Электронный трудовой договор через КЭДО: как оформить сотрудника при приёме

Продавец маркетплейса нанимает людей волнами: перед сезоном на склад берут двух сборщиков, в пункт выдачи — сменщика, в офис — менеджера по карточкам. Каждый приём — это папка бумаг, подписи в четырёх местах и поездка человека через полгорода ради двадцати минут. Трудовой договор давно можно подписать электронно, и это не серая схема: порядок описан в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса, которые ввёл закон 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года.

Разбираем приём сотрудника целиком: чем подписывает работник, чем подписываете вы, что дать прочитать до договора и что при этом всё равно останется на бумаге.

Когда электронный трудовой договор законен

Статья 22.1 ТК РФ описывает кадровый ЭДО как создание, подписание и хранение документов, связанных с работой, без дублирования на бумаге. Это ключевая формулировка: электронный договор не «копия» бумажного, а самостоятельный документ, и печатать его «на всякий случай» не нужно.

Та же статья называет две системы, через которые это разрешено делать:

• Единая цифровая платформа «Работа в России» — государственный сервис, вход через Госуслуги, для работодателя бесплатный.
• Информационная система работодателя — коммерческий сервис кадрового ЭДО или собственная разработка, если она умеет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документа сторонами.

Отдельный случай — дистанционный сотрудник. По статье 312.2 ТК РФ трудовой договор с ним заключают обменом электронными документами и без всякого внедрения кадрового ЭДО в компании. Для продавца это редкость: сборщик и кладовщик работают на складе, а не из дома.

Цена вопроса при небрежном оформлении считается не в часах кадровика.

Складам маркетплейсов эта статья знакома не по слухам: Роструд и ФНС уже приходили к площадкам с проверками, и мы разбирали это в материале «Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет: под подозрением неоформленные сотрудники на складах и в ПВЗ». Электронный приём эту проблему не создаёт и не решает сам по себе — но он оставляет след с точной датой и временем, а бумажная папка со сроками ознакомления «задним числом» такого следа не даёт.

Посмотреть на разборе, как SelSup ведёт склад и сборку, стоит тем, у кого приём сезонных сборщиков совпадает с пиком заказов: пока кадровик оформляет людей, очередь сборки не должна вставать.

Три маршрута приёма и чем они отличаются

Выбор маршрута определяет всё остальное: сколько вы заплатите, чем будет подписывать работник и что случится, если система встанет в день выхода нового человека.

Государственный сервис не выглядит игрушечным: раздел ЭКДО на портале «Работа в России» сообщает, что к нему подключены более 10 328 работодателей и 186 022 сотрудников, а создано свыше 2 238 712 кадровых документов. В системе около 80 готовых шаблонов кадровых документов и конструктор для своих форм.

Чем подписывает работник и чем подписываете вы

Здесь чаще всего и путаются, потому что статья 22.3 ТК РФ задаёт разные правила для разных документов и для разных систем.

Со стороны работодателя правило жёсткое. При заключении трудового договора через свою информационную систему работодатель применяет только усиленную квалифицированную электронную подпись — ту самую, которую директор или предприниматель получает в удостоверяющем центре ФНС. Если вы ещё не проходили эту процедуру, порядок описан в статье «Как получить электронную подпись: документы, сроки и сколько это стоит», а какая подпись нужна продавцу для остальных задач — в материале «Электронная подпись для селлера: какая нужна, где получить и как ей пользоваться».

Со стороны работника выбор шире. Трудовой договор он подписывает УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью — либо выданной через инфраструктуру электронного правительства, либо такой, порядок проверки которой стороны описали соглашением. Простой подписью трудовой договор в системе работодателя подписать нельзя: она разрешена только для остальных документов. Подписали не тем видом подписи — договор оформлен ненадлежащим образом, а это те же 50 000–100 000 ₽ по части 4 статьи 5.27 КоАП, что и за отсутствие договора вовсе.

На «Работе в России» правило мягче. Часть 7 статьи 22.3 разрешает работнику и человеку, который только поступает на работу, подписывать документы на платформе простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке по правилам Госуслуг. Отдельной оговорки про трудовой договор там нет — и портал прямо пишет, что покупать работникам подпись не требуется. Портал также обещает подписание через «Госключ» — приложение, которое выдаёт неквалифицированную и квалифицированную подпись; на момент публикации в разделе ЭКДО эта возможность заявлена как будущая.

Разницу между тремя видами подписи мы подробно разобрали в статье «Виды электронной подписи: простая, неквалифицированная и УКЭП — какая нужна продавцу»; про подпись рядового сотрудника внутри КЭДО отдельно написано в материале «Подпись сотрудника в КЭДО: бесплатная НЭП через Госуслуги вместо УКЭП».

Два правила, о которых забывают чаще всего:

1. Подпись работника оплачиваете вы. Статья 22.2 прямо возлагает на работодателя расходы на получение сотрудником электронной подписи и на её использование. Удержать эти деньги из зарплаты нельзя.
2. Своя УКЭП работника тоже годится. Если человек уже получил квалифицированную подпись сам — например, как предприниматель, — он вправе подписывать ею кадровые документы, и выпускать новую не нужно.

Что подписать при приёме и в каком порядке

Порядок здесь не формальность. Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами до подписания трудового договора. На бумаге дата стоит от руки, и никто не проверит минуты. В электронном виде время подписания хранится в файле подписи с точностью до секунды — инспектор увидит перевёрнутый порядок сразу. Нарушение статьи 68 идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 ₽ организации и от 1 000 до 5 000 ₽ предпринимателю.

Ознакомление с локальными актами при электронном приёме разрешено прямо: статья 22.2 говорит, что документы по части третьей статьи 68 можно давать в электронной форме. Пакет для кладовщика и пакет для менеджера отличаются, и собирать его руками на каждого нового человека — та же ручная работа, от которой продавец и уходит: сервисы кадрового ЭДО умеют привязывать набор актов к должности, чтобы новичку уходил свой комплект.

Что при приёме останется на бумаге

Список закрытый, он в части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и обойти его нельзя ни настройкой сервиса, ни соглашением с работником.

Последние две строки для склада — самое опасное место. Человек оформлен идеально, договор подписан за десять минут, а журнал инструктажа никто не завёл, потому что «у нас всё электронно».

Кто нажимает кнопки при приёме

Вопрос про доступы и роли на встречах с продавцами звучит чаще всех остальных, а в статьях про электронный трудовой договор его не разбирает почти никто. При приёме сотрудника участников трое, и у каждого своя кнопка.

• Кадровик или бухгалтер на аутсорсе заводит человека в систему, собирает пакет документов и отправляет их на подпись. Ему нужен доступ к паспортам и анкетам сотрудников, но не к деньгам компании.
• Директор или предприниматель подписывает трудовой договор своей УКЭП. Передать эту подпись кадровику нельзя: квалифицированный сертификат выдаётся конкретному человеку.
• Сам сотрудник входит в свой кабинет и подписывает. И вот здесь есть тонкость, о которой стоит подумать заранее: если логин и пароль от кабинета работника придумал работодатель, работник потом может заявить, что подпись за него поставили без него.

Безопасный порядок простой: вы отправляете приглашение на телефон или почту, а пароль человек задаёт сам и меняет при первом входе. Это же правило работает и в учётной системе склада: у сборщика должен быть свой вход и свои права — пополнять остатки и собирать заказы, не видя закупочных цен и прибыли. О том, как разделены документы внутри кадрового ЭДО, мы пишем в материале «Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге».

Плюсы и минусы электронного приёма

• Приём без поездки в офис — но нужен внедрённый кадровый ЭДО. Локальный акт, порядок, уведомления и согласия: ради одного сотрудника в год это не окупается.
• Ноль расходов на «Работе в России» — но и ноль гибкости. Шаблоны государственные, интеграция только через API, поддержки уровня коммерческого оператора там нет.
• Точный след подписания — но он работает и против вас. Перевёрнутый порядок ознакомления инспектор увидит по секундам в файле подписи.
• Документы не теряются — но хранить их обязаны вы. Статья 22.3 возлагает сохранность электронных документов на работодателя по срокам архивного законодательства.
• Массовый приём за день — но бумага всё равно остаётся. Журналы инструктажей и трудовые книжки живут отдельной жизнью.

Кому подходит, а кому нет

Подходит, если приём идёт потоком: сезонные сборщики, сменщики в пунктах выдачи, несколько складов в разных городах, а кадровик один на всех. Подходит и тогда, когда бумаги физически ездят между городами: подписать договор в день выхода дешевле, чем ждать курьера три дня.

Не подходит, если у вас двое сотрудников и оба сидят в одной комнате: внедрение кадрового ЭДО займёт больше времени, чем принесёт. Не подходит и тогда, когда весь склад держится на одном человеке, коды маркировки вбиваются руками, а остатки сводятся в Excel по вечерам — здесь узкое место не в кадрах, и начинать надо не с трудового договора, а со штатного расписания и понимания, кто за что отвечает.

Отдельно про подмену: перевести в кадровый ЭДО можно только трудовые отношения. Договор с самозанятым сюда не попадает, а риски такой замены мы разбирали в статье «Работа с самозанятыми: 5 главных вопросов и ответов о налоговых рисках».

Частые ошибки

Ни одна из этих ошибок не про технику — все про порядок и внимательность. Тот же нерв, что и на складе: сама операция несложная, ломается она на количестве и на том, что человек не помнит, кто из десяти новичков что подписал.

Записаться на разбор имеет смысл, если после найма сборщиков у вас начинается вторая проблема: раздать людям права в учётной системе так, чтобы они видели заказы и остатки, но не видели закупочные цены.

Стоит ли переводить приём в электронный вид

Скорее да — продавцу с несколькими складами и сезонным наймом. Двадцать сборщиков в ноябре оформляются за день, а не за неделю; бумаги не ездят между городами; след подписания снимает половину вопросов при проверке.

Скорее да, но частично — компании с постоянным штатом и текучкой в пунктах выдачи. Начните с «Работы в России»: платить не нужно, а если через полгода станет тесно из-за шаблонов или интеграции с 1С, перейдёте на коммерческий сервис с уже отлаженным порядком.

Скорее нет — предпринимателю с одним-двумя сотрудниками. Локальный акт, порядок, уведомления, согласия, подписи — это несколько дней работы ради экономии двух часов в год. Оформляйте на бумаге и вернитесь к вопросу, когда людей станет больше пяти.

Кадровый ЭДО для продавца маркетплейса целиком, от закона до выбора сервиса, разобран в статье «КЭДО для селлера: кадровый электронный документооборот для склада, ПВЗ и офиса». Если же вы только начинаете с электронными документами вообще, а не с кадровыми, начните с материала «ЭДО для селлера: что это, как работает и нужен ли продавцу маркетплейса»: там про обмен с контрагентами, а не с сотрудниками.

Что почитать дальше

• КЭДО для селлера: кадровый электронный документооборот для склада, ПВЗ и офиса — обзорный разбор темы: закон, обязанности, с чего начинать.
• Подпись сотрудника в КЭДО: бесплатная НЭП через Госуслуги вместо УКЭП — как выдать подпись рядовому работнику и не платить за токен.
• Сертификат электронной подписи: что внутри, сколько действует и где его посмотреть — пригодится, когда УКЭП руководителя начнёт заканчиваться.
• Платформенная занятость: что закон меняет для самозанятых и исполнителей — граница между трудовым договором и работой с исполнителями.

Частые вопросы

Электронный трудовой договор имеет такую же силу, как бумажный?

Да. Статья 22.1 ТК РФ прямо говорит о документах, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге. Печатать и подписывать заново ничего не нужно, если подписи применены по правилам статьи 22.3.

Где сотруднику посмотреть свой электронный трудовой договор?

В кабинете той системы, где он его подписывал: на «Работе в России» или в сервисе работодателя. Кроме того, по заявлению работника вы обязаны безвозмездно выдать документ не позднее трёх рабочих дней — бумажной заверенной копией или электронным документом тем способом, который он указал в заявлении.

Нужно ли согласие сотрудника на кадровый ЭДО при приёме?

Проинформировать о том, что компания работает электронно, нужно всегда. Согласие требуется от тех, у кого на 31 декабря 2021 года был трудовой стаж. У людей, которые устраиваются впервые после этой даты, согласие не спрашивают.

Можно ли отказать кандидату, у которого нет электронной подписи?

Нет. Часть 8 статьи 22.2 ТК РФ прямо запрещает считать отсутствие согласия или отсутствие подписи основанием для отказа в приёме или для увольнения. Такого человека оформляют на бумаге и выдают ему документы, связанные с работой, тоже на бумаге и бесплатно.

Можно ли не делать это руками?

Частично. Сам приём остаётся кадровой процедурой: согласие, подпись, акты, договор — их за вас никто не подпишет. Но всё, что начинается после выхода сотрудника, автоматизируется: SelSup раздаёт складским работникам отдельные права, показывает им очередь сборки и остатки и закрывает финансовые разделы, чтобы сборщик не видел закупочных цен. Как это устроено, показываем на разборе.

Что делать, если сотрудник просит бумажный экземпляр договора?

Выдать. Работник подаёт заявление письменно, через систему работодателя, по электронной почте компании или через «Работу в России». У вас есть три рабочих дня со дня подачи, и брать за это деньги нельзя. У дистанционных сотрудников тот же срок закреплён отдельно — в статье 312.2 ТК РФ.