Штатное расписание: полный гайд по составлению и оформлению

Что такое штатное расписание? Штатное расписание — это официальный документ, который включает перечень сотрудников компании, их должности, оклады, ставки и другую информацию. Он составляется в виде таблицы. Его запрашивают в процессе инспекционных проверок — например, налоговой или военного комиссариата. В этой статье разбираем, зачем нужно штатное расписание, как его составить по форме Т-3 и какие нюансы учесть.

Часть 1: Зачем нужно штатное расписание

Закон не требует иметь штатное расписание. Но в ст. 57 ТК РФ указано, что в трудовом договоре с работником необходима информация о его работе в соответствии со штатным расписанием. То есть заключить трудовой договор без него по закону нельзя. Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками.

Руководитель лингвистического центра отмечает: «В штатном расписании наглядно видно, кто какую позицию занимает, какие работники требуются, и все это, конечно, помогает планированию. Радует, что сейчас все автоматизировано и необходимые документы заполняются лишь нажатием одной кнопки».

В чем польза штатного расписания для небольших компаний:

• Определение структуры компании. Четкое распределение должностей и функций сотрудников для упорядочивания работы.
• Планирование численности персонала. Контроль количества работников, чтобы избежать раздутого штата, помощь в принятии решений о найме и сокращении.
• Формирование фонда оплаты труда. Расчет бюджета на заработную плату и другие выплаты.
• Распределение обязанностей. Ясное закрепление задач за каждым сотрудником.
• Соблюдение трудового законодательства. Соответствие требованиям закона и проверок ФНС.
• Оптимизация расходов. Контроль затрат на персонал и предотвращение необоснованных расходов.

Штатное расписание обязательно для всех организаций в России, независимо от их формы собственности, размера и вида деятельности. Штатное расписание не нужно малому предприятию только в одном случае: если у него нет наемных работников.

Штатное расписание — это локальный нормативный акт, который утверждается приказом руководителя и применяется при приеме на работу, распределении обязанностей и формировании бюджета. В нем есть структура организации, должности, оклады и условия труда, что нужно для заключения трудовых договоров (ст. 57 ТК РФ). Без него невозможно корректно оформить прием сотрудников.

Если этот документ отсутствует, то по итогам проверки трудовая инспекция может наложить взыскание и выписать штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для юрлиц — до 50 тыс. руб.;
• для ИП и должностных лиц — до 5 тыс. руб.

Также отсутствие штатного расписания может привести к проблемам с налоговыми органами при проверках учета расходов на персонал. Например, налоговая откажет в признании расходов на оплату труда, что приведет к доначислению налогов.

Нюансы:

• В небольших компаниях (до 100 сотрудников) штатное расписание может быть упрощенным.
• К штатному расписанию в государственных учреждениях требования строже, с обязательным согласованием с вышестоящими органами.
• Штатное расписание корректируют (введение новых должностей, изменение окладов), но для этого необходим приказ и уведомление сотрудников.

Сервис Selsup помогает автоматизировать учет и кадровые процессы, чтобы вы всегда были готовы к проверкам.

Часть 2: Образец штатного расписания: форма Т-3

Штатное расписание в России регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 15, 57, 135). Дополнительно — Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (ст. 15), где оно упоминается в контексте учетной политики.

Руководитель лингвистического центра поясняет: «Мы используем унифицированную форму Т-3. Она до сих пор является наиболее распространенной и для проверяющих привычнее. К тому же в ней учтены все важные аспекты, предпринимателю не приходится изобретать велосипед и составлять свои таблицы».

Стандартное штатное расписание включает десять граф:

1. Наименование структурного подразделения.
2. Код структурного подразделения по ОКПО.
3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
4. Количество штатных единиц (одна ставка — 1, полставки — 0,5).
5. Тарифная ставка (оклад в месяц).
6. Надбавки и премии (если их нет, можно ничего не указывать).
7. Полная сумма выплат в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
8. Примечания (например, о том, какие вакансии компании открыты).
9. Итоговые строки: общая численность и фонд оплаты труда.
10. Подписи: руководитель кадровой службы, главный бухгалтер, руководитель организации.

Часть 3: Как составить штатное расписание пошагово

Штатное расписание разрабатывает отдел кадров или другое ответственное лицо. Обычно оно составляется раз в год. В декабре приказом утверждается на следующий год количество единиц и размер заработной платы. Обязательно наличие даты составления и номера документа.

Шаг 1. Заполняем графу 1 «Наименование структурного подразделения». Это может быть филиал, отдел, участок. Располагать их лучше группами согласно иерархии: от администрации до обслуживающих подразделений. Пример: производственный цех.

Шаг 2. Заполняем графу 2 «Код структурного подразделения». Перечисляем коды, присвоенные работодателем. Если используется централизованная система документооборота, код можно не указывать. Пример: 01 — для склада, 02 — для отдела продаж.

Шаг 3. Заполняем графу 3 «Должность, разряд, класс». Вносим должность (специальность, профессию), разряд, класс квалификации. Пример: водитель категории С.

Шаг 4. Заполняем графу 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц. Если предусматривается неполная ставка, указываем в долях: 0,25; 0,5; 2,75 и т.д. Здесь же можно указать вакантные единицы. Пример: 1 (полная ставка). Для вакантных должностей ставится цифра, но в примечании отмечается «вакантно».

Шаг 5. Заполняем графу 5 «Тарифная ставка (оклад)». Вписываем месячную заработную плату по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки и т.д. Согласно ст. 133 ТК РФ, размер тарифной ставки не может быть ниже МРОТ. Указывается в рублях без копеек. Если оплата сдельная, ставится «сдельная» или сумма по расчету.

Шаг 6. Заполняем графы 6–8 «Надбавки и премии». Вносим стимулирующие и компенсационные выплаты: поощрительные выплаты, премии, доплаты за высокую квалификацию, за выездные командировки. Важно: зарплаты у сотрудников, которые состоят в одинаковых должностях, должны быть примерно одинаковыми.

Шаг 7. Заполняем графу 9 «Итого в месяц». Вносим общую сумму окладов по всем штатным единицам с учетом установленных надбавок (сумма граф 5–8).

Шаг 8. Заполняем графу 10 «Примечания». Здесь оставляют замечания. Графа не обязательна для заполнения, но должна присутствовать в документе. Пример: сезонная должность (ссылка на приказ).

Шаг 9. Подписываем документ. Перед утверждением штатное расписание подписывают главный бухгалтер и руководитель отдела кадров (если такие должности есть).

Шаг 10. Утверждаем расписание. Готовое штатное расписание утверждается руководителем или другим уполномоченным сотрудником, который ставит подпись в приказе об утверждении.

После этого издают официальный приказ об утверждении расписания. Действие штатного расписания не ограничено по времени и продолжается до тех пор, пока не произойдут изменения.

Часть 4: Ответы на частые вопросы

Как отражать неполные ставки и временных сотрудников?

В штатном расписании отмечается штатная единица с указанием коэффициента или доли ставки (например, 0,5 ставки, 0,75 ставки). Иногда дополнительно отмечают норму рабочего времени (например, 20 часов в неделю при полной ставке 40 часов).

Временные сотрудники могут быть отмечены отдельными строками в штатном расписании с указанием срока работы (например, с 01.07.2025 по 31.12.2025). В графе «Примечания» указывают, что сотрудник временный или контрактный.

Как указывать двойные должности?

Трудовое законодательство не запрещает работодателю указывать двойные должности в штатном расписании. Работодатель может оформить двойную должность (например, слесарь-сантехник) либо ввести две должности, которые сотрудник будет совмещать или занимать по совместительству. Исключение составляют работники, которым присваиваются тарифные разряды, чья работа предполагает льготы или ограничения.

Обязательно ли знакомить сотрудника со штатным расписанием?

Официального требования знакомить с самим штатным расписанием нет, но важно ознакомить работника с его должностными обязанностями и условиями оплаты труда, которые отражены в этом документе. Для большей прозрачности и во избежание конфликтов рекомендуют знакомить сотрудников с соответствующей частью штатного расписания.

Как оформлять в штатном расписании совместителей?

Если на одной должности работают несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем, в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Как в штатном расписании указываются индивидуальные надбавки?

Если в системе оплаты труда предусмотрена возможность назначения индивидуальных надбавок для каждой должности, то в графе 3 каждую должность следует оформить отдельной строкой, а в графе 4 напротив каждой указать единицу.

Часть 5: Как внести изменения в штатное расписание

Если происходят изменения (например, назначение на новую должность, повышение окладов, сокращение штата), документ пересматривается. В расписание вносят коррективы и утверждают его заново приказом.

Обновить действующее штатное расписание можно двумя способами:

1. Подготовить и утвердить новое штатное расписание с присвоением следующего регистрационного номера.
2. Внести изменения в уже имеющийся документ на основании приказа генерального директора.

О факте утверждения нового штатного расписания обязательно нужно проинформировать всех сотрудников организации.

Сервис Selsup помогает автоматизировать кадровый учет и всегда иметь актуальные документы под рукой.