Кладовщик написал заявление об уходе, а в табеле у него висят неотгулянные дни за два года. Все эти дни работодатель обязан оплатить деньгами в день увольнения, по какому бы основанию сотрудник ни уходил. Без увольнения отпуск деньгами заменить тоже можно, но только частично и только по заявлению работника.
Ниже — как посчитать дни и сумму, какие налоги удержать и во что обходится ошибка. Общая картина обязанностей работодателя по отпускам — в статье «Отпуск сотрудника: что обязан работодатель у продавца со складом и ПВЗ».
Когда отпуск заменяют деньгами
Случаев два, и правила у них разные.
При увольнении действует статья 127 ТК РФ: «при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска». Слово «все» значит и прошлые годы. Конституционный суд в постановлении № 38-П от 25.10.2018 подтвердил: неотгулянные дни не сгорают, сколько бы лет ни прошло.
Без увольнения действует статья 126 ТК РФ. Деньгами можно заменить только часть отпуска сверх 28 календарных дней — например, дополнительные дни за ненормированный рабочий день. Основные 28 дней работник обязан отгулять.
| Вариант | Какие дни | Кто решает | Что будет при ошибке |
|---|---|---|---|
| Компенсация при увольнении | Все неиспользованные, за любые годы | Обязанность работодателя, заявление не нужно | Проценты по ст. 236 ТК и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП |
| Отпуск с последующим увольнением | Все неиспользованные, отгуливаются днями | Работник пишет заявление, работодатель вправе согласиться | Не положен при увольнении за виновные действия |
| Замена части отпуска без увольнения | Только сверх 28 дней | Работник просит письменно, работодатель вправе отказать | Замена основных дней — нарушение ст. 126 ТК, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП |
Если сотрудник три года не ходил в отпуск, при увольнении ему положены 84 дня компенсации. При зарплате 45 000 ₽ в месяц это около 129 000 ₽ одной выплатой. Бывший работник может взыскать их через суд в течение года со дня, когда деньги должны были выплатить.
Долг по отпускам копится незаметно, когда склад держится на одном-двух людях и отпустить их в сезон некому. В SelSup сборочные задания Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета идут одной очередью, у каждого сотрудника свой вход и свои права: сменщик видит те же задания и собирает заказы, пока основной кладовщик отдыхает. На демонстрации покажем очередь сборки и настройку доступа для второго кладовщика.
Сколько дней компенсировать
Считать дни приходится вручную, и здесь ошибаются чаще, чем в сумме. Порядок задают статья 121 ТК РФ и Правила об очередных и дополнительных отпусках 1930 года. Они действуют в части, которая не противоречит Трудовому кодексу, и Роструд прямо ссылается на их пункты 28, 29 и 35.
Как получить число дней к выплате:
- Найдите начало текущего рабочего года — дату приёма, сдвинутую на отпуска за свой счёт сверх 14 дней в году и прогулы.
- Посчитайте полные месяцы от этой даты до дня увольнения.
- Остаток от половины месяца и больше считайте целым месяцем, меньше половины — отбросьте.
- Умножьте месяцы на 28 / 12, а если есть дополнительный отпуск — на его дни / 12.
- Прибавьте неотгулянный остаток за прошлые рабочие годы и вычтите дни, уже использованные в текущем.
Два правила сокращают расчёт. Отработал в рабочем году 11 месяцев и больше — компенсация за полный отпуск, без пропорции. Отработал от 5,5 до 11 месяцев и уходит по ликвидации, сокращению или ряду других оснований из пункта 28 Правил — тоже за полный отпуск.
Частая ловушка — коэффициент 2,33 вместо 28 / 12. За семь месяцев первый даёт 16,31 дня, второй — 16,33. Разница кажется копеечной, но это недоплата, а закон не разрешает округлять в пользу работодателя. Округлять дни закон не требует; если округляете — только вверх, так разъясняет Роструд.
Как посчитать сумму
С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства № 540 от 24.04.2025. Прежнее постановление № 922 утратило силу, и ссылаться на него в расчётах уже нельзя.
Для отпусков в календарных днях формула из пункта 10 Положения: заработок за 12 месяцев делится на 12 и на 29,3. Из расчётного периода исключают больничные, дни, за которые сохранялся средний заработок, и простой по вине работодателя. Для неполного месяца вместо 29,3 берут 29,3, делённое на число календарных дней месяца и умноженное на отработанные календарные дни. Подробно с исключениями и премиями — в статье «Расчёт отпускных: средний заработок, расчётный период и примеры».
Пример для кладовщика
Сотрудник принят 10 марта 2025 года, отпуск за первый рабочий год отгулял не полностью: осталось 3 дня. Второй рабочий год начался 10 марта 2026-го, увольняется он 16 октября 2026-го. За 12 месяцев до увольнения начислено 540 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.
- Месяцы: с 10 марта по 9 октября — 7 полных, остаток 7 дней меньше половины месяца и отбрасывается.
- Дни: 28 / 12 × 7 = 16,33 плюс 3 дня остатка — 19,33 дня.
- Средний дневной заработок: 540 000 / 12 / 29,3 = 1 535,84 ₽.
- Компенсация: 1 535,84 × 19,33 = 29 687,79 ₽, НДФЛ 13 % — 3 859 ₽, на руки 25 828,79 ₽.
Если перевести деньги через месяц, придётся доплатить проценты по статье 236 ТК РФ: не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день. При ставке 14 % это около 723 ₽ за 30 дней с суммы 25 828,79 ₽ — плюс риск штрафа. Как считают проценты за каждый день просрочки — в статье «Задержка и невыплата зарплаты: компенсация и ответственность».
Налоги и срок выплаты
Компенсация за неиспользованный отпуск — не льготная выплата. С неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы, как с зарплаты: Налоговый кодекс прямо исключает её из необлагаемых компенсаций. В расходах по налогу на прибыль она учитывается как оплата труда. Сроки перечисления НДФЛ и ставки взносов — в статье «НДФЛ и страховые взносы с зарплаты сотрудника».
| Что сделать | Когда | Основание |
|---|---|---|
| Выплатить компенсацию и остальной расчёт | В день увольнения | ст. 140 ТК РФ |
| Удержать НДФЛ | При выплате | ст. 226 НК РФ |
| Начислить взносы | В месяце начисления | ст. 420, 422 НК РФ |
| Сдать ЕФС-1 об увольнении | Не позднее следующего рабочего дня после приказа | порядок из статьи «ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника» |
Если работник получил отпуск авансом и уходит раньше конца рабочего года, за неотработанные дни отпуска можно удержать отпускные. Удержание не допускается при ликвидации, сокращении и ряде других оснований, а за одну выплату нельзя удержать больше 20 %. Лимиты — в статье «Удержания из зарплаты: исполнительные листы и лимиты».
Плюсы и минусы замены отпуска деньгами
Для работодателя без увольнения это инструмент, а не обязанность. Каждое «за» здесь идёт в паре со своей ценой.
| Что получаете | Чем за это платите |
|---|---|
| Сотрудник не выпадает из смены в пиковый месяц | Расход в фонде оплаты труда плюс НДФЛ и взносы сверху |
| Меньше долг по неотгулянным дням к моменту увольнения | Заменить можно только дни сверх 28, основной отпуск всё равно гулять |
| Работник получает деньги сразу | Нужны заявление, приказ и расчёт по среднему — та же работа, что с отпускными |
Кому подходит замена, а кому нет
Подходит, если у сотрудника есть дополнительный отпуск по трудовому договору с работником или за ненормированный день, склад в сезон не отпускает человека на все дни и он сам просит деньги. Основной отпуск при этом по графику отгуливается полностью.
Не подходит, если:
- сотрудник беременна или ему нет 18 лет — замена запрещена ч. 3 ст. 126 ТК РФ;
- дополнительный отпуск дан за вредные условия по итогам СОУТ — его заменять нельзя;
- склад держится на одном человеке и отпуск годами переносится — деньгами долг не закрыть, нужен сменщик;
- дни считаются в Excel без учёта отпусков за свой счёт — ошибка всплывёт в расчёте при увольнении.
Частые ошибки
- Платят только за текущий год → бывший сотрудник взыскивает остаток за все годы через суд с процентами по ст. 236 → поднимите остатки по всем рабочим годам с даты приёма.
- Считают месяцы по календарю, а не по рабочему году → дни выходят меньше, чем положено → берите рабочий год от даты приёма.
- Не выплачивают, потому что уволен за прогул → компенсация положена при любом основании, штраф для ООО 30 000–50 000 ₽ → выплачивайте всегда, ограничение виновных действий касается только отпуска с последующим увольнением.
- Считают средний заработок по постановлению № 922 → расчёт не по действующему документу → с 1 сентября 2025 года используйте Положение № 540.
- Меняют на деньги основные 28 дней работающему → нарушение ст. 126, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП для ООО 30 000–50 000 ₽ → заменяйте только дни сверх 28.
Все пять ошибок происходят там, где табель, отпуска и расчёт живут в разных таблицах. Кадровый учёт в SelSup не ведётся, но склад и сборка — да: когда заказы с трёх площадок видны одной очередью, сотрудника проще отпустить по графику, а не копить ему дни. Как SelSup распределяет сборку между сотрудниками склада — на главной.
Что менялось и что действует осенью 2026 года
Нормы о компенсации собраны из документов разных лет, поэтому ссылки в старых шаблонах часто устаревшие.
- 30.04.1930 Правила об очередных и дополнительных отпусках: пропорция, правило 11 месяцев и округление месяцев. Действуют в части, не противоречащей ТК РФ.
- 25.10.2018 Постановление КС № 38-П: при увольнении компенсация за все неиспользованные отпуска, независимо от давности.
- 01.09.2025 Средний заработок считают по Положению № 540, постановление № 922 утратило силу.
- 01.09.2026 Вступил в силу закон № 144-ФЗ о поправках в ТК РФ. Статьи 126 и 127 он не изменил: правила компенсации прежние.
При увольнении платите за все неотгулянные дни за все годы в день увольнения. Без увольнения меняйте на деньги только дни сверх 28 и только по заявлению. Средний считайте по Положению № 540.
Стоит ли менять отпуск на деньги
Да, если у сотрудника есть дни сверх 28 и он сам просит деньги: основной отпуск он отгуляет, а склад не останется без человека в пик.
Скорее да, но частично, если долг по отпускам уже накопился: заменить можно только дополнительные дни, основные придётся дать по графику или оплатить при увольнении. Как распределить 28 дней по году — в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: 28 дней, право после шести месяцев и деление на части».
Нет, если сотрудник беременна, несовершеннолетний или отпуск дан за вредность: такую замену закон запрещает.
Частые вопросы
Положена ли компенсация при увольнении за прогул?
Да. Статья 127 ТК РФ требует выплатить компенсацию при любом увольнении. При виновном увольнении нельзя только предоставить отпуск с последующим увольнением.
Можно ли получить компенсацию без увольнения за все 28 дней?
Нет. Без увольнения деньгами заменяется только часть отпуска сверх 28 календарных дней, и работодатель вправе отказать.
Сгорают ли неотгулянные отпуска за прошлые годы?
Нет. При увольнении их компенсируют все, это подтвердил Конституционный суд в постановлении № 38-П.
Облагается ли компенсация НДФЛ?
Да, и страховыми взносами тоже. НДФЛ удерживают при выплате, как с зарплаты. Как устроен расчёт зарплаты в целом — в статье «Зарплата сотрудников у продавца маркетплейса: что обязан работодатель».
Можно ли не держать отпуска сотрудников склада в голове и таблицах?
Отпуска и компенсации считает кадровая программа или бухгалтер, SelSup этого не делает. Но главная причина долгов по отпускам на складе — некому передать сборку. В SelSup задания всех площадок видит любой сотрудник с доступом к складу, без доступа к финансам. Покажем на демонстрации, как настроить роль сменщика.
Что почитать дальше
- Расчёт отпускных: средний заработок, расчётный период и примеры — формула среднего с исключаемыми периодами и премиями.
- Задержка и невыплата зарплаты: компенсация и ответственность — как считают проценты и штрафы, если расчёт при увольнении опоздал.
- Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — где прописать дополнительный отпуск, который потом можно заменить деньгами.
- Расчётный листок: форма, выдача и электронная рассылка — как показать компенсацию сотруднику в расчёте.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
