Товарная накладная — бумага, которой поставщик подтверждает, что передал товар, а покупатель — что его принял. Пока её нет, партия футболок с фабрики формально до вас не доехала: оприходовать её не на чем, поставить в расходы нечем, а если поставщик через месяц скажет, что отгрузил на двадцать коробов больше, спорить будет не с чем.
Чаще всего накладную делают по форме ТОРГ-12. Ниже — что в ней обязательно, кто её подписывает, чем она отличается от транспортной накладной и почему с 1 января 2026 года отправить её через ЭДО так, как раньше, уже не выйдет.
Что накладная подтверждает, а что нет
Накладная закрывает ровно один факт: товар перешёл от поставщика к покупателю. Всё остальное в сделке подтверждают другие бумаги, и путаница между ними стоит дороже всего.
Поставщик по ней списывает товар со склада и показывает выручку, покупатель — приходует и берёт стоимость в расходы. Поэтому подписывают её обе стороны. Первый документ сделки, счёт на оплату, накладную не заменяет: оплата и передача товара — разные события, и закрываются они разными бумагами.
Накладная — первичный учётный документ по закону «О бухгалтерском учёте». Она подтверждает передачу товара, а не перевозку, не оплату и не качество принятого.
Обязательна ли именно форма ТОРГ-12
Саму форму утвердило постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132 — оно действует до сих пор, и бланк ТОРГ-12 берут оттуда. Но применять именно его никто не обязан: по ч. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель компании. Унифицированные бланки перестали быть обязательными с 2013 года.
Своя форма подойдёт, если в ней есть семь обязательных реквизитов из ч. 2 ст. 9 того же закона:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование компании, которая его составила;
- содержание факта хозяйственной жизни — что именно произошло;
- величина в натуральном и денежном измерении с единицами измерения;
- должности тех, кто совершил операцию и отвечает за оформление;
- их подписи с фамилиями и инициалами.
ТОРГ-12 держится в обороте не потому, что обязательна, а потому, что реквизиты в ней уже собраны и контрагент узнаёт бланк без вопросов. Выбранную форму закрепляют в учётной политике — своей или унифицированной, но одной.
Товар приняли, а накладной нет — у вас нет первичного документа. По ст. 120 НК это грубое нарушение правил учёта: 10 000 ₽, если оно уложилось в один налоговый период, 30 000 ₽, если растянулось дольше, и 20 % от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽, если из-за этого занижена база. Директору или бухгалтеру добавят по ст. 15.11 КоАП: 5 000–10 000 ₽, при повторе — 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на один-два года.
Дороже штрафа обходится другое: накладные копятся пачками, и сверяет их живой человек в конце квартала. SelSup собирает документы по каждой поставке в одну карточку и сверяет позиции накладной с тем, что реально встало на склад, — расхождение видно в день приёмки, а не при годовой сверке. Посмотреть, как выглядит поставка с документами в SelSup.
Что писать в накладной
Строк в бланке много, но ошибаются обычно в одних и тех же семи.
| Строка формы | Что писать | Чем оборачивается пропуск |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | Того, с чьего склада едет товар: это не всегда поставщик | Расхождение со счётом-фактурой |
| Грузополучатель | Того, кто фактически принимает груз, с почтовым адресом склада | Товар привезут по юридическому адресу, а там никого |
| Поставщик и плательщик | Стороны договора, даже если отгружает и принимает кто-то другой | Непонятно, кто кому должен деньги |
| Основание | Номер и дату договора, а без договора — номер счёта | Накладную нечем привязать к сделке |
| Наименование товара | Ровно так, как в договоре или спецификации, на русском языке | Покупатель вправе отказаться: он заказывал не это |
| Количество и единица | Штуки, пары, короба с кодом по ОКЕИ, масса нетто и брутто | Недостачу не доказать: непонятно, что считали |
| Ставка НДС | Процент или слова «Без НДС»: прочерк не годится | Вычет придётся отстаивать, а не заявлять |
Дата составления — та, на которую пришлась отгрузка. По ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ документ оформляют в момент операции, а если не получается — сразу после её окончания. Задним числом подписанная накладная опаснее отсутствующей: она прямо противоречит датам в транспортных документах.
Кто подписывает и что значит подпись
Со стороны поставщика в бланке три подписи: кто разрешил отпуск, главный бухгалтер и кто фактически отгрузил. Со стороны покупателя — кто принял груз и кто получил его на складе. Печать не обязательна: в перечне обязательных реквизитов её нет, а организация вправе вообще не иметь печати.
Если товар забирает водитель, в накладную вписывают номер и дату доверенности и того, кому она выдана. Забыли — подпись поставил человек без полномочий, и поставщик не докажет, кому отдал партию.
Подпись в накладной не лишает покупателя права на претензию. По ст. 513 ГК он осматривает товар в срок из договора, проверяет количество и качество и немедленно письменно сообщает поставщику о расхождениях. Накладная фиксирует, сколько коробов приняли, а что внутри — показывает уже приёмка. Как её выстроить и чем оформить недостачу, разбираем в статье про приёмку товара от поставщика.
Накладная, УПД, транспортная накладная и акт
Ловушка в том, что у трёх документов из пяти в названии есть слово «накладная».
| Документ | Что подтверждает | Кто составляет | Что будет, если перепутать |
|---|---|---|---|
| ТОРГ-12 | Передачу товара от продавца покупателю | Поставщик | Товар не на что оприходовать |
| УПД | Передачу товара и счёт-фактуру сразу | Поставщик | Задвоите счёт-фактуру и лишний НДС в декларации |
| Транспортная накладная | Договор перевозки груза автотранспортом | Грузоотправитель | Расходы на перевозку нечем подтвердить |
| Товарно-транспортная накладная 1-Т | Легальность оборота спирта и алкоголя | Грузоотправитель | Для обычного товара просто лишняя бумага |
| Акт выполненных работ | Услуги и работы, а не товар | Исполнитель | Передачу товара актом не закрыть |
При самовывозе транспортная накладная не нужна вовсе: перевозку никто не заказывал, а вот ТОРГ-12 нужна обязательно. Обратная ситуация — перевозчик везёт товар, и электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года стала обязательной; к товарной накладной это изменение отношения не имеет, хотя ищут их часто вместе.
Электронная ТОРГ-12 закончилась 1 января 2026 года
Это то, что чаще всего проходит мимо. ФНС приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ признала утратившими силу приказы, которыми были утверждены форматы электронной передачи товаров и результатов работ. Приказ вступил в силу 1 января 2026 года, и формализованной электронной ТОРГ-12 больше нет.
- 30.11.2015 ФНС утвердила формат электронной ТОРГ-12 приказом № ММВ-7-10/551@ и формат электронного акта приказом № ММВ-7-10/552@
- 20.01.2025 Приказ № ЕД-7-26/28@ отменяет оба — «в целях исключения избыточного регулирования»
- 01.01.2026 Отмена вступает в силу. Единственный электронный документ, подтверждающий отгрузку, — УПД в формате 5.03
Что это значит на практике. Бумажной накладной отмена не касается вообще — ФНС прямо пишет, что обмениваться бумажными накладными и актами можно как раньше. ТОРГ-12 остаётся первичным документом. Изменилось только одно: через оператора ЭДО её больше нельзя отправить структурированным файлом, который принимающая сторона разберёт автоматически.
Остаются два пути. Первый — перейти на УПД в ЭДО: один документ вместо накладной и счёта-фактуры, формат 5.03 утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/970@. Второй — отправлять накладную неформализованным документом, то есть файлом, подписанным электронной подписью, но без разбора реквизитов на стороне получателя. Второй путь законен, но лишает ЭДО смысла: позиции всё равно перебивают руками.
У продавца маркированного товара выбора практически нет. Коды маркировки передают получателю вместе с отгрузкой, и место для них есть в УПД, а в бумажной ТОРГ-12 их вписывать некуда. Как это устроено, разбираем в статье про ЭДО по маркированным товарам; если ЭДО у вас ещё нет, начните с общего разбора ЭДО для селлера и электронной подписи.
Что вы получаете от ТОРГ-12 и чем за это платите
- Контрагент узнаёт форму с первого взгляда — но за счёт того, что вы держите отдельно накладную и отдельно счёт-фактуру, то есть две бумаги вместо одной.
- Бумажный вариант работает без оператора ЭДО и подписи — но каждую накладную кто-то везёт, подписывает и подшивает, и пять лет она занимает место в архиве.
- Форма подробнее УПД по складской части: места, упаковка, брутто и нетто — но эти поля заполняют руками по каждой позиции.
- Её можно править на месте при расхождении — но исправление требует даты и подписей всех, кто подписывал документ, во всех экземплярах сразу.
Кому ТОРГ-12 подходит, а кому уже нет
Подходит
- Закупки идут редко и небольшими партиями, поставщик один, товар не маркируется.
- Поставщик сидит на бумаге и на ЭДО переходить не собирается.
- Номенклатура короткая: десяток позиций перебить руками — пятнадцать минут.
Не подходит
- Товар маркируется: коды придётся гонять в обход накладной, и рано или поздно связка порвётся.
- Поставок несколько в неделю, а позиции из накладной кто-то переносит в таблицу вручную.
- Склад на одном человеке, и он же считает коробы, и он же вбивает остатки.
- Продаёте на нескольких площадках, и остатки после поставки надо развести по кабинетам.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Приняли товар с расхождением и подписали как есть | Недостача остаётся на вас: документ подписан обеими сторонами | Составить акт и письменно сообщить поставщику |
| Правили ошибку корректором или затёрли запись | Документ испорчен, расходы снимут | Зачеркнуть одной чертой, вписать верное, поставить дату и подписи |
| В графе ставки НДС прочерк вместо «Без НДС» | Спор с проверяющими на пустом месте | Писать ставку или «Без НДС», пустых граф не оставлять |
| Наименование в накладной не совпадает с договором | Покупатель вправе отказаться от партии | Брать наименования из спецификации, а не из прайса |
| Ждут электронную ТОРГ-12 от оператора ЭДО в 2026 году | Документы висят неотправленными, отгрузка не закрыта | Перейти на УПД или слать накладную неформализованно |
| Накладная на возврат оформлена как обычная отгрузка | Товар уходит второй раз, остатки расходятся | Указать вид операции «Возврат товара» и основание |
Последний пункт разобран отдельно: что и в каком порядке оформлять, показано в статье про возврат товара поставщику. И до подписания первой накладной имеет смысл проверить контрагента по ИНН: правильно оформленная накладная от фирмы-однодневки расходы всё равно не спасёт.
Бумаги вокруг поставки — не только накладные: остатки, коды и отгрузки на площадки живут в тех же цифрах. Что SelSup берёт на себя в этой цепочке — коротко на главной странице.
Стоит ли оставлять ТОРГ-12
Как решить, что оформлять по каждой поставке:
- Товар маркируется или поставок больше пары в неделю — УПД через ЭДО.
- Поставщик на бумаге, товар без кодов, закупки редкие — ТОРГ-12, пока это дешевле спора.
- Перешли на УПД, но отдельный контрагент упирается — бумажная накладная с ним, УПД со всеми остальными.
Если вы закупаете партиями раз в месяц и не работаете с маркировкой — ТОРГ-12 останется рабочим документом надолго, менять ничего не надо. Если товар маркируется — накладная для вас уже неполный документ: коды через неё не передать, и переход на УПД вопрос месяцев, а не принципа. Если поставок много, а бумаги переносят в таблицу руками — скорее да, но частично: форму можно оставить, а вот ручной перенос убирать, иначе каждая новая площадка добавляет ещё один столбец в файл.
Что почитать дальше
- Договор поставки: что это, когда нужен селлеру и как заключить — откуда берутся обязанности, которые накладная закрывает.
- УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП — что именно приходит вместо электронной накладной.
- Как отправить документ по ЭДО: пошагово и что делать с ошибками — если документ завис или контрагент его не видит.
- Приёмка товара от поставщика — как считать и что делать при недостаче и браке.
Частые вопросы
Нужна ли товарная накладная, если есть УПД?
Нет. УПД со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру, со статусом 2 — только накладную. Делать оба документа на одну отгрузку вредно: задвоится счёт-фактура.
Можно ли отправить ТОРГ-12 через ЭДО в 2026 году?
Только неформализованным документом — файлом с электронной подписью. Утверждённого ФНС формата у электронной ТОРГ-12 с 1 января 2026 года нет, и оператор передаст её обычным вложением, без разбора позиций.
Сколько экземпляров накладной делать и сколько её хранить?
Два: один остаётся у поставщика, второй у покупателя. Хранить — не меньше пяти лет, считая с 1 января года, следующего за тем, в котором накладную закончили делопроизводством.
Может ли кладовщик подписывать накладные, не видя закупочных цен?
Может, если полномочия закреплены приказом или доверенностью: в бланке он расписывается в строках про отпуск и получение груза. Доступ к закупочным ценам для этого не нужен — права разграничивает не закон, а настройки учётной системы.
Можно ли не заполнять накладные руками?
Частично. Сам документ выпускает поставщик, а вот перенос позиций в учёт, сверку с фактом приёмки и раскладку по складам и площадкам руками делать не обязательно: в SelSup поставка, остатки и карточки связаны, и после приёмки цифры расходятся по кабинетам без таблицы-посредника. Показать на разборе, как это выглядит на вашей номенклатуре.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
