладная не составляется, а значит, и подписывать нечего. Где проходит эта граница, разобрано в материале про то, кому ЭТрН обязательна и когда ещё можно возить по бумаге.
- Отгружает лично директор. Пока он один и на складе, и в кабинете, доверенность добавит работы, а не снимет её.
Пять ошибок, которые останавливают отгрузку
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Сертификат выпустили, доверенность забыли | Подпись есть, полномочий нет — накладная не уходит | Делать оба документа одной задачей, а не двумя |
| Доверенность выдала не та компания | Сотрудник фулфилмента расписывается по доверенности фулфилмента, а не по вашей | Доверенность выдаёт тот, от чьего имени ставится подпись |
| Полномочия закрывают только отгрузку | Закрывающий файл со стоимостью перевозки подписать нечем | Проверить набор полномочий на обоих файлах грузоотправителя |
| Данные в подписи и в доверенности разошлись | Проверка не проходит, разбираться приходится у рампы | Сверять фамилию и СНИЛС посимвольно до первой отгрузки |
| Сотрудник уволился, доверенность жива | Бывший кладовщик формально может подписать документ от имени компании | Отзывать в день увольнения вместе со сдачей пропуска |
Последняя строка стоит дороже остальных. По статье 189 Гражданского кодекса третьи лица считаются извещёнными об отмене доверенности только на следующий день после внесения сведений в реестр. Пока распоряжение об отмене туда не попало, контрагент вправе полагаться на доверенность уволенного сотрудника, и риск лежит на вас, а не на нём.
Здесь и вылезает то, чего продавцы боятся больше штрафов, — ручной учёт в таблице. Сроки доверенностей, даты сертификатов, кто из сотрудников ещё работает: в Excel это живёт ровно до первого увольнения в горячий сезон. SelSup ведёт сотрудников и их права внутри системы, так что список подписантов не приходится сверять с памятью. Посмотрите на разборе, как настроены роли на складе.
Когда грузит не ваш сотрудник: фулфилмент, чужой склад, курьер
Этот случай у продавца маркетплейса встречается чаще, чем собственный склад, и в чужих разборах его нет: там пишут про водителей и экспедиторов, а не про товар, который лежит на фулфилменте.
Закон эту схему прямо допускает. В статье 17.2 закона № 63-ФЗ сказано, что представителем юрлица может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное юридическое лицо. То есть доверенность выдаётся не только своему кладовщику, но и компании-фулфилменту целиком, а её сотрудники действуют уже внутри неё.
Дальше начинается передоверие, и тут два правила. Первое: возможность передоверия указывается в самой доверенности — этого требуют единые требования Минцифры. Второе: передоверие идёт по статье 187 Гражданского кодекса, то есть доверенность в порядке передоверия предъявляется вместе с той, которая его разрешила. Не разрешили передоверие — сотрудник фулфилмента подписать за вас не сможет, даже если сама компания доверенность получила.
Кто и что подписывает в такой связке:
- Вы как грузоотправитель — первый титул и подтверждение стоимости перевозки, лично или через доверенность.
- Фулфилмент, который грузит — тот же первый титул, если вы дали доверенность и он числится лицом, осуществляющим погрузку.
- Маркетплейс на приёмке — свою часть накладной как грузополучатель, никаких доверенностей от вас ему не нужно.
Кто из вас двоих в итоге подписывает, определяется договором со складом, а не техникой. Что имеет смысл проверить в этом договоре до перехода на электронные накладные, собрано в разборе про договор с фулфилментом.
Что уже изменилось и чего ждать
- 1 марта 2022 заработали единые требования Минцифры к форме машиночитаемой доверенности
- 1 сентября 2022 вступили в силу правила обмена перевозочными документами, постановление № 931
- 1 февраля 2026 из обязательных реквизитов доверенности убрали паспортные данные представителя — теперь это дополнительные сведения
- 1 сентября 2026 электронная накладная стала обязательной для перевозок по договору с транспортной компанией
- 2 сентября 2026 «Честный ЗНАК» открыл бесплатный сервис накладных, но выдачу полномочий сотрудникам через МЧД там только обещают — сегодня это план, а не работающая кнопка
- 1 сентября 2028 истекает срок действия правил обмена, дальше их либо продлят, либо перепишут
Последняя строка важна для тех, кто выбирает, где вести накладные. Бесплатный раздел в кабинете маркировки закрывает сам обмен, но пока не закрывает доверенности: подписывать там может руководитель или человек со своей подписью, а раздать полномочия кладовщику нечем. Подробности — в заметке про бесплатный сервис «ЭПД Лайт».
Стоит ли заводить доверенности заранее
- Да, если на складе работает кто-то кроме вас. Один сотрудник, одна доверенность, полдня работы — и отгрузка перестаёт зависеть от того, за компьютером ли директор.
- Скорее да, но частично, если отгрузок пока мало. Хватит одной доверенности на человека, который подменяет вас в отпуске и в выходные. Расширять набор подписантов имеет смысл, когда машины поедут регулярно.
- Нет, если вы ИП и возите сами. Ваша подпись закрывает всё, и заводить доверенности не на кого.
Что ещё нужно сделать до первой электронной накладной, кроме подписей и доверенностей, собрано в плане перехода на ЭТрН, а куда уходят подписанные документы и надо ли регистрироваться отдельно — в разборе ГИС ЭПД.
Что почитать дальше
- Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года — зонтичный разбор: что меняется, какие даты и что делать продавцу.
- Нужна ли ЭТрН — когда накладная обязательна, а когда её вообще не составляют.
- ЭДО и EDI для поставок в сети — как устроен документооборот, если вы отгружаете не только на маркетплейсы.
- FBO-поставка на Ozon — весь путь поставки, к которой эта накладная и прикладывается.
Частые вопросы
Нужна ли МЧД, если накладную подписывает сам директор?
Нет. Руководитель действует от имени компании без доверенности, ему хватает своей подписи. Доверенность появляется в тот момент, когда за компанию расписывается кто-то другой.
Может ли складской сотрудник подписывать накладную, не видя финансов?
Да, и это правильная настройка. Полномочия в доверенности задаются списком: перевозочные документы вы даёте, договоры и отчётность — нет. Что именно сотрудник увидит в вашей учётной системе, регулируется уже правами доступа внутри неё, а не доверенностью.
Нужна ли отдельная доверенность на каждую отгрузку?
Нет. Доверенность выдаётся человеку на срок, а не на рейс. Если срок в ней не указан, по статье 186 Гражданского кодекса она действует год со дня выдачи.
Что будет, если доверенность закончилась в день отгрузки?
Оператор не пропустит подпись, и накладная не уйдёт. Документы, подписанные до истечения срока, остаются действительными, а новую доверенность придётся выпускать заново — продлить старую нельзя.
Нужна ли доверенность водителю, которого прислала транспортная компания?
От вас — нет. Водитель подписывает часть накладной со стороны перевозчика, и полномочия ему даёт его работодатель. Ваша зона — первый титул и подтверждение стоимости перевозки.
Можно ли не вести всё это руками?
Сама доверенность выпускается в кабинете ФНС или у оператора накладных, и за вас её никто не подпишет. А вот учёт того, кто из сотрудников участвует в отгрузке и что ему разрешено, руками вести не обязательно: в SelSup роли и права настраиваются по каждому человеку, коды маркировки и короба собираются в одной карточке поставки, и список подписантов не приходится держать в отдельной таблице. Записаться на разбор.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
