Кадровый электронный документооборот обычно продают подпиской: столько-то рублей за сотрудника в месяц плюс выпуск подписи каждому новому кладовщику. У Роструда есть площадка, где то же самое стоит ноль, — подсистема «Электронный кадровый документооборот» на портале «Работа в России». Разбираем, что она умеет и где у неё край.
«Работа в России»: что это за площадка и почему КЭДО на ней бесплатный
«Работа в России» — это единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений. Её статус закреплён главой 4 закона № 565-ФЗ «О занятости населения», оператор — Роструд. Кроме вакансий и резюме внутри есть подсистема ЭКДО: там создают, подписывают и хранят кадровые документы без бумажного дубликата.
Право вести кадровые документы электронно даёт ст. 22.1 ТК РФ, и она же называет ровно две системы на выбор: цифровую платформу «Работа в России» либо информационную систему работодателя. Коммерческий сервис КЭДО — это второй вариант: юридически он и есть «информационная система работодателя», арендованная. Обзор таких сервисов — операторы и системы КЭДО.
Главное Портал бесплатен целиком: и доступ работодателя, и подпись работника. Роструд формулирует это на странице ЭКДО прямо — для подписания документов покупать работникам электронную подпись не нужно. Платите вы временем на локальный акт и настройку.
Счётчик на странице ЭКДО на 9 сентября 2026 года показывает 10 328 работодателей, 186 022 сотрудника и 2 238 712 подписанных документов. Площадку обкатали ещё на эксперименте 2020–2021 годов, до того как закон № 377-ФЗ внёс КЭДО в кодекс. Что здесь разрешено вести, а что нет — какие документы можно вести через КЭДО.
Подпись работника — вся разница между порталом и платным сервисом
Здесь спрятана экономика вопроса, и её обычно проскакивают. Статья 22.3 ТК описывает подписи отдельно для системы работодателя и отдельно для «Работы в России» — списки не совпадают.
В системе работодателя работник подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении только усиленной подписью — квалифицированной или неквалифицированной. Простая годится лишь для прочих документов, и то по соглашению сторон (ч. 4 и 5 ст. 22.3 ТК).
На «Работе в России» перечень другой. Часть 7 ст. 22.3 разрешает работнику простую подпись, ключ которой получен при личной явке, — то есть подтверждённую учётную запись Госуслуг — и не выводит из-под неё трудовой договор. Тот же документ, который в чужом сервисе требует выпуска неквалифицированной подписи, здесь подписывается тем, что у сотрудника уже в телефоне. Как оформляется приём — в статье электронный трудовой договор через КЭДО.
Часть 12 ст. 22.2 ТК: расходы на подпись работника несёт работодатель, а не сотрудник. При платном сервисе это строка сметы на каждого нового приёмщика ПВЗ, и на складе с текучкой она не разовая. На портале её нет вовсе.
Отказ работника от КЭДО и отсутствие у него подписи не основание ни для отказа в приёме, ни для увольнения (ч. 8 ст. 22.2 ТК). Уволить сборщика за то, что он не завёл Госуслуги, нельзя: это нарушение трудового законодательства, а по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — предупреждение или штраф 30 000–50 000 ₽ на организацию и 1 000–5 000 ₽ на директора и на ИП. Второй раз за то же — 50 000–70 000 ₽ по ч. 2.
Бумажную ветку для отказников заводят с первого дня. В SelSup доступ складского сотрудника даётся ролью: кладовщик видит сборочные задания и остатки, но не видит закупочные цены и выплаты.
Если ручной работы вокруг сотрудников больше, чем один человек успевает вести, посмотрите, как SelSup закрывает работу склада и доступы сотрудников: приёмка, сборка и остатки идут по ролям, а не через общий файл.
Чем простая подпись отличается от неквалифицированной и УКЭП — виды электронной подписи. Там же видно, почему подпись работника в КЭДО и электронная подпись для селлера — это разные подписи разных людей.
Портал против платного сервиса: за что вы платите
| Что сравниваем | «Работа в России» | Коммерческий сервис КЭДО |
|---|---|---|
| Цена доступа | 0 ₽ — ни за кабинет, ни за подпись работника | подписка за сотрудника в месяц плюс выпуск подписи каждому |
| Подпись работника | простой подписи из Госуслуг хватает и на трудовой договор (ч. 7 ст. 22.3 ТК) | на договор, перевод и заявление об увольнении нужна усиленная, её оплачивает работодатель |
| Формы документов | порядка 80 типовых шаблонов и конструктор своих | набор сервиса, обычно с редактором и маршрутами согласования |
| Связь с учётной программой | API с тремя уровнями — от «только подписание» до передачи всех процессов на портал | готовые модули к 1С и коробочным системам |
| Что будет при сбое | обращение уходит в форму техподдержки; соглашения об уровне сервиса портал не публикует | условия поддержки записаны в договоре — их читают до подписания, а не после |
| Кто отвечает за площадку | Роструд | частная компания: может уйти с рынка или сменить название |
Строка про сбой не для красоты: договора с порталом нет, есть форма обращения, и претензию к скорости ответа предъявить некому. Но сохранность документов ч. 15 ст. 22.3 ТК в любом случае возлагает на работодателя.
Что вы обязаны делать на этом портале, даже если КЭДО не нужен
Этого нет ни в одном разборе КЭДО, а решает он больше, чем сравнение шаблонов. Статья 53 закона № 565-ФЗ обязывает работодателей информировать службу занятости, и делается это размещением сведений на той же цифровой платформе. О чём сообщают и в какие сроки:
- Свободные рабочие места и вакансии — пять рабочих дней со дня появления и столько же на любое изменение.
- Сокращение штата и ликвидация — организация за два месяца, ИП за две недели, при массовом увольнении — за три месяца.
- Неполный день, простой, временный перевод на удалёнку — три рабочих дня после решения.
- Выполнение квоты для приёма инвалидов — ежемесячно, не позднее 10-го числа следующего месяца.
- Результат переговоров с кандидатом от службы занятости — пять дней со дня получения направления, с причиной отказа.
Штраф по ст. 19.7 КоАП скромный — предупреждение или 300–500 ₽ на должностное лицо. Важнее другое: кабинет на «Работе в России» продавцу со штатом нужен в любом случае, и ЭКДО оказывается не «ещё одной системой», а вкладкой в нём. Роструд к тому же учитывает применение КЭДО при оценке добросовестности работодателей.
Как подключить ЭКДО: три шага
- Принять локальный акт. По ч. 2 ст. 22.2 ТК в нём указывают систему, перечень документов и категорий работников, срок уведомления и дату введения — не раньше окончания этого срока.
- Завести подтверждённые записи на Госуслугах. Нужны и компании, и каждому работнику: без такой записи подписать документ нельзя.
- Войти в кабинет и открыть раздел ЭКДО. Дальше — реестр документов, конструктор и загрузка файлов на подпись.
Уведомление, форма согласия и приказ разобраны подробно — переход на КЭДО. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК): на складе с молодыми сборщиками это заметная часть штата.
Перечень документов в локальном акте — не формальность. Часть 3 ст. 22.1 ТК полностью выводит из-под КЭДО четыре вещи: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Вписали их в перечень — подписали электронно то, что обязано остаться на бумаге.
Что получаете и чем за это платите
- Ноль рублей за подпись работника — платите тем, что каждому нужна подтверждённая запись Госуслуг: кто её не завёл, идёт подтверждать личность в банк.
- Порядка 80 шаблонов и конструктор — платите тем, что кадровая логика остаётся снаружи: портал подписывает и хранит документы, а не ведёт учёт.
- Архив на стороне государства — платите привязкой: переезд в другую систему станет вашей задачей, а сроки хранения всё равно на работодателе.
- API с тремя уровнями интеграции — платите разработкой: кнопки «подключить 1С» здесь нет. Как это у платных сервисов — КЭДО в 1С.
Кому портал подходит, а кому нет
Подходит, если про вас хотя бы два пункта:
- Склад, ПВЗ или офис до нескольких десятков человек, кадровик — бухгалтер по совместительству.
- Кабинет на «Работе в России» уже ведётся ради вакансий и отчёта по квоте.
- Сотрудники сидят в разных городах: подписать договор с приёмщиком ПВЗ, не отправляя курьера.
- Кадровые документы лежат в Excel и в папке на почте, задача — перестать терять подписанное.
Не подходит по операционным признакам:
- Кадровый учёт живёт в 1С, и вы ждёте обмена «из коробки»: здесь его нет, есть API.
- Нужны маршруты согласования в несколько рук: отпуск через руководителя смены, потом кадровика, потом директора.
- Приёмы идут пачками, и регистрация работников руками съедает больше, чем стоила бы подписка.
- Часть людей без подтверждённой записи Госуслуг и заводить её не хочет: два процесса вместо одного — та самая ручная работа, от которой уходили.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Считать, что КЭДО скоро станет обязательным | Переход в спешке и локальный акт «на отвяжись» | Нормы об обязательности в кодексе нет: ч. 1 ст. 22.2 ТК — «работодатель вправе принять решение» |
| Вписать в перечень приказ об увольнении | Документ подписан электронно вопреки ч. 3 ст. 22.1 ТК; при проверке — ч. 1 ст. 5.27 КоАП, 30 000–50 000 ₽ на организацию | Оставить четыре исключения на бумаге и назвать их в акте прямо |
| Ввести КЭДО без уведомления и письменных согласий | Ознакомление под роспись не подтверждено, спор с работником вы проигрываете; штраф тот же | Уведомить в срок из локального акта и собрать согласия до даты введения |
| Довериться шаблону портала как готовому договору | Ненадлежащее оформление трудового договора — ч. 4 ст. 5.27 КоАП: 50 000–100 000 ₽ на организацию, 5 000–10 000 ₽ на ИП | Проверять форму под свои условия: договор ваш, а не портала |
| Не выдать документы по заявлению работника вовремя | Часть 11 ст. 22.3 ТК даёт три рабочих дня и требует выдать безвозмездно; просрочка — снова ч. 1 ст. 5.27 КоАП | Назначить ответственного за выдачу до запуска |
Стоит ли переходить на бесплатный портал
Быстрая развилка по трём профилям продавца:
- Да — штат до нескольких десятков человек, кадровик по совместительству, кабинет на портале уже есть.
- Скорее да, но частично — приёмы через портал, а сложные согласования и учёт остаются в вашей программе.
- Нет — 1С как центр кадрового учёта, многоступенчатые маршруты, массовые приёмы каждую неделю.
Небольшому продавцу переходить стоит: экономия начинается с первого сотрудника, потому что подпись работника здесь бесплатна, а по ч. 12 ст. 22.2 ТК за неё платили бы вы. Кабинет всё равно нужен ради вакансий.
Продавцу с учётом в 1С и потоком приёмов ответ — скорее да, но частично: портал закроет подписание, а согласования останутся в вашей системе. Крупному складу с несколькими юрлицами он не подойдёт — маршруты и роли в нём проще, чем требует такая структура. Если же сотрудники до сих пор не оформлены, КЭДО вообще не первая задача: проверки складов и ПВЗ мы разбирали в материале Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет.
Когда с кадрами разобрались, узкое место переезжает на склад. Покажем на разборе, как SelSup ведёт сборочные задания и остатки по нескольким площадкам — с правами по ролям, чтобы новый кладовщик не видел лишнего.
Что почитать дальше
- КЭДО для селлера — что это такое и что говорит закон № 377-ФЗ.
- Операторы и системы КЭДО — чем платные сервисы отличаются и на что смотреть в договоре.
- МЧД на сотрудника — вторая половина темы доступов: доверенность подписывать за компанию.
- Штатное расписание — документ, с которого начинается перечень должностей для КЭДО.
Частые вопросы
Правда ли, что портал совсем бесплатный?
Да. Роструд пишет на странице ЭКДО, что доступ ко всем сервисам «Работы в России» бесплатный и покупать работникам подпись не нужно. Ваши затраты — время на локальный акт и регистрацию работников.
Можно ли подписать на портале трудовой договор простой подписью?
Да, если ключ подписи получен при личной явке — это подтверждённая запись Госуслуг. Часть 7 ст. 22.3 ТК разрешает работнику такую подпись и не делает исключения для трудового договора. В системе работодателя правило другое: там нужна усиленная.
Обязательно ли переходить на КЭДО?
Нет. Часть 1 ст. 22.2 ТК говорит, что работодатель вправе принять такое решение. Утверждения о скорой обязательности гуляют по блогам с 2022 года, но нормы с такой датой в кодексе нет.
Что делать, если сотрудник отказался от КЭДО?
Вести его документы на бумаге и выдавать безвозмездно, заверенными надлежащим образом (ч. 9 ст. 22.2 ТК). Отказ не даёт права ни отказать в приёме, ни уволить, а согласие работник вправе дать позже.
Можно ли не заводить кадровые документы руками?
На портале — частично: конструктор, шаблоны и API есть, но кадровую логику он за вас не выстроит. Со складской частью проще: на разборе SelSup показываем, как убрать ручной ввод из сборки, остатков и кодов маркировки.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
