Продавец на маркетплейсе платит чужим людям чаще, чем сам замечает. За квартал набирается четыре-пять новых контрагентов: оптовик, у которого взяли партию, фулфилмент, подрядчик по фото и инфографике, самозанятый на упаковке, сервис-интегратор. Каждому деньги уходят вперёд — предоплата, аванс, оплата по счёту.
Проверка контрагента — это сбор сведений о компании или человеке до того, как вы подписали договор и отправили платёж. Смысл не в порядке ради порядка. Налоговая снимает расходы и вычеты по сделкам с сомнительными поставщиками, а предоплата фирме в предбанкротном состоянии не возвращается никогда.
Обратная задача — как площадка проверяет вас при подключении — разобрана в статье Как маркетплейс проверяет продавца при подключении. Здесь мы смотрим в другую сторону: проверяете вы, и отвечаете за результат тоже вы.
Бесплатных государственных источников хватает на полную проверку: ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», картотека арбитражных дел, банк данных приставов и проверка статуса самозанятого закрывают почти все вопросы. Платить нужно не за данные, а за то, чтобы их не собирать руками по шести сайтам.
Что налоговая требует на самом деле
Слова «должная осмотрительность» в Налоговом кодексе нет. Есть статья 54.1 НК РФ — она задаёт пределы, в которых вы вправе уменьшать налог. ФНС разобрала её применение в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, которое лежит в разделе писем, обязательных для применения налоговыми органами.
По пункту 1 этого письма вы вправе считать налог по своим документам, если одновременно выполнены три условия:
- Сведения не искажены — операция была в действительности, а не только на бумаге.
- Обязательство исполнило надлежащее лицо — тот, кто подписал с вами договор, либо тот, на кого обязанность переведена по договору или закону.
- Основной целью сделки не было уменьшение налога — вы покупали товар или услугу, а не бумагу под вычет.
Второе условие и есть то место, где проверка контрагента перестаёт быть формальностью. Если товар вам привёз кто-то другой, а счёт выставила пустая фирма, встроенная в середину, — вычет и расход по её документам под ударом. Что такое коммерческая осмотрительность по этому письму и какие документы собирать, разобрано подробно в статье про должную осмотрительность и досье контрагента.
В пункте 14 письма ФНС называет стандарт прямо: это обычная осмотрительность разумного участника оборота — проверка деловой репутации, возможности исполнить заказ и платёжеспособности. А в пункте 15 среди обстоятельств, которые работают против вас, отдельным подпунктом стоит «неосуществление налогоплательщиком анализа сведений о контрагенте, размещённых на официальном сайте ФНС России в формате открытых данных». То есть не посмотреть бесплатные данные ФНС — это уже довод налоговой, а не нейтральное бездействие.
Самое дорогое место темы. По пункту 17.2 того же письма, если реального исполнителя установить не удалось, вычет по НДС не предоставляется вообще, а расходы считают расчётным способом — и доказывать их размер придётся вам, а не инспекции. Это не штраф с потолком, а доначисление на всю сумму сделки плюс пени.
Обратная сторона: по пункту 17.1, если реальный исполнитель найден, расходы и вычеты пересчитывают по его документам. А по пункту 18 вы вправе взыскать убытки с того, кто подписал договор и ввёл вас в заблуждение. Оба выхода требуют документов о том, что вы проверяли контрагента до сделки, а не после требования.
Досье собирается из скриншотов и выписок с датами, и в этом вся работа: шесть сайтов, одно и то же ИНН, руками. SelSup держит карточку контрагента рядом с закупкой и документами, поэтому реквизиты поставщика и дата последней сверки лежат в одном месте с приходом товара, а не в отдельной папке на рабочем столе.
Посмотреть на разборе, как выглядит карточка поставщика и закупка в SelSup — покажем на ваших товарах, за полчаса.
Восемь шагов проверки: что смотреть в каждом источнике
Проверка раскладывается на восемь шагов. Порядок не случайный: каждый следующий источник отвечает на вопрос, который предыдущий оставил открытым.
| Шаг | Где смотреть | Что именно ищете |
|---|---|---|
| 1. Кто это вообще | Договор, счёт, карточка организации | Совпадает ли ИНН в счёте с ИНН в договоре, юрлицо перед вами или ИП |
| 2. Существует ли | Сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП | Дата регистрации, адрес, директор, уставный капитал, отметки о недостоверности |
| 3. Чем живёт | «Прозрачный бизнес» | Численность работников, налоговый режим, уплаченные налоги, долги и нарушения |
| 4. Сколько должен | «Прозрачный бизнес» и банк данных исполнительных производств | Недоимка по налогам, открытые производства у приставов |
| 5. С кем судится | Картотека арбитражных дел | Иски к компании, суммы требований, дела о несостоятельности |
| 6. Есть ли чем платить | Ресурс бухгалтерской отчётности | Выручка и активы: тянет ли компания заказ вашего размера |
| 7. Если это физлицо | Проверка статуса самозанятого | Действует ли режим НПД на дату оплаты |
| 8. Перед платежом | Договор, устав, доверенность | Счёт из договора, подписант и срок его полномочий |
По каждому шагу в кластере есть отдельный разбор. Коротко о том, что в них лежит.
Кто такой контрагент. Если слово в бухгалтерии для вас новое, начните со словарной статьи: кто такой контрагент, какие бывают и чем отличается от поставщика. Контрагент — это и покупатель, и поставщик, и банк, и сам маркетплейс.
Выписка. Сервис ФНС отдаёт сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП по ИНН, ОГРН или названию бесплатно. Главное не получить её, а прочитать: адрес, срок полномочий директора, доли, отметки о недостоверности сведений. Что значит каждая строка — в статье Выписка из ЕГРЮЛ: как получить бесплатно и что в ней смотреть.
«Прозрачный бизнес». Единственное место, где ФНС отдаёт то, чего в выписке нет. На сентябрь 2026 сервис показывает сведения шести государственных реестров, налоги и задолженность, нарушения, среднесписочную численность, спецрежимы, ОКВЭД, адреса регистрации и количество юрлиц по адресу, участие в других компаниях, бухгалтерскую отчётность и публикации в «Вестнике государственной регистрации». Отдельными разделами идут реестр дисквалифицированных лиц и сведения о поданных на регистрацию документах. Как читать каждый блок — в статье про сервис ФНС «Прозрачный бизнес».
Долги. Налоговая задолженность видна в «Прозрачном бизнесе», исполнительные производства — в банке данных ФССП, который ведётся по статье 6.1 закона № 229-ФЗ и ищет юрлицо по ИНН. Третий источник — проверка чужих долгов через «Госуслуги». Все три вместе разобраны в статье как пробить долги контрагента и не отдать предоплату в пустоту.
Суды и банкротство. Картотека арбитражных дел ищет по ИНН и названию; у неё есть облегчённая версия на mkad.arbitr.ru, если полная тормозит. Смотреть надо не количество дел, а сторону и сумму: компания-истец и компания-ответчик — это разные сигналы. Сообщения о банкротстве публикуются в ЕФРСБ. Как отличить рабочий спор от предбанкротного состояния — в статье Как проверить контрагента по судам: картотека арбитражных дел и банкротство.
Самозанятый. Сервис ФНС проверяет статус плательщика налога на профессиональный доход по ИНН и обязательно на дату — поле даты в форме обязательное, и это не придирка. Пока статус действует, вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете страховые взносы, а чек из «Моего налога» подтверждает расход. Слетел статус — выплата становится обычной выплатой физлицу. Подробно — в статье Как проверить самозанятого по ИНН перед оплатой; про переквалификацию отношений в трудовые — в разборе Работа с самозанятыми: 5 главных вопросов о налоговых рисках.
Статус проверяют на каждую оплату, а не один раз при найме. Фотограф снимал вам карточки полгода, а в марте снялся с учёта и забыл сказать. Мартовская выплата без действующего статуса перестаёт быть оплатой самозанятому: чека нет, расход не подтверждён, а на вознаграждение налоговая ждёт НДФЛ и взносы.
Реквизиты и подписант. Последний шаг перед деньгами: сверить расчётный счёт в счёте с тем, что в договоре, и понять, кто подписывает — директор по уставу, сотрудник по доверенности или по машиночитаемой доверенности. Это отдельная статья: Реквизиты контрагента: как проверить счёт и подписанта перед оплатой. Про сами доверенности — МЧД для селлера: что это, кому обязательна и как начать с ней работать.
Досье. Всё собранное надо сохранить с датой: скриншот выписки на день сделки весит больше, чем та же выписка, скачанная через год по требованию. Если требование уже пришло — что отвечать и какие доказательства спасают вычет, разобрано в статье Требование ФНС по контрагенту: что делать, если поставщик оказался проблемным.
Бесплатные реестры и платные сервисы: за что вы платите
Данные во всех платных сервисах — те же самые государственные. Платите вы не за сведения, а за то, что их собрали в одну карточку и следят за изменениями. Вопрос только в том, стоит ли это ваших денег при вашем числе контрагентов.
| Способ | Сколько стоит | За что платите | Что будет при сбое источника |
|---|---|---|---|
| Сайты ФНС, приставов и судов напрямую | Бесплатно | Ни за что: данные первичные | Один сервис лёг — остальные работают, проверка идёт дальше |
| Платный сервис проверки контрагентов | Подписка на год | Одна карточка вместо шести сайтов, дерево связей, уведомления об изменениях | Сервис лёг или не продлил доступ к реестру — вы не видите ничего и не знаете об этом |
| Проверка в банке, где расчётный счёт | Обычно входит в тариф | Проверку встроили в платёжку | Банк показывает свою оценку риска и не объясняет её; спорить не с кем |
| Проверка внутри учётной программы | Отдельная подписка к 1С | Реквизиты подставляются в документ, контрагенты проверяются пачкой перед декларацией | Не продлили подписку — автозаполнение молча перестаёт работать |
Четвёртый вариант для тех, кто ведёт учёт в 1С, разобран отдельно: Как проверить контрагента в «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски».
Ни один платный сервис не снимает с вас ответственность. Инспекция оценивает не подписку, а то, что вы знали или должны были знать о контрагенте. Зелёный индикатор в чужой программе доводом в возражениях не будет.
Что проверка даёт и чем за неё платите
| Что получаете | Чем за это платите |
|---|---|
| Аргументы в споре с инспекцией: досье с датами показывает, что выбор был осознанным | Дисциплина: досье надо собирать до сделки, задним числом скриншот не сделать |
| Предоплата не уходит в компанию, которая уже в суде по чужим долгам | Время: на полную проверку одного контрагента уходит 20–40 минут по шести сайтам |
| Видно, тянет ли поставщик ваш объём: численность, отчётность, опыт | Данные ФНС запаздывают на год, поэтому свежий провал в них ещё не виден |
| Реквизиты сверены, и платёж не уходит по подменённому счёту | Сверять надо каждый счёт, а не только первый |
| Статус самозанятого подтверждён на дату, расход закрыт чеком | Проверка повторяется перед каждой выплатой, а не раз при найме |
Глубина проверки по сумме сделки: лестница вместо чек-листа
Здесь чаще всего ошибаются в обе стороны: либо проверяют всех одинаково тщательно и бросают через месяц, либо не проверяют никого. ФНС сама не требует одинаковой глубины. В пункте 16 письма № БВ-4-7/3060@ сказано прямо: требования к выбору контрагента не могут быть одинаковыми при разовой закупке на несущественную сумму и при покупке дорогого актива, крупной сделке или привлечении подрядчика на существенный объём работ.
Отсюда рабочая лестница. Порог в рублях каждый ставит свой — от оборота, а не от чужой таблицы.
Три уровня проверки — выбирайте по цене сделки и по тому, что теряете при срыве.
- Разовая закупка на мелкую сумму. ЕГРЮЛ и «Прозрачный бизнес», пять минут. Смотрите, что компания существует, адрес не отмечен как недостоверный, директор не дисквалифицирован.
- Регулярный поставщик или подрядчик. Добавляются суды, долги у приставов и бухгалтерская отчётность. Плюс запрос документов: устав, приказ о директоре, карточка с реквизитами. Раз в квартал — повтор.
- Крупная сделка, предоплата или новый фулфилмент. Всё перечисленное плюс место ведения деятельности, наличие склада и персонала, рекомендации, переписка с руководителем, а не только с менеджером. Пункт 15 письма перечисляет ровно это.
Ко второму и третьему уровню прибавляется календарь. Проверка — не разовое действие, а повторяемое, и повторяется каждый пункт со своей частотой.
- Один раз, до договора: выписка, устав, приказ о директоре, лицензии и разрешения, право на товарный знак у поставщика.
- Перед каждой оплатой: расчётный счёт из счёта против счёта из договора, статус самозанятого на дату выплаты.
- Раз в квартал по действующим поставщикам: суды, долги, отметки о недостоверности в ЕГРЮЛ, публикации о ликвидации в «Вестнике государственной регистрации».
- При смене реквизитов или подписанта: вся связка заново, включая срок полномочий по доверенности.
Смена реквизитов письмом — самая дешёвая схема обмана из существующих. Приходит письмо «мы сменили банк, оплатите на новый счёт», от того же домена, с подписью того же менеджера. Деньги уходят третьему лицу, поставщик про письмо не знает, и товар вы всё равно должны оплатить. Реквизиты берут из договора или подтверждают звонком по номеру из договора, а не из письма.
Кому проверять каждого, а кому достаточно беглого взгляда
Признаки операционные, не про размер бизнеса.
Проверять подробно и каждого стоит, если у вас:
- Работа с НДС. Общая система означает вычеты, а вычеты — это то, что снимают в первую очередь.
- Предоплата новым поставщикам. Особенно стопроцентная и особенно за партию под сезон.
- Много мелких подрядчиков-физлиц. Фотографы, дизайнеры карточек, курьеры, упаковщики: каждый — отдельная выплата и отдельный статус.
- Товар с маркировкой. Коды приходят от поставщика, и если поставщик исчезнет, вопросы по обороту кодов останутся вам.
- Фулфилмент на стороне. Оператор держит ваш товар физически. Как его выбирать — в статье Как выбрать фулфилмент: проверка оператора вместо отзывов.
Хватит беглой проверки, если у вас:
- Упрощёнка без НДС и два-три постоянных поставщика. Вычетов нет, контрагенты знакомы годами — достаточно квартального повтора.
- Оплата по факту поставки. Нет предоплаты — нет и главного денежного риска.
- Закупка у производителя напрямую. Завод с двадцатилетней историей и складом — это как раз то, что письмо ФНС называет деловой историей.
Отдельный случай — импорт. Проверка иностранной фабрики устроена иначе, и государственных реестров под неё нет: подробности в статье Как найти поставщика в Китае и проверить фабрику. Проверка российского оптовика перед закупкой — в статье Проверка поставщика перед закупкой: чек-лист для селлера.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Проверили один раз при знакомстве и больше не возвращались | Через год у поставщика иски на сумму больше выручки, а вы отгрузили ему предоплату | Квартальный повтор по действующим: суды, долги, отметки в ЕГРЮЛ |
| Скачали выписку, но не прочитали | Отметка о недостоверности адреса стоит в выписке год, и инспекция это увидит | Читать разделы про адрес, директора и недостоверность, а не только название |
| Собрали документы, но не сохранили дату | Доказать, что проверяли до сделки, нечем: файл без даты доказательством не будет | Скриншот с датой на экране или выписка с подписью ФНС, сложенные в папку сделки |
| Статус самозанятого проверили при найме | Выплата после утраты статуса тянет НДФЛ, взносы и неподтверждённый расход | Проверка по ИНН на дату каждой выплаты, чек из «Моего налога» — к каждой |
| Подписал договор менеджер «по доверенности», доверенность не смотрели | Договор оспаривается, а платёж уже ушёл | Доверенность или МЧД с проверкой срока, полномочий и того, кто её выдал |
| Оплатили по реквизитам из письма | Деньги у третьего лица, обязательство перед поставщиком не закрыто | Реквизиты только из договора, изменение — подтверждать звонком по номеру из договора |
Пять из шести ошибок — это не незнание нормы, а ручная работа, которую некому повторять: файлы лежат в почте, даты в голове, поставщики в отдельной таблице. В SelSup закупка, поставщик и документы связаны одной карточкой, поэтому повторить проверку перед новой партией не значит поднимать переписку за полгода.
Стоит ли тратить на это время
Да, если работаете с НДС и платите вперёд. Здесь даже спорить не о чем: цена одной несостоявшейся проверки — вычет и расход по всей сделке плюс пени, а цена проверки — сорок минут и ноль рублей.
Скорее да, но частично, если сидите на упрощёнке. Вычетов нет, и налоговая часть темы вас почти не касается. Но коммерческая касается полностью: предоплата фирме в банкротстве теряется одинаково при любом налоговом режиме. Вам хватит шагов 2, 4 и 5 — выписка, долги, суды.
Нет, если контрагент один и знаком десять лет. Раз в год посмотреть выписку и картотеку достаточно, остальное — работа ради работы.
Отдельная история — договор с площадкой и с подрядчиками: что в нём должно быть, разобрано в статье Агентский договор: образец и обязательные условия. Проверка отвечает на вопрос «с кем подписывать», договор — на вопрос «что подписывать».
Проверка стоит ноль рублей и сорок минут, а её отсутствие стоит вычета, расхода и предоплаты. Дороже всего обходится не непроверенный контрагент, а проверенный, но не задокументированный.
Когда закупки, поставщики и документы лежат в одной системе, а не в почте и трёх таблицах, повторная проверка перестаёт быть отдельным делом. Посмотреть, как SelSup ведёт закупки, поставщиков и документы продавца.
Что почитать дальше
- Выписка из ЕГРЮЛ: как получить бесплатно и что в ней смотреть — первый шаг любой проверки и единственный документ, который просят все.
- Должная осмотрительность: что требует ФНС и какие документы собрать — состав досье и почему скриншот с датой важнее самой выписки.
- Как проверить самозанятого по ИНН перед оплатой — для тех, у кого подрядчики-физлица получают деньги каждый месяц.
- Проверка поставщика перед закупкой: чек-лист для селлера — что запросить у оптовика до того, как ушла предоплата.
Частые вопросы
Можно ли проверить контрагента только по ИНН?
Да, ИНН достаточно для всех государственных источников. По нему ищут в ЕГРЮЛ, в «Прозрачном бизнесе», в картотеке арбитражных дел, в банке данных приставов и в проверке статуса самозанятого. Название и ОГРН нужны реже — например, когда ИНН в счёте и в договоре не совпадают и надо понять, какое из двух юрлиц перед вами.
Сколько стоит проверка контрагента?
Через государственные сервисы — нисколько. Выписка из ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», картотека арбитражных дел, банк данных исполнительных производств и проверка статуса самозанятого бесплатны и не требуют регистрации. Платные сервисы берут деньги за то, что собирают эти же данные в одну карточку и присылают уведомления об изменениях.
Обязательно ли проверять контрагента по закону?
Прямой обязанности в Налоговом кодексе нет. Но статья 54.1 НК РФ ставит право на вычет и расход в зависимость от того, исполнило ли обязательство надлежащее лицо, а письмо ФНС № БВ-4-7/3060@ прямо называет непроверку открытых данных обстоятельством не в вашу пользу. То есть обязанности нет, а последствия есть.
Может ли складской сотрудник проверять поставщиков, не видя финансов?
Да, если в системе разделены права. Сверка реквизитов и приём документов от поставщика не требуют доступа к прибыли и себестоимости. В SelSup роли настраиваются по разделам, поэтому кладовщик заводит приход и сверяет накладную, но отчёт по марже не открывает.
Что делать, если контрагент уже оказался проблемным?
Собрать всё, что есть, по датам: переписку, коммерческое предложение, выписку на день сделки, документы о поставке. По пункту 17.1 письма ФНС, если реальный исполнитель установлен, расходы и вычеты пересчитывают по его документам, а не обнуляют. Порядок ответа на требование — в статье Требование ФНС по контрагенту.
Можно ли не делать это руками?
Частично. Сами реестры остаются государственными, и запрос в них всё равно уходит по ИНН. Убрать можно вторую половину работы: хранение карточек поставщиков, привязку документов к закупке, напоминание о том, что по этому поставщику проверка была в марте. Покажем на разборе, как это устроено в SelSup — на ваших поставщиках и вашей номенклатуре.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
