Продавец с наёмным складом или ПВЗ рано или поздно упирается в кадровые бумаги: кладовщик выходит в смену в другом городе, приказ на отпуск подписывают неделю, трудовой договор возят курьером. Кадровый электронный документооборот эту возню снимает — но только если подпись сотрудника и формат документа в системе сделаны по закону, а не «похоже на закон».
Разбираем, чем системы КЭДО отличаются, сколько стоят по опубликованным тарифам и по каким признакам выбирать. Что такое КЭДО в целом — в статье КЭДО для селлера: кадровый электронный документооборот для склада, ПВЗ и офиса.
«Оператор КЭДО» — это не то же, что оператор ЭДО
Первое, что стоит понять до сравнения тарифов: реестра операторов КЭДО не существует. Статья 22.1 ТК РФ называет два способа вести кадровый документооборот — цифровую платформу «Работа в России» и информационную систему работодателя. Третьего лица между вами и сотрудником закон не вводит.
В обмене документами с контрагентами конструкция другая: там оператор — лицензированный посредник с роумингом и обязанностями перед ФНС, о нём мы писали в статье Операторы ЭДО: кто есть на рынке, чем отличаются и как выбрать. В кадровом документообороте Контур, Saby, HRlink и 1С продают не посредничество, а ту самую «информационную систему работодателя». Отвечать перед трудовой инспекцией всё равно вам.
Главное Закон не знает слова «оператор КЭДО». Он знает работодателя, который обязан обеспечить подписание, хранение и фиксацию факта получения документа. Вендор — подрядчик, который эту обязанность закрывает технически.
Отсюда вторая вещь, которую редко пишут в рекламных материалах: в электронный вид можно перевести не всё. Та же статья 22.1 выводит из-под КЭДО трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Формулировка «абсолютно все кадровые документы подписываются электронно» встречается на сайтах самих сервисов, но кодекс говорит иначе. Полный периметр — в статье Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге.
Что есть на рынке и сколько это стоит
Сравниваем по тому, что продавец реально почувствует: как система устроена, чем расписывается кладовщик, сколько стоит год и что будет, если вы решите уйти.
| Система | Как устроена | Подпись сотрудника | Опубликованная цена | Что будет при сбое или уходе |
|---|---|---|---|---|
| «Работа в России» | Государственная платформа, вход через Госуслуги | ПЭП с ключом, полученным при личной явке, или НЭП Госуслуг | Бесплатно, подпись гражданину тоже | Своей копии архива у вас нет |
| КЭДО от Контур.Диадока | Веб-сервис, модули для 1С и SAP, API | НЭП выпускается в своём удостоверяющем центре, без Госуслуг | От 500 ₽ в год за лицензию одного сотрудника, точнее — по заявке | Лицензии уволенных переходят новым |
| Saby (бывший СБИС) | Часть HRM-платформы, более 160 типов документов | КЭП, НЭП, НЭП «Госключ», ПЭП, ПЭП «Госуслуги» | Диапазон 6 000–46 000 ₽ без пояснения, за какой объём; в тарифной таблице цен нет | Чем больше смежных сервисов подключено, тем дороже уход |
| HRlink | Отдельная платформа, вход по СМС без почты | Облачная НЭП создаётся внутри системы | Lite — от 500 ₽ за сотрудника в год (до 70 человек), Standard — от 700 ₽, PRO — от 1 200 ₽ | Тариф Lite рассчитан на работу в 1С |
| 1С:Кабинет сотрудника | Сервис внутри 1С:ЗУП, Бухгалтерии или ERP | НЭП выпускается в приложении, ключи хранятся на сервере 1С | 3 360 ₽ в год на 10 человек, 33 600 ₽ на 100, 144 000 ₽ на 500 | Нужна действующая программа 1С на официальной поддержке |
Два вывода из таблицы. Подписи сотрудникам почти везде бесплатны — и это не щедрость вендора: часть 12 статьи 22.2 ТК РФ обязывает работодателя нести расходы на подпись работника, переложить их на кладовщика нельзя. Публичный прайс есть не у всех: у 1С опубликована таблица по числу сотрудников, у Контура и HRlink — нижняя граница, у Saby — вилка без указания, за что она. Считать бюджет по чужим обзорам бессмысленно, цену подтверждает счёт.
Кадровые документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет — статья 22.1 закона 125-ФЗ об архивном деле. Договор с вендором на год, а обязанность хранить — на полвека. Нет в договоре пункта о выгрузке архива вместе с файлами подписей — платите за подписку не пять лет, а до конца срока хранения. Пропавший документ трудовая инспекция считает нарушением по части 1 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 ₽ на юрлицо, повторно — до 70 000 ₽.
Отдельная тема — доступы. Кадровая система решает, кто подписывает документ, но не то, кто что видит в рабочей программе. В SelSup права выдаются по ролям: складской сотрудник открывает очередь сборки и остатки, но не видит закупочные цены и расчёты с площадками.
Посмотреть на разборе, как в SelSup раздаются права складским сотрудникам — покажем на вашем ассортименте, что увидит кладовщик, а что останется только вам.
Пять вопросов, которые решают выбор
Спрашивать вендора до подписания договора, а не после:
- Чем расписывается работодатель? Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании. НЭП здесь не подойдёт.
- Как сотрудник получает подпись? Внутри сервиса, через Госуслуги или походом в удостоверяющий центр — от этого зависит, сколько недель займёт запуск на складе с текучкой.
- Формируется ли XML-описание документа? Без него это просто PDF, а не кадровый документ по единым требованиям Минтруда.
- Как выгружается архив? Одним пакетом с подписями или по документу вручную — второе означает, что уйти вы не сможете.
- Что с 1С? Если кадры уже ведутся в 1С:ЗУП, встроенный сервис почти всегда дешевле стороннего.
Про пятый пункт подробнее — в статье КЭДО в 1С: подключение сервиса и синхронизация с кадровым учётом. Подпись самого продавца для отчётности и обмена с контрагентами — другая история и другой подписант, о ней Виды электронной подписи: простая, неквалифицированная и УКЭП — какая нужна продавцу.
Что получаете и чем за это платите
- Приём сотрудника за день вместо недели — платите тем, что до первого договора нужно принять локальный акт о КЭДО, уведомить каждого работника и собрать письменные согласия.
- Подпись со смартфона в любой точке — платите тем, что у части складского персонала смартфона нет и для них нужно рабочее место на складе.
- Архив, который не сгорит и не потеряется — платите тем, что он лежит у вендора, и без пункта о выгрузке вы привязаны на весь срок хранения.
- Никаких курьеров и сканов — платите годовой лицензией за каждого, включая сезонных сборщиков, которые уйдут через два месяца.
Когда платная система окупается
- Сотрудники в разных городах. ПВЗ в области, склад в другом регионе, менеджер на удалёнке: почта и курьер съедают больше, чем лицензии.
- Текучка на складе. Каждый приём — договор, согласия, ознакомление с инструкциями и штатным расписанием; при десятке приёмов в квартал это перестаёт помещаться в день кадровика.
- Кадры уже в 1С. Приказы формируются в программе, и сервис внутри неё убирает двойной ввод.
Когда платить не за что
- ИП без наёмных сотрудников. Кадрового документооборота у вас нет по определению.
- Двое-трое в одном помещении. Подписать бумагу быстрее, чем выпускать подписи и писать локальный акт.
- Штат меняется раз в год. Годовая лицензия на человека при трёх кадровых событиях не окупится ничем.
- Основная боль не в кадрах. Если остатки сходятся в Excel, коды маркировки вбиваются руками, а сборку в выходные некому закрыть, кадровая система эту работу не снимет: она про документы с сотрудником, а не про товар.
Единые требования 578н: чем проверить, что документ настоящий
Пункт, которого нет ни в одном рейтинге систем, хотя проверять надо именно его. Приказ Минтруда № 578н от 20 сентября 2022 года действует с 1 марта 2023 года и задаёт, из чего состоит электронный кадровый документ:
- Основная часть — файл PDF/A-1A, а не произвольный PDF.
- Приложения — отдельными файлами, склеивать их с основной частью нельзя.
- Файлы подписей — только отсоединённые: присоединённая подпись требованиям не соответствует.
- Машиночитаемая доверенность — если подписывает не директор; где её оформить, разбирали в статье МЧД в сервисах ЭДО: Контур, СБИС, Диадок, Такском — где оформить.
- Описание документа в XML — по опубликованной Минтрудом схеме.
Проверить это можно бесплатно, не веря вендору на слово: на портале «Работа в России» работает сервис проверки электронных кадровых документов, он открыт работодателям из их кабинета. Выгрузите на пробном периоде один подписанный приказ и прогоните через валидатор. Отдаёт система PDF без XML-описания — документ формально не соответствует единым требованиям, и спорить об этом лучше до оплаты года.
Частые ошибки при выборе
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Перевести всех разом, без локального акта и согласий | Документы подписаны, но порядок введения КЭДО нарушен: до 50 000 ₽ на юрлицо по части 1 статьи 5.27 КоАП | Принять локальный акт с перечнем документов и сроком уведомления, собрать письменные согласия |
| Считать, что отказ сотрудника от КЭДО можно наказать | Статья 22.2 ТК РФ прямо запрещает отказывать в приёме и увольнять за отсутствие согласия или подписи | Отказавшимся выдавать документы на бумаге бесплатно и заверенными |
| Подписывать трудовой договор от компании неквалифицированной подписью | Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП: договор рискует оказаться оформленным ненадлежаще, а это до 100 000 ₽ на юрлицо | Выпустить УКЭП на руководителя, кадровику передать право подписи по МЧД |
| Не спросить про выгрузку архива | Смена вендора превращается в ручное скачивание тысяч файлов или в бессрочную подписку | Записать в договор формат и срок выгрузки вместе с файлами подписей |
Самая дорогая ошибка — не кадровая, а налоговая: подмена трудовых отношений договором ГПХ. Часть 4 статьи 5.27 КоАП даёт за это от 50 000 до 100 000 ₽ на юрлицо и от 5 000 до 10 000 ₽ на ИП, при повторе — до 200 000 ₽ и дисквалификацию должностного лица на срок от года до трёх. Роструд и ФНС проверяют это на складах и в ПВЗ адресно, о чём мы писали в материале Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет. Как это выглядит на практике, разбирали в материале Риски самозанятых в ПВЗ. Кадровая система от этого не спасает: она оформляет то, что вы в неё положили.
Разберём на демонстрации, что из складской рутины закрывает SelSup: очередь сборки с таймером по каждому заданию, остатки FBS и FBO по складам отдельно и роли, при которых сборщик не видит финансов.
Так стоит ли платить за систему
Склад или ПВЗ от десяти человек с текучкой — да. Лицензии на 5 000–15 000 ₽ в год окупаются на первом же десятке приёмов, а при разбросе по городам — сразу.
Кадры ведутся в 1С — да, но встроенным сервисом. 3 360 ₽ в год на десять человек против отдельной платформы за те же деньги, но с двойным вводом: разница не в цене, а в ручной работе.
Трое-пятеро в одном помещении — скорее да, но частично. Начните с бесплатной платформы «Работа в России»: она закрывает трудовой договор и приказы, а подпись гражданину даётся бесплатно. Как это устроено — в статье «Работа в России»: бесплатная площадка КЭДО от Роструда. Упрётесь в отсутствие маршрутов согласования и модуля к 1С — тогда и переходите на платную; порядок перевода описан в статье Переход на КЭДО: уведомление, согласие сотрудника и приказ.
Что почитать дальше
- Операторы ЭДО: кто есть на рынке, чем отличаются и как выбрать — там оператор действительно оператор, с реестром и роумингом.
- Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года — документ, с которого начинается кадровый учёт.
- Сотрудники на АУСН: пять человек, НДФЛ через банк и что осталось из отчётности — при небольшом штате.
- Электронная подпись для селлера: какая нужна, где получить и как ей пользоваться — про подпись директора и ИП, без которой не подписать и трудовой договор.
Частые вопросы
Нужно ли выбирать систему из официального перечня?
Нет, реестра операторов КЭДО не существует. Статья 22.1 ТК РФ говорит про платформу «Работа в России» и информационную систему работодателя, а какой софт вы под второе возьмёте — ваше решение. Проверять надо не место в рейтинге, а соответствие единым требованиям Минтруда и наличие УКЭП со стороны компании.
Может ли складской сотрудник подписывать документы без Госуслуг?
Да. В системе работодателя работник вправе использовать простую электронную подпись, если соглашением сторон установлены правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа — часть 5 статьи 22.3 ТК РФ. Часть сервисов обходится входом по СМС. А вот на платформе «Работа в России» простая подпись годится только та, ключ которой получен при личной явке.
Можно ли не заводить это руками?
Кадровые документы SelSup не подписывает, это работа системы КЭДО. Зато он снимает ручную работу, ради которой на склад и нанимают людей: собирает заказы всех площадок в одну очередь, ведёт остатки по складам, печатает этикетки и коды маркировки, а доступы раздаёт по ролям — сборщик видит задания, а не выручку. Записаться на разбор своего склада.
Обязателен ли переход на КЭДО?
Нет. Минтруд прямо пишет, что переход на электронные кадровые документы не обязателен и решение каждая организация принимает сама. Обязанности перейти нет ни у продавца с одним ПВЗ, ни у сети складов.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
