У продавца со складом или ПВЗ кадровая бумага копится быстрее товара: трудовые договоры, приказы на отпуск, ознакомления под роспись, заявления от сборщиков, которые работают два через два и заходят в офис раз в неделю. Перевести это в электронный вид закон разрешил ещё в 2021 году, но не одним щелчком: сначала работодатель проходит процедуру из статьи 22.2 Трудового кодекса — акт, уведомление, согласие каждого.
Разберём процедуру по шагам: что издать, кого уведомить, у кого согласие спрашивать обязательно, а у кого не нужно вовсе. Что такое КЭДО и зачем он продавцу — в статье КЭДО для селлера: кадровый электронный документооборот для склада, ПВЗ и офиса.
Переход на КЭДО обязателен или нет
Нет. Статья 22.2 ТК РФ начинается словами «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Даты, после которой кадровые документы придётся вести только электронно, в кодексе нет.
КЭДО добровольный с обеих сторон. Работодатель сам решает, вводить ли его, а работник сам решает, соглашаться ли. Принудить нельзя ни того, ни другого: отсутствие согласия закон прямо называет отказом, и отвечать на него надо бумагой, а не давлением.
Правила ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ: он добавил в кодекс статьи 22.1, 22.2 и 22.3. Порядок одинаков для ИП с тремя кладовщиками и для сети ПВЗ на двести человек.
Порядок перехода: четыре шага из статьи 22.2
Последовательность жёсткая: каждый следующий шаг опирается на предыдущий.
- Издать акт о введении КЭДО — система, перечень документов, категории работников, срок уведомления, дата старта.
- Утвердить порядок работы с документами — сколько у работника времени на подпись, кто проводит инструктаж, когда печатаем на бумаге.
- Уведомить каждого работника в срок из первого акта и сказать о праве дать согласие.
- Собрать письменные согласия и запустить КЭДО с даты не раньше дня, когда истёк срок уведомления.
Первый акт принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ. Если профсоюза нет — а у продавца со складом на десять человек его обычно нет, — согласовывать не с кем, и шаг сводится к приказу директора.
Что должно быть в акте о введении КЭДО
Статья 22.2 делит содержание надвое: четыре пункта первого акта названы обязательными, четыре пункта второго — теми, которые работодатель может предусмотреть. Пропущенный обязательный пункт делает акт неполным, а вместе с ним уязвимой всю процедуру.
| Что записать | В каком акте | Обязательно |
|---|---|---|
| Информационная система: «Работа в России» или система работодателя | О введении КЭДО | Да |
| Порядок доступа к системе — регистрация и что делать при потере доступа | О введении КЭДО | При необходимости |
| Перечень электронных документов и категорий работников | О введении КЭДО | Да |
| Срок уведомления и дата введения КЭДО | О введении КЭДО | Да |
| Сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени | Порядок работы | На усмотрение |
| Инструктаж работников по работе в системе | Порядок работы | На усмотрение |
| Исключительные случаи бумаги | Порядок работы | На усмотрение |
| Взаимодействие с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам | Порядок работы | На усмотрение |
Пункт про сроки подписания формально необязательный, но он спасает склад: если сборщики работают два через два, а вы дали на подпись два рабочих дня, половина смены документ не откроет.
Кадровые нарушения ловит трудовая инспекция, и цена у них общая: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽ на юрлицо и от 1 000 до 5 000 ₽ на должностное лицо и на ИП. Повторно, по части 2, юрлицо платит от 50 000 до 70 000 ₽, а директору грозит дисквалификация на срок от года до трёх лет.
Кадровые документы переводят в электронный вид, чтобы не собирать подписи вручную. На складе работает та же логика: в SelSup у кладовщика свой доступ к сборочным заданиям и остаткам без финансовых отчётов, и видно, кто собрал заказ и когда. Посмотрите на разборе, как раздать роли складским сотрудникам.
Уведомление и согласие: где процедура ломается чаще всего
Уведомить нужно каждого работника лично, а не объявлением в раздевалке. В уведомлении две вещи: компания переходит на КЭДО и работник вправе дать согласие. Форма свободная, в кодексе её нет.
Согласие — письменное, и здесь ломается больше всего переходов. Роструд в ответе № 168928 от 02.09.2022 на портале «Онлайнинспекция.рф» сказал: скан подписанного согласия не годится, сканкопия не подлинный документ. Работник ещё не в системе и подписи у него может не быть, поэтому первый лист он подписывает от руки.
Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату нет трудового стажа. Это единственное исключение в статье 22.2 — не «дистанционные» и не «новые сотрудники» вообще, а те, кто впервые вышел на работу в 2022 году или позже. Человека со стажем, даже принятого вчера, вы обязаны проинформировать и спросить согласие.
Отказ не бывает поводом для увольнения и для отказа в приёме — это сказано в статье 22.2 отдельным абзацем. Отказавшимся вы обязаны бесплатно выдавать заверенные бумажные документы. Право передумать сохраняется: согласие можно дать позже.
Сроки перехода: три задаёт закон, остальные вы назначаете сами
Второй по частоте вопрос — «сколько это займёт». В выдаче отвечают цифрами вроде «14–30 дней», но в кодексе их нет: срок уведомления и дату старта работодатель назначает сам. Зато рядом лежат сроки, которые он изменить не может.
| Срок | Откуда он | Кто его назначает |
|---|---|---|
| 5 рабочих дней профсоюзу на мотивированное мнение по проекту акта | Статья 372 ТК РФ | Закон |
| 3 дня на дополнительные консультации, если профсоюз не согласился | Статья 372 ТК РФ | Закон |
| 3 рабочих дня на выдачу работнику документов по заявлению | Статья 22.3 ТК РФ | Закон |
| Следующий рабочий день — момент, когда заявление работника считается полученным | Статья 22.3 ТК РФ | Закон |
| Срок уведомления работников | Ваш акт о введении КЭДО | Работодатель |
| Дата введения КЭДО — не раньше дня, когда истёк срок уведомления | Ваш акт о введении КЭДО | Работодатель |
И ещё один: если профсоюз обжалует акт, инспекция проверяет его в течение месяца и при нарушении предписывает акт отменить. Отменённый акт обнуляет процедуру — согласия собраны по документу, которого больше нет.
Бумага, «Работа в России» или система оператора
Статья 22.1 разрешает две системы: государственную платформу «Работа в России» или систему работодателя — свою либо купленную у оператора. Третьего варианта нет: обмен сканами по почте КЭДО не считается.
| Вариант | За что вы платите | Что подписывает работник | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Бумага | Печать, хранение, время кадровика | Ручку и лист | Ломаться нечему, но пачка едет к сборщику неделю |
| «Работа в России» | Ноль за платформу, время на настройку | Простую подпись с ключом при личной явке или УКЭП | Платформа государственная: при недоступности ждёте |
| Система оператора | Подписку за сотрудника, интеграцию, выпуск подписей | Простую подпись по соглашению, УНЭП или УКЭП | Перед инспекцией отвечаете вы, а не оператор |
Что умеют сервисы и чем отличаются по цене — в статье Операторы и системы КЭДО: Контур.Персонал, СБИС, HRlink — как выбрать продавцу. Чем неквалифицированная подпись отличается от УКЭП — в материале Виды электронной подписи: простая, неквалифицированная и УКЭП — какая нужна продавцу.
Что вы получаете и чем за это платите
| Что получаете | Чем платите |
|---|---|
| Подпись за минуты вместо недели: сборщик подписывает приказ со смартфона в свою смену | Двумя актами и уведомлением каждого до первой электронной подписи |
| Документы не теряются: система фиксирует факт получения каждого файла | Расходами на подписи работников — по статье 22.2 их несёт работодатель |
| Приём удалённого бухгалтера без пересылки оригиналов | Инструктажем: кладовщику систему надо показать руками |
| Кадровик перестаёт носить папки по складу | Двумя контурами сразу, пока часть коллектива не дала согласия |
Последняя строка — самая недооценённая. Пока хотя бы один работник отказался, электронный и бумажный контуры живут параллельно, и кадровику надо помнить, кто в каком.
Кому переходить сейчас, а кому рано
Переход окупится
- Склад или ПВЗ со сменным графиком: люди появляются в офисе редко, а подписывать надо регулярно.
- Сотрудники в разных городах: приёмка, ПВЗ и бухгалтер на удалёнке в трёх регионах.
- Текучка на линейных должностях: каждый новый сборщик — пачка документов на приём.
- Кадровый учёт уже сложился: есть штатное расписание, и переносить есть что.
Переход подождёт
- ИП без наёмных работников: документооборот не с кем вести.
- Два-три человека рядом каждый день: подписать лист быстрее, чем настраивать систему.
- Коллектив без смартфонов: инструктаж съест выигрыш первого года.
- Люди работают по договорам ГПХ и как самозанятые: КЭДО — про трудовые отношения, а тут другой риск, он описан в разборе Риски самозанятых в ПВЗ: как доначисления ФНС могут стоить бизнесу миллионы.
Частые ошибки при переходе
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Взяли скан согласия вместо подписанного листа | Согласия нет — нет и перехода: электронные документы этого работника под вопросом | Собрать оригиналы на бумаге, как требует ответ Роструда № 168928 |
| Дата старта раньше конца срока уведомления | Процедура нарушена, а это часть 1 статьи 5.27 КоАП: до 50 000 ₽ юрлицу | Сдвинуть дату введения КЭДО и переиздать акт |
| Перевели в электронный вид приказ об увольнении | Статья 22.1 исключает его, как и акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда и трудовые книжки | Оставить эти четыре группы на бумаге, остальное перечислить в акте |
| Заставили подписать согласие «как все» | Принуждение нарушает статью 22.2: штраф по 5.27 и жалоба в инспекцию | Оформить отказ и выдавать бумажные документы бесплатно |
| Забыли про тех, кто отказался | Невыданный по заявлению документ — тот же штраф и испорченные отношения | Вести список отказавшихся и помнить про три рабочих дня на выдачу |
Проверки складов и ПВЗ — не абстракция: как инспекция и налоговая смотрят на оформление людей у продавцов маркетплейсов, мы разбирали в материале Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет. На спецрежиме пригодится Сотрудники на АУСН: пять человек, НДФЛ через банк и что осталось из отчётности.
КЭДО закрывает кадровые документы, но не задачи склада. В SelSup сборка, остатки и цены разведены по ролям: приёмщик видит поставки, сборщик — задания и коды маркировки, финансы не видит никто из них. Запишитесь на разбор, чтобы увидеть эту раскладку прав на своём складе.
Стоит ли переходить: короткий ответ
Да, если люди работают сменами или в разных городах. Процедура занимает недели, а подписи вы перестанете собирать навсегда. Двух актов и пачки уведомлений достаточно, платформа «Работа в России» денег не стоит.
Скорее да, но частично, если штат смешанный. Переведите приказы, заявления и ознакомления, а трудовые договоры оставьте на бумаге, пока система не обкатается. Закон это разрешает: перечень документов и категории работников вы определяете сами.
Нет, если работников двое и оба рядом. Настройка и инструктаж обойдутся дороже стопки бумаги. Вернуться к вопросу стоит, когда появится первый сотрудник вне офиса. Что можно переводить, а что нельзя — Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге.
Что почитать дальше
- Как получить электронную подпись: документы, сроки и сколько это стоит — если для КЭДО нужна УКЭП компании.
- Электронная подпись для селлера: какая нужна, где получить и как ей пользоваться — про подпись самого продавца, а не работника.
- МЧД для селлера: что это, кому обязательна и как начать с ней работать — когда за компанию подписывает сотрудник.
- Личный кабинет Ozon Seller: вход, роли и восстановление доступа — про роли уже внутри кабинета площадки.
Частые вопросы
Нужен ли приказ, если есть положение о КЭДО
Кодекс говорит про локальный нормативный акт, а не про приказ. На практике приказом акт и вводят: он утверждает положение, называет ответственных и дату. Одного приказа недостаточно — в нём или в приложении должны быть система, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дата старта.
Что делать, если работник отказался
Ничего страшного. Отказ — законное право и не повод для увольнения. С этим работником вы продолжаете работать на бумаге и выдаёте документы бесплатно и заверенными. Передумать он может в любой день.
Можно ли не собирать согласия вручную
Частично. Первое согласие всё равно берётся на бумаге: Роструд скан не признаёт, а подписи у работника ещё нет. Дальше ручной сбор заканчивается: заявления, приказы и ознакомления идут через систему. С операционкой склада так же — SelSup закрывает ручные сверки по остаткам и сборке. Покажем на разборе, что именно перестаёт делаться руками.
Кто платит за электронную подпись работника
Работодатель. Статья 22.2 возлагает на него расходы на получение подписи работником и на её использование. Перекладывать эти деньги на сотрудника нельзя. Но работник вправе взять свою УКЭП, если получил её раньше сам.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
