Продавцу редко нужен «сотрудник вообще». Нужен кладовщик, сборщик, оператор пункта выдачи или менеджер по карточкам — обычно за неделю до распродажи, когда склад перестал вывозить объём. Порядок от срочности не меняется: восемь шагов, и три из них привязаны к срокам, которые считаются не от первой смены.
Ниже — порядок действий и комплект бумаг у нанимателя. Что писать внутри самого договора, разобрано отдельно: трудовой договор с работником — обязательные условия и образец. Если подписываете электронно, шаги те же, отличается способ подписи — про это электронный трудовой договор через КЭДО.
Что готовят до того, как человек вышел
Половина проблем рождается не в день подписания, а раньше: должности нет в штатке, обязанности не описаны, правила распорядка лежат файлом, который сотруднику не показывали.
- Должность и оклад берутся из штатного расписания, название в договоре совпадает с ним буква в букву — как собрать документ, показано в статье штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года.
- Обязанности описывают до выхода, а не после первой ошибки — разбор в статье про должностную инструкцию под склад и ПВЗ.
- Локальные акты готовят заранее: правила распорядка, положение об оплате труда, порядок работы с персональными данными, инструкции по охране труда.
Часть третья статьи 68 ТК РФ требует ознакомить работника с правилами распорядка и другими локальными актами под роспись до подписания трудового договора. Не в первый рабочий день и не «когда дойдут руки» — раньше подписи под договором.
Порядок здесь не формальность. Если сотрудник не прошёл испытание, а с инструкцией его знакомили задним числом, суд смотрит на дату ознакомления: требовать того, о чём человек не знал, работодатель не вправе.
Самый дорогой промах — пустить человека на склад до подписи. Допуск без оформления и подмена трудового договора гражданско-правовым идут по части 4 статьи 5.27 КоАП: от 5 000 до 10 000 ₽ предпринимателю и от 50 000 до 100 000 ₽ юрлицу. При повторе суммы растут до 40 000 и 200 000 ₽, а должностное лицо дисквалифицируют на срок до трёх лет. Склады и пункты выдачи проверяют адресно: об этом совместная проверка Роструда и ФНС на складах и в ПВЗ.
Комплект на одного человека — 6–8 документов и три обращения в ведомства с разными сроками. SelSup держит карточку сотрудника вместе с его правами на склад, сборку и кабинеты площадок, поэтому неподписанное видно сразу, а не всплывает на проверке. Посмотрите на разборе, как заводится новый сборщик.
Восемь шагов от кандидата до первой смены
Порядок одинаков для склада, пункта выдачи и офиса. Меняется набор проверок на входе.
- Собрать документы кандидата по статье 65 ТК РФ.
- Отправить на медосмотр, если работа из перечня статьи 69 ТК РФ.
- Ознакомить с локальными актами под роспись — до подписи договора.
- Подписать трудовой договор в двух экземплярах.
- Издать приказ о приёме, если он вам нужен.
- Подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР.
- Внести запись в бумажную книжку, если работник её сохранил.
- Сообщить в военкомат и на прежнюю службу бывшего госслужащего.
Какие документы берут у кандидата
Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый: просить сверх него можно там, где этого требует закон.
| Документ | Зачем нужен | Что будет, если не взять |
|---|---|---|
| Паспорт | Реквизиты в договор и в отчётность | Отчётность уйдёт с ошибкой |
| Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности | Стаж и прежнее место работы | Не узнаете о запрете занимать должность |
| Документ о регистрации в системе персучёта | СНИЛС для отчётности в СФР | Подраздел 1.1 ЕФС-1 не примут |
| Документы воинского учёта | Сведения в военкомат | До 50 000 ₽ должностному лицу |
| Документ об образовании | Только для работы со спецподготовкой | Претензия инспекции по допускам |
| Справка об отсутствии судимости | Только там, где есть прямой запрет | Приём того, кому работа закрыта |
Копию паспорта хранить не нужно: это избыточные персональные данные. Перепишите реквизиты в договор, оригиналы верните. Медицинскую и бумажную трудовую книжки держите у себя, пока человек работает.
Календарь первых дней
Точка отсчёта у каждого срока своя. Здесь чаще всего ошибаются.
- День 0 Подписываете договор в двух экземплярах: один работнику, на вашем он расписывается в получении. Если человек уже допущен к работе, оформить письменно надо за три рабочих дня — статья 67 ТК РФ.
- День 1 Подаёте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа об оформлении. Подпункт 2 пункта 5 статьи 11 закона 27-ФЗ.
- День 5 Отправляете сведения в военкомат о принятом военнообязанном — пункт 32 Положения о воинском учёте (постановление Правительства РФ № 719).
- День 10 Сообщаете на прежнее место службы, если взяли бывшего государственного или муниципального служащего, — статья 64.1 ТК РФ.
Ловушка в формулировке про ЕФС-1: срок отсчитывается от даты документа об оформлении, а не от даты выхода на смену. Приказ с 2021 года необязателен — часть первая статьи 68 ТК РФ говорит, что работодатель вправе его издать. Значит, документом об оформлении становится сам договор, и день подписи запускает отсчёт. Форма и коды разобраны в статье про подразделы, сроки и коды ЕФС-1 при приёме.
Чем грозит опоздание с ЕФС-1
Здесь встречается устойчивая ошибка: «500 ₽ за каждого сотрудника». Такая санкция в статье 17 закона 27-ФЗ есть, но из неё прямо исключён подпункт 4 пункта 2 статьи 11 — то есть как раз сведения о трудовой деятельности.
За просрочку подраздела 1.1 отвечают по части 2 статьи 15.33.2 КоАП: предупреждение или штраф от 300 до 500 ₽ на должностное лицо. Примечание к статье выводит из-под неё предпринимателей без образования юрлица. Сумма маленькая, а вторая часть истории дороже.
Предприниматель, нанявший первого работника, не подаёт отдельное заявление о регистрации в качестве работодателя. СФР ставит его на учёт по тем самым сведениям о первом работнике, которые ИП сдаёт по закону 27-ФЗ, — так это описано в базе знаний для страхователей на сайте фонда. Заявление в 30 календарных дней и штраф 5 000 ₽ по статье 26.28 закона 125-ФЗ относятся к другим случаям: договор ГПХ с взносами на травматизм и лица, приравненные к предпринимателям.
Отсюда правило: для предпринимателя подраздел 1.1 — не только отчёт, но и способ, которым фонд узнаёт о работодателе.
Чем приём в штат отличается от других вариантов
| Вариант | За что платите | Что получаете | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Взносы, отпуска, больничные, кадровый учёт | График смен, распорядок, материальная ответственность | Ошибка в оформлении — 1 000–5 000 ₽ ИП и 30 000–50 000 ₽ юрлицу, часть 1 статьи 5.27 КоАП |
| Договор ГПХ с самозанятым | Только вознаграждение по акту | Разовый результат работы, без графика | Переквалификация в трудовые отношения, доначисления и до 100 000 ₽ |
| Приём через КЭДО | Сервис оператора и подпись сотрудника | Те же документы без бумаги и курьера | Подписан не тем видом подписи — документ оспорим |
| Работа без оформления | Ничего до первой проверки | Мнимая экономия на взносах | До 100 000 ₽ за первый случай, дисквалификация за повтор |
Выбор между первыми двумя строками — не вопрос вкуса: сборщик, который выходит по графику на ваш склад, оформляется трудовым договором, и никакой акт этого не заменит. Когда подрядчик действительно подрядчик, разобрано в статье договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить.
Что получаете и чем за это платите
- График и подчинение распорядку — платите взносами, отпускными и больничными.
- Право требовать выполнения инструкции — платите тем, что её надо написать и показать под роспись заранее.
- Возможность взыскать недостачу с кладовщика — платите договором о полной материальной ответственности.
- Спокойствие при проверке — платите тремя обращениями в ведомства и сроками, которые нельзя сдвинуть.
Доступы: что открыть новому сотруднику
Самый частый вопрос на встречах — не про штрафы, а про доступы: можно ли пустить складского работника к остаткам, не показывая закупочные цены. Кадровые бумаги этого не закрывают, а срок у вопроса тот же — первая смена.
- Сборщику — сборочные задания, печать этикеток и коды маркировки, без себестоимости и прибыли.
- Кладовщику — приёмка, остатки и перемещения, без цен и скидок в карточках.
- Оператору пункта выдачи — выдача и возвраты, без доступа к чужим складам.
- Менеджеру по карточкам — контент и цены, без доступа к сборке.
Границу прав пишут в должностной инструкции и в порядке работы с персональными данными — их сотрудник подписывает на третьем шаге. Учётки «на всякий случай админом» и быстрое закрытие доступа при уходе решаются ролями в учётной системе, а не паролями в чате.
Частые ошибки при приёме
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Человек вышел на склад до подписи | 5 000–10 000 ₽ ИП, 50 000–100 000 ₽ юрлицу | Договор в день выхода, при случившемся допуске — за три рабочих дня |
| С инструкцией ознакомили после подписи | Увольнение по итогам испытания рассыпается в суде | Роспись в листе ознакомления датой раньше договора |
| Ждали приказа, чтобы подать ЕФС-1 | Просрочка, а у ИП — ещё и задержка учёта в СФР | Считать срок от даты договора, если приказ не издаётся |
| Про военкомат вспомнили через месяц | 40 000–50 000 ₽ должностному лицу, статья 21.4 КоАП | Сведения в течение 5 дней |
| Кладовщик работает без договора о матответственности | Недостачу не взыскать сверх среднего заработка | Подписывают вместе с трудовым, до передачи ценностей |
| Хранят копию паспорта «для порядка» | Избыточная обработка персональных данных | Реквизиты в договор, копию вернуть |
Пункт 7 статьи 8 закона 53-ФЗ возлагает воинский учёт на органы власти и организации; предприниматель в перечне не назван и такой учёт не ведёт. Для ООО со складом это обязанность, и штраф по ней выше, чем за весь остальной комплект.
Каждая строка — либо забытый срок, либо документ не в том порядке. Посмотрите, как SelSup собирает склад, сборку и кабинеты площадок в одном месте: смены, задания и права сотрудников живут там же, где остатки и заказы.
Кому этот порядок подходит и кому нет
Подходит, если есть физическое место работы — склад, пункт выдачи, стол в офисе, — сменный график и ценности, которые кто-то принимает и передаёт. Сборщик, кладовщик, оператор выдачи и менеджер по карточкам с полным днём попадают сюда целиком.
Не подходит, если работа разовая и сдаётся по акту: отснять карточки под новую коллекцию, перевести описания, собрать один раз партию.
Отдельно — случай, когда порядок подходит, а тянуть его нечем: некому собирать в выходные, склад держится на одном человеке, коды маркировки вбиваются руками, а кто из сотрудников что видит в кабинете — никто не скажет. Тогда сначала решают эти четыре вопроса.
Стоит ли оформлять полностью
Да, если у вас склад или пункт выдачи. Проверки на таких площадках идут адресно, а цена одного неоформленного человека доходит до 100 000 ₽ и повторяется по каждому эпизоду.
Скорее да, но частично, если сотрудник один и работает удалённо. Комплект тот же, но воинский учёт для ИП отпадает, а бумажную книжку чаще всего вести не придётся. Что вносить в записи и как выдавать СТД-Р, разобрано в статье трудовая книжка: бумажная и электронная.
Нет, если это разовая задача с актом. Тогда трудовой договор — лишняя нагрузка.
Что почитать дальше
- Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — что должно быть внутри договора и чего в нём быть не может.
- КЭДО для селлера: кадровый документооборот для склада, ПВЗ и офиса — как перевести комплект в электронный вид.
- Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге — граница между электронным и бумажным.
Частые вопросы
Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу
Нет. С 22 ноября 2021 года часть первая статьи 68 ТК РФ говорит, что работодатель вправе издать приказ на основании договора. Если издаёте, содержание должно совпадать с договором. Если не издаёте, документом об оформлении считается сам договор, и от его даты идёт срок подраздела 1.1 ЕФС-1.
Может ли складской сотрудник работать в системе, не видя финансов
Да, если права раздаются ролями. Сборщику открывают сборочные задания и коды маркировки, кладовщику — приёмку и остатки, и ни тому ни другому не показывают себестоимость и выручку. Границу прав фиксируют в должностной инструкции и в порядке работы с персональными данными.
Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки
Если он устраивается впервые, бумажную заводить не нужно: с 2021 года таким работникам ведут только электронную. Если книжка потеряна, попросите сведения о трудовой деятельности — их выдают на прежней работе, в МФЦ, в СФР и на Госуслугах.
Нужен ли медосмотр сборщику и кладовщику
Сам по себе нет. Осмотр по статье 69 ТК РФ проходят несовершеннолетние и те, кого называют федеральные законы: работы с пищевыми продуктами и питьевой водой, вредные и опасные условия, работа с движением транспорта. Склад с продуктами сюда попадает, склад с одеждой нет.
Можно ли не делать это руками
Частично. Сроки и бумаги никто не отменит, но ручной остаётся ровно одна часть — подготовка комплекта. Карточка сотрудника, его роль, права на склад, сборку и кабинеты площадок заводятся один раз и дальше работают сами, а список неподписанного виден списком, а не по памяти. Разберём на встрече ваш случай: сколько людей, какие роли и что открывать каждому.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
