Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге

У продавца со складом и пунктом выдачи кадровые бумаги живут отдельной жизнью: заявление на отпуск сборщик пишет на складе, подписывает директор в офисе, а папку кадровик возит между городами. Кадровый ЭДО эту папку убирает — но не целиком.

Вопрос, с которого начинается любое внедрение, один: что теперь подписывают в приложении, а что печатают и подписывают ручкой. Разберём периметр по частям — четыре документа, выведенных из КЭДО прямо, всё остальное, и почему ваш перечень окажется короче того, что разрешает Трудовой кодекс.

Что закон считает документом КЭДО

Кадровый ЭДО появился в Трудовом кодексе в конце 2021 года: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ добавил статьи 22.1–22.3. Определение короткое: это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Главное слово здесь — «без дублирования». Отсканировать подписанный приказ и положить файл в облако — это не КЭДО: скан силы не добавляет. Речь о документе, который сразу рождается электронным и на бумаге не существует вовсе.

Статьи 22.1–22.3 действуют только на документы, для которых закон требует бумагу или ознакомление в письменной форме, в том числе под роспись. Переписка в чате смены и чек-лист приёмки в периметр не входят. Кадровый ЭДО легко спутать с обменом документами с контрагентами, но там другой закон и другой подписант: разница — в статье ЭДО для селлера, общая картина — в статье КЭДО для селлера.

Четыре документа, которые остаются на бумаге

Часть 3 ст. 22.1 ТК РФ перечисляет исключения, и перечень закрытый: ни расширить, ни сократить его нельзя.

Первая строка сбивает чаще других: под исключение попадает не только бумажная книжка, но и сведения о трудовой деятельности. Их выдают по ст. 66.1 ТК РФ, а не через кабинет КЭДО.

Ручной контроль ломается именно здесь: кадровик помнит про приказ об увольнении, но не про инструктаж сборщика, вышедшего в ноябре. SelSup держит карточку сотрудника рядом с расписанием смен и складом: видно, кто вышел на смену и по каким документам допущен.

Разбор того, как SelSup сводит смены склада и ПВЗ с документами по каждому сотруднику — если бумажная папка и электронный кабинет уже разошлись между собой.

Что можно перевести в электронный вид

Всё, что не попало в четвёрку исключений: приём, переводы, отпуска, смены, ознакомления с внутренними актами. Разница не в том, можно ли вести их электронно, а в том, какая подпись нужна под каждым — это ст. 22.3 ТК РФ.

Что работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью

В своей системе работодатель обязан ставить УКЭП под документами из ч. 1 ст. 22.3:

• трудовой договор и изменения к нему;
• договор о материальной ответственности — для кладовщика это ключевая бумага;
• ученический договор и договор на получение образования;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

Под остальными документами работодателю хватит усиленной неквалифицированной подписи. Чем подписи отличаются — в статье виды электронной подписи; про подпись самой компании — в статье электронная подпись для селлера.

Что подписывает работник

У сотрудника набор мягче, но граница есть и здесь. Усиленная подпись нужна ему для документов из ч. 4 ст. 22.3:

• трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и отзыв такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании.

Для прочих документов работнику хватит простой подписи — но только если соглашение сторон описывает, как система определяет подписанта и как хранится ключ. Ловушка здесь в заявлении об увольнении: выглядит как обычное, а простой подписью не подписывается.

Перечень документов пишете вы, а не Трудовой кодекс

Это место в теме проходят мимо, а оно решающее. Статья 22.2 ТК РФ требует, чтобы локальный акт о введении КЭДО содержал перечень электронных документов и перечень категорий работников, к которым КЭДО применяется. Значит, периметр двойной: сначала закон разрешает почти всё, а потом вы сами сужаете список до того, что реально ведёте в системе.

Вывод простой. Приказа о командировке нет в перечне — подпись под ним ничего не значит, документ придётся печатать, хотя система умеет его подписывать. Встречается и обратное: в перечень вписывают «все кадровые документы», а потом печатают приказ об увольнении.

Ещё несколько правил из той же статьи, о которых спрашивают чаще всего:

• Согласие работника обязательно, кроме принятых после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату.
• Отказ от КЭДО не повод уволить или не принять — прямая норма ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ.
• Тем, кто согласия не дал, бумажные документы выдают бесплатно и заверяют.
• Подпись работнику оплачивает работодатель, включая её получение и использование.

Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» (вопрос № 229809 от 18.09.2025) добавляет неочевидное: если КЭДО введён и работник дал согласие, уведомление о сокращении он обязан подписать электронной подписью — дублировать его бумагой «на всякий случай» не нужно.

Три маршрута кадрового документа

Маршрутов всего три, и разложить по ним кадровый оборот — работа на один раз.

Что выигрываете и чем за это платите

• Заявление подписывается за минуты, а не за неделю — но подписи для всего склада оплачивает компания, и на сезонном найме это заметный расход.
• Документы не теряются и находятся поиском — но хранить их придётся весь архивный срок вместе с возможностью проверить подпись.
• Кадровик перестаёт ездить между ПВЗ — но склад придётся учить пользоваться приложением, иначе половина заявлений вернётся на бумаге.

Кому это подходит, а кому нет

КЭДО помогает, когда сотрудники работают не там, где сидит кадровик: склад в одном городе, ПВЗ в другом. Помогает и при текучести — на сезонном найме приём и увольнение отнимают больше времени, чем всё остальное делопроизводство вместе. Режим налогообложения на это не влияет, отличается только отчётность: см. статью сотрудники на АУСН.

Выигрыша не даст, если: штат — три человека в одном помещении, где договор подписывают через стол; кадровый учёт ведётся в Excel и не разобран — система оцифрует беспорядок, а не исправит; люди работают по договорам ГПХ и как самозанятые — КЭДО придуман для трудовых отношений. Про риски такой подмены — в статье Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет.

Частые ошибки

• Приказ об увольнении подписали в системе. Работник говорит, что под роспись его не знакомили: порядок нарушен, к спору добавляется ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — 30 000–50 000 ₽ на компанию, при повторе 50 000–70 000 ₽. Что делать: печатать приказ всегда, даже если заявление пришло электронным.
• Инструктаж отметили галочкой в кабинете. Проверка читает это как допуск без обучения: 110 000–130 000 ₽ по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Что делать: журналы инструктажей вести отдельно от КЭДО и на бумаге.
• Трудовой договор подписан простой подписью работника. Оформление признают ненадлежащим: ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — 50 000–100 000 ₽ на юрлицо и 5 000–10 000 ₽ на ИП. Что делать: под договором у работника только усиленная подпись.
• Перечень в локальном акте не совпадает с тем, что подписывают. Документ вне перечня силы не получает, и обнаруживается это на проверке. Что делать: сверить перечень с реальным потоком до запуска, а не после.
• Согласие взяли не у всех. Такой сотрудник вправе требовать бумажные экземпляры, и выдают их бесплатно. Что делать: вести реестр согласий рядом со штатным расписанием.

Стоит ли переводить документы в КЭДО

Продавцу со складом и наёмными сборщиками — да. Основная масса документов уходит в электронный вид, на бумаге остаётся короткая четвёрка, и папка перестаёт ездить между городами.

Продавцу с одним ПВЗ и двумя сотрудниками — скорее да, но частично. Смысл появляется на приёме и увольнении, где документов много и сроки жёсткие; остальное спокойно живёт на бумаге.

Тому, у кого кадровый учёт живёт в памяти и таблице, — нет, пока не разобран сам поток документов. Сначала список того, что вы реально оформляете, потом система: иначе в электронный вид переедет та же путаница.

Как SelSup держит смены, склады и доступы сотрудников в одном месте — если разбор кадрового потока хочется начать не с чистого листа, а с того, что уже происходит на складе.

Частые вопросы

Можно ли подписать в КЭДО заявление об увольнении, если сам приказ придётся печатать?

Да, это прямо предусмотрено ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ: заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает в системе усиленной подписью. На бумагу выносится приказ и ознакомление с ним — подробнее в статье увольнение через КЭДО.

Обязательно ли переходить на КЭДО в 2026 году?

Нет. По ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении КЭДО. Обязанности перейти нет ни у кого, и вести кадровые документы на бумаге можно сколько угодно долго.

Может ли складской сотрудник видеть только свои документы?

Да, это вопрос настройки прав, а не закона: локальный акт по ст. 22.2 ТК РФ описывает порядок доступа, а перечень категорий работников разводит кладовщиков, сборщиков и офис по разным наборам документов.

Нужна ли машиночитаемая доверенность, если документы подписывает не директор?

Внутри кадрового ЭДО подписант действует от имени работодателя, его полномочия описывают локальный акт и доверенность. Про МЧД — в статье МЧД для селлера.

Можно ли не сверять перечень документов и сроки ознакомления руками?

Сверять придётся, вопрос в том, откуда берутся данные. Когда смены, склады и сотрудники лежат в одной системе, список тех, кто документ ещё не подписал, собирается сам, а не переписывается из кабинета в таблицу. Разбор, как это устроено у продавца со складом и ПВЗ — если сверка уже отнимает день в неделю.

Что почитать дальше

• КЭДО для селлера — что такое кадровый ЭДО целиком, кому он нужен и с чего начинается.
• Электронный трудовой договор — как оформить приём кладовщика или сборщика без бумажного экземпляра.
• Заявления и приказы в КЭДО — текучка после приёма: отпуска, переводы, готовые формы.
• Увольнение через КЭДО — что подписывается в системе, а что печатается, шаг за шагом.