Кассовая дисциплина при работе с онлайн-кассой: полное руководство
Онлайн-касса не отменяет кассовую дисциплину. Организации и ИП обязаны правильно оформлять кассовые операции, вести учет наличных и соблюдать требования Банка России. В этой статье подробно разберем порядок работы с кассой при использовании ККТ: какие документы нужны, когда вести кассовую книгу, как учитывать разменные деньги, соблюдать лимит кассы и оформлять отчет о закрытии смены.
Часть 1: Что такое кассовые операции при работе с онлайн-кассой
Кассовые операции — это прием, выдача, хранение и учет наличных денежных средств в кассе организации или ИП. Они регулируются Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Важно понимать разницу: онлайн-касса (ККТ) фиксирует расчеты с покупателями и передает данные в ФНС, а кассовая дисциплина регулирует движение наличных внутри организации. Это два разных, но взаимосвязанных процесса.
Порядок ведения кассовых операций в организации включает:
- оформление операций первичными документами;
- ведение кассовой книги;
- соблюдение лимита остатка наличных;
- правильное хранение денежных средств.
Нарушение порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ.
Часть 2: Кассовые документы при работе с онлайн-кассой
Обязательные кассовые документы:
- приходные кассовые ордера (ПКО);
- расходные кассовые ордера (РКО);
- кассовая книга.
По каждому ПКО и РКО делаются записи в кассовой книге. Эти требования распространяются и на организации, использующие онлайн-кассы.
ИП могут не оформлять наличные операции ПКО и РКО и не вести кассовую книгу (упрощенный порядок).
Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- приходный кассовый ордер (код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
Для выплаты зарплаты используются платежная ведомость (код ОКУД 0301011) и расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009).
Часть 3: Ведение кассовой книги
Кто обязан вести кассовую книгу: Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу, если получает или расходует наличные деньги. Отражать в кассовой книге надо все операции с наличными, в том числе ежедневную сдачу выручки в банк через инкассаторов.
Кассовая книга в обособленных подразделениях: Обособленное подразделение (ОП) обязано вести свою кассовую книгу, если получает или расходует наличные либо осуществляет хранение наличных в своей кассе. При этом неважно, есть ли у ОП расчетный счет. ОП передает в головное подразделение копии листов своей кассовой книги. В кассовую книгу головной организации показатели кассовой книги ОП не вносятся.
Часть 4: Лимит остатка наличных денег в кассе
Что такое лимит кассы: Это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40 000–50 000 руб., для должностного лица — 4 000–5 000 руб.
Кто обязан устанавливать лимит: Все организации, кроме ИП и субъектов малого предпринимательства. Они могут хранить в кассе любую сумму наличных.
Когда можно превышать лимит:
- в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация осуществляет операции с наличными;
- в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.
Часть 5: Разменные деньги при работе с ККТ
Выдача разменных денег кассиру: Перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого оформляется РКО, в котором в строке «Основание» указывается «Для размена».
Учет размена у старшего кассира: Если разменные деньги выдаются рядовым кассирам старшим кассиром, сумма выданных средств дополнительно фиксируется в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).
Возврат неиспользованного размена: Оформляется отдельным ПКО с указанием основания «возврат размена».
Часть 6: Кассовые операции у ИП
Для предпринимателей предусмотрен упрощенный порядок кассовой дисциплины.
Что ИП вправе не делать:
- не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО);
- не вести кассовую книгу;
- не устанавливать лимит остатка наличных.
Использование наличной выручки ИП: Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды.
Часть 7: Фискальные документы вместо унифицированных форм
Нужно ли применять формы КМ-1 — КМ-9: Постановление Госкомстата № 132 принято не в соответствии с Законом № 54-ФЗ, поэтому применять его необязательно. Организации, использующие онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (КМ-4).
Связь фискальных документов и кассовых ордеров: ПКО и РКО могут оформляться на основании фискальных документов.
Что относится к фискальным документам:
- отчет о регистрации;
- отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек;
- кассовый чек коррекции;
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора (формируется не ККТ, а ОФД).
Часть 8: Кассовая смена при работе с ККТ
Работа с ККТ делится на кассовые смены:
- перед началом расчетов формируется отчет об открытии смены;
- по окончании расчетов — отчет о закрытии смены.
Сколько может длиться смена онлайн-кассы: Чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. Это значит, что смена не может длиться больше 24 часов. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность не должна превышать сутки.
Часть 9: Отчет о закрытии смены и оформление кассовых операций
Что содержит отчет о закрытии смены: Данные о суммах, поступивших в ККТ за смену, приведены в реквизите «Счетчики итогов смены». На основании отчета о закрытии смены оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Как оформляются ПКО: На основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО — это зависит от вида операции и проводок в бухучете.
Нужно ли печатать отчет о закрытии смены: Данные фискальных документов передаются в ФНС и хранятся в электронном виде, поэтому распечатывать отчет о закрытии смены не обязательно.
Заключение
Кассовая дисциплина при работе с онлайн-кассой требует внимания к деталям, но не так сложна, как кажется. Главное — понимать разницу между фиксацией расчетов через ККТ и движением наличных внутри организации, а также соблюдать требования по оформлению документов, лимитам и сменности.
Помните: штрафы за нарушение кассовой дисциплины могут быть существенными (до 50 000 рублей на организацию). Но если вы правильно организуете учет, используете актуальные формы документов и следите за изменениями в законодательстве, проблем с контролирующими органами не возникнет.
Особенно внимательными стоит быть организациям с обособленными подразделениями — у них своя специфика ведения кассовой книги. А вот ИП могут вздохнуть спокойно: для них предусмотрен максимально упрощенный порядок.
Ваш надежный помощник в бизнесе
SelSup — профессиональная ERP-система для онлайн торговли. Если у вас есть своя ERP, мы легко синхронизируемся с ней. 6 модулей для роста ECOM-бизнеса. Помогает сократить время на операционные процессы и сконцентрироваться на стратегии развития компании.
Подходит для владельцев бизнеса и руководителей (для контроля и принятия решений), менеджеров маркетплейсов, менеджеров склада, может использоваться для планирования и работы с маркировкой (для сокращения рутины и ускорения процессов).
Программа состоит из 6 модулей на базе нейросетей:
- AI-финдир. Проводит анализ слабых точек и показывает зоны роста бизнеса, обеспечивает его стабильное развитие и разрабатывает план роста компании. Он содержит более 16 отчетов, среди которых как привычные (юнит-экономика, ABC-анализ, план-факт продаж), так и новые (рука на пульсе). Информацию в отчетах можно посмотреть так, как вам нужно — в рамках организации или товара. Это сквозная аналитика всего бизнеса в режиме онлайн. За пару кликов вы получите отчет и рекомендации что делать, чтобы расти. Информация будет понятной без финансового образования.
- PIM-система для маркетплейсов. Интеллектуальное создание карточек стало возможно. Программа помогает управлять карточками товаров на разных маркетплейсах через одно окно: создавать, редактировать, переносить. Она рекомендует категории, значения параметров. Можно создавать карточки даже из 1С, а также в Честном знаке (автоматом получаем “честный штрихкод”). Она сокращает время на 90%. 3000 товаров создаются за 1 день. Это особенно удобно для компаний с большим ассортиментом — фешн, электроника и др.
- Умный склад. Порядок на складе и безошибочная сборка — это реально. Синхронизация остатков, автоматический расчет комплектов, работа с дублями, задания для кладовщиков — все это в едином окне. Модуль работает через интерфейс, ТСД или даже телефон. Автоматически печатается этикетка заказа при сканировании ШК товара. Ускорьте сборку заказов по FBS, DBS. Умный склад перепроверит работу сборщиков и не даст им ошибиться. Интеграция со службами доставки и подключение вашего интернет магазина станет решающим для масштабирования вашего бизнеса.
- AI-планировщик. Планируйте поставки и закупки с помощью искусственного интеллекта. Прогнозируем ваши продажи с учетом более 100 показателей, на основе этого рекомендуем количество к поставке по кластерам. Подключите модуль и добивайтесь успеха в онлайн бизнесе. Поможем исключить кассовые разрывы и аутофстоки.
- Маркировка товаров. Самый широкий функционал для работы с маркировкой Честный знак. Поможем соблюдать правила маркировки от А до Я: создание карточек, получение GTIN, получение и печать кодов маркировки (этикетки гибко настраиваются — на 1 этикетке маркировка и ШК товара), УПД ДОП, ввод и вывод из оборота, а также матчинг статуса кода маркировки и статуса заказа на маркетплейсе — так вы всех будете соблюдать законодательство и защититесь от штрафов, сэкономите время и нервы.
- CRM-система. Она позволяет отслеживать коммуникацию с клиентами всех маркетплейсов в одной программе, отвечать на вопросы и отзывы и оказывать клиентский сервис на высочайшем уровне.
Готовое решение обладает теми преимуществами, которых невозможно достичь при использовании Excel или самописных аналитических программ:
- Многофункциональность. SelSup имеет большое количество модулей. Вы можете подключить только необходимые функции, не переплачивая за то, чем не будете пользоваться.
- Работа в одном окне. Вся работа в приложении ведется через одно окно. Вам не нужно переключаться между личными кабинетами маркетплейсов, вручную формировать заказы для поставщиков, пользоваться несколькими программами для получения внутренней аналитики.
- Безопасность. SelSup — официальный партнер маркетплейсов и системы «Честный знак». Программа получает быстрые обновления при изменении условий работы селлеров с площадками, что гарантирует отсутствие скрытых расходов для продавцов. Гибкая настройка прав доступа.
- Интеграция. Сервис интегрируется не только с 1С, но и с другими программами. Он позволяет автоматически формировать накладные в СДЭК и Почте России. Возможна кастомная доработка.
- Техническая поддержка. Мы предоставляем пользователям поддержку почти 24/7. Опытные технические специалисты помогут настроить программу, научат ей пользоваться и будут на связи даже в выходные.
ЭКСПЕРТУ
