Кладовщик отгрузил короб не на тот склад, сборщик прикрепил к сборочному заданию чужой КИЗ, оператор пункта выдачи отдал заказ без проверки. Вы собираетесь объявить выговор — и упираетесь в вопрос: а где написано, что он был обязан это проверять?
Должностная инструкция отвечает ровно на него. Она не делает сотрудника аккуратнее, но превращает «должен был догадаться» в проверяемую обязанность. Разберём, когда документ нужен по закону, что писать внутри под склад, сборку, ПВЗ и офис продавца маркетплейса и почему инструкцию нельзя путать с договором о материальной ответственности.
Нужна ли должностная инструкция по закону
В Трудовом кодексе слова «должностная инструкция» нет вовсе. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 подтверждает: порядок составления инструкции нормативными актами не урегулирован, работодатель решает сам. Оштрафовать частную компанию за то, что инструкций нет, нельзя.
Но обязанности сотрудника где-то зафиксировать всё равно придётся: трудовая функция — обязательное условие договора по ст. 57 ТК. Нет отдельного документа — всё описание работы уезжает в текст договора, и любая правка обязанностей превращается в дополнительное соглашение, которое сотрудник вправе не подписать.
Инструкция не обязательна, но без неё нечем доказать, что сотрудник нарушил именно свою обязанность. Пленум Верховного Суда в п. 35 постановления от 17.03.2004 № 2 (редакция от 09.12.2025) относит к неисполнению трудовых обязанностей нарушение требований закона, условий договора, правил внутреннего распорядка и должностных инструкций. Нет записанной обязанности — нет и нарушения.
Когда инструкция всё-таки обязательна
- С должностью связаны льготы, компенсации или ограничения. Тогда её название и требования к квалификации обязаны совпадать с квалификационным справочником или профстандартом — норма ст. 57 ТК.
- Требования к квалификации установлены законом. По ст. 195.3 ТК профстандарт обязателен только в этой части; в остальном он основа, которую можно менять под свои процессы.
- Работодатель — государственная организация. Там должностной регламент требуется по законодательству о службе.
Продавец маркетплейса почти никогда не попадает ни в один из трёх случаев: кладовщик, сборщик и оператор ПВЗ — обычные должности без льгот, требования к их квалификации вы устанавливаете сами.
Как решить, нужен ли отдельный документ:
- сотрудников меньше трёх и работу видно целиком — хватит подробного трудового договора;
- есть склад, сборка или пункт выдачи и люди меняются — нужна инструкция на каждую должность;
- с должностью связаны льготы или ограничения — инструкция обязательна, название берите из профстандарта.
Путь документа от черновика до подписи одинаков при любом оформлении.
Во что обходится размытая инструкция
Дисциплинарное взыскание держится на процедуре. По ст. 193 ТК до выговора нужно запросить письменное объяснение и дать на него два рабочих дня, а само взыскание применить не позднее месяца со дня обнаружения проступка и шести месяцев со дня, когда он был совершён. Суд проверяет не только сроки, но и то, входило ли нарушенное действие в обязанности сотрудника. Формулировка «добросовестно выполняет поручения руководителя» не доказывает ничего.
Снятый судом выговор тянет за собой увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК: оно опирается на неоднократность, а неоднократности без первого взыскания не остаётся. Сотрудника восстанавливают, и работодатель оплачивает время вынужденного прогула по среднему заработку за все месяцы спора.
Второй риск — ознакомление. По ч. 3 ст. 68 ТК работодатель обязан до подписания трудового договора ознакомить человека под роспись с правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами, связанными с его работой. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — 30 000–50 000 ₽ на организацию и 1 000–5 000 ₽ на предпринимателя или директора, а при повторе по ч. 2 той же статьи организация платит 50 000–70 000 ₽, директору грозит дисквалификация от года до трёх лет.
На складе это ложится буквально: не написано, что кладовщик сверяет коды маркировки при приёмке, — спросить за пересортицу не с кого. Как устроена приёмка целиком, разобрано в статье «Приёмка товара от поставщика: количество, качество и что делать при недостаче».
SelSup закрывает это место операционно: приёмка идёт по заданию со сканером, коды маркировки прикрепляются к позиции сразу, а в журнале видно, кто принял короб и когда. Посмотреть на своих товарах можно на разборе работы склада и сборки: покажем, где обязанности расходятся с тем, что происходит руками.
Отдельный документ или приложение к договору
Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 разрешает оба варианта. Разница вылезает не при подписании, а при первой правке обязанностей.
| Как оформили | Что получаете | Что будет при изменении обязанностей |
|---|---|---|
| Приложение к трудовому договору | Обязанности защищены как условия договора, подпись одна на оба документа | Нужно дополнительное соглашение по ст. 72 ТК. Сотрудник вправе отказаться |
| Отдельный документ с грифом «Утверждаю» | Меняете приказом и знакомите под роспись, договор не трогаете | Если правка задевает обязательные условия договора — соглашение или ст. 74 ТК с уведомлением за два месяца |
| Обязанности прямо в тексте договора | Один документ, ничего не теряется | Любая правка только по соглашению сторон; при отказе обязанность не закрепить |
Для склада и пункта выдачи практичнее второй вариант: процессы меняются быстрее оклада. Должность в шапке берётся из штатного расписания: название в инструкции, договоре и штатке обязано совпадать буквально. Эта же формулировка уходит в отчётность — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на следующий рабочий день после приёма, и расхождение придётся править корректировкой.
Что писать внутри
- Общие положения — должность из штатного расписания, подчинение, кто замещает в отпуске, требования к опыту.
- Обязанности — что человек делает руками: сканирует, пересчитывает, клеит стикер, закрывает смену.
- Права — к каким разделам кабинета и учётной системы есть доступ.
- Ответственность — за что отвечает и в каких пределах, со ссылкой на договор о матответственности, если он есть.
- Взаимодействие — кому передаёт смену, у кого запрашивает коды, кого уведомляет о расхождении.
Правило одно: глагол и предмет вместо категории. «Пересчитывает короб при приёмке и вносит расхождение в акт в тот же день» доказывает, а «сохранность товарно-материальных ценностей» — нет.
Готовые блоки под склад, сборку, ПВЗ и офис
Эти формулировки переносятся в документ почти без правки — подставьте свои сроки и названия складов.
Кладовщик
- Принимает товар по накладной, пересчитывает каждый короб, фиксирует расхождение актом в день приёмки.
- Сверяет коды маркировки с составом поставки и не принимает позиции с нечитаемым КИЗ.
- Размещает товар по ячейкам и вносит место хранения в учётную систему в течение смены.
- Передаёт смену по остаткам, а не на словах, и сообщает о недостаче в тот же день.
Сборщик заказов
- Берёт сборочные задания в порядке срока отгрузки, а не в порядке удобства.
- Сканирует код маркировки и прикрепляет его к позиции задания до упаковки.
- Печатает и клеит стикер так, чтобы он читался сканером на приёмке площадки.
- Сообщает об отсутствии товара сразу, а не в момент истечения срока отгрузки.
Сроки здесь не абстракция: что бывает при срыве отгрузки со своего склада, разобрано в статье «FBS на Вайлдберриз: сроки отгрузки, штрафы и приёмка».
Оператор пункта выдачи
- Принимает заказы от перевозчика по реестру и отмечает поступление в тот же день.
- Выдаёт заказ только по коду получателя, оформляет отказ, если товар не подошёл.
- Принимает возврат с проверкой комплектности и упаковки, фиксирует состояние товара.
- Ведёт расчёты с покупателями и закрывает кассовую смену.
Менеджер маркетплейсов
- Ведёт карточки — заводит новые, правит характеристики, следит за статусами публикации.
- Пополняет остатки по складам и не допускает продажи того, чего нет физически.
- Отслеживает тарифы площадки и пересчитывает цену, пока позиция не ушла в минус.
- Готовит поставки и согласует их с кладовщиком.
Отдельно пропишите доступы — это самый частый вопрос продавцов: может ли складской сотрудник править остатки, не видя закупочных цен. В разделе «Права» хватит одной строки: «работает в разделах приёмки и сборки, доступ к финансовым отчётам не предоставляется». Если человек действует от имени компании во внешних сервисах, полномочия оформляются отдельно, и машиночитаемую доверенность при увольнении нужно отозвать — инструкция этого не делает.
Инструкция и договор о матответственности — не одно и то же
Это подмена, которая обходится дороже всего. В инструкции пишут «несёт полную материальную ответственность за вверенный товар» и считают вопрос закрытым. Строка не работает: полная ответственность возникает только из отдельного письменного договора по ст. 244 ТК, и заключить его можно не с каждым.
- 7 июня 2025 Закон № 144-ФЗ изменил ч. 2 ст. 244 ТК: перечни должностей и типовые формы договоров утверждает Минтруд.
- 1 сентября 2025 Вступил в силу приказ Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002, на которое ссылаются старые шаблоны, утратило силу.
- 9 декабря 2025 Вышла новая редакция постановления Пленума Верховного Суда № 2 — того самого, где неисполнение обязанностей определяется через инструкцию.
- 1 сентября 2031 Срок действия приказа № 251н заканчивается, перечни придётся сверять заново.
Проверьте свои должности по действующему перечню. Кладовщик назван в нём прямо, а сборщик и оператор ПВЗ попадают туда не через должность, а через вид работ.
| Должность | Есть в перечне приказа № 251н | Какой договор можно | Если договора нет |
|---|---|---|---|
| Кладовщик | Да, назван прямо среди должностей по хранению и выдаче ценностей | Полная индивидуальная по типовой форме | Недостачу взыщете только в пределах среднего месячного заработка |
| Сборщик заказов | Как должность — нет, как вид работ по приёму, хранению и отпуску ценностей на складе — да | Полная индивидуальная или коллективная по виду работ | То же ограничение по среднему заработку |
| Оператор ПВЗ | Через работы по приёму, обработке и выдаче отправлений, при расчётах — ещё и как кассир | Полная индивидуальная, при общей смене — коллективная | За пропавший заказ ответит не больше среднего заработка |
| Менеджер маркетплейсов | Нет ни по должности, ни по видам работ | Полный договор заключать нельзя: подписанный вопреки перечню не действует | Только ограниченная ответственность по ст. 241 ТК |
Даже с правильным договором деньги не возвращаются сами. По ст. 248 ТК удержать сумму в пределах среднего месячного заработка можно распоряжением работодателя, но только в течение месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен. Пропустили месяц или сумма больше среднего заработка — остаётся суд.
Перечень, типовые формы и расчёт ущерба разобраны отдельно — в статье про договор о полной материальной ответственности. Инструкция при этом не лишняя: именно из неё видно, что товар был вверен этому человеку, а не лежал на общем складе без хозяина. В SelSup остатки закреплены за складом и сотрудником, поэтому к разговору о недостаче уже понятно, кто принимал и кто собирал, — без сверки таблиц задним числом.
Что вы получаете и чем за это платите
- Основание для взыскания — в обмен на честное описание работы: расплывчатую инструкцию суд не примет, а подробную придётся писать на каждую должность.
- Быстрый ввод нового сотрудника — в обмен на поддержание документа в актуальном виде: устаревшая инструкция работает против вас.
- Понятные границы доступа — в обмен на правку документа каждый раз, когда меняются процессы или требования площадки.
- Короткий трудовой договор — в обмен на второй документ, который тоже надо подписать и хранить.
Кому нужна, а кому хватит договора
Нужна
Есть склад или пункт выдачи, где люди сменяются и совмещают приёмку со сборкой. Сотрудники касаются кодов маркировки, остатков и денег. Кто-то работает без вашего ежедневного присмотра. Собираетесь взыскивать недостачи — тогда связка «инструкция плюс договор по перечню» обязательна.
Можно обойтись
Работаете вдвоём или втроём, обязанности помещаются в трудовой договор, люди не меняются годами, товара и денег сотрудник не касается. Отдельный документ добавит бумаги, но не защиты.
Есть и промежуточный случай, самый частый: некому собирать в выходные, склад держится на одном человеке, коды вбиваются руками, ставки пересчитываются в таблице. Инструкция здесь нужна, но проблему не решит — в ней будет написано ровно то, что человек физически не успевает. Сначала разгрузить операции, потом описывать их документом.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Инструкция скачана из интернета без правки | Обязанности не совпадают с реальной работой, взыскание снимают | Структуру оставить, обязанности переписать глаголами своих операций |
| Нет подписи об ознакомлении | Документ есть, а доказать, что человек о нём знал, нечем | Подпись с датой на листе ознакомления до подписания договора |
| Строка «несёт полную материальную ответственность» вместо договора | Взыскать можно только средний месячный заработок | Заключить договор по типовой форме приказа № 251н, если должность или вид работ есть в перечне |
| Шаблон договора ссылается на постановление № 85 | Документ опирается на акт, утративший силу 1 сентября 2025 года | Перевыпустить по действующей типовой форме |
| Обязанности расширили задним числом приказом | Если задеты обязательные условия договора, изменение недействительно | Соглашение по ст. 72 ТК или процедура ст. 74 с уведомлением за два месяца |
Стоит ли составлять
Да, если есть склад, сборка или пункт выдачи. Инструкция здесь рабочий инструмент: она закрывает вопрос, кто и что был обязан проверить.
Скорее да, но частично, если сотрудников двое-трое и все на виду. Хватит подробной трудовой функции в договоре плюс отдельного документа на ту должность, которая касается товара и денег.
Нет, если сотрудник не касается товара и работа не меняется. Формальности прибавится, защиты — нет.
Порядок оформления целиком, от документов кандидата до первого рабочего дня, разобран в материале о приёме на работу, а что записывает работодатель в бумажную и электронную книжку — в статье про трудовую книжку.
Если склад, коды маркировки и остатки вы до сих пор ведёте в таблицах, начните с того, чтобы посмотреть, как SelSup собирает приёмку, сборку и отгрузку в одном месте. Когда действия сотрудника видны в системе, инструкция описывает реальный процесс, а не пожелание.
Частые вопросы
Можно ли не составлять инструкции вообще?
Можно, если с должностями не связаны льготы и ограничения. Тогда все обязанности должны быть в трудовом договоре — иначе спрашивать за них не с чего. Что обязательно входит в договор, разобрано в статье про трудовой договор с работником.
Одна инструкция на должность или на каждого человека?
Одной на должность из штатного расписания достаточно. Персональная нужна, только если обязанности отличаются — например, кладовщик ещё и закрывает кассу на пункте выдачи.
Может ли складской сотрудник работать в системе, не видя финансов?
Да, и это стоит закрепить в разделе «Права»: доступ к приёмке, сборке и остаткам, без закупочных цен и отчётов о прибыли. Разграничение настраивается в учётной системе, а инструкция фиксирует его на бумаге.
Можно ли не делать это руками?
Сам документ напишет только человек. А то, что в нём описано, руками делать не обязательно: сборочные задания, прикрепление КИЗ, печать стикеров и списание остатков закрываются в SelSup, и у каждого действия остаётся след с именем сотрудника. Как это выглядит на вашем ассортименте, удобнее посмотреть на разборе с нашим специалистом.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать инструкцию?
Составьте акт об отказе при двух свидетелях. Если документ утверждён отдельно и обязательных условий договора не меняет, отказ обязанностей не отменяет, но их исполнение придётся доказывать заданиями, актами и журналами.
Что почитать дальше
- Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — что обязано быть в договоре и чем грозит работа без него.
- Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года — откуда берутся название должности и оклад.
- Фулфилмент простыми словами: как устроен процесс на складе — какие операции вообще нужно описывать.
- FBS-отгрузка в ПВЗ Wildberries: инструкция и тарифы — что делает оператор пункта выдачи в реальной смене.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
