Разрешительные документы для маркетплейсов: как добавить их в Wildberries

Сертификаты для маркетплейсов нужно подбирать по конкретному товару, а в Wildberries — добавлять с точными реестровыми реквизитами. Сначала сверьте тип документа, полный номер, срок действия и коды товара с государственным реестром. Затем выберите подходящий маршрут: откройте одну карточку, примените массовое редактирование к нескольким товарам или выгрузите и загрузите XLSX. Сохранение данных запускает проверку; серый статус означает ожидание, зелёный — успешную проверку хотя бы одного документа, красный — ошибку.

Проверено 10 сентября 2026 года по действующей инструкции Wildberries, обновлённой 1 сентября 2026 года, а также по статье 7 закона о платформенной экономике № 289-ФЗ и постановлению Правительства РФ № 821. С 1 октября 2026 года оператор платформы должен сверять обязательные сведения с государственными реестрами до допуска карточки. Общая картина изменений — в разборе закона о платформенной экономике; здесь сосредоточимся на документах товара и действиях в кабинете Wildberries.

Что закон обязывает разместить в карточке

Статья 7 закона делит требования на две части. Площадка обязана дать продавцу техническую возможность разместить сведения, а продавец обязан их разместить, иначе оператор не допустит карточку.

В карточке должны быть:

• сведения о разрешениях, лицензиях и сертификатах, которые нужны для выполнения работ и оказания услуг;
• ссылка на страницу с записью о сертификате или декларации в реестре Росаккредитации либо в едином реестре ЕАЭС;
• сведения об исполнении требований по маркировке — по 381-ФЗ, по законодательству о лекарствах или о драгоценных металлах;
• ссылка на запись о свидетельстве о государственной регистрации в едином реестре свидетельств ЕАЭС;
• сведения о возможности оплаты электронным сертификатом.

Отдельно закон запрещает публиковать карточки товаров, изъятых из оборота, а также незарегистрированных пестицидов, БАДов, лекарств и медицинских изделий.

Как площадка проверяет карточку

Проверка идёт в два этапа, и первый из них определяет, будет ли вообще второй.

Шаг 1. Коды решают, что будут проверять

Продавец передаёт площадке 10-значный код ТН ВЭД ЕАЭС, 9-значный код ОКПД2 или оба сразу. По этим кодам оператор понимает, попадает ли товар в одну из категорий с особыми требованиями. Если не попадает — карточку можно публиковать без специальной проверки. Если попадает — оператор запускает одну или несколько специальных проверок.

Отсюда практический вывод: цена неверного кода — снятая карточка. Товар либо уйдёт на проверку, которую не пройдёт, либо пройдёт мимо проверки, которая ему полагается. Коды площадка размещает в карточке вместе с наименованием товарной позиции.

Шаг 2. Специальная проверка по реестру

На проверку у оператора 3 рабочих дня со дня, когда продавец предоставил все нужные сведения. Оператор допускает карточку к публикации только тогда, когда пройдены все проверки, которые к ней применимы. Если хотя бы одна не пройдена, оператор отказывает и в течение 1 рабочего дня сообщает продавцу причины — через личный кабинет или по электронной почте.

Отказ не окончательный. Продавец вправе исправить сведения и отправить карточку на повторную проверку, и оператор не может это право ограничить.

Какие реестры и по каким товарам

Постановление закрепляет закрытый перечень из 12 государственных информационных систем и реестров. Вот как они распределяются по категориям.

Сертификаты и декларации: три условия допуска

Товар с обязательным подтверждением соответствия проходит проверку, только если выполнены сразу три условия.

1. Коды ОКПД2 и ТН ВЭД из карточки совпадают с кодами в записи реестра по указанному номеру сертификата или декларации.
2. Статус документа в реестре содержит запись «действует».
3. По документам, которые выдал орган по сертификации другой страны ЕАЭС, на сайте национального органа по аккредитации нет сведений о приостановлении или прекращении их действия в России.

После успешной проверки площадка сама подтягивает в карточку данные из реестра: сведения об изготовителе и адресах производства, группу продукции, идентифицирующие сведения о продукции, даты начала и окончания действия документа и ссылку на страницу с записью.

Первое условие рвётся чаще двух остальных. Сертификат может быть настоящим и действующим, но если в вашей карточке код ОКПД2 отличается от кода в реестровой записи, проверка не пройдёт. Сверять коды нужно не с каталогом площадки, а с самим документом.

Маркировка: регистрация плюс код товара

Здесь тоже два условия сразу. Первое — продавец с тем ИНН, под которым он зарегистрирован на площадке, числится участником оборота в системе мониторинга. Второе — в карточке размещены сведения об исполнении требований по маркировке, включая код товара из национального каталога маркированных товаров.

То есть регистрации в «Честном знаке» самой по себе мало: код товара должен быть в карточке. Как завести карточку в национальном каталоге и получить код, разбирали в отдельной инструкции, а работу с самим каталогом — в обзоре национального каталога «Честного знака».

Для лекарств условия аналогичные, но регистрация нужна в системе мониторинга движения лекарственных препаратов, а сведения с упаковки должны совпадать с данными системы. Для ювелирных изделий — регистрация в ГИИС ДМДК и нанесённый двухмерный штриховой код.

Товарные знаки: требования заработают 1 марта 2027 года

Раздел постановления о товарных знаках вступает в силу отдельно — с 1 марта 2027 года. До этой даты требования из него не действуют.

Вот что он вводит. Площадка даёт продавцу возможность указать в карточке свой статус: правообладатель или лицо, которому право использования передали по договору. Рядом со статусом продавец указывает номер госрегистрации знака (или номер, под которым зарегистрировали предоставление права) и дату, когда запись внесли в Государственный реестр товарных знаков. Оператор сверяет эти сведения с реестром и с данными о продавце, которые получил при подключении. Если всё сходится, площадка размещает в карточке изображение товарного знака из реестра.

Обратная сторона: если продавец изменит или удалит эти сведения, оператор обязан убрать изображение знака из карточки в течение 3 часов, а перепроверить изменённые данные — в течение 3 рабочих дней.

Как добавить разрешительный документ на Wildberries

Интерфейс Wildberries не определяет за продавца, нужен ли товару сертификат, декларация, СГР или другой документ. До заполнения карточки проверьте назначение и состав товара, код ТН ВЭД или ОКПД2, применимый технический регламент и запись в реестре. Если квалификация неочевидна, её уточняют у аккредитованного органа по сертификации.

В действующей справке Wildberries есть три штатных способа. Один документ можно добавить прямо в карточке. Одинаковые сведения для группы товаров удобнее внести через массовый редактор. Для большого каталога используется экспорт и обратная загрузка XLSX.

Способ 1. Добавить документ в одну карточку

1. Откройте раздел «Товары и цены», затем карточку нужного товара.
2. Перейдите к блоку «Документы» и выберите фактический тип документа.
3. Укажите серию и номер полностью, сохранив регистр букв, дефисы, пробелы и другие знаки так, как они записаны в реестре.
4. Заполните даты и остальные поля, которые показывает форма для выбранного типа.
5. Сохраните карточку и дождитесь результата проверки.

Для одного типа документов интерфейс допускает до 20 записей. Это не означает, что любой документ можно связать с любым товаром: область действия, изготовитель и коды должны соответствовать конкретной позиции.

Способ 2. Добавить документы массово

1. В списке товаров отметьте карточки, которым нужен один и тот же документ.
2. Откройте массовое редактирование и найдите столбец с разрешительными документами.
3. Внесите реквизиты, проверьте состав выбранной группы и сохраните изменения.
4. После сохранения откройте несколько карточек выборочно и убедитесь, что документ применился только к нужным товарам.

Главный риск массового способа — распространить корректный документ на лишние SKU. Группируйте карточки по области действия документа, а не только по названию категории в каталоге.

Способ 3. Обновить сведения через XLSX

1. Экспортируйте товары из кабинета Wildberries в XLSX.
2. Заполните столбцы документа без переименования колонок и изменения структуры файла.
3. Перед загрузкой отфильтруйте строки и сверьте номер, тип, даты и товар по каждой позиции.
4. Загрузите файл обратно, дождитесь обработки и проверьте карточки, в которых были изменения.

XLSX удобен для большого ассортимента, но одна ошибка в шаблоне повторяется во многих строках. Сохраните исходную выгрузку и сначала протестируйте небольшую группу товаров.

Что не стоит загружать вместо обязательного документа

Текущая инструкция Wildberries не рекомендует добавлять в этот блок отказные письма, отрицательные решения и добровольные сертификаты. Они не заменяют обязательный сертификат, декларацию или СГР, когда такой документ требуется по закону.

В некоторых категориях интерфейс показывает отметку «Документы не требуются». Выбирайте её только после проверки конкретного товара по кодам и применимым перечням. Само наличие отметки в кабинете не доказывает, что юридической обязанности нет.

Как читать статусы проверки Wildberries

В кабинете есть общий статус карточки и отдельный результат по каждому документу. Поэтому зелёная карточка не означает, что все записи внутри приняты.

Красный статус обычно требует одного из двух решений. Если Wildberries сообщает об ошибке в реквизитах, сравните номер, даты, тип документа и товар с реестром. Если документ недействителен, повторная отправка тех же данных не поможет: нужен действующий документ, который распространяется на этот товар. После исправления сохраните карточку — проверка запустится заново. По ориентиру справки Wildberries она обычно занимает около трёх рабочих дней.

Что происходит после публикации

Проверка на входе — не разовое событие. Оператор обязан перепроверять сведения в карточке не реже одного раза в 10 рабочих дней после того, как она вышла. Исключение постановление сделало для тех реестров, которые сами уведомляют площадку об изменениях не позднее 3 календарных дней: по ним регулярная перепроверка не нужна, но, получив уведомление, оператор проводит специальную проверку в течение 3 рабочих дней.

Если перепроверка не дала положительного результата, площадка обязана прекратить размещение карточки и в течение 1 рабочего дня сообщить продавцу причины.

Отдельный риск — пункт 4 правил: если продавец меняет сведения, которые подлежат специальной проверке, оператор прекращает размещение карточки и не вправе допустить её обратно без новой проверки. Правка реквизитов документа в действующей карточке останавливает её минимум на срок проверки.

Старые карточки: 180 дней на всё

Отдельный пункт постановления отводит на карточки, размещённые до 1 октября 2026 года, 180 дней с даты вступления постановления в силу — то есть примерно до конца марта 2027 года.

Это самый недооценённый пункт. Новые карточки продавец готовит осознанно, а весь действующий ассортимент попадёт под проверку автоматически, партиями и без предупреждения о конкретной дате. Товар, который спокойно продавался годами с истёкшей декларацией или с кодом ОКПД2 «на глазок», перестанет продаваться в тот момент, когда до него дойдёт очередь.

Разумный порядок действий — не ждать очереди, а пройтись по ассортименту самому. Пошаговый план подготовки мы собрали в чек-листе к 1 октября.

Пять ошибок, из-за которых карточку снимут

1. Код ОКПД2 в карточке не совпадает с кодом в реестровой записи. Формально документ есть, фактически проверка не проходит.
2. Документ истёк, а карточка живёт. Раньше это замечали выборочно, теперь площадка сверяет статус в реестре минимум раз в 10 рабочих дней.
3. Продавец зарегистрирован в системе маркировки, но кода товара в карточке нет. Условия проверки требуют обоих пунктов одновременно.
4. В карточке приложен скан вместо ссылки на реестровую запись. Закон прямо требует ссылку на страницу с записью в реестре.
5. Реквизиты документа правят прямо в активной карточке. Правка останавливает размещение до конца новой проверки; лучше подготовить данные заранее.

Что держать в порядке в учётной системе

Требования постановления сводятся к простому: по каждому SKU у продавца должен быть актуальный набор реквизитов, а не папка со сканами. Номер сертификата или декларации, дата окончания действия, ссылка на реестровую запись, коды ОКПД2 и ТН ВЭД, код товара из национального каталога — всё это данные, которые нужно хранить рядом с товаром и обновлять до того, как истечёт срок.

Когда ассортимент растёт, одинаковые реквизиты легко начать копировать вручную из карточки в карточку. В SelSup раздел «Настройки → Сертификаты» хранит сертификаты и декларации с типом и сроком действия. Документ можно связать с брендом или категорией и использовать эти сведения при передаче данных в карточки маркетплейсов, включая Wildberries. Это сокращает повторный ввод, но не определяет обязательность документа и не заменяет проверку государственного реестра.

Подробный порядок хранения и сопоставления реквизитов есть в инструкции SelSup по сертификатам. Смежные темы: общий комплект документов продавца — в чек-листе документов для маркетплейсов, порядок проверки самого продавца при подключении — в статье о проверке через ЕГРЮЛ и ЕСИА.

Частые вопросы

Нужно ли загружать сам файл сертификата в карточку?

В текущем разделе Wildberries продавец вносит тип и реквизиты документа, после чего площадка сверяет их с реестром. С 1 октября 2026 года закон требует размещать ссылку на запись о сертификате или декларации в реестре. Если кабинет запросит отдельный файл в другой процедуре, следуйте подсказке именно этой формы, но не заменяйте реквизиты произвольным сканом.

Что будет с карточкой, если срок действия декларации истечёт?

Статус документа в реестре перестанет содержать запись «действует». При очередной перепроверке — не реже одного раза в 10 рабочих дней — площадка обязана прекратить размещение карточки и уведомить об этом в течение 1 рабочего дня.

Сколько времени занимает проверка новой карточки?

3 рабочих дня со дня, когда продавец предоставил все сведения, необходимые для специальной проверки. Если сведения неполные, отсчёт не начинается.

Можно ли переотправить карточку после отказа?

Да. Продавец вправе изменить сведения и направить карточку на повторную проверку, и оператор не может ограничить это право. Количество попыток правила не ограничивают.

Нужно ли что-то делать с карточками, которые опубликованы давно?

Специально переподавать их не требуется — площадка обязана проверить их сама в течение 180 дней. Но проверка пройдёт по тем же правилам, поэтому позиции с истёкшими документами и незаполненными кодами лучше привести в порядок до того, как до них дойдёт очередь.