Поставщик привёз двадцать коробов, кладовщик расписался в накладной, а через три дня выяснилось: в четырёх коробах вместо тридцати футболок лежит двадцать восемь. Формально партия принята целиком — подпись стоит, замечаний нет. Приёмка — это не разгрузка, а процедура со сроками и документами, и стоит ошибка ровно столько, сколько стоит недостающий товар.
КороткоПорядок и сроки приёмки берутся из договора поставки. Советские инструкции П-6 и П-7 сами собой не включаются: по пункту 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 они применяются, только когда прямо названы в договоре. Если про приёмку в договоре не сказано ничего, поставщик всё равно отвечает за недостачу — просто доказывать её придётся любыми документами, какие найдутся.
Что кодекс требует от покупателя
Обязанностей у покупателя три, и все они в статье 513 ГК.
- Совершить все действия, чтобы принять товар — освободить место, вывести людей, подать технику.
- Осмотреть товар и проверить количество и качество в срок, который определён законом, договором или обычаями делового оборота.
- Незамедлительно письменно уведомить поставщика обо всех несоответствиях и недостатках.
Третий пункт самый дорогой. Его дублирует статья 483 ГК: если покупатель не известил продавца о нарушении условия о количестве, качестве или комплектности, продавец вправе отказаться выполнять требование — но только если докажет, что молчание покупателя сделало требование невыполнимым или несоизмеримо дорогим. Право на претензию не сгорает само от опоздания на день, но чем позже письмо, тем легче поставщику сказать, что товар испортился уже у вас.
Самое дорогое действие всей процедуры — подпись в накладной до пересчёта. Партия футболок на 180 000 ₽ с недовложением в 7 % — это 12 600 ₽, которые вы оплатили и которых у вас нет. При пяти поставках в месяц набегает 63 000 ₽, и обнаружится это на инвентаризации, когда доказать происхождение расхождения уже нечем.
Отсюда правило: пересчёт заканчивается раньше, чем уедет машина. Терминал сбора данных считает короб быстрее человека и не путает наименования — как его выбрать, разбирали в материале про ТСД для маркетплейсов. В SelSup приёмка идёт от накладной поставщика: вы сканируете короба, система показывает расхождение построчно и не даёт закрыть документ, пока не решено, что делать с лишним и недостающим.
Посмотреть, как выглядит приёмка партии в SelSup — на вашей номенклатуре, за полчаса.
Три режима приёмки, и вы уже в одном из них
Режим задаётся одной фразой в договоре. Вариантов ровно три, и ведут они себя в споре по-разному.
| Что написано в договоре | Как проверяете | Что будет при сбое |
|---|---|---|
| Свой порядок и сроки приёмки | Так, как написали: сроки, выборка, кто подписывает акт | Условие написано небрежно — суд прочтёт его буквально, а не так, как вы задумывали |
| Ссылка на инструкции П-6 и П-7 | По инструкциям: приостановка приёмки, вызов представителя, комиссия | Пропустили один шаг — акт теряет силу, товар считается принятым без замечаний |
| Про приёмку не сказано ничего | В разумный срок исходя из свойств товара | Спор превращается в оценку доказательств, исход заранее не известен |
Третья строка — самая частая и самая недооценённая. Отсутствие порядка приёмки не освобождает поставщика от ответственности: это прямо сказано в последнем абзаце пункта 14 постановления Пленума ВАС № 18. Суд обязан оценить доказательства, которые вы принесёте, — просто приносить их придётся вам.
Как за минуту понять, какой режим у вас:
- Откройте договор и найдите слово «приёмка». Есть пункт со сроками — работаете по нему.
- Есть слова «П-6», «П-7» или «Госарбитраж» — работаете по инструкциям целиком, со всеми вызовами и комиссиями.
- Ничего нет — фиксируйте расхождение всем, чем можете, и пишите поставщику в тот же день.
Порядок приёмки не спасёт, если поставщика через месяц не найти, — об этом проверка поставщика перед закупкой: чек-лист для селлера. Сами формулировки договора разбираем в статье договор поставки: что это, когда нужен селлеру и как заключить.
Сроки по П-6 и П-7, если вы их подписали
Инструкции написаны в 1965 и 1966 годах и рассчитаны на завод, а не на склад с одним кладовщиком. Но если ссылка в договоре есть, сроки такие.
| Что проверяете | Срок | Откуда |
|---|---|---|
| Товар без тары, в открытой или повреждённой таре | В момент получения | П-6, п. 9 |
| Вес нетто и штуки внутри коробов | Не позднее 10 дней | П-6, п. 9 |
| То же по скоропортящемуся товару | Не позднее 24 часов | П-6, п. 9 |
| Качество и комплектность, поставщик из вашего города | Не позднее 10 дней | П-7, п. 6 |
| Качество и комплектность, поставщик иногородний | Не позднее 20 дней | П-7, п. 6 |
| Скрытые недостатки | Акт за 5 дней с обнаружения, но не позднее 4 месяцев с поступления на склад | П-7, п. 9 |
Ловушка не в сроках, а в процедуре. По пункту 16 П-6 при недостаче получатель обязан приостановить приёмку и не смешивать товар с другим, а по пункту 17а уведомление о вызове представителя уходит не позднее 24 часов. Представитель из того же города обязан явиться на следующий день, иногородний — в трёхдневный срок.
Пропустить выборочно ни один шаг нельзя. Не отправили уведомление в срок, не собрали комиссию, подписали акт вдвоём с водителем — товар считается принятым без замечаний. Поэтому крупные поставщики охотно вставляют ссылку на П-6 и П-7 в типовой договор: инструкции написаны так, что покупателю почти всегда есть что нарушить.
Разумный ход — убрать это условие протоколом разногласий и написать свой порядок: пересчёт в день поставки, уведомление по ЭДО в тот же день, акт по форме ТОРГ-2, скрытые недостатки — 30 дней.
Акт о расхождениях: ТОРГ-2 или своя форма
Форма ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей» утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132; для импортного товара там же есть ТОРГ-3. Обязательной эта форма для большинства компаний давно не считается: по статье 9 закона № 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель, закон задаёт только обязательные реквизиты. ТОРГ-2 берут потому, что её узнаёт бухгалтер поставщика.
Что в акте должно быть:
- Дата и место составления, номер и дата договора, накладной или УПД.
- Кто участвовал в приёмке — с должностями и основанием полномочий.
- Сколько товара по документам и сколько по факту — построчно, в тех же единицах, что в накладной.
- Состояние тары и пломб на момент вскрытия и чем считали или взвешивали.
- Вывод о характере расхождения: недостача, излишек, пересортица, брак.
Сроки жёсткие: по пункту 25 П-6 акт о недостаче составляется в тот же день, когда недостачу нашли, по пункту 29 П-7 акт по качеству — в день окончания приёмки. Отправлять лучше по ЭДО: видна дата доставки и подпись получателя, а кто из операторов что умеет — в обзоре операторы ЭДО: кто есть на рынке, чем отличаются и как выбрать. Текст требования разбираем в статье претензия поставщику: когда предъявлять и как составить, закрывающий документ по поставке — в материале про товарную накладную ТОРГ-12, а электронную сверку с перевозчиком — в статье переход на ЭТрН.
Товар не приняли — он всё равно ваш
Отказ от партии не означает, что её можно выставить за ворота. По статье 514 ГК покупатель, отказавшийся от товара, обязан обеспечить его сохранность — это и есть ответственное хранение — и сразу уведомить поставщика. Поставщик обязан вывезти товар или распорядиться им в разумный срок; молчит — вы вправе продать товар или вернуть его, а необходимые расходы на хранение, продажу или возврат поставщик обязан возместить.
Пункт 4 статьи 514 работает и в обратную сторону: если покупатель отказался от товара без законных или договорных оснований, поставщик вправе потребовать оплаты. Отказ «не понравилось качество» без акта и без ссылки на конкретное условие договора — это не отказ, а неоплаченная партия на вашем складе.
Что можно потребовать от поставщика
- При некачественном товаре — требования статьи 475 ГК; исключение одно: поставщик, получивший уведомление, без промедления заменил товар (ст. 518 ГК).
- При некомплектном товаре — доукомплектование или замена по статье 480 ГК, с той же оговоркой (ст. 519 ГК).
- При недопоставке — купить недостающее у других поставщиков и отнести на поставщика все необходимые и разумные расходы (п. 1 ст. 520 ГК).
- При оплаченном браке — отказаться от оплаты или требовать возврата денег до замены и устранения недостатков (п. 2 ст. 520 ГК).
- Неустойка за недопоставку взыскивается до фактического исполнения, пока действует обязанность восполнить количество в следующих периодах (ст. 521 ГК).
Право на закупку у других лиц недооценивают чаще всего: оно позволяет не срывать отгрузку на площадку — недостающую партию вы берёте дороже, а разницу взыскиваете по пункту 1 статьи 524 ГК. Что происходит дальше — в статье возврат товара поставщику: документы, УКД и проводки.
Приёмка маркированного товара: коды — отдельное расхождение
Здесь ошибаются чаще всего, потому что ТОРГ-2 эту ситуацию не закрывает вовсе. У маркированного товара приёмка идёт в два слоя: вместе с УПД в «Честном ЗНАКе» вам передают коды маркировки, и подписание УПД переводит коды на ваш баланс — независимо от того, сколько коробов вы пересчитали.
Расхождение по кодам лечится не актом, а самим УПД: документ отклоняют целиком и просят исправленный. Акт всё равно нужен, но для денег, а не для кодов. Продать товар с чужим кодом нельзя — касса не пробьёт чек. Термины из документов собраны в справочнике термины «Честного знака», отдельный порядок для обуви — в инструкции как вернуть маркированную обувь поставщику. SelSup сверяет коды из УПД со сканированными на складе до подписания документа, а не после.
Что вы получаете и чем платите
- Доказательство вместо слов — платите временем: пересчёт нетто на двадцати коробах это минимум час.
- Право на замену и на неустойку — платите жёсткостью: устные обещания «довезём в следующий раз» перестают работать.
- Честные остатки — платите дисциплиной: недосчитанная поставка ломает учёт дальше по цепочке, и разбираться придётся на инвентаризации, как в разборе недостача при инвентаризации.
- Предсказуемый срок претензии — платите за то, что его надо соблюдать: пропуск не отменяет право, но даёт поставщику удобный аргумент.
Кому нужен подробный порядок, а кому он мешает
Нужен, если:
- товар идёт партиями от разных поставщиков и перепутать короба реально;
- вы работаете с маркировкой и коды приходят отдельным документом;
- отгрузка на площадку идёт прямо с приёмки, и недостача превращается в просрочку по сборочному заданию;
- склад держится на одном человеке, который в отпуске передаёт приёмку кому придётся.
Избыточен, если:
- вы много лет берёте одну позицию у одного производителя в заводской упаковке и спорных случаев не было;
- партия мелкая и штучная — десять коробок в месяц пересчитываются глазами быстрее, чем пишется регламент;
- бой и просрочка уже заложены в цену закупки.
Признак, что регламент пора писать, один: остатки в учёте перестали сходиться с полкой, и никто не скажет, на каком шаге разошлось. Это не про размер бизнеса — это про то, что коды и количества вбиваются руками в таблицу.
Частые ошибки при приёмке
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Подпись в накладной до пересчёта | Товар считается принятым без замечаний, недостача становится вашей | Считать при водителе; не успеваете — писать в накладной, что принято по количеству мест без проверки вложения |
| Устная договорённость «довезём потом» | Срок на претензию по качеству уходит, поставщик ничего не должен | Оформлять акт даже тогда, когда поставщик обещал заменить |
| Ссылка на П-6 и П-7, которую никто не читал | Акт без вызова представителя не работает, товар принят | Убрать условие протоколом разногласий или соблюдать инструкции целиком |
| Подписали УПД, не сверив коды | Коды маркировки на вашем балансе, продать товар нельзя | Сканировать коды до подписания, при расхождении отклонить документ |
Стоит ли выстраивать приёмку по правилам
Закупаете у нескольких поставщиков и работаете с маркировкой — да, безусловно. Цена вопроса — час работы на поставке против стоимости партии, которую вы уже оплатили.
Поставщик один и проверенный — скорее да, но частично. Хватит короткого пункта про сроки и форму уведомления плюс пересчёта по количеству мест.
Перепродаёте штучный товар в заводской упаковке — нет. Регламент займёт больше времени, чем сэкономит. Но пункт про срок претензии в договоре пропишите: он ничего не стоит и однажды пригодится.
Главный расход в этой теме — не штраф и не неустойка, а ручная работа: пересчёт, сверка кодов, перенос накладной в таблицу, поиск того, где разошлись остатки. Посмотреть, что SelSup берёт на себя в закупке и на складе.
Что почитать дальше
- Договор поставки: что это, когда нужен селлеру и как заключить — какие условия обязательны и что кодекс дописывает молчанием.
- Возврат товара поставщику: документы, УКД и проводки — что происходит после отказа от партии.
- Проверка поставщика перед закупкой: чек-лист для селлера — как не подписать договор с тем, кого через месяц не найти.
- Недостача при инвентаризации — куда приходят расхождения, не пойманные на приёмке.
Частые вопросы
Может ли складской сотрудник принимать товар, не видя закупочных цен?
Да, и это правильная настройка прав. Кладовщику нужны наименования, количества и коды, а не себестоимость и суммы договора: роль складского сотрудника закрывает финансовые поля, оставляя приёмку и остатки. Отдельно оформляются материальная ответственность и доверенность — без документа о полномочиях подпись в накладной легко оспорить.
Сколько времени есть на претензию, если брак нашли при продаже?
Зависит от договора. Если приёмка идёт по П-7, акт о скрытых недостатках составляют за 5 дней с обнаружения, но не позднее 4 месяцев со дня поступления товара на склад; торговым организациям пункт 8 П-7 отдельно разрешает актировать производственные недостатки в те же 4 месяца. Если инструкции не подключены, работает статья 483 ГК: известить нужно в разумный срок исходя из свойств товара.
Что делать, если представитель поставщика отказался подписывать акт?
Зафиксировать отказ в самом акте, подписать его своей комиссией и направить поставщику способом из договора. По пункту 18 П-6 при неявке представителя акт составляют с участием представителя другого предприятия или представителя общественности; вне инструкций хватит собственной комиссии и фотофиксации.
Можно ли не делать это руками?
Большую часть — можно. Пересчёт по накладной, сверка кодов из УПД, построчный список расхождений и печать акта делаются сканированием: человек остаётся на решениях, а не на сложении в таблице. Руками остаётся физическая проверка качества — её не снимает никакая система. Записаться на разбор приёмки в SelSup — посмотрим на ваших документах.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
