Штатное расписание — внутренний документ, в котором работодатель перечисляет должности, число штатных единиц по каждой и оклад. Фамилий в нём нет: это перечень рабочих мест, а не список людей. Для селлера с наёмным менеджером маркетплейсов, сборщиком и бухгалтером документ решает три задачи: закрывает требование трудовой инспекции, даёт ФНС подтверждение расходов на оплату труда и отделяет штат от подрядчиков, которых с 2026 года налоговая проверяет заметно жёстче.
Разбираем, кто обязан вести штатку, а кто вправе от неё отказаться, как заполнить форму Т-3 по графам и чем документ помогает в споре о подмене трудовых отношений.
Коротко, по состоянию на 20 августа 2026 года:
- прямой обязанности вести штатное расписание в Трудовом кодексе нет, но без него нельзя корректно оформить трудовой договор;
- микропредприятие — до 15 человек и до 120 млн ₽ дохода — вправе отказаться от документа по ст. 309.2 ТК РФ;
- форма Т-3 рекомендованная, свой бланк тоже подойдёт;
- оклад по полной ставке — не ниже МРОТ 27 093 ₽;
- самозанятых и исполнителей по ГПХ в штатное расписание не вносят.
Обязательно ли штатное расписание в 2026 году
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводят косвенно: по ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если в договоре написано «менеджер по маркетплейсам», такая должность должна где-то существовать. Отсюда и вывод: у большинства работодателей штатка должна быть.
Но есть исключение. По ст. 309.2 ТК РФ работодатель-микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения. Роструд относит штатное расписание к таким актам (письма от 22.03.2012 № 428-6-1 и от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1). Взамен все условия переносятся в трудовой договор по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Микропредприятие — это до 15 человек среднесписочной численности и доход до 120 млн ₽ в год (ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ). Под эти границы попадает подавляющее большинство селлеров с одним складом и парой сотрудников.
Кто работодатель Штатное расписание ООО или ИП сверх границ микропредприятия Нужно Микропредприятие (до 15 человек, до 120 млн ₽) Вправе отказаться, если работает по типовому договору Физлицо без статуса ИП Не нужно Отказ от штатки — право, а не обязанность, и пользоваться им стоит осознанно. Инспектор ГИТ вполне может считать документ обязательным для всех, и позицию придётся отстаивать. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф: 1 000–5 000 ₽ для ИП и должностного лица, 30 000–50 000 ₽ для организации. Отдельно ФНС вправе оштрафовать на 200 ₽ за каждый непредставленный по требованию документ по ст. 126 НК РФ.
Часть популярных руководств привязывает эти 200 ₽ к ст. 48 закона № 212-ФЗ. Закон утратил силу с 1 января 2017 года, действующее основание — именно ст. 126 НК РФ.
Форма Т-3: обязательна или нет
Унифицированную форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она рекомендованная, а не обязательная: по ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ работодатель вправе разработать свой бланк, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа. Выбор закрепляют в учётной политике.
Т-3 привычна проверяющим, и в ней уже учтено всё, что нужно. Минимальный набор сведений в любом случае один:
- структурные подразделения, если они есть;
- должности;
- количество штатных единиц;
- оклады и тарифные ставки;
- надбавки и месячный фонд оплаты труда.
Как заполнить графы Т-3
В шапке указывают название организации или ФИО предпринимателя, код по ОКПО, номер документа, период действия и реквизиты приказа об утверждении. Дальше таблица из десяти граф.
Графа Что вносят Пример для селлера 1 Структурное подразделение Отдел маркетплейсов 2 Код подразделения с учётом вложенности Отдел маркетплейсов — 01, склад — 02, приёмка — 02.1 3 Должность, разряд, класс квалификации Менеджер по маркетплейсам 4 Количество штатных единиц, допустимы доли 2; кладовщик — 0,5 5 Тарифная ставка или оклад в месяц 75 000 ₽ 6–8 Надбавки, доплаты, премии Доплата за приёмку в выходные 9 Всего в месяц — сумма граф 5–8 82 000 ₽ 10 Примечание Сдельная часть по положению об оплате труда Четыре правила, о которых чаще всего спрашивают.
- Оклад не ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽ в месяц. При полной ставке начисленная зарплата не может быть ниже, а в регионе со своим соглашением планка бывает выше. При 0,5 ставки сравнивают пропорционально: 13 546,50 ₽.
- Равный труд — равная оплата. По ст. 22 ТК РФ оклад по одной и той же должности у разных людей различаться не должен. Если сборщик заказов с опытом получает больше, разницу оформляют надбавкой в графах 6–8, а не другим окладом.
- Сдельная оплата. Если платите за собранный заказ или процент от выручки, графу 9 не заполняют, а в графе 10 ставят ссылку на положение об оплате труда.
- Название должности. Обычно его формулируют свободно. Но если должность даёт льготы, компенсации или досрочную пенсию, ст. 57 ТК РФ требует брать наименование строго из профстандарта или квалификационного справочника. Для водителя или работника склада с вредными условиями это существенно.
Документ подписывают те, кто его составил: обычно руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. У ИП и небольшого ООО достаточно одной подписи. Печать не нужна. Утверждают приказом, реквизиты которого вписывают в гриф.
Кого в штатное расписание не вносят
Это главный вопрос для селлера, потому что у большинства команда смешанная: два человека в штате, остальные — самозанятые фотографы, копирайтеры, сборщики на подхвате.
Исполнители по гражданско-правовым договорам и плательщики НПД в штатное расписание не входят. У них нет должности, нет оклада и нет трудовой функции — есть результат работы и акт. Внести самозанятого в штатку строкой «контент-менеджер, 1 единица, 60 000 ₽» — значит своими руками написать доказательство подмены трудовых отношений.
Пороги 2026 года по работе с самозанятыми
- Индикатор риска для проверки ГИТ: больше 35 исполнителей, доход каждого от 35 000 ₽ в месяц, сотрудничество дольше 3 месяцев, доля дохода от вас 75% и выше.
- Передача данных из ИФНС в межведомственную комиссию: больше 10 исполнителей с доходом от 25 000 ₽, если кто-то из них числился у вас в штате в прошлом квартале.
- Штраф за подмену договора: 50 000–100 000 ₽ для организации, 5 000–10 000 ₽ для ИП.
Контроль здесь усилился именно в 2026 году. Приказ Минтруда России от 08.12.2025 № 685н, действующий с 10 января 2026 года, снизил порог индикатора риска для внеплановой проверки ГИТ: доля дохода исполнителя от одного заказчика раньше считалась тревожной с 90%, теперь — с 75%.
Приказ от 19.11.2025 № 657н, вступивший в силу 16 февраля 2026 года, добавил обмен данными: ИФНС сама передаёт в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости сведения о компаниях с подозрительной структурой выплат. Порог для передачи данных ниже порога индикатора риска, поэтому в поле зрения попадают и небольшие селлеры.
Если договор признают трудовым, последствия складываются из трёх частей:
- доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы исполнителя;
- штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
- запись в открытом реестре работодателей с нелегальной занятостью, который Роструд ведёт с 2025 года: на год закрывается доступ к субсидиям, льготным кредитам и госзакупкам.
Отдельное ограничение: нельзя заключать договор НПД с человеком, который сейчас в вашем штате или уволился меньше двух лет назад. Перевести кладовщика в самозанятые и оставить ту же работу не получится.
Как менять штатное расписание
Любая правка вводится приказом. Можно внести изменения в действующий документ, можно утвердить новую редакцию с очередным номером. Штатка обезличена, поэтому увольнение и приём людей её не меняют: должность остаётся, меняется только штатная расстановка — вспомогательный документ, где допустимы фамилии.
Что меняется Срок Основание Вводится новая должность или подразделение Любой, хоть со следующего дня Приказ руководителя Сокращаются занятые должности Не ранее чем через 2 месяца после приказа ст. 180 ТК РФ Исключаются вакантные единицы Срок соблюдать не нужно Приказ руководителя Меняются оклады по инициативе работодателя Уведомление не позднее чем за 2 месяца ст. 74 ТК РФ Ещё одно правило, которое часто понимают слишком широко: размещать сведения о вакансии на портале «Работа России» обязаны не все. По закону от 12.12.2023 № 565-ФЗ о занятости населения и постановлению Правительства РФ от 30.12.2021 № 2576 обязанность возникает при среднесписочной численности больше 25 человек за прошлый год. Селлеру со штатом из пяти человек подавать сведения не нужно, но штатное расписание всё равно показывает, какие единицы заняты, а какие свободны.
Знакомить сотрудника со штатным расписанием при приёме на работу закон не обязывает — Роструд подтвердил это письмом от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Но если работник просит выписку по своей должности, её нужно выдать, и в ней будет только его позиция и оклад, без данных о коллегах.
Как понять, тянет ли бизнес новую штатную единицу
Штатное расписание — не только кадровая формальность. Графа 9 показывает месячный фонд оплаты труда: это постоянный расход, который не зависит ни от оборота, ни от сезона. Прежде чем добавлять строку, полезно понимать, сколько бизнес зарабатывает после всех удержаний площадки — комиссии, логистики, эквайринга, хранения, возвратов и рекламы.
SelSup собирает эти данные автоматически из кабинетов Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета и показывает прибыль по каждому товару и по бизнесу целиком. Видно и то, какая часть маржи уже уходит на постоянные расходы, и то, окупится ли ещё один менеджер или сборщик. На разборе покажем ваши цифры и место, где теряется прибыль. Записаться на разбор.
Что проверить перед утверждением
- Все должности из трудовых договоров есть в штатном расписании.
- Оклад по полной ставке не ниже 27 093 ₽, а в регионе — не ниже местного соглашения.
- Одинаковые должности идут с одинаковым окладом, разница вынесена в надбавки.
- Ни одного самозанятого и исполнителя по ГПХ в таблице нет.
- Приказ об утверждении подписан, его реквизиты вписаны в гриф.
- Свободные единицы отмечены в графе 10, а при численности больше 25 человек вакансии поданы на портал «Работа России».
Частые вопросы
Нужно ли штатное расписание ИП с одним работником
Если ИП подходит под критерии микропредприятия и работает по типовому трудовому договору, он вправе обойтись без штатки по ст. 309.2 ТК РФ. На практике документ на одну страницу проще один раз составить: ФНС и СФР регулярно запрашивают его при проверке взносов, и приложить одну страницу быстрее, чем сканировать все трудовые договоры.
На какой срок утверждают штатное расписание
Срок закон не устанавливает. Обычно документ утверждают на календарный год приказом в декабре, но действовать он может бессрочно — до первого изменения. Утверждать заново каждый год не обязательно.
Можно ли вести штатное расписание в электронном виде
Да. Если работодатель перешёл на кадровый электронный документооборот по ст. 22.1–22.3 ТК РФ, штатное расписание и приказ о его утверждении подписывают электронной подписью и хранят в системе. При проверке предъявляют выгрузку.
Что будет, если сотрудника приняли на должность, которой нет в штатке
Это нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение либо штраф до 5 000 ₽ для ИП и до 50 000 ₽ для организации. Задним числом ввести должность нельзя, поэтому строку в штатное расписание добавляют до подписания трудового договора.
Как показать в штатном расписании сезонных сотрудников на пик распродаж
Срочный трудовой договор требует должности так же, как бессрочный. Единицу вводят приказом перед сезоном и исключают после, в графе 10 отмечают сезонный характер работы. Если единицу оставляют вакантной, при численности больше 25 человек о ней подают сведения на портал «Работа России».
Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки
Штатное расписание обезличено и утверждается приказом. Штатная расстановка — рабочий документ подразделения, в нём напротив каждой единицы стоит фамилия. Унифицированной формы у расстановки нет, вести её не обязательно.
По смежным темам: как определить справедливый оклад и договориться с сотрудником и чем грозят доначисления ФНС при работе с самозанятыми.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
