Приём кладовщика оформили один раз, а заявления и приказы идут по кругу каждый месяц: отпуск за свой счёт, перевод из зала в комплектовку, отзыв из отпуска в горячий сезон. На бумаге это охота за подписью между сменами, и продавцы описывают кадровую текучку теми же словами, что и работу в Excel: «руками, каждый раз заново».
Разбираем, как заявление и приказ выглядят в кадровом ЭДО, какой подписью подписываются, как идёт согласование и что осталось от форм Т-6 и Т-5.
Заявление и приказ живут в кадровом ЭДО по разным правилам. Заявление на отпуск работник вправе подписать простой подписью, а согласие на перевод и заявление об увольнении — только усиленной, это часть 4 статьи 22.3 ТК РФ. Работодателю простая подпись не положена нигде: приказ он подписывает квалифицированной или неквалифицированной.
Заявление и приказ: два документа с разными правилами
Заявление идёт снизу вверх — от работника к работодателю. Приказ идёт сверху вниз и чаще требует не подписи работника, а его ознакомления. От этой разницы зависят вид подписи, момент получения документа и исход спора в суде.
Список документов, которые вы ведёте электронно, вы пишете сами. Приказ становится электронным только после того, как попал в перечень локального акта — абзац 4 части 2 статьи 22.2 ТК РФ. Что можно включить в перечень, разобрано в статье о том, какие документы можно вести через КЭДО.
Один документ закон вычёркивает: приказ об увольнении в кадровом ЭДО не оформляется вовсе — часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит его из периметра вместе с трудовыми книжками, актом о несчастном случае и документами об инструктажах. Заявление об увольнении электронное, а приказ по нему — бумажный.
Три маршрута для одного заявления
Заявление на отпуск от кладовщика можно получить тремя способами. Различаются они не удобством, а тем, чем вы платите и что происходит при сбое.
| Маршрут | Как это выглядит | За что вы платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Бумага | Работник пишет от руки и приносит в офис | Временем: подпись собирается между сменами | Потерянный лист восстановить нечем, доказательства подачи не остаётся |
| Система оператора | Работник подаёт заявление в кабинете и подписывает подписью от работодателя | Подпиской: тариф по числу сотрудников или документов | Кабинет недоступен — заявление не подано; нужен запасной бумажный порядок в локальном акте |
| Платформа «Работа в России» | Работник входит через Госуслуги и подписывает простой подписью | Ничем: платформа бесплатная, но приказы и график вы ведёте отдельно | Работы на платформе останавливают подачу целиком, обхода внутри неё нет |
Простая подпись на «Работе в России» — отдельная норма, часть 7 статьи 22.3 ТК РФ. В системе оператора её нужно сначала включить: по части 5 той же статьи она годится, если соглашением сторон установлены правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа. Нет соглашения — нет и простой подписи. Чем три вида подписи отличаются, разобрано в материале про виды электронной подписи.
Заявление на отпуск: когда оно нужно и какой подписью подписывается
Заявление на ежегодный отпуск по графику не нужно вовсе: график обязателен для обеих сторон и сам служит основанием для приказа. Заявление появляется там, где график не работает: отпуск вне графика, перенос, отпуск за свой счёт, учебный, первый отпуск до шести месяцев работы.
В перечень части 4 статьи 22.3 ТК РФ такое заявление не входит, поэтому подписать его можно любой подписью, вплоть до простой. А вот согласие на перевод и заявление об увольнении подписываются только усиленной — квалифицированной или неквалифицированной. Отзыв заявления об увольнении тоже: часть 4 упоминает его отдельной строкой.
Дальше начинается арифметика, которую в топе выдачи не считает никто. По части 9 статьи 22.3 заявление считается полученным работодателем на следующий рабочий день после отправки. Заявление на отпуск с понедельника, отправленное в пятницу вечером, доходит до работодателя в первый день отпуска.
Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска — часть 9 статьи 136 ТК РФ. Заявление «доехало» позже — выплатить вовремя физически нельзя. За опоздание по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ юрлицо платит 30 000–50 000 ₽, ИП — 1 000–5 000 ₽, должностное лицо — 10 000–20 000 ₽. Повтор поднимает штраф юрлицу до 50 000–100 000 ₽.
Компенсация работнику при этом копеечная. По статье 236 ТК РФ она считается как 1/150 ключевой ставки за каждый день: при отпускных 42 000 ₽, четырёх днях задержки и ставке 14 % годовых (значение Банка России на 8 сентября 2026 года) выходит около 157 ₽. Дорого стоит не она, а штраф и внимание инспекции к остальным документам.
Здесь и проходит граница между «электронно» и «электронно и вовремя»: календарь заявок с датой получения и остатком дней до выплаты отпускных снимает ровно этот риск.
SelSup кадровую текучку не подменяет, но избавляет от такой же ручной работы в товарном контуре, где она стоит дороже всего. Посмотреть на разборе, что снимается с кладовщика и кадровика.
Приказ об отпуске и о переводе: что осталось от форм Т-6 и Т-5
Формы никуда не делись: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 по-прежнему содержит Т-6 для приказа об отпуске, Т-5 для перевода, Т-7 для графика и Т-60 для записки-расчёта. Изменилась обязательность.
С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм необязательны — информация Минфина № ПЗ-10/2012 и письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ. Вывод простой: оператор рисует приказ по своему шаблону, и это законно, пока в документе есть все нужные реквизиты. Тот же принцип действует и для штатного расписания по форме Т-3.
Формат задан жёстко: приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н требует, чтобы содержательная часть документа была файлом PDF/A-1A, а описательная — XML. Это работа оператора; чем операторы отличаются, разобрано в обзоре систем кадрового ЭДО.
Подпись под приказом отличается от подписи под заявлением. Приказ об отпуске и о переводе работодатель подписывает квалифицированной или неквалифицированной подписью — часть 3 статьи 22.3 оставляет оба варианта. Строго квалифицированной требуют только приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора, это часть 1.
Маршрут согласования: кто ставит подпись и в каком порядке
Перевод — самая длинная цепочка: по статье 72.1 ТК РФ он допускается только с письменного согласия работника.
Как проходит перевод кладовщика в комплектовку
- Инициатива. Заявку создаёт руководитель склада или сам работник.
- Согласие работника. Только усиленная подпись, по части 4 статьи 22.3.
- Дополнительное соглашение к договору. Работодатель — квалифицированной подписью, работник — усиленной.
- Приказ о переводе. Работодатель — квалифицированной или неквалифицированной.
- Ознакомление. Работник подтверждает в кабинете; здесь подойдёт и простая подпись.
Сроки внутри цепочки назначаете вы. Часть 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает прописать в порядке кадрового ЭДО сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени работника. Это важно для склада со сменным графиком: кладовщик в отсыпном не обязан подписывать документ в тот же день. Как собирается локальный акт, разобрано в статье про переход на КЭДО.
Календарь сроков: что задаёт закон, а что назначаете вы
Про заявления и приказы пишут все, про сроки — почти никто, а деньги теряются именно в них. Собрали в таблицу, где срок жёсткий, а где вы свободны.
| Событие | Срок | Кто его задал | Откуда считается |
|---|---|---|---|
| Утверждение графика отпусков | За две недели до наступления календарного года | Статья 123 ТК РФ | От 1 января |
| Извещение о времени начала отпуска | За две недели, под роспись | Статья 123 ТК РФ | От первого дня отпуска |
| Выплата отпускных | За три дня | Часть 9 статьи 136 ТК РФ | От первого дня отпуска |
| Получение заявления работодателем | Следующий рабочий день | Часть 9 статьи 22.3 ТК РФ | От отправки работником |
| Выдача документов по заявлению | Три рабочих дня, безвозмездно | Часть 11 статьи 22.3 ТК РФ | От дня подачи заявления |
| Подписание и ознакомление в системе | Любой, с учётом рабочего времени | Работодатель, часть 3 статьи 22.2 | От отправки документа |
Правило «следующего рабочего дня» одностороннее — и это самая частая ошибка в чужих разборах. Часть 9 статьи 22.3 говорит о заявлениях, уведомлениях и сообщениях, которые направляет работник. Обратного правила в кодексе нет: когда приказ считается полученным работником, определяют ваш локальный акт и журнал системы.
Что вы получаете и чем за это платите
- Подпись собирается за минуты, а не за смены — платите подпиской и описанием порядка в локальном акте.
- Дата подписания фиксируется системой — платите тем, что подписать задним числом больше нельзя.
- Приказ формируется по шаблону — платите разовой настройкой и сверкой реквизитов.
- Расходы на подпись работника несёт работодатель по части 11 статьи 22.2 — переложить их на кладовщика нельзя.
Кому это подходит, а кому рано
Подходит, если сотрудники физически не пересекаются с кадровиком: склад в одном городе, офис в другом, пункты выдачи в трёх районах. Подходит при сменном графике, где подпись собирается днями, и когда отпуска с переводами идут потоком — сезонный набор к ноябрю и такое же сокращение зимой.
Рано, если графика отпусков нет и приказы пишутся по факту: кадровый ЭДО не наведёт порядок, а зафиксирует беспорядок с точными датами. Рано, если перечень электронных документов не составлен — без него электронный приказ не отличается от файла в почте. Рано и когда весь штат — вы и один помощник за тем же столом.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Заявление об увольнении подписано простой подписью | Часть 4 статьи 22.3 требует усиленную; увольнение рискует не устоять в споре, а восстановление означает оплату вынужденного прогула | Развести два сценария: обычное заявление и заявление из перечня части 4 |
| Перевод оформлен одним приказом, без согласия работника | Статья 72.1 требует письменного согласия; по части 1 статьи 5.27 КоАП это 30 000–50 000 ₽ юрлицу, повтор — 50 000–70 000 ₽ | Включить согласие отдельным шагом маршрута, до приказа |
| Заявление на отпуск подано за день до его начала | Отпускные не успевают выйти за три дня, штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП — 30 000–50 000 ₽ юрлицу | Поставить минимальный срок подачи и показывать его в форме |
| Приказ об увольнении оформлен в кадровом ЭДО | Часть 3 статьи 22.1 выводит его из периметра: электронного приказа об увольнении не существует | Оставить на бумаге и предупредить кадровика заранее |
| Простая подпись включена без соглашения сторон | По части 5 статьи 22.3 подпись без правил определения подписанта и требований к ключу не подтверждает ничего | Подписать соглашение до первого заявления |
Общее у всех пяти строк одно: сроки считает система, а не человек. Так же устроена и очередь сборки с таймером по каждому заданию, чтобы 24 часа на отгрузку не истекли в выходные.
Стоит ли переводить заявления и приказы в электронный вид
Да — если наёмных людей больше десяти и работают они не там, где сидит кадровик. Отпуска, переводы и ознакомления дают основной объём текучки и дешевле всего переводятся в электронный вид: квалифицированной подписи работника под них не нужно.
Скорее да, но частично — если склад свой, а офис маленький. Разумный минимум: график отпусков, приказы об отпуске и ознакомления с локальными актами. Перевод и увольнение оставьте как есть.
Нет — если кадровый учёт ведётся в тетради. Сначала график отпусков и штатное расписание, потом перечень электронных документов, и только потом оператор. Обратный порядок даёт оцифрованный беспорядок за деньги.
Кадровая текучка — не единственное место, где продавец теряет часы: коды маркировки, остатки и пересчёт себестоимости съедают их не меньше. Показать на вашем ассортименте, где эти часы уходят.
Что почитать дальше
- КЭДО для селлера — что это, кому нужно и с чего начинается.
- Электронный трудовой договор через КЭДО — как оформить сотрудника при приёме.
- КЭДО в 1С — если приказы уже формируются в 1С и нужна синхронизация.
- МЧД на сотрудника — когда кадровик подписывает документы от имени организации.
Частые вопросы
Нужно ли заявление на отпуск, если он идёт по графику
Нет. График обязателен и для работодателя, и для работника (статья 123 ТК РФ), приказ издаётся на его основании. Заявление нужно при отпуске вне графика, переносе, отпуске за свой счёт и учебном.
Какой подписью работник подписывает заявление на отпуск
Любой из трёх: квалифицированной, неквалифицированной или простой. Простая работает при условии из части 5 статьи 22.3 ТК РФ: соглашением сторон установлены правила определения подписанта и требования к ключу. На «Работе в России» она допустима по части 7 той же статьи.
Можно ли отозвать поданное заявление
Отзыв заявления об увольнении кодекс называет прямо и требует под него усиленную подпись — часть 4 статьи 22.3. Порядок отзыва остальных заявлений пишете вы сами.
Можно ли не делать это руками
Кадровую часть — да, её берёт оператор кадрового ЭДО: заявление, маршрут согласования, приказ и ознакомление идут в одном окне. Товарную часть он не трогает, а там у продавца остаётся основной объём ручной работы — коды маркировки, остатки, сборка. Этим занимается SelSup: посмотреть на разборе, что из рутины уходит из рук.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
