УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП

Продавец подключил ЭДО, пригласил контрагента — и на первом же документе застрял: сервис оператора просит выбрать «функцию» УПД, а из вариантов только загадочные буквы СЧФ, ДОП и СЧФДОП. Ошибиться легко, а если в документе едут коды маркировки, ошибка не просто неприятна — «Честный ЗНАК» отклонит весь УПД целиком.

Для продавца УПД — не отдельная бухгалтерская бумага, а точка, где встречаются два процесса сразу: бухгалтерия считает НДС, а на складе в этот момент сканируют код маркировки. Ошибка в функции документа тормозит оба процесса одновременно.

Разберёмся, какой формат ФНС действует сейчас, чем отличаются три функции документа, какие реквизиты обязательны, кто что подписывает и что делать, если в УПД нашлась ошибка. Что такое ЭДО в целом — в статье ЭДО для селлера.

Что такое УПД в ЭДО и когда он появился

УПД придумали не для маркетплейсов, а для того, чтобы не оформлять счёт-фактуру и накладную или акт отдельными бумагами с повторяющимися реквизитами. Бумажную форму ФНС предложила ещё письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — использовать её необязательно, компания решает сама и фиксирует это в учётной политике.

Электронный УПД — другая история: это формализованный XML-файл, которым обмениваются только через аккредитованного оператора ЭДО и только в формате, который ФНС утверждает приказом, а не письмом-рекомендацией. Правила здесь жёстче: оператор проверяет структуру файла и не пропустит документ, собранный не по актуальной схеме.

Какой формат ФНС действует сейчас

Действующий формат утверждён приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, зарегистрированным в Минюсте 26.01.2024 № 77001. Этот приказ признал утратившим силу прежний приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, по которому операторы работали больше пяти лет.

Дальше начинается путаница: версии 5.01, 5.02 и 5.03 задали три разных приказа, а не два. Приписывать 5.02 старому приказу — частая ошибка.

Приказ № ЕД-7-26/1032@ переписал реквизит буквально: строка «Версия формата» (ВерсФорм) принимает значение 5.03. Рабочее значение в шаблоне 1С или у оператора — 5.03, а смотреть надо на приказ 1032@, а не на 970@ в исходном виде.

Переход сделали не одномоментным: до 1 апреля 2025 года разрешалось отправлять документы и по приложению № 1, и по переходной версии 5.01 из приложения № 2. С 1 апреля 2025 года действует только приложение № 1 — это ФНС сказала прямо в письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@.

Что изменилось в формате в 2026 году

Следующее обновление формат пережил без нового приказа. Письмом от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@ ФНС разослала операторам изменённые xsd-схемы к приказам № ЕД-7-26/970@ и № ЕД-7-26/736@ и разместила их на своём сайте. Причина — Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ: в реквизите «Налоговая ставка» появились значения 22 %, 22/122 и 18,03 %. Изменения применяются с 1 января 2026 года.

Письмо мы прочитали целиком: права работать по прежним схемам оно не даёт. Послабление там про другое — по п. 2 ст. 169 НК РФ отсутствие новых сведений о зачтённом авансе и об ОГРНИП не считается нарушением. Параллельных версий у самого УПД сейчас нет: приложение № 2 утратило силу, работает только 5.03. Переходный период до 1 апреля 2027 года, о котором пишут в связи с форматами, относится к корректировочному документу — о нём ниже.

Второе изменение 2026 года — не формат, а сама форма. Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 поправило форму счёта-фактуры в постановлении № 1137: добавлена строка 5б с реквизитами счёта-фактуры на зачтённый аванс, заодно изменены корректировочный счёт-фактура, журнал учёта и книги покупок и продаж. Постановление действует с 1 апреля 2026 года. Для УПД это важно напрямую: документ с функцией СЧФ или СЧФДОП работает как счёт-фактура и должен соответствовать её действующей форме.

Про операторов ЭДО, у которых берут актуальный шаблон, и как между ними выбирать — отдельно в статье операторы ЭДО.

Три функции документа: СЧФ, ДОП и СЧФДОП

В бумажном УПД было только два «статуса» — с функцией счёта-фактуры и без неё. Электронный формат развёл их на три отдельных значения поля «Функция», и от выбора зависит и набор реквизитов, и то, кто обязан подписать документ. Что означает каждое значение, ФНС объяснила в письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@: там же описано, что функция ДОП годится и для передачи имущества внутри одного юрлица, например на ответственное хранение.

Для передачи данных в «Честный ЗНАК» подходят только функции ДОП и СЧФДОП. Функцию СЧФ система маркировки не обрабатывает: счёт-фактура не переносит право собственности на товар, а именно эта передача и меняет владельца кодов идентификации в обороте.

Функцию, реквизиты и статус приходится держать в голове самому: оператор ЭДО не подскажет, какая функция нужна именно для этой сделки, и человек, который заполняет документ вручную по памяти, рано или поздно перепутает СЧФ с СЧФДОП. SelSup сопоставляет позиции отгрузки с кодами маркировки и не даёт собрать документ с функцией, которую «Честный ЗНАК» всё равно отклонит.

Разбор того, как SelSup ведёт документы ЭДО вместе с остатками и маркировкой — если сборка УПД руками уже начала путаться с учётом кодов.

Обязательные реквизиты и кто подписывает: титулы продавца и покупателя

Набор обязательных полей зависит от функции. Для СЧФ реквизиты берут из п. 5 ст. 169 НК РФ:

• номер и дата документа — порядковый номер и число составления;
• стороны сделки — наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя, а если они не совпадают с грузоотправителем и грузополучателем — данные и по ним;
• состав и количество поставки — единицы измерения, объём, цена без налога;
• налоговая ставка и сумма налога, включая акциз, где он есть;
• страна происхождения и номер таможенной декларации — для импортного товара.

Для функции ДОП реквизиты другие — их берут из ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

• название документа и дата составления;
• кто составил документ — наименование экономического субъекта;
• суть сделки — содержание хозяйственной операции;
• сумма или объём поставки;
• ФИО и подписи ответственных лиц с обеих сторон.

Функция СЧФДОП требует заполнить оба набора сразу — она и есть тот самый «полный» УПД, который заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Подписывают оба титула усиленной квалифицированной электронной подписью. Если документ подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность — как её оформить и привязать к подписи, рассказано в статье подписание документов по МЧД.

Плюсы и минусы электронного УПД

Тема без цены ошибки была бы рекламой, а без выгоды — просто списком требований. У электронного УПД обе стороны конкретные.

• Один документ вместо двух-трёх — но выбор функции нужно делать осознанно на каждую сделку, а не «на автомате».
• Юридическая сила без бумаги и курьера — но обмен идёт только через аккредитованного оператора ЭДО, а не любым файлом по почте.
• Обязателен для маркированного товара — постановление Правительства от 31.12.2020 № 2464 требует передавать сведения о вводе, продаже и выводе из оборота маркированных товаров только через оператора ЭДО; но это же делает ошибку в функции документа блокирующей, а не просто неприятной.
• Меньше расхождений между бухгалтерией и складом — но структура файла жёстче бумажной: неверный тег или лишний пробел в коде — и оператор отклонит документ ещё до отправки контрагенту.

Кому какая функция подходит, а кому — нет

Функция СЧФ подходит, если вы оформляете накладную или акт отдельно от счёта-фактуры — например, в рамках договора, где приёмка идёт по бумажному акту, а счёт-фактура нужна только для НДС. Так же поступают компании без НДС, которым счёт-фактура вообще не нужна, — они используют только функцию ДОП.

Функция СЧФДОП подходит большинству продавцов на маркетплейсах и оптовых поставщиков: один документ закрывает и вычет по НДС, и первичный учёт, и — если товар маркирован — передачу кодов.

Электронный УПД в принципе не подходит тем, у кого нет постоянного оператора ЭДО и кто обменивается с контрагентом разово, — для одной сделки в год оформить бумажный УПД или накладную быстрее, чем настраивать роуминг. Не подходит он и там, где склад работает по бумажным актам приёмки, а сотрудники не привыкли проверять статус документа в кабинете оператора: тогда УПД зависает неподписанным, и об этом узнают только при сверке остатков через месяц.

Частые ошибки при выборе функции и заполнении УПД

• Выбрали СЧФ для маркированного товара → «Честный ЗНАК» отклоняет весь УПД, а не только раздел с кодами → пересобрать документ с функцией ДОП или СЧФДОП и отправить заново;
• Забыли, что нужен титул покупателя → документ с функцией ДОП или СЧФДОП формально отправлен, но не закрыт, потому что вторая сторона его не подписала → напомнить контрагенту через оператора ЭДО, что ждёт его подпись, а не считать сделку завершённой по своей отправке;
• Отправили УПД в старом формате после 1 апреля 2025 года → оператор ЭДО отклоняет файл на этапе проверки структуры, документ не доходит до контрагента → обновить шаблон в учётной системе до версии 5.03, то есть до приложения № 1 приказа № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа № ЕД-7-26/1032@;
• Отправили корректировочный документ по приказу № ЕД-7-26/736@ как по действующему → приказ утратил силу 19 апреля 2026 года, и ссылаться на него в учётной политике уже нельзя → перейти на форматы приказа от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@.

Исправление, корректировка и коды маркировки в УПД

Ошибка в отправленном УПД не значит, что нужно всё удалять и начинать с нуля — удалять подписанный документ вообще нельзя, это прямо запрещает порядок работы операторов ЭДО. Порядок задан пунктом 7 Правил заполнения счёта-фактуры (постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137), и случаев там ровно три. Путают их постоянно.

• Не составляем ничего. Если ошибка не мешает налоговой опознать продавца, покупателя, наименование товара, его стоимость, ставку и сумму налога — новые экземпляры не составляются вовсе. Сюда попадают опечатка в адресе или неточность в номере договора.
• Составляем исправленный экземпляр. Если ошибка мешает опознать хотя бы один из этих реквизитов — в том числе когда неверна стоимость, ставка или сумма налога, — продавец делает новый экземпляр документа. Строка 1 с номером и датой исходного УПД не меняется, а в строке 1а появляются номер и дата исправления.
• Составляем корректировочный документ (УКД). Это не исправление ошибки: первичный документ был верен на момент отгрузки. УКД оформляет согласованное сторонами изменение цены или количества уже отгруженного товара — скидку задним числом, недостачу при приёмке, пересчёт по факту.

Разница между вторым и третьим случаем денежная: ошибка в сумме — это исправление, а не корректировка; согласованная скидка исправлением не оформляется.

Аннулирование — крайний случай, когда документ нужно отменить целиком; сделать это можно только по УПД, подписанному обеими сторонами, и только после того, как закрыты все исправления и корректировки к нему.

Формат самого УКД в 2026 году сменился. Приказ ФНС от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ (Минюст 17.03.2026 № 85644) утвердил новые форматы корректировочного счёта-фактуры и документа о согласии покупателя, а прежний приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ признал утратившим силу. Действует с 19 апреля 2026 года. Здесь, в отличие от УПД, переходный период есть: вариант из приложения № 2 работает до 1 апреля 2027 года, и до этой даты годятся оба.

Если в УПД были коды маркировки, порядок тот же, но добавляется ещё один участник — «Честный ЗНАК»: после подписания исправленного документа обеими сторонами система пересчитывает, у кого сейчас числятся коды. Как довести такой документ до контрагента и что делать со статусами и отказами в подписи — в статье как отправить документ по ЭДО. Разбор по конкретным площадкам — в статьях маркировка товара на Ozon и маркированные товары на Яндекс Маркете. Как устроены сами коды — в статье код GTIN, а актуальные сроки перехода на поштучный учёт — в статье маркировка в 2026 году.

Хронология формата: от письма 2013 года до весны 2026 года

Формат УПД не «внедрили и забыли» — ФНС меняла его несколько раз, и каждое обновление добавляло то, чего не хватало предыдущей версии.

• 21.10.2013 письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ вводит саму форму УПД — пока только на бумаге, без электронного формата и без обязательности;
• 24.03.2016 приказ ФНС № ММВ-7-15/155@ утверждает первый электронный формат счёта-фактуры и УПД;
• 19.12.2018 приказ ФНС № ММВ-7-15/820@ заменяет его форматом версии 5.01 — на нём бизнес работает следующие пять лет, и через него проходят первые пилоты по маркировке;
• 19.12.2023 приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ вводит версию 5.02 в приложении № 1 и оставляет прежнюю 5.01 в приложении № 2 как переходную;
• 15.11.2024 приказ ФНС № ЕД-7-26/1032@ переводит приложение № 1 на версию 5.03: она действует с 23 января 2025 года, а с 1 апреля 2025 года остаётся единственной;
• 16.12.2025 письмо ФНС № ЕА-4-26/11336@ рассылает изменённые xsd-схемы под ставку НДС 22 % — применяются с 1 января 2026 года;
• 19.01.2026 приказ ФНС № ЕД-1-26/29@ утверждает новый формат корректировочного счёта-фактуры и УКД версии 5.02 и отменяет приказ № ЕД-7-26/736@ — действует с 19 апреля 2026 года, прежний вариант допустим до 1 апреля 2027 года;
• 23.01.2026 постановление Правительства № 26 меняет саму форму счёта-фактуры в постановлении № 1137: добавлена строка 5б — с 1 апреля 2026 года.

Стоит ли переходить на актуальный формат прямо сейчас

Если вы уже работаете с маркированным товаром — переходить не на что: старую версию УПД для передачи кодов идентификации после 1 апреля 2025 года оператор не примет, вопрос закрыт датой, а не выбором. Оговорка про параллельные версии здесь не работает: она есть у корректировочного документа, а не у УПД.

Если вы работаете только с немаркированным товаром и НДС — стоит скорее да, но частично: проверьте у своего оператора ЭДО, что шаблон УПД обновлён до версии 5.03, а форма счёта-фактуры внутри документа — до редакции постановления № 26, действующей с 1 апреля 2026 года.

Если вы работаете без НДС и оформляете только первичные документы — функция ДОП покрывает эту задачу полностью, и разбираться в реквизитах счёта-фактуры вообще не придётся.

Как SelSup собирает УПД с нужной функцией и сверяет коды маркировки до отправки — если хочется, чтобы выбор функции перестал зависеть от того, кто сегодня заполняет документ.

Частые вопросы

Можно ли сменить функцию УПД после отправки?

Нет, отправленный и подписанный УПД с одной функцией нельзя превратить в документ с другой функцией — его можно только аннулировать целиком или исправить отдельные сведения через исправленный УПД, если сам факт сделки остаётся тем же.

Ошиблись в сумме — это исправленный УПД или корректировочный?

Исправленный. По пункту 7 Правил заполнения счёта-фактуры новый экземпляр составляют, когда ошибка мешает опознать стоимость, ставку или сумму налога, — а это ровно случай неверной суммы. Корректировочный документ нужен в другой ситуации: цена или количество меняются по договорённости сторон уже после отгрузки, и первичный документ при этом был верным.

Нужна ли функция СЧФДОП, если контрагент не платит НДС?

Нет смысла: если ни одна из сторон не работает с НДС, раздел счёта-фактуры в документе останется пустым. В этом случае логичнее функция ДОП — она покрывает первичный учёт без лишних полей.

Что делать, если оператор ЭДО просит выбрать формат, а не функцию?

Это разные поля одной формы: формат — версия XML-схемы (сейчас 5.03, приложение № 1 к приказу № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа № ЕД-7-26/1032@), функция — роль конкретного документа (СЧФ, ДОП или СЧФДОП). Формат оператор обычно подставляет сам по актуальному шаблону, а функцию каждый раз выбирает тот, кто составляет документ.

Можно ли не заполнять функцию и подписи вручную, а собирать УПД автоматически?

Можно, и для маркированного товара это не роскошь, а способ не потерять партию из-за одной опечатки в коде. Разбор, как SelSup собирает УПД из данных отгрузки и остатков без ручного ввода функции и кодов — если ручная сборка документа уже отнимает больше времени, чем сама отгрузка.

Как узнать идентификатор контрагента, чтобы отправить ему УПД?

Идентификатор участника ЭДО у каждого оператора свой и не совпадает с ИНН — где его искать и как узнать чужой, разобрано в статье идентификатор участника ЭДО.

Что почитать дальше

• ЭДО для селлера — с чего начинается подключение и какие документы вообще проходят через ЭДО.
• Приглашение в ЭДО — как позвать контрагента и что делать, если он не отвечает, а УПД отправлять уже пора.
• ЭДО в 1С — как настроить обмен УПД прямо из учётной системы, не переключаясь в кабинет оператора.
• ЭДО для ИП — нужен ли электронный УПД предпринимателю без НДС и что тогда выбрать вместо функции СЧФ.