ЭДО и EDI для поставок в сети: без чего не примут заказ

Договор с сетью подписан, полка выделена, первый заказ ушёл — и не дошёл. Категорийный менеджер не звонит и не пишет: заказ уехал в EDI, а поставщик к EDI не подключён. Пока подключения нет, заказов для него просто не существует.

Разбираем, чем EDI отличается от ЭДО, какие сообщения обязательны, сколько это стоит по публичным прайсам провайдеров и что сеть сделает, если ответ на заказ опоздает. Общий путь в сеть — от заявки до первой поставки — описан в отдельной статье, здесь только документооборот.

EDI и ЭДО — не синонимы

Их путают, потому что обе аббревиатуры про «электронные документы». Но задачи разные, и одно другое не заменяет.

EDI (Electronic Data Interchange) — обмен структурированными сообщениями между учётными системами. Заказ, ответ на заказ, уведомление об отгрузке. Розничный стандарт — GS1 EANCOM, подмножество EDIFACT. EDI-сообщение не первичный документ: подписи на нём нет, в налоговую с ним не пойдёшь.

ЭДО — обмен юридически значимыми документами через оператора, с квалифицированной электронной подписью. Здесь живёт УПД, он же электронный счёт-фактура. Пункт 1 статьи 169 НК РФ разрешает выставлять счёт-фактуру в электронной форме по взаимному согласию сторон и в утверждённом формате. Формат УПД версии 5.03 утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ в редакции от 15.11.2024.

Отдельная деталь 2026 года: приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил с 1 января 2026 года форматы электронного ТОРГ-документа и акта. Отгрузочный документ в электронном виде остался один — УПД.

Шесть сообщений, которые закрывают поставку

Полный EANCOM — это десятки типов сообщений. На практике сеть требует пять-шесть, остальное подключают по мере роста.

Дальше по объёму подключают APERAK (уведомление об ошибке обработки), COMDIS (расхождение по счёту), SLSRPT и INVRPT (отчёты о продажах и остатках по магазинам).

Чего в стандарте нет, хотя в других обзорах встречается: сообщений ALCODES и ALCRPT в GS1 EANCOM 2002 S4 не существует. Алкогольные реквизиты передают расширениями DESADV.

Что требует конкретная сеть

Универсального набора нет. Схему диктует сеть и публикует её на своём портале для поставщиков.

Два часа на ответ у Магнита — пункт регламента обмена, а не рекомендация. За неисполнение заказа сеть начисляет штраф по дополнительному соглашению к договору. Текст этого соглашения публично не выкладывается, его нужно читать до подписания. Что ещё проверить в договоре с сетью — в разборе существенных условий.

У X5 устроено иначе: роуминга там нет, есть закрытый список провайдеров, подписавших соглашение об уровне сервиса. На 4 августа 2026 года в нём шесть компаний. Если поставщик уже сидит у провайдера вне списка, роуминг не спасёт — придётся подключать второго.

GLN: без него заявку не примут

GLN — глобальный номер места нахождения в системе GS1. Им идентифицируют юрлицо, склад, рампу, магазин. В заказе сеть указывает GLN точки доставки, в уведомлении об отгрузке поставщик — свой GLN. Магнит, X5 и Лента требуют GLN прямо в заявке на подключение.

Выдаёт номера ассоциация ГС1 РУС, вместе с членством. Публичный прайс на 2026 год: вступительный взнос 25 000 ₽ однократно и ежегодный 15 000 ₽. Для участников обязательной маркировки взносы льготные: 3 000 ₽ вступительный и 3 000 ₽ ежегодный. Взнос не возвращается.

GLN и GTIN — разные ключи одной системы: первый идентифицирует место, второй — товар. Про товарные номера мы писали в гайде по GTIN.

Сколько это стоит на самом деле

В обзорах ходит тарифная сетка «20 000 ₽ за одну-две сети, 35 000 ₽ за три-пять». В публичных прайсах провайдеров такой сетки нет: считают документы, а не сети. Вот что провайдеры публикуют сами.

Цены СФЕРЫ указаны без НДС. Модуль обмена для 1С у Контура считают отдельно — 19 700 ₽ в год.

Считать нужно от числа заказов, а не от числа сетей. 30 заказов в неделю — это около 130 в месяц. На каждый уходит четыре EDI-сообщения плюс УПД: 650 документов в месяц, 7 800 в год. По прайсу Контура это пакет на 10 000 документов за 85 000 ₽, у СберКоруса тот же объём стоит 50 000 ₽. Разница за год — 35 000 ₽ на ровном месте, поэтому объём заказов стоит прикинуть до выбора провайдера.

Чем ответ на заказ защищает от штрафа

Ответ на заказ поставщики часто считают формальностью. С 1 сентября 2025 года у него появилось правовое значение.

Федеральный закон от 23.05.2025 № 120-ФЗ изменил статью 9 закона о торговле: в договор поставки продовольственных товаров запрещено включать условие об ответственности поставщика за неисполнение поставки в объёме, превышающем согласованное количество. Договоры, заключённые раньше, нужно было привести в соответствие с новой редакцией до 1 марта 2026 года.

Согласованный объём фиксируется в ORDRSP. Поставщик, который подтвердил 200 упаковок из 300 заказанных и уложился в срок, за недостающие 100 упаковок продовольствия отвечать не должен. Поставщику, который вообще не ответил на заказ, труднее доказать, где проходит эта граница.

Маркировка: ЭДО стал обязательным

По маркированным товарам сведения в «Честный знак» подаются через ЭДО. Оператор ГИС МТ формулирует прямо: без ЭДО контрагент не сможет подать сведения — это нарушение правил маркировки с административной ответственностью. Самостоятельная подача УПД в систему отменена постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2464.

Ключевые даты:

• пиво в потребительской упаковке — поэкземплярный учёт с 1 сентября 2025 года, а с 1 декабря 2025 года отгрузка возможна только при положительном ответе ГИС МТ на предварительный УПД;
• безалкогольные напитки и соки — поэкземплярный учёт с 1 марта 2026 года;
• молочная продукция — по постановлению от 15.06.2026 № 745 объёмно-сортовой учёт для сроков хранения свыше 40 суток действует до 31 октября 2026 года, для коротких сроков — до 28 февраля 2027 года, дальше учёт становится партионным, а не поэкземплярным.

Коды маркировки едут в DESADV и в УПД, поэтому печать этикеток и документооборот настраивают одновременно. Как готовят сами этикетки — в инструкции по маркировочным этикеткам, полный календарь дат — в обзоре обязательной маркировки 2026.

Электронная транспортная накладная: дата не та, которую называют

Формулировка «ЭТрН обязательна для всех с 2026 года» встречается даже у провайдеров. По первоисточнику дата другая: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ обязывает с 1 сентября 2026 года оформлять в электронном виде транспортные накладные и заказы на перевозку, а также экспедиторские документы.

Исключения перечислены в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262: перевозка для личных нужд физлица, случай, когда отправитель и получатель — одно лицо, зафиксированный сбой, перевозка драгоценных металлов и камней. До 1 марта 2027 года за бумажный документ предусмотрено устное предупреждение, а не штраф.

Чек-лист подключения

1. Спросить у категорийного менеджера список провайдеров сети и обязательный набор сообщений.
2. Оформить членство в ГС1 РУС и получить GLN на юрлицо и на каждый склад отгрузки.
3. Выбрать провайдера по цене за документ и по тому, аккредитован ли он в нужных сетях.
4. Подключить ЭДО с КЭП: без подписи УПД не уйдёт.
5. Сопоставить номенклатуру: свой артикул, GTIN и код сети. Это самый долгий этап — дольше, чем подписание договора с провайдером.
6. Прогнать тестовый цикл ORDERS → ORDRSP → DESADV → RECADV до первой реальной отгрузки.
7. Назначить ответственного за ORDRSP: у Магнита на ответ два часа, и ночью тоже.

Дальше начинается операционка: заказы, коды маркировки, остатки по каждому складу и сверка того, что сеть приняла, с тем, что вы отгрузили. Если поставки в сеть идут параллельно с продажами на маркетплейсах, эти данные удобнее держать в одной системе, а не в трёх кабинетах и пяти файлах. Покажем на демонстрации SelSup, как это выглядит на реальных остатках и документах.

Частые вопросы

Можно ли работать с сетью без EDI

У федеральных сетей — нет. Заказ формируется в их учётной системе и выгружается в EDI — другого канала для него не предусмотрено. Небольшие локальные сети иногда принимают заявки по электронной почте, но это исключение.

Хватит ли одного 1С-ЭДО

Нет. 1С-ЭДО — юридически значимый документооборот: УПД, счета-фактуры, акты. Заказы и уведомления об отгрузке в стандарте EANCOM он не передаёт — для них нужен EDI-провайдер.

Что делать, если у сети другой провайдер

Обычно помогает роуминг: у Контура, СберКоруса и 1С-ЭДО он не влияет на стоимость документов. Исключение — X5: роуминга там нет, работают только шесть провайдеров из списка сети. Не нашли своего — заводите договор со вторым провайдером.

Сколько стоит GLN

Отдельно он не продаётся: номер выдаётся вместе с членством в ГС1 РУС. Вступительный взнос — 25 000 ₽, ежегодный — 15 000 ₽. Для участников обязательной маркировки — по 3 000 ₽.

Что будет, если DESADV не отправлен до приезда машины

Регламент Магнита требует отправить DESADV не позднее момента отгрузки и до прибытия транспорта на объект покупателя. На практике машину без DESADV разгружают в последнюю очередь или разворачивают, а за недопоставку сеть начисляет штраф. Сети публично не раскрывают конкретные суммы: они в дополнительном соглашении к вашему договору.

Нужен ли EDI, если товар не маркируется

Да, требование сети от маркировки не зависит. Маркировка добавляет к EDI обязательный ЭДО с передачей кодов, но сам заказ приходит по EDI в любом случае.