Работа с самозанятыми: 5 главных вопросов и ответов о налоговых рисках

Налоговые инспекции охотно проверяют ИП и компании, которые сотрудничают с самозанятыми. Отвечаем на пять самых популярных вопросов о том, как работать с внештатными исполнителями без рисков. А сервис Selsup поможет автоматизировать учет выплат и всегда иметь под рукой все необходимые документы.

Вопрос 1: Перевести сотрудников в самозанятые

«У меня рекламное агентство, два человека в штате. Могу ли я их уволить и заключить договор как с самозанятыми, если они продолжат выполнять те же обязанности и получать фиксированную оплату? Какие здесь налоговые риски?»

Нет, так делать нельзя. Самая рискованная схема на сегодня — уволить сотрудников и заключить с ними договоры как с самозанятыми, сохранив прежние обязанности, график и подчиненность. Особенно опасно, если на похожих условиях работают сразу несколько человек.

В законе есть прямой запрет для самозанятых работать с заказчиками, которые были их работодателями менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ).

Главный риск — налоговая переквалифицирует договор ГПХ в трудовой. Работодателя оштрафуют и заставят оплатить труд исполнителя так, как если бы он был штатным сотрудником. То есть доначислят НДФЛ и страховые взносы.

Сервис Selsup поможет вести учет выплат и автоматически проверять статус самозанятых перед каждой оплатой.

Вопрос 2: Нанять самозанятых для работы в спа-салон

«Хочу открыть массажный салон, есть знакомые мастера, но они уже самозанятые. Могу ли я открыть ИП и работать с самозанятыми массажистами, чтобы это было законно?»

Теоретически вы можете открыть салон и сотрудничать с самозанятыми массажистами, если будете прибегать к их услугам нерегулярно, а у специалистов будут еще и другие заказчики. Вот на какие три признака налоговая обращает внимание чаще всего:

1. Постоянные одинаковые выплаты. Когда самозанятый получает фиксированную сумму в одни и те же даты в течение долгого времени.
2. Работа только с одним заказчиком. Формально закон не запрещает самозанятому взаимодействовать с одним клиентом. Но если 90–100% дохода поступает от одного ИП или компании, а сотрудничество длится годами, вопросы у инспекторов точно появятся.
3. Использование самозанятых там, где очевидна трудовая функция. Например, если самозанятый работает менеджером по продажам, администратором офиса или кладовщиком. У таких работников трудовые задачи короткие и постоянные. А значит, в договоре будет сложно указать конкретный результат работы.

Вопрос 3: Сочетать трудовые договоры и работу с самозанятыми

«У нас ИТ-компания, есть самозанятые разработчики. Они работают по будням, участвуют в ежедневных созвонах, отчитываются тимлиду наравне со штатными сотрудниками. Может ли одного этого быть достаточно, чтобы инспекторы признали отношения трудовыми?»

Да, высока вероятность, что отношения признают трудовыми. Вот пять основных признаков подмены:

1. Человек подчиняется трудовому распорядку, например приходит на работу к 8 утра и уходит в 5 вечера по будням. У самозанятых нет графика.
2. Сотрудник получает деньги за время работы. Самозанятому платят только за результат.
3. Человек трудится на рабочем месте заказчика и использует его оборудование. Самозанятый использует только свои гаджеты или инструменты.
4. В договоре специалиста — термины, характерные для трудового договора, например «работодатель», «работник», «зарплата». В договоре с самозанятым это были бы «заказчик», «исполнитель», «вознаграждение».
5. У исполнителя есть право на отпуск и больничные. У самозанятых его быть не может.

Если совпадает только один признак, налоговая, скорее всего, не переквалифицирует отношения в трудовые, но может глубже изучить взаимоотношения заказчика и самозанятого.

Сервис Selsup поможет автоматизировать документооборот и всегда иметь четкие доказательства, что работа носила разовый характер и оплачивалась за результат.

Вопрос 4: Ошибки в документах

«Периодически работаем с внештатным дизайнером. Я перевожу деньги ему на карту, чек он не присылает — друг другу доверяем. Есть ли риски у такого сотрудничества?»

Если налоговая усомнится в законности работы с самозанятым, она может попросить договоры с ним. Вот три ошибки, которые могут насторожить инспекторов:

1. Нет актов выполненных работ или оказанных услуг. В документе фиксируют результат труда самозанятого. Без акта сложнее доказать налоговой, что исполнитель получил оплату за результат, а не за время исполнения заказа.
2. Непроверенный статус самозанятого. Перед каждой выплатой бизнесу стоит убедиться, что исполнитель остается плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Если статус утрачен, придется удерживать НДФЛ и начислять на выплату страховые взносы.
3. Ошибки в чеках. Самозанятый обязан формировать чек через приложение «Мой налог». Нужно, чтобы в чеке была актуальная дата и верная сумма платежа.

Сервис Selsup позволяет вести учет всех выплат и хранить электронные копии чеков и актов, чтобы всегда быть готовым к проверке.

Вопрос 5: Какие последствия при переквалификации ГПХ в трудовые отношения

«У меня маникюрный салон. Мастера — самозанятые, работают своими инструментами. Почти все клиенты постоянно ходят к одним и тем же мастерам. Что будет, если наше взаимодействие признают трудовыми отношениями?»

Налоговая может организовать выездную проверку, если заподозрит ИП или компанию в том, что они работают с самозанятыми вместо найма работников в штат. Если все так и есть, отношения переквалифицируют в трудовые.

Тогда бизнесу придется заплатить:

• НДФЛ со всех выплат самозанятому;
• страховые взносы со всех выплат;
• пени и штраф — 40% от недоимки за умышленную неуплату взносов (п. 3 ст. 122 НК РФ) и 20% от неудержанной суммы НДФЛ.

Кроме этого, ИП и малые предприятия могут получить штраф от трудинспекции — 5 000–10 000 ₽, а средние и крупные компании — 50 000–100 000 ₽.

Сервис Selsup поможет минимизировать риски, автоматически проверяя статус самозанятых и ведя учет выплат.

Заключение

Работа с самозанятыми открывает большие возможности, но требует внимательности и соблюдения правил. Главные риски — переквалификация отношений в трудовые и доначисление налогов. Чтобы их избежать, следите за регулярностью выплат, оформляйте акты и всегда проверяйте статус самозанятого перед оплатой. А сервис Selsup поможет автоматизировать этот процесс и всегда быть уверенным в безопасности.