Расходы на маркетплейсах: учет, налоги и автоматизация

Бизнес на маркетплейсах, как и любой другой, требует детальных расчётов. Если ими пренебречь, можно быстро вылететь в трубу, да еще схлопотать от налоговой. Между тем учёт на маркетплейсах сильно отличается от традиционного. Рассказываем, какие системы налогообложения подходят для селлеров, как вести учёт и можно ли упростить работу.

Налоговые режимы для маркетплейсов

Продавать на маркетплейсах могут юридические лица, индивиудальные предприниматели и самозанятые. Онлайн площадки не ограничивают продавцов в выборе формы бизнеса и налогового режима. Исключение — ПСН — патентная система налогообложения. С ПСН не удастся выйти на маркетплейс.

Подробнее про налоги читайте здесь.

Налог на профессиональный доход — НПД

НПД на маркетплейсах могут использовать ИП и самозанятые. Главное, чтобы годовой доход не превышал порог в 2,4 миллиона рублей. Нанимать сотрудников нельзя.

ИП и самозанятым на НПД разрешается торговать только теми товарами, которые они изготовили собственными руками. Запрещается:

• перепродавать чужое,
• торговать подакцизными товарами,
• продавать товары, подлежащие обязательной сертификации и маркировке.

При торговле на маркетплейсах НПД составляет 6% от суммы продаж, так как онлайн площадка это юридическое лицо. Вести учёт не нужно, никаких отчётов и деклараций не требуется. По итогам месяца продавцы уплачивают налог с той суммы, на которую они продали товар без учёта комиссии маркетплейса.

Общая система налогообложения — ОСНО

ОСНО могут использовать индивидуальные предприниматели и организации. Но работать по ней сложнее и больше налогов. Продавцы платят налог на прибыль, НДС, налоги на имущество. Без бухгалтера с ОСНО на маркетплейсах не справиться, поэтому режим чаще выбирают крупные компании, которым важно вычитать НДС.

Бухгалтерия для маркетплейсов не ограничивается только проводками и отчётностью. Бухгалтерия Озон, Wildberries и других площадок это в первую очередь контроль над затратами и выручкой. Для больших предприятий в SelSup есть возможность интеграции сервиса с 1С. Так можно облегчить работу менеджеру маркетплейсов и бухгалтеру. Менеджер будет работать со всеми площадками из одного окна, видеть аналитику и продажи. А бухгалтер будет автоматически получать отчеты о реализации и заказы для учета товаров.

Подробнее про интеграцию можно прочитать здесь.

Упрощённая система налогообложения — УСН

ИП и юрлица вправе выбрать упрощённую систему налогообложения для торговли на маркетплейсах. Есть 2 варианта этой схемы — от выбора зависит, как вести учёт доходов и расходов.

• УСН «Доходы»: налог 6% рассчитывается от суммы продаж на маркетплейсе. УСН «Доходы» на маркетплейсах выгодна при большой торговой наценке.
• УСН «Доходы минус расходы»: налог 15% уплачивается с прибыли, то есть от того, что осталось после вычета расходов, включая комисиию маркетплейса. Эта схема выгодна, если торговая наценка небольшая, а трат много.

Доход продавца на УСН — это сумма продаж, без учёта комиссии маркетплейса.

Посчитаем сумму налога при разных вариантах на примере.

Пример. Иван продает на Вайлдберриз обувь. В октябре он продал товаров на 300 000 рублей. Закупочная цена обуви — 150 000 рублей. Еще 10 000 рублей он потратил на рекламу и 5000 рублей на упаковку.

Комиссия Вайлдберриз на обувь — 25%. Итого она составила 75 000 рублей.

На счёт ИП от Вайлдберриз пришло 225 000 рублей.

Налог по УСН Доходы Иван заплатил с суммы продаж, то есть с 300 000 рублей.

Налог по УСН Доходы = 300 000 * 6% = 18 000 руб.

Налог по УСН Доходы минус расходы = (300 000 — 75 000 — 10 000 — 5000) * 15% = 31 500 рублей.

Разница очевидна. Поэтому схема «Доходы минус расходы» на маркетплейсах выгодна в том случае, когда у вас много трат и все их вы можете подтвердить для налоговой.

При выборе формы налогообложения учитывайте региональные особенности. В некоторых субъектах ставка налога по схеме «Доходы минус расходы» может варьироваться от 5 до 15% для всех или только для определенных категорий. Также по этой схеме действует правило минимального налога: если по итогам года вам нужно заплатить меньше 1% от полученных доходов, то сумма округляется в большую сторону до 1%.

Узнать подробнее и посмотреть пример расчета авансового платежа можно на сайте ФНС.

На УСН продавцы ежеквартально платят авансовые платежи, а декларацию сдают раз в год. Основание для составления декларации — книга доходов и расходов — КУДиР. Именно туда записываются все поступления и списания.

Зачастую книгу заполняют не постепенно, а разом в конце года. Возникает проблема, где взять данные по расходам. Собирать чеки и пересматривать записи долго и рискованно, так как легко что-то упустить. Сервис SelSup помогает держать все расходы на контроле. Информация сохраняется в программе, а сумма налога по УСН Доходы вычисляется автоматически. Так учет прозрачнее, никаких стрессов и споров с налоговой. 

Как ИП вести КУДиР на маркетплейсах для налогового учета

Если на ОСНО селлеры контролируют движение каждой копейки и передают данные в налоговую, то на УСН юрлицам и ИП нужно вести книгу учёта доходов и расходов — КУДиР, а в конце года подавать декларацию на ее основе.

Как заполнять книгу, и её формат закреплено в законе. Шаблон КУДиР в Excel можно скачать здесь. Он выглядит так:

Книгу можно вести в Excel в электронном формате или в бумаге. Датой доходов от продаж на маркетплейсах по УСН считается дата, когда на счёт поступили деньги от маркетплейса, а датой расходов на закупку товаров — дата отчёта маркетплейса. Такой подход называется кассовым методом.

Основные правила, как вести КУДиР при работе с маркетплейсами:

• Новую книгу нужно заводить ежегодно с 1 января.
• Книга в бумаге ведётся от руки. Она прошивается в начале года, страницы нумеруются и проставляется их количество. Продавец должен поставить подпись печать при наличии.
• Книгу в электронном виде в конце года распечатывают и оформляют так же, как бумажную.
• Доходы и расходы считаются поквартально нарастающим итогом.
• Суммы заполняются на основе первичных бухгалтерских документов.
• Для каждой системы налогообложения предусмотрены свои разделы.
• Траты на закупку товаров отражаются на дату отгрузки.
• В бумажной книге ошибки можно исправлять от руки. Главное — заверить подписью.
• Продавцам на ОСНО нужно предъявлять книгу в ФНС, когда заканчивается налоговый период.
• Продавцам на УСН не нужно сдавать книгу в налоговую. Предоставлять нужно только, если попросят.
• КУДиР хранится 5 лет.

Скачать книгу доходов и расходов версии 2023 года можно здесь.

Вести КУДиР — обязательно. Налоговый кодекс предусматривает штрафы для тех, кто пренебрегает этим правилом. Так, за ошибки придётся заплатить 10 000 руб. Если выяснится, что из-за нарушений уменьшилась налогооблагаемая база, то штраф вырастет минимум до 40 000 руб, максимум — до 20% от суммы налога, которую недоплатили.

Книга учёта доходов и расходов – это элемент бухгалтерского учёта. Она нужна для ФНС. Для оперативного учёта такой формат не годится, так как в нем нет наглядности и аналитики. SelSup позволяет в текущем времени фиксировать все траты и поступления. Никакие затраты не потеряются. Налогооблагаемая база будет посчитана копейка в копейку. Кроме того, у вас будет детальная аналитика для управления бизнесом.

Какие расходы на маркетплейсах нужно учитывать

Поставщики маркетплейсов несут множество расходов, которые нужно считать не только для налоговой, а для того, чтобы знать свою выручку от продаж и чистую прибыль, понимать рентабельность бизнеса. Расходы можно разделить на два вида — те, что связаны с онлайн площадками напрямую, и те, что косвенно.

Чем отличаются разные виды прибыли на маркетплейсах

Расходы на маркетплейсах:

• комиссия за продажу товаров,
• логистика,
• приёмка товара,
• хранение на складе,
• реклама,
• дополнительные услуги маркетплейса: замеры, переупаковка, утилизация товара,
• штрафы.

Расходы на Озон и Вайлдберриз отражаются в отчётах о реализации и актах. Документы появляются в личном кабинете продавца. По ним можно посмотреть расходы по всем статьям, узнать сумму продаж и к перечислению. Правда, придётся потратить время, чтобы свести цифры из разных форматов в один файл.

Про личный кабинет продавца на Озон

Про личный кабинет на Вайлдберриз

Расходы, косвенно связанные с маркетплейсами:

• аренда склада,
• доставка товара от оптового поставщика на склад селлера и до маркетплейса,
• упаковка товара: короба, пузырчатая плёнка, скотч, пакеты, паллеты;
• принтеры, картриджи, лента для этикеток;
• товары для офиса: файлы, ручки, папки;
• зарплата своя и сотрудников;
• оплата разовых услуг специалистов: дизайнеров, фотографов;
• коммунальные платежи.

Это примерный перечень расходов, которые несут селлеры на онлайн площадках. У каждого ещё могут быть свои индивидуальные затраты. В любом случае нужно вести учёт расходов, чтобы знать точную сумму затрат, понимать рентабельность продаж по чистой прибыли, планировать развитие.

Дополнительные расходы не отражаются в отчётах о реализации, маркетплейсы их не знаю и не считают. Поэтому селлеры должны вести бухгалтерский и финансовый учёт продаж самостоятельно. Начинающие продавцы в целях экономии обычно считают в блокноте или в таблице в Excel. Но чем больше обороты, тем меньше времени остаётся на бумажные дела и тем выше риск ошибиться. Недостоверные расчёты могут привести к неверным управленческим решениям, а бухгалтерам на аутсорсинге тоже не всегда можно доверять. 

Сервис SelSup избавляет селлеров от рисков ошибок и нерадивых бухгалтеров. Если вносить дополнительные расходы, то картина финансового состояния бизнеса всегда будет точной, а аналитика актуальной. 

Как вести учёт расходов, косвенно связанных с маркетплейсами

В программе SelSup есть специальный раздел «Доходы и расходы». В нём продавцы могут вести учёт всех своих затрат, которые напрямую не связаны с маркетплейсами, но влияют на чистую прибыль.

Записали небольшое видео на эту тему:

Добавлять расходы можно 3 способами:

• подключить автоматическую загрузку выписок из банка.

• загружать выписки из банка вручную. Подходят файлы формата 1С из любого банка. Здесь ограничений нет.

• вносить расходы вручную без выписки.

Из выписок загружаются не только расходы, но и доходы — от продаж на маркетплейсах и другие, если есть. Например, если вы параллельно делаете профессиональные фото чужих товаров, то тоже можете включить эту статью в доходы. Так все финансовые операции попадают в одну аналитику. При необходимости, какие-то статьи можно удалить или скорректировать.

Добавлять расходы и доходы вручную можно двумя способами: по одному в интерфейсе или массово через Excel-файл.

SelSup позволяет создавать разовые и регулярные платежи. Для регулярных нужно заполнить форму один раз и проставить периодичность. Сумма будет учитываться в финансах автоматически.

Форма для добавления платежа максимально простая. Обязательно заполнить всего 3 поля: сумму, дату и статью. Другие подробности — по желанию. За конфиденциальность можно не беспокоиться. Информация предназначена только для вас и остаётся только в SelSup.

В программе есть стандартные статьи расходов — можно выбирать из них или создать свою.

Аналогично по доходам: есть готовые статьи и можно добавлять свои.

Иногда по API маркетплейсы передают не те цифры. Например, сумма к выплате и фактически поступившая на счёт могут отличаться. С помощью формы в SelSup можно поправить эту цифру.

Если нужно добавить сразу несколько платежей или просто вам удобнее работать с Excel, в SelSup есть и такой вариант.

В итоге продавцы видят полную картину по своим доходам и расходам на площадках. Можно вести учёт отдельно для каждой организации и маркетплейса или смотреть показатели в общем.

Дополнительные расходы учитываются при вычислении чистой прибыли. Так, селлерам не нужно отдельно складывать и вычитать свои затраты. SelSup делает это автоматически. Один раз внесли — и аналитика готова.

Когда вы торгуете на разных площадках, то расходы распределяются пропорционально выручке. Например, если Озон приносит вам 60% прибыли, то и 60% затрат будут отнесены к нему.

SelSup помогает держать под контролем все траты, не путаться в расчётах и вести прозрачную бухгалтерию на Вайлдберриз и Озон без особых усилий. Так проще заносить расходы в КУДиР — ничего не теряется. Налоги по УСН Доходы SelSup считает сам.

Еще одно весомое преимущество достоверного учета — точная юнит-экономика. Достоверная аналитика может быть только тогда, когда учет охватывает все затраты. В SelSup хранится все, а юнит-экономика считается автоматически, поэтому ей можно доверять.

Подписывайтесь на нас на других ресурсах:

👉 в YouTube

👉 в Телеграмм

👉 на VC