Проведение инвентаризации: этапы, расхождения, автоматизация. Пошаговое руководство

Инвентаризация представляет собой процесс, в ходе которого происходит пересчет всех активов и имущества компании, включая как материальные, так и нематериальные ценности, числящиеся на балансе. 

Основная цель этой процедуры — выявить несоответствия между фактическим наличием имущества и его отражением в учетной системе. Рассмотрим, как правильно организовать инвентаризацию и на что стоит обратить внимание.

Чтобы провести инвентаризацию максимально эффективно, используйте SelSup. Программа поможет не только проверить или поменять остатки, но и списать или обнулить товар. Импортируйте результат сразу на все маркетплейсы и будьте спокойны за свой бизнес.

Что включает в себя инвентаризация?

В процессе инвентаризации проверяются все категории активов и финансовых обязательств как основной организации, так и ее филиалов. В частности, подлежат пересмотру следующие группы:

Также существуют несколько видов инвентаризации:

Когда нужно делать инвентаризацию?

Сроки для проведения инвентаризации в России определяются в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету и отчетности. Например, на складах инвентаризация осуществляется ежемесячно. Это необходимо для контроля над деятельностью сотрудников и актуальности учета товаров. Регулярный пересчет позволяет выявлять товары низкого качества, оперативно исключать из продажи неактивные позиции и оценивать эффективность работы сотрудников.

Проверка основных средств рекомендуется каждые три года. Директор имеет право самостоятельно устанавливать сроки и частоту инвентаризаций, определяя, какие активы и обязательства подлежат проверке в каждом отчетном периоде. 

Процесс переучета имущества проводится в следующих ситуациях:

• При аренде, продаже или выкупе активов;
• Перед составлением итоговой годовой отчетности;
• При смене ответственных за материальные ценности лиц на момент передачи дел;
• В случае обнаружения хищений или порчи имущества;
• При чрезвычайных ситуациях, таких как природные катастрофы, пожар или аварии;
• В процессе реорганизации или ликвидации организации.

Какие этапы включает в себя инвентаризация?

Инвентаризация состоит из проверки и подсчета наличия товаров. При выявлении несоответствий в качестве или количестве необходимо составить акты, которые передаются в бухгалтерский отдел. На основе этих актов формируется ведомость, отражающая результаты инвентаризации для каждого отдельного товара.

Далее проводятся следующие мероприятия:

Составление итоговой ведомости учета — обобщенные данные инвентаризации фиксируются в специальном документе.

Выпуск приказа (распоряжения) — оформляются результаты инвентаризации, и в учет вносятся необходимые поправки.

Принятие решения о взыскании ущерба — определяется ответственность ответственных лиц за обнаруженные недостачи или повреждения.

Ознакомиться с этапами проведения инвентаризации можно в таблице:

Как подготовиться к инвентаризации?

Подготовка начинается с издания приказа по форме ИНВ-22, который подписывает руководитель. Затем создается комиссия, состоящая из административного персонала и, возможно, представителей внутреннего аудита. Ответственные лица, такие как кладовщики, присутствуют при инвентаризации, но не входят в состав комиссии.

После прибытия комиссии запрещаются продажи и перемещения товаров, находящихся на учете. Комиссия подсчитывает товары, оценивает их состояние и проверяет сроки хранения. 

Результаты фиксируются в акте, где указываются характеристики товаров. Например, если часть товаров не поступила, составляется акт по форме ИНВ-6. В случае хранения продукции на других складах информации о ней вносится в форму ИНВ-5. Для нестандартных товаров заполняется акт о списании (ТОРГ-16) в трех экземплярах. Подписываются все члены комиссии. Если товар поврежден, готовится форма ТОРГ-15. Руководитель подписывает приказ об утверждении результатов инвентаризации, позволяющий взыскать ущерб и внести изменения в учет. Бухгалтер заполняет ведомость (ИНВ-26), фиксируя излишки и недостачи, а также сумма списания. Документ подписывают все участники процесса, после чего инвентаризация считается завершенной.

SelSup — инструмент для автоматизации процессов на маркетплейсах, который ускоряет процедуру проверки. Когда в компании внедрена автоматизация учета, процесс инвентаризации ускоряется: достаточно перейти в соответствующее задание и отсканировать товар с помощью ТСД. Это позволяет быстро выявить недостачи и излишки, не останавливая работу магазина или склада, что избавляет вас от убытков. 

Излишки и недостачи: порядок оформления

При обнаружении расхождений в процессе инвентаризации излишки учитываются как приход, а недостачи – как расход. В некоторых случаях недостачи могут трактоваться как кража со стороны покупателей или ошибки в учете, если они укладываются в рамки допустимых норм.

Материально ответственное лицо обязано возместить крупные недостачи. При наличии пересортицы - когда одновременно обнаруживаются излишки и недостачи одного наименования, но разных сортов – разница отражается в бухгалтерском учете.

Например, согласно учету, на складе числятся 10 коробок батончиков с орехами и 5 упаковок с нугой. В действительности найдено 5 коробок с орехами и 10 с нугой – это пересортица. Если стоимость продукции различается, разница списывается на финансовый результат. Даже если финансовых потерь нет, пересортица должна быть зарегистрирована в учетной системе для сохранения точности данных.

Как устранить расхождения

Недостачи обычно возмещаются виновными сотрудниками, а недостающая сумма может быть удержана из заработной платы. Однако решение в этом вопросе принимает руководитель, и мелкие недостачи часто списываются на расходы, если они не превышают норму.

Излишки, хотя и считаются позитивным результатом, также требуют выяснения причин и должного оформления. Важно задокументировать их в учетной системе для обеспечения точности данных.

Итоги инвентаризации, включая излишки и недостачи, отражаются в отчетах, после чего актуализируются остатки. Несмотря на то что Федеральная налоговая служба не накладывает штрафы за отсутствие инвентаризации, расхождения в учетной документации могут привести к санкциям (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ).

Как автоматизировать инвентаризацию: быстро и без ошибок

Автоматизация учета позволяет всегда знать точное количество товаров на складе или в магазине. При внесении фактических данных система мгновенно покажет недостачи и излишки в количественном выражении. 

Чтобы минимизировать простои, процесс инвентаризации нужно ускорить через задание в SelSup. Теперь опись товара происходит автоматически – все делается через ТСД или телефон, а ваш бизнес не теряет деньги из-за ожидания конца инвентаризации. Такой подход исключает ошибки, снижает вероятность пересортицы и избавляет от лишней работы.

SelSup — это идеальный инструмент для автоматизации процессов, избавляющий от ошибок. Используйте ТСД или управляйте процессами с телефона – ваш бизнес всегда будет под контролем.
Легко работайте с маркировкой и упаковкой, анализируйте данные по всем маркетплейсам, управляйте карточками и масштабируйте свой бизнес уже сегодня.