Штатное расписание — внутренний документ, в котором работодатель перечисляет должности, число штатных единиц по каждой и оклад. Фамилий в нём нет: это перечень рабочих мест, а не список людей. Продавцу маркетплейса документ нужен раньше, чем кажется: из него в трудовой договор переносятся ровно две вещи, за которые потом спрашивает инспектор, — название должности и размер оклада.
Разбираем, кто обязан вести штатку, а кто вправе обойтись без неё, как заполнить форму Т-3 по графам, кого в таблицу не вносят и что изменилось к 2026 году.
Главное
- Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет: ст. 57 ТК разрешает описать трудовую функцию и без должности.
- Форма Т-3 необязательна с 2013 года — свой бланк подойдёт, если в нём есть реквизиты первичного документа.
- Оклад по полной ставке не может быть ниже МРОТ 27 093 ₽, и наказывают за это не по той части статьи, которую обычно называют.
- Самозанятых и исполнителей по ГПХ в штатное расписание не вносят: строка с должностью и окладом работает против вас.
- Порога «больше 25 человек» для вакансий на «Работе России» больше нет — он исчез вместе с прежним законом о занятости.
Обязательно ли штатное расписание
Прямого требования в Трудовом кодексе нет, и это стоит прочитать в самом кодексе, а не в пересказе. Ст. 57 ТК называет трудовую функцию обязательным условием договора и описывает её двумя способами на выбор: «работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации» либо «конкретный вид поручаемой работнику работы». Второй вариант штатного расписания не требует вовсе.
Но как только в договоре появляется слово «кладовщик» или «менеджер по маркетплейсам», включается первый вариант: должность обязана существовать в документе, на который договор ссылается. А это почти все живые договоры — вид работы вместо должности пишут редко и обычно там, где людей нанимают на разовые операции.
Вторая развилка — микропредприятие: до 15 человек среднесписочной численности и до 120 млн ₽ дохода за год (ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ). По ст. 309.2 ТК такой работодатель вправе отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в договор по типовой форме. Но в самой статье перечислены правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и график сменности — штатное расписание в этом списке не названо. Отказ от него остаётся позицией, которую придётся отстаивать перед инспектором, а не безусловным правом.
| Кто работодатель | Что даёт отказ от штатки | Что будет при споре с инспекцией |
|---|---|---|
| ООО или ИП крупнее микропредприятия | Ничего: условия всё равно надо где-то закрепить | Должность в договоре не подтверждена документом — состав по ч. 1 ст. 5.27 КоАП |
| Микропредприятие на типовом договоре | Одним документом меньше, все условия внутри договора | Инспектор вправе не согласиться: в перечне ст. 309.2 штатки нет |
| Работодатель, который пишет в договоре вид работы, а не должность | Штатка действительно не нужна | Сокращение, надбавку и льготу по должности подтвердить нечем |
| Физлицо без статуса ИП | Документ не требуется | Рисков по этому основанию нет |
Цена спора невелика, но неприятна. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП — предупреждение либо 1 000–5 000 ₽ на ИП и на должностное лицо и 30 000–50 000 ₽ на организацию. Повтор по ч. 2 стоит уже 10 000–20 000 ₽ для ИП и 50 000–70 000 ₽ для организации, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от года до трёх. Компанию из единого реестра МСП по ст. 4.1.2 КоАП штрафуют по шкале для ИП — разница между 50 000 ₽ и 5 000 ₽ снимается. Отдельно ФНС вправе взять 200 ₽ за каждый непредставленный по требованию документ (п. 1 ст. 126 НК): требование приходит вместе с проверкой взносов, и штатка в нём почти всегда названа.
Что из штатки попадает в трудовой договор
Это рабочая причина держать документ в порядке, а не хранить его «на случай проверки». Название должности и оклад переносятся в договор слово в слово и цифра в цифру, а дальше та же формулировка уходит в приказ о приёме и в подраздел 1.1 ЕФС-1.
Расхождение видно сразу и на любом шаге: в штатке «оператор пункта выдачи», в договоре «сотрудник ПВЗ», в отчёте третье. Порядок дат тоже жёсткий — приказ об утверждении штатного расписания датируется раньше дня приёма. Задним числом ввести должность нельзя, поэтому строку добавляют до подписания договора, вместе с остальным пакетом из пошагового порядка приёма на работу.
Штатка отвечает только на вопросы «какая должность» и «сколько платим». Обязанности по этой должности описывает должностная инструкция под склад и ПВЗ, а условия работы, режим и гарантии — сам трудовой договор с работником. Если единицу вводите на пик распродаж, смотрите ограничения по основаниям в разборе срочного трудового договора: должность нужна и ему.
Форма Т-3 или свой бланк
Унифицированную форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным: по ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» работодатель вправе разработать свой бланк, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа. Выбор закрепляют в учётной политике.
Минимальный набор сведений один и не зависит от бланка:
- структурные подразделения, если они есть;
- должности, профессии, специальности;
- количество штатных единиц, включая доли ставки;
- оклады и тарифные ставки;
- надбавки и месячный фонд оплаты труда.
Три развилки, которые решаются один раз
- Т-3 — привычна проверяющим, ничего придумывать не нужно, лишние графы просто остаются пустыми.
- Свой бланк — короче и удобнее, но реквизиты первичного документа проверяете вы сами, и ошибка всплывёт на проверке взносов.
- Обойтись без штатки — возможно только там, где в договоре стоит вид работы, а не должность, либо у микропредприятия на типовом договоре, и спор с инспектором придётся вести самому.
Как заполнить графы Т-3
В шапке указывают название организации или ФИО предпринимателя, код по ОКПО, номер документа, период действия и реквизиты приказа об утверждении. Дальше таблица из десяти граф.
| Графа | Что вносят | Пример для продавца маркетплейса |
|---|---|---|
| 1 | Структурное подразделение | Отдел маркетплейсов |
| 2 | Код подразделения с учётом вложенности | Отдел маркетплейсов — 01, склад — 02, приёмка — 02.1 |
| 3 | Должность, разряд, класс квалификации | Менеджер по маркетплейсам, кладовщик, сборщик заказов, оператор пункта выдачи |
| 4 | Количество штатных единиц, допустимы доли | 2; кладовщик — 0,5 |
| 5 | Тарифная ставка или оклад в месяц | 75 000 ₽ |
| 6–8 | Надбавки, доплаты, премии | Доплата за приёмку в выходные |
| 9 | Всего в месяц — сумма граф 5–8 | 82 000 ₽ |
| 10 | Примечание | Сдельная часть по положению об оплате труда |
Четыре правила, о которых спрашивают чаще всего.
- Оклад не ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽ в месяц (ст. 1 закона о МРОТ в редакции закона от 28.11.2025 № 429-ФЗ). При полной ставке начисленная зарплата не может быть ниже, а в регионе со своим соглашением планка бывает выше. При 0,5 ставки сравнивают пропорционально: 13 546,50 ₽.
- Равный труд — равная оплата. Оклад по одной и той же должности у разных людей различаться не должен. Если сборщик заказов с опытом получает больше, разницу оформляют надбавкой в графах 6–8, а не вторым окладом.
- Сдельная оплата. Если платите за собранный заказ или процент от выручки, графу 9 не заполняют, а в графе 10 ставят ссылку на положение об оплате труда.
- Название должности. Обычно его формулируют свободно. Но если должность даёт компенсации, льготы или досрочную пенсию, ст. 57 ТК требует брать наименование строго из профстандарта или квалификационного справочника. Понять, есть ли на рабочем месте вредные факторы, помогает специальная оценка условий труда.
Оклад ниже МРОТ в штатном расписании квалифицируют не по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, как пишут почти везде, а по ч. 6 — «установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством». Это предупреждение либо 10 000–20 000 ₽ на должностное лицо, 1 000–5 000 ₽ на ИП и 30 000–50 000 ₽ на организацию, а при повторе по ч. 7 — до 100 000 ₽ и дисквалификация. Разница важная: у ч. 6 своя санкция и свой повтор.
Документ подписывают те, кто его составил. У ИП и небольшого ООО достаточно одной подписи, печать не нужна, а реквизиты приказа вписывают в гриф. Сам оклад по должности лучше считать заранее: как это делается, разобрано в материале о том, как определить справедливую зарплату сотрудника.
Графа 9 — это месячный фонд оплаты труда, то есть расход, который не зависит ни от оборота, ни от сезона. SelSup пересчитывает прибыль по каждому товару после комиссии, логистики, хранения, возвратов и рекламы, поэтому видно, какая часть маржи уже занята постоянными расходами и окупится ли ещё одна штатная единица. Посмотреть на демонстрации, как это выглядит на ваших цифрах.
Кого в штатное расписание не вносят
Это главный вопрос для продавца, потому что команда почти всегда смешанная: два человека в штате, остальные — самозанятый фотограф, копирайтер, сборщик на подхвате в сезон.
Исполнители по гражданско-правовым договорам и плательщики НПД в штатное расписание не входят. У них нет должности, нет оклада и нет трудовой функции — есть результат работы и акт. Внести самозанятого строкой «контент-менеджер, 1 единица, 60 000 ₽» значит своими руками написать доказательство подмены трудовых отношений. Что писать в договоре вместо этого, разобрано в статье про договор ГПХ для продавца.
К штрафу добавляется доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы исполнителя, а сведения о работодателе попадают в открытый реестр нелегальной занятости, который Роструд ведёт с 1 января 2025 года. Ещё одно ограничение действует без всяких проверок: договор НПД нельзя заключить с человеком, который сейчас у вас в штате или уволился меньше двух лет назад. Перевести кладовщика в самозанятые и оставить ту же работу не выйдет.
Как менять штатное расписание
Любая правка вводится приказом. Можно изменить действующий документ, можно утвердить новую редакцию с очередным номером. Штатка обезличена, поэтому приём и увольнение людей её не меняют: должность остаётся, меняется штатная расстановка — вспомогательный документ, где фамилии допустимы.
| Что меняется | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Вводится новая должность или подразделение | Любой, хоть со следующего дня | Приказ руководителя |
| Сокращаются занятые должности | Не ранее чем через 2 месяца после приказа | ст. 180 ТК |
| Исключаются вакантные единицы | Срок соблюдать не нужно | Приказ руководителя |
| Меняются оклады по инициативе работодателя | Уведомление не позднее чем за 2 месяца | ст. 74 ТК |
| Сокращение численности или штата | Уведомить службу занятости: организации за 2 месяца, ИП за 2 недели | ч. 4 ст. 53 закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ |
Знакомить сотрудника со штатным расписанием при приёме закон не требует: в перечне документов, с которыми знакомят под подпись, его нет. Но если работник просит выписку по своей должности, её выдают — и в ней будет только его позиция и оклад, без данных о коллегах.
Плюсы и минусы штатного расписания
| Что получаете | Чем за это платите |
|---|---|
| Должность и оклад подтверждены документом, договор и отчёты сходятся | Каждое изменение оклада и структуры надо проводить приказом |
| ФНС видит обоснование расходов на оплату труда одной страницей | Документ попадает в требование и должен быть готов к выдаче |
| Сокращение можно провести законно: видно, какие единицы исключены | Занятые должности исключаются не раньше чем через два месяца |
| Штат явно отделён от подрядчиков | Смешанную команду надо разложить по двум документам, а не по одному |
Кому штатное расписание нужно, а кому нет
Нужно почти наверняка
- В договорах стоят должности, а не виды работ — кладовщик, сборщик, оператор пункта выдачи, менеджер по маркетплейсам.
- Людей больше двух и они сменяются: без документа непонятно, сколько единиц вообще предусмотрено на складе.
- Есть сезонный наём под распродажу и единицы вводятся и исключаются по два раза в год.
- Планируется сокращение или перевод: без штатки доказать, что свободных должностей нет, нечем.
Можно обойтись
- Работаете один или наняли одного человека на конкретный вид работы, а не на должность.
- Микропредприятие целиком на типовом договоре, и вы готовы отстаивать отказ перед инспектором.
- Вся команда на ГПХ и НПД — тогда вносить в штатку просто некого, и заводить её не нужно.
- Вы работодатель-физлицо без статуса ИП: няня, помощник по дому, водитель для семьи.
Отдельный случай — когда штатка есть, а работа всё равно держится на одном человеке. Тогда помогает не документ, а разграничение прав: складской сотрудник в SelSup пополняет остатки и собирает заказы, не видя закупочных цен и финансов. Это самый частый вопрос на встречах с продавцами, и решается он настройками доступа, а не новой строкой в таблице.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Сотрудника приняли на должность, которой нет в штатке | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП: до 5 000 ₽ на ИП и до 50 000 ₽ на организацию | Ввести единицу приказом до подписания договора |
| Оклад по полной ставке ниже 27 093 ₽ | Ч. 6 ст. 5.27 КоАП: до 20 000 ₽ на должностное лицо, до 50 000 ₽ на организацию | Поднять оклад или перевести единицу на долю ставки |
| Двум кладовщикам поставлены разные оклады | Спор о дискриминации в оплате, перерасчёт в пользу работника | Уравнять оклады, разницу вынести в надбавку графы 6–8 |
| Самозанятый внесён строкой с должностью и окладом | Ч. 4 ст. 5.27 КоАП: до 100 000 ₽ плюс НДФЛ и взносы за весь период | Убрать строку, работу оформить договором ГПХ |
| Занятую должность исключили приказом со следующего дня | Увольнение признают незаконным, восстановление и оплата вынужденного прогула | Выдержать два месяца по ст. 180 ТК |
| Название должности в договоре и в штатке различается | Расхождение в приказе и в подразделе 1.1 ЕФС-1, вопросы при проверке | Привести к одной формулировке во всех документах |
Что изменилось и где до сих пор пишут по отменённым нормам
Три утверждения кочуют из инструкции в инструкцию, и все три уже не работают.
- 1 января 2017 Утратил силу закон № 212-ФЗ о страховых взносах. Штраф 200 ₽ за непредставленный документ до сих пор привязывают к его ст. 48, хотя действующее основание — п. 1 ст. 126 НК.
- 1 января 2024 Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости заменён законом от 12.12.2023 № 565-ФЗ. Вместе с ним исчез порог «среднесписочная численность больше 25 человек», по которому сведения о вакансиях подавали не все.
- 1 января 2026 МРОТ вырос до 27 093 ₽. Оклады 2025 года, перенесённые в новую редакцию штатки без пересчёта, автоматически становятся нарушением.
Про «Работу России» стоит сказать отдельно, потому что порог в 25 человек повторяют до сих пор. В ст. 53 закона № 565-ФЗ никакого порога по численности нет: о свободных рабочих местах и вакантных должностях работодатель обязан проинформировать службу занятости в течение пяти рабочих дней со дня их появления (ч. 6 ст. 53). Смягчение там другое: если вакансий нет, ничего подавать не нужно — ч. 8 ст. 53 прямо освобождает от пустых отчётов. То есть продавец с пятью сотрудниками не отчитывается не потому, что маленький, а потому, что не нанимает.
Третье расхождение касается штрафа за оклад ниже минимального: его почти всегда подводят под ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В кодексе для этого есть отдельная ч. 6 — с другой санкцией и другим повтором, и должностному лицу по ней грозит вдвое больше.
Пересчитывать оклады и прикидывать, тянет ли бизнес ещё одного сборщика, удобнее не в Excel: SelSup держит юнит-экономику по всему ассортименту и обновляет её, когда площадка меняет ставку. Посмотреть, как устроена платформа целиком.
Стоит ли вести штатное расписание
Да, если в договорах стоят должности. Документ на одну страницу закрывает сразу три вопроса — что за должность, сколько единиц и какой оклад, — и снимает расхождения между договором, приказом и отчётностью. Его составляют один раз и правят приказом по мере изменений.
Скорее да, но частично, если вы микропредприятие. Право отказаться от локальных актов есть, но штатное расписание в перечне ст. 309.2 ТК не названо, и спор с инспектором вести вам. Дешевле держать страницу, чем доказывать, что она не нужна.
Нет, если наёмных работников нет. Пока вся команда на ГПХ и НПД, вносить в таблицу некого, а строка с должностью и окладом станет аргументом против вас при проверке. Документ заводят в тот день, когда подписывают первый трудовой договор.
Частые вопросы
Нужно ли штатное расписание ИП с одним работником
Если в договоре указана должность, документ нужен: она должна где-то существовать. Обойтись можно, только если в договоре описан конкретный вид работы. На практике страницу проще один раз составить: ФНС и СФР запрашивают её при проверке взносов, и приложить один лист быстрее, чем сканировать все договоры.
На какой срок утверждают штатное расписание
Срок закон не устанавливает. Обычно документ утверждают приказом в декабре на календарный год, но действовать он может бессрочно — до первого изменения. Переутверждать его каждый год не обязательно, а вот сверить оклады с новым МРОТ в январе придётся.
Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки
Штатное расписание обезличено и утверждается приказом. Штатная расстановка — рабочий документ, где напротив каждой единицы стоит фамилия. Унифицированной формы у расстановки нет, вести её не обязательно, и в требование ФНС она не попадает.
Как показать сезонных сотрудников на пик распродаж
Единицу вводят приказом перед сезоном и исключают после, а в графе 10 отмечают сезонный характер работы. Должность нужна и срочному договору, но основания для его заключения закрыты перечнем: пик продаж сам по себе под сезонные работы не подходит.
Можно ли не делать это руками
Саму штатку — нет: это кадровый документ, и SelSup кадровый учёт не ведёт. А вот считать, сколько людей нужно на сборку в сезон и выдерживает ли маржа ещё один оклад, вручную не обязательно: очередь сборки с таймером по каждому заданию и юнит-экономика по всему ассортименту показывают это без таблиц. Разберём на демонстрации на ваших цифрах.
Что почитать дальше
- Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — куда переносятся должность и оклад из штатки и что ещё обязательно в договоре.
- Приём на работу: пошаговый порядок и документы у продавца — полный порядок действий от документов кандидата до отчёта на следующий день.
- Должностная инструкция: нужна ли и как составить под склад и ПВЗ — что писать об обязанностях кладовщика и сборщика, если штатка их не описывает.
- Испытательный срок: как установить и что делать, если не прошёл — что можно и чего нельзя, когда на новую штатную единицу берут человека с проверкой.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
