Пока продавец работает один, отпуск — его личное дело: закрыл продажи на неделю и уехал. С первым трудовым договором всё меняется. Кладовщик, сборщик, оператор ПВЗ или менеджер по карточкам получают право на оплачиваемый отпуск каждый год, а у вас появляются сроки, документы и деньги, которые нужно подготовить заранее. Ниже — какие отпуска бывают, когда сотрудник получает на них право, как составить график и оформить отпуск, сколько платить и во что обходится ошибка. И отдельно — как не остаться без сборки, когда единственный кладовщик уходит отдыхать в сезон.
Ежегодный основной отпуск — 28 календарных дней, право на него за первый год появляется после шести месяцев работы. График отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года, о начале отпуска сотрудника извещают под подпись за две недели. Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска. Не давать отпуск два года подряд запрещено. С 1 сентября 2026 года действуют два новых правила: отпуск за свой счёт и выходной для пострадавших от ЧС и возможность отозвать из отпуска работника с вредными условиями труда.
Какие отпуска бывают у сотрудника
У продавца со складом и ПВЗ на практике встречаются пять видов отпусков, и у каждого своя цена ошибки.
| Вид отпуска | Сколько дней | За что вы платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Ежегодный основной | 28 календарных дней, работающим инвалидам не менее 30 (ст. 115 ТК РФ) | Средний заработок за все дни отпуска | Не дали два года подряд — нарушение ст. 124, штраф ООО 30 000–50 000 ₽ |
| Дополнительный за ненормированный день | Не меньше 3 календарных дней (ст. 119) | Средний заработок, дни суммируются с основным | Режим записан в договоре, а дней нет — долг копится и выплачивается при увольнении |
| Дополнительный за вредные условия | Не меньше 7 календарных дней при классе 3.2 и выше по СОУТ (ст. 117) | Средний заработок; минимальную часть нельзя заменить деньгами | Замена минимума компенсацией не допускается, спор решается в пользу работника |
| Без сохранения зарплаты | По соглашению или в обязательных случаях по ст. 128 | Ничего, но свыше 14 дней в году не идут в стаж для отпуска | Отказ в обязательном случае — нарушение, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП |
| Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком | По листку нетрудоспособности и заявлению | Пособия платит Социальный фонд, не вы | Ошибки в документах задерживают пособие работнику |
Как посчитать дни и продолжительность основного отпуска, подробно разобрано в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: 28 дней, право после шести месяцев и деление на части». Кому положены дополнительные дни на складе и в ПВЗ — в материале «Дополнительный отпуск: кому положен на складе и в ПВЗ и как считать дни». Нужен ли дополнительный отпуск за вредность, решает специальная оценка: «СОУТ: нужна ли продавцу со складом и как её провести».
Нерабочие праздничные дни в отпуск не входят и продлевают его (ст. 120 ТК РФ). Сборщик, ушедший на 14 дней с 1 января, выйдет не 15-го, а позже: январские праздники сдвигают дату выхода. Это стоит учесть, когда вы планируете смены после новогоднего пика.
Когда у сотрудника появляется право на отпуск
По статье 122 ТК РФ отпуск за первый год работы можно брать после шести месяцев непрерывной работы у вас. По соглашению сторон — и раньше: так появляется «отпуск авансом». Некоторым сотрудникам вы обязаны дать отпуск до шести месяцев, если они попросят:
- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
- сотруднику младше 18 лет;
- сотруднику, который усыновил ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
- в других случаях, которые прямо названы в федеральных законах.
За второй и следующие годы отпуск даётся в любое время рабочего года — по графику. Рабочий год считается от даты приёма, а не с 1 января. Стаж для отпуска описан в статье 121: в него входят фактическая работа, отпуска, праздники, вынужденный прогул после восстановления и не больше 14 дней отпуска за свой счёт в году. Прогулы и отпуск по уходу за ребёнком в стаж не идут и сдвигают рабочий год.
Отпуск авансом часто просят новички, которые ещё проходят испытательный срок: как установить и что делать, если не прошёл. Дать его можно, но если человек уволится до конца рабочего года, вернуть «лишние» отпускные удастся не всегда и только в рамках правил из статьи «Удержания из зарплаты: исполнительные листы и лимиты».
График отпусков: срок до 17 декабря и что он даёт
Статья 123 ТК РФ требует утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до нового календарного года. График на 2027 год должен быть подписан до 17 декабря 2026 года включительно. Он обязателен и для вас, и для сотрудника: вы не можете сдвинуть отпуск по своему желанию, а сотрудник не может уйти в другие даты без согласия.
Отдельным категориям вы даёте отпуск в удобное для них время, даже если это ломает график. Например, муж по своему желанию получает ежегодный отпуск, пока жена в отпуске по беременности и родам, и стаж у вас для этого не важен. Остальные такие категории перечислены в кодексе и отдельных законах.
Как собрать график на 2027 год на складе из трёх–десяти человек:
- До конца ноября соберите пожелания: даты или хотя бы месяцы, льготные категории отметьте отдельно.
- Наложите пожелания на свой сезон: ноябрь и декабрь с распродажами площадок, недели крупных акций, инвентаризацию.
- Разведите людей, которые подменяют друг друга: сборщик и кладовщик не должны отдыхать одновременно.
- Утвердите график приказом по форме Т-7 или своей форме до 17 декабря.
- Поставьте напоминания за 17–18 дней до каждого отпуска: к этому сроку нужно известить человека и подготовить отпускные.
О начале отпуска сотрудника извещают под подпись не позднее чем за две недели. Это не формальность. По части 2 статьи 124, если вы известили позже или не заплатили отпускные вовремя, сотрудник по письменному заявлению вправе перенести отпуск на другой срок, и вы обязаны согласиться. Весь график на склад поплывёт из-за одной забытой подписи.
Как заполнить форму, кого включать и как менять график в течение года, подробно разобрано в статье «График отпусков на 2027 год: как составить, форма Т-7 и срок до 17 декабря».
Самое дорогое на складе — не штраф, а пустое рабочее место в сезон. Если кладовщик один, а его отпуск пришёлся на ноябрь, сборочные задания FBS никто не закроет в срок: заказы отменяются, площадка штрафует за просрочку, карточки теряют позиции. Отказать в отпуске, который стоит в графике, вы не можете, а сдвинуть его — только с согласия человека. Решать это надо в декабре, когда утверждается график, а не за день до отпуска.
Подменный сотрудник на время отпуска — это ещё и вопрос доступов: кому дать сборку, чтобы он не увидел закупочные цены и выплаты. В SelSup доступ складского сотрудника даётся ролью: подменный кладовщик видит сборочные задания и остатки, но не видит выручку и себестоимость. На демонстрации покажем, как передать сборку на время отпуска и не открыть сотруднику финансы.
Как оформить отпуск: документы по шагам
Комплект у небольшого работодателя обычно такой. Можно пользоваться унифицированными формами Т-6 и Т-60 или утвердить свои.
- Извещение о начале отпуска — за две недели, под подпись. Можно отметкой в графике, но отдельный документ надёжнее.
- Заявление сотрудника — если он идёт не по графику, делит отпуск на части или просит отпуск за свой счёт. По графику закон заявления не требует.
- Приказ о предоставлении отпуска — по форме Т-6 или своей, с ознакомлением сотрудника.
- Записка-расчёт — по форме Т-60 или в учётной программе: кадровая часть плюс расчёт отпускных.
- Отметка в табеле — дни отпуска отдельным кодом, чтобы они не попали в отработанное время.
Все эти документы можно подписывать электронно, если вы перешли на электронный кадровый документооборот. Образцы заявлений и приказов собраны в статье «Заявления и приказы в КЭДО: отпуск, перевод, готовые формы». Если кадры ведутся в 1С, порядок шагов там свой — его описывает материал «Отпуск в 1С:ЗУП: оформление, начисление отпускных и перенос». Сам отпуск и его продолжительность должны совпадать с тем, что записано в трудовом договоре: «Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец».
Отпускные: как считаются и когда платить
Отпуск оплачивается по среднему заработку. С 1 сентября 2025 года его считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Прежнее постановление № 922 утратило силу, но формула для отпуска осталась той же: зарплата за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3. Из расчётного периода исключаются больничные, дни, когда сохранялся средний заработок, простой и другие периоды из пункта 5 Положения. Премии учитываются по особым правилам, материальная помощь не учитывается вовсе.
Пример. Кладовщик получал 55 000 ₽ в месяц весь год, больничных не было. Зарплата за расчётный период — 660 000 ₽. Средний дневной заработок: 660 000 / 12 / 29,3 = 1 877,13 ₽. За 14 календарных дней отпуска он получит 26 279,86 ₽ до вычета НДФЛ.
По части 9 статьи 136 ТК РФ отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска. Если отпуск начинается в понедельник, платите не позже пятницы. С отпускных удерживается НДФЛ, взносы начисляются как с зарплаты — подробности в статье «НДФЛ и страховые взносы с зарплаты сотрудника».
Сколько стоит задержка. По статье 236 ТК РФ за каждый день просрочки вы платите проценты не ниже 1/150 ключевой ставки, независимо от вины. Ключевая ставка Банка России на 30 сентября 2026 года — 14 %. Отпускные 26 279,86 ₽ задержаны на 5 дней: 26 279,86 × 14 % / 150 × 5 = 122,64 ₽. Сумма мелкая, но это только начало: за ту же задержку ООО грозит штраф 30 000–50 000 ₽ по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ, ИП — 1 000–5 000 ₽, при повторе ООО платит до 100 000 ₽. А сотрудник вправе перенести отпуск.
Формулу со всеми исключениями и примерами для неполного года разбирает статья «Расчёт отпускных: средний заработок, расчётный период и примеры». Сроки и штрафы за просрочку — «Когда выплачивать отпускные: срок три дня и что будет за просрочку». Чем расчёт отпускных отличается от обычного месячного начисления, видно в «Как рассчитать зарплату: формула, отработанное время, примеры».
Перенос, деление на части и отзыв из отпуска
Отпуск обязательно продлевают или переносят, если сотрудник заболел во время отпуска, исполнял государственные обязанности, а также если вы опоздали с извещением или отпускными (ст. 124). Перенести отпуск на следующий год из-за нагрузки можно только в исключительном случае и с согласия сотрудника; использовать его нужно в течение 12 месяцев после конца того рабочего года. Отдельно закон запрещает не давать отпуск два года подряд, а сотрудникам младше 18 лет и занятым на вредных работах — не давать вовсе.
Разделить отпуск на части можно только по соглашению. Одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125). Отозвать из отпуска можно только с согласия сотрудника; неиспользованные дни он берёт в удобное время в этом рабочем году или присоединяет к следующему отпуску. Беременных и сотрудников младше 18 лет отзывать нельзя. С 1 сентября 2026 года появилось исключение для работников с вредными условиями труда: их можно отозвать для предотвращения аварии или устранения её последствий, часы работы оплачиваются не меньше чем в двойном размере, а порядок отзыва должен быть записан в коллективном договоре или локальном акте.
Как оформить перенос из-за больничного и по вашей инициативе — в статье «Перенос отпуска: по заявлению, из-за больничного и по решению работодателя». Отзыв с приказом и перерасчётом отпускных — в «Отзыв из отпуска: согласие работника, приказ и оплата».
Компенсация за неиспользованный отпуск
Деньгами вместо отдыха по статье 126 можно заменить только часть отпуска сверх 28 календарных дней и только по письменному заявлению. Обычному кладовщику с 28 днями заменять нечего. Беременным и сотрудникам младше 18 лет замена запрещена, как и замена дополнительного отпуска за вредные условия.
При увольнении по статье 127 вы выплачиваете компенсацию за все неиспользованные отпуска, за все годы. Если сборщик три года отдыхал по неделе, при уходе он получит оплату за накопленные дни по текущему среднему заработку: 49 дней × 1 877,13 ₽ = 91 979,37 ₽ одной суммой в день увольнения. Вместо денег по заявлению сотрудника можно дать отпуск с последующим увольнением, тогда днём увольнения считается последний день отпуска. Как считать дни и округлять, разобрано в статье «Компенсация за неиспользованный отпуск: при увольнении и без увольнения».
Отпуск за свой счёт: когда отказать нельзя
По общему правилу отпуск без сохранения зарплаты даётся по соглашению сторон: сотрудник просит, вы вправе отказать. Но статья 128 называет случаи, когда отказать нельзя:
- работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней;
- пострадавшим от чрезвычайной ситуации, если они живут в зоне ЧС и потеряли имущество, — до 5 календарных дней, с 1 сентября 2026 года;
- участникам Великой Отечественной войны и родственникам военнослужащих — сроки и условия названы в статье отдельно.
Пострадавшим от ЧС с той же даты положен ещё и дополнительный оплачиваемый выходной по новой статье 186.1 ТК РФ, порядок устанавливает Правительство. Отпуск за свой счёт длиннее 14 дней в году сдвигает рабочий год и дату следующего отпуска — это частая причина путаницы в графике. Обязательные случаи и оформление — в статье «Отпуск за свой счёт: когда работодатель обязан дать и как оформить».
Календарь изменений: что постоянно, а что с датой
- 1 сентября 2025 Средний заработок считают по Положению из постановления № 540 вместо № 922. Формула отпускных та же, но само Положение действует до 1 сентября 2031 года — к этой дате правила пересмотрят.
- 1 января 2026 МРОТ вырос до 27 093 ₽. Средний месячный заработок за полностью отработанную норму не может быть ниже МРОТ, это правило распространяется и на отпускные.
- 1 сентября 2026 Пострадавшим от ЧС положены оплачиваемый выходной и до 5 дней отпуска за свой счёт (Федеральный закон от 09.04.2026 № 90-ФЗ).
- 1 сентября 2026 Работников с вредными условиями труда можно отозвать из отпуска в аварийных случаях с оплатой не ниже двойной (Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ).
- 17 декабря 2026 Последний день, чтобы утвердить график отпусков на 2027 год.
Постоянные правила здесь — 28 дней, шесть месяцев, график за две недели до года, отпускные за три дня. Они не менялись с 2006 года, и на них можно строить процессы. Всё, что появилось в 2026 году, касается узких случаев: ЧС и вредные условия. Ориентируйтесь только на действующий текст кодекса: проекты поправок, пока они не приняты, ничего не меняют.
Жёсткий график или отпуск по заявлению: что получаете и чем платите
График обязателен, но насколько он подробный — решаете вы.
| Подход | Что получаете | Чем за это платите |
|---|---|---|
| Точные даты в графике | Видите весь год заранее, можно разводить подменных людей и закрывать сезон | Любая смена дат — через согласие сотрудника и изменение графика |
| Только месяцы в графике | Гибкость: сотрудник уточняет даты ближе к делу | Нужно заявление и отдельное извещение за две недели для каждого отпуска |
| Отпуск по договорённости без графика | Никаких бумаг, пока людей двое–трое | Прямое нарушение ст. 123: штраф ООО 30 000–50 000 ₽ при первой же проверке или жалобе |
Кому хватит таблицы, а кому нужен порядок посерьёзнее
Учёт отпусков почти у всех начинается с таблицы в Excel, и на малом объёме это нормально. Вопрос в том, где она перестаёт справляться.
Таблицы достаточно, если
- сотрудников двое–трое, и все друг друга подменяют;
- сезонного пика нет или он не совпадает с отпусками;
- зарплату и отпускные считает бухгалтер, который сам следит за сроками.
Таблицы не хватает, если
- склад держится на одном кладовщике, и его отпуск останавливает сборку;
- подменному сотруднику приходится давать доступ к кабинету целиком, вместе с выплатами;
- сроки извещения и отпускных помнит только владелец;
- дни отпуска накапливаются годами, и никто не знает остаток на сегодня.
Последние признаки — не про кадры, а про работу склада: кто собирает заказы, пока человек в отпуске, и что он при этом видит. Эту часть и снимает SelSup: сборочные задания, остатки по складам и коды маркировки лежат в одном месте, а права сотрудников настраиваются отдельно.
Частые ошибки работодателя с отпусками
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| График не утвердили до 17 декабря | Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: ООО 30 000–50 000 ₽, ИП 1 000–5 000 ₽ | Поставьте в календарь срок сбора пожеланий на конец ноября |
| Известили о начале отпуска за неделю | Сотрудник вправе перенести отпуск, график на складе рушится | Напоминание за 17–18 дней, извещение под подпись |
| Отпускные перевели в день начала отпуска | Проценты по ст. 236, штраф ООО до 50 000 ₽, при повторе до 100 000 ₽ | Платите за три дня и раньше, учитывая выходные банка |
| Кладовщик не отдыхал два года | Нарушение ст. 124, штраф и крупная компенсация при увольнении | Раз в год проверяйте остатки дней у всех |
| Отпуск «заменили деньгами» целиком | Замена 28 дней запрещена, отпуск остаётся долгом | Меняйте на деньги только дни сверх 28 |
| Отказали пенсионеру в 14 днях за свой счёт | Нарушение ст. 128, жалоба в инспекцию и штраф | Сверяйтесь со списком обязательных случаев |
Большинство этих ошибок не от незнания закона, а от ручной работы: сроки держатся в голове, график — в файле, который правят двое. Когда отпуск кладовщика совпадает с распродажей, цена ошибки удваивается. Как собрать заказы, остатки и работу склада в одном кабинете, чтобы подмена на время отпуска не превращалась в аврал, расскажет главная страница SelSup.
Стоит ли выстраивать учёт отпусков заранее
Порядок с отпусками обязателен для всех нанимателей. Вопрос в том, сколько сил в него вкладывать.
- Один–два сотрудника без сезонности — да, но минимально: график до 17 декабря, извещение за две недели, отпускные за три дня. Хватит таблицы и напоминаний.
- Склад из трёх–десяти человек с пиком в ноябре–декабре — однозначно да. График нужно строить вокруг сезона и подмен, иначе отпуск одного человека остановит сборку.
- Кадры и зарплату ведёт внешний бухгалтер — скорее да, но частично: сроки и расчёты он возьмёт на себя, а план подмен на складе и доступы остаются за вами.
Отпуск — продолжение зарплатной темы, и штрафы там общие. Полная картина обязанностей нанимателя — в статье «Зарплата сотрудников у продавца маркетплейса: что обязан работодатель».
Что почитать дальше
- Сроки выплаты зарплаты и аванса: правило двух раз в месяц — как совместить даты зарплаты и отпускных, чтобы не нарушить ни то, ни другое.
- Задержка и невыплата зарплаты: компенсация и ответственность — полный расчёт процентов и штрафов, если деньги пришли позже срока.
- Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года — с чего начинается планирование подмен на складе.
- Расчётный листок: форма, выдача и электронная рассылка — что должно стоять в листке, когда вы платите отпускные.
Частые вопросы
Можно ли не давать отпуск в первый год работы?
Можно не давать до шести месяцев работы, кроме случаев из статьи 122. После шести месяцев сотрудник имеет право на отпуск за первый год, но в какие даты — определяет график. Совсем пропустить отпуск нельзя: два года подряд без отпуска прямо запрещены.
Нужно ли заявление, если отпуск стоит в графике?
По закону нет: основание — график и ваше извещение за две недели. Заявление нужно, если сотрудник уходит не по графику, делит отпуск или берёт отпуск за свой счёт. Многие работодатели всё же просят заявление — это внутреннее правило, а не требование кодекса.
Что делать, если сотрудник заболел в отпуске?
Отпуск продлевается на дни болезни или переносится на другой срок по согласованию с сотрудником. Основание — листок нетрудоспособности. Отпускные за эти дни не пересчитывают назад, больничный оплачивается отдельно.
Можно ли не вести график, если сотрудников двое?
Нет. Требование статьи 123 не зависит от численности. Даже у ИП с одним сборщиком график должен быть утверждён до 17 декабря, иначе при проверке это отдельное нарушение.
Можно ли не делать подмену на время отпуска руками?
Сам график и отпускные остаются в кадровой программе или у бухгалтера — SelSup кадры не ведёт. Зато он снимает то, что ломается на складе, когда человек уходит: сборочные задания, остатки и маркировка собраны в одном кабинете, а подменному сотруднику доступ выдаётся ролью, без финансов. На демонстрации разберём, как это устроить на вашем складе.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
