Когда у продавца появляется первый кладовщик или сборщик, трудовая книжка из чужой заботы превращается в свою. Человек приносит потрёпанную книжку, выписку из фонда или вообще ничего. Разберём это со стороны нанимателя. Сам договор и его обязательные условия разобраны отдельно, в статье «Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец».
Одна книжка, две формы
С 15 февраля 2020 года работодатели передают сведения о трудовой деятельности в фонд в электронном виде — так работает то, что все называют электронной книжкой. Бумажную при этом никто не отменял. Получилось три положения, и для вас они отличаются объёмом ручной работы.
| Что у сотрудника | Что вы ведёте | За что платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Бумажная книжка, заявления не подавал | Книжку и сведения в фонд — обе формы | Бланки, сейф, две книги учёта, записи от руки | Не выдали книжку в день увольнения — возмещаете неполученный заработок по ст. 234 ТК и попадаете под ч. 1 ст. 5.27 КоАП |
| Подал заявление на электронную | Только сведения в фонд | Ничего, кроме отчёта | Не сдали ЕФС-1 вовремя — 500 ₽ за каждого человека по ч. 3 ст. 17 закона 27-ФЗ |
| Впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года | Только сведения в фонд | Ничего, кроме отчёта | Завели ему бумажную книжку — оформили документ, которого быть не должно |
По ч. 8 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе: сведения о них ведутся только по ст. 66.1 ТК. Студент, которого вы взяли сборщиком на распродажу, скорее всего как раз такой.
Самое дорогое место темы — не штраф, а задержка выдачи при увольнении. По ст. 234 ТК работодатель возмещает человеку весь заработок, который тот не получил, пока не мог устроиться на новое место. Для организации к этому добавляется штраф 30 000–50 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, для ИП — 1 000–5 000 ₽. Книжка, забытая в сейфе на три месяца, обходится дороже, чем весь кадровый учёт за год.
Держать такие даты в голове одного человека — та же ручная работа, что и складская. В SelSup права сотрудника настраиваются по участку: кладовщик видит остатки и сборочные задания, но не выручку. Посмотрите на разборе, как устроены роли и доступы складских сотрудников.
Кому книжку ведут, а кому нет
Правило из ст. 66 ТК короткое: книжку ведут на каждого, кто проработал у вас свыше пяти дней, если эта работа для него основная. Отсюда три следствия, о которых обычно спотыкаются.
- Меньше пяти дней — записи нет. Взяли человека на три дня разобрать завал перед распродажей и расстались — не пишете ничего. Роструд считает лишнюю запись нарушением, а не перестраховкой.
- Совместительство — только по желанию человека. Запись делает работодатель по основному месту и на основании документа, который подтверждает работу по совместительству.
- Договор ГПХ в книжке не отражается вообще, даже если по нему платятся взносы. Чем такой договор отличается от трудового, разобрано в статье «Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить».
ГлавноеРаботодатель — физическое лицо без статуса ИП записи в книжках не делает и новые не оформляет: подтверждением работы у него служит письменный трудовой договор (ч. 2 ст. 309 ТК). Продавца-ИП это не касается, он ведёт книжки как организация.
Что вносите и в какой срок
Сроков два, и считаются они от одного приказа, но по-разному.
Записи о приёме, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях вносятся не позднее пяти рабочих дней со дня приказа, а запись об увольнении — в день увольнения, и текст должен точно повторять приказ. Форму и порядок заполнения задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Отчёт живёт по своему календарю. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа, а при переводе и переименовании — до 25-го числа следующего месяца; так это описано в базе знаний Социального фонда. Подразделы и коды разобраны в статье «ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника».
Пересчитайте это на пиковый наём. Взяли на ноябрьскую распродажу восемь человек и сдали ЕФС-1 через неделю — 4 000 ₽ финансовой санкции по одной этой пачке плюс 300–500 ₽ на ответственного по ст. 15.33.2 КоАП. Повторяется это каждый сезон: приказы издаются пачкой, а отчёт сдаётся по каждому человеку отдельно и вручную.
Вкладыш, дубликат, исправления
- Страницы раздела кончились — вшивается вкладыш. Он ведётся в том же порядке, что и книжка, и без книжки недействителен. Заводить вместо него вторую книжку нельзя.
- Книжка потеряна — работник пишет заявление, вы выдаёте дубликат не позднее 15 дней со дня подачи. Так же поступают с испорченной книжкой.
- Запись неверна — её исправляет тот, кто ошибся. За другого работодателя исправлять можно, только если он ликвидирован. Запись признают недействительной и вносят правильную, а не зачёркивают.
Копию книжки или заверенную выписку вы обязаны выдать по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней, а передавать её в другую компанию без согласия человека нельзя.
СТД-Р, СТД-СФР и что кому показывать
Две выписки, которые постоянно путают. СТД-Р выдаёте вы — и только за период работы у вас, чужих мест в ней нет. СТД-СФР человек получает сам через Госуслуги или фонд, и в ней вся история. Обе формы утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Когда кандидат не помнит, отказывался он от бумаги или нет, просите СТД-СФР: в ней это видно.
Что выдать человеку в день увольнения:
- ведёте бумажную книжку — выдаёте книжку, СТД-Р при этом не нужна;
- человек отказался от бумаги — выдаёте СТД-Р за период работы у вас;
- человека нет на месте или он отказался забирать — в тот же день отправляете уведомление, и со дня отправки ответственность за задержку с вас снимается.
Что вы получаете и чем за это платите
- Бумаги стало меньше — отчётности больше. По тем, кто перешёл на электронную, нет ни бланков, ни сейфа, ни книг учёта. Зато подраздел 1.1 сдаётся по каждому кадровому событию.
- Книжку невозможно потерять — зато ошибку видно сразу. Человек сверяет сведения на Госуслугах, и неверный код должности всплывает на следующей неделе.
- Выбор за сотрудником — последствия у вас. Заставить перейти на электронную нельзя, а вести обе формы за того, кто остался на бумаге, придётся полностью.
- Обратной дороги нет. Кто подал заявление на электронную, к бумажной уже не вернётся (ч. 3 ст. 2 закона 439-ФЗ). Объясните это человеку до подписи, иначе объяснять будете после.
Кому бумажная книжка ещё нужна, а кому нет
Бумага останется надолго, если в штате люди со стажем до 2020 года и заявлений они не подавали: право на бумажную книжку сохраняется за ними и при переходе к вам от другого работодателя (ч. 4 ст. 2 закона 439-ФЗ). Тот же случай — когда человеку нужен стаж для досрочной пенсии.
Бумага вам почти не встретится, если вы набираете сборщиков и упаковщиков из студентов и людей без официального опыта. Склад на одном человеке, пункт выдачи с двумя операторами, сезонная подработка — это уже целиком электронный контур.
Тяжелее всего смешанному штату. Пять человек на бумаге, десять без неё, кадры ведёт бухгалтер по совместительству — именно здесь теряются сроки. Проверки это видят: Роструд и ФНС уже приходили к площадкам за неоформленными людьми на складах и в пунктах выдачи, подробности — в материале «Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет».
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Завели бумажную книжку новичку без опыта | Документ, которого не должно существовать; при увольнении путаница, что выдавать | Проверять по СТД-СФР, первый это выход на работу или нет |
| Внесли запись человеку, проработавшему три дня | Нарушение порядка ведения, а не лишняя аккуратность | Считать пять дней и только потом писать |
| Сдали ЕФС-1 через неделю после приказа | 500 ₽ за каждого человека плюс 300–500 ₽ на ответственного | Привязывать отчёт к дате приказа, а не к концу месяца |
| Не выдали книжку в день увольнения | Неполученный заработок по ст. 234 ТК и штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП | В тот же день отправить уведомление, если человек не пришёл |
| Не назначили ответственного за книжки | Сроки держатся на памяти и в сезон пропускаются | Приказ, строка в должностной инструкции, доступ к отчётности — одному человеку |
Последняя строка чаще всего и есть корень остальных: кто вносит записи и кто сдаёт отчёт — вопрос про доступы, а не про кадры. Посмотрите, как SelSup собирает склад, заказы и документы в одном окне: станет видно, какую часть ручной работы можно снять с того, кто сейчас ведёт всё в Excel.
Календарь изменений
Правила разъехались по датам, и часть из них временная. Постоянное — норма в кодексе, временное — срок действия приказа.
- 15 февраля 2020Сведения о трудовой деятельности пошли в фонд в электронном виде. Правило постоянное.
- 1 января 2021Тем, кто выходит на работу впервые, бумажную книжку больше не оформляют. Правило постоянное, закон 439-ФЗ.
- 1 сентября 2021Заработал приказ Минтруда № 320н: новая форма книжки и новый порядок. Срок действия приказа ограничен 1 сентября 2027 года — отсюда и разговоры об отмене книжек.
- 11 апреля 2022Приказ Минфина № 55н закрепил, что бланки печатают типографии Гознака, а распространители работают по договорам с ним. Бланки храните как документы строгой отчётности.
- 10 ноября 2022Приказ Минтруда № 713н утвердил формы СТД-Р и СТД-СФР и порядок их заполнения.
- 30 декабря 2025Вступила в силу обновлённая форма ЕФС-1 — приказ Социального фонда от 17.11.2025 № 1462, форматы сведений обновлены приказом № 1463. Если кадровый сервис не обновлялся с 2025 года, отчёт уйдёт в старом формате и не пройдёт.
Ещё один срок, про который забывают: невостребованные книжки хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше (ст. 22.1 закона 125-ФЗ, п. 449 перечня Росархива из приказа от 20.12.2019 № 236). Встречается утверждение, что книга учёта движения книжек хранится 75 лет, — оно опирается на правила, отменённые в 2021 году.
Так стоит ли переводить всех на электронную
Да, если штат новый. Пункт выдачи, склад с двумя-тремя сборщиками, набор под сезон — бумажных книжек у этих людей чаще всего просто нет. ЕФС-1 становится рутиной первого дня, бланки и сейф не нужны.
Скорее да, но частично, если штат смешанный. Предложить переход можно, заставить нельзя. Реалистичная цель — свести бумажную часть к нескольким людям и назвать ответственного поимённо. Должность этого человека берётся из штатного расписания: как его собрать, разобрано в статье «Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года».
Нет, если у людей длинный стаж до 2020 года. Отказ необратим, а подробности старых периодов в базе фонда сжаты. Здесь бумага — не архаика, а единственный способ подтвердить стаж.
Частые вопросы
Сотрудник потерял книжку до устройства к нам. Что делать?
По его письменному заявлению вы оформляете новую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК). Отказать в приёме из-за отсутствия книжки нельзя: это не основание для отказа.
Может ли складской сотрудник вести книжки, не видя финансов?
Да, и это правильный порядок: ответственного назначают приказом и записывают обязанность в должностную инструкцию. Права в учётной системе настраиваются отдельно — человек ведёт записи и при этом не видит выручку.
Мы ведём книжку, надо ли ещё и сдавать ЕФС-1?
Надо. Это две независимые обязанности: бумажная книжка не отменяет сведения в фонд, а сведения в фонд не отменяют запись в книжке. Порядок приёма целиком, от документов кандидата до первого рабочего дня, разобран в статье «Приём на работу: пошаговый порядок и документы у продавца».
Можно ли не делать это руками?
Записи в бумажной книжке — нет, она заполняется ручкой и подписывается. Всё вокруг неё автоматизируется: сроки отчётов, приказы, ознакомление под подпись. Кадровый учёт мы не ведём и обещать этого не будем — SelSup закрывает склад, сборку, маркировку и остатки, ту часть ручной работы, ради которой вы этих людей и наняли. Запишитесь на разбор и посмотрите, что снимается со склада и сборки, а кадры отдайте сервису, который на них специализируется.
Бумажные книжки отменят в 2027 году?
Нет. В 2027 году истекает срок действия приказа № 320н, а не норма кодекса. Приказ либо продлят, либо заменят новым.
Что почитать дальше
- «Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец» — что должно быть в договоре, чтобы к нему не было вопросов.
- «Электронный трудовой договор через КЭДО: как оформить сотрудника при приёме» — как подписать те же документы без бумаги.
- «Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге» — где электронная форма не подходит по закону.
- «Мобильное приложение КЭДО: как кладовщику и сборщику подписывать документы со смартфона» — для штата, который не сидит за компьютером.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
