Первый наёмный человек у продавца появляется обычно не в офисе, а на складе: кто-то должен клеить этикетки, собирать заказы и отвозить короба на сортировочный центр. Пока вы делали это сами, кадровых бумаг не существовало — с первым кладовщиком они появляются все разом.
Трудовой договор — тот документ, с которого начинается штат. Разберём, что в нём обязано быть по закону, в какой срок его подписывают, что идёт следом и во сколько обходится решение обойтись без него.
Что такое трудовой договор и когда он считается заключённым
Трудовой договор — соглашение, по которому вы даёте человеку работу по конкретной должности, отвечаете за условия и платите зарплату, а он лично выполняет эту работу под вашим управлением и подчиняется распорядку. Определение стоит в статье 56 Трудового кодекса, и оно важнее, чем кажется: признаки трудовых отношений работают сами по себе, без бумаги.
Отсюда вторая норма, статья 16: если человек приступил к работе с вашего ведома, трудовые отношения уже возникли. Договор после этого нужно подписать в письменной форме не позднее трёх рабочих дней со дня, когда сотрудник фактически начал работать. Два экземпляра: один остаётся у вас, второй отдаёте человеку, а факт передачи подтверждает его подпись на вашем экземпляре. Это требование Роструд вынес в свой каталог обязательных требований на «Онлайнинспекции» отдельной строкой — проверяют по нему.
Не подписанный вовремя договор не отменяет трудовых отношений. Он отменяет только вашу возможность доказать, о чём именно вы договорились: об окладе, графике, обязанностях и материальной ответственности.
Трудовой договор — не единственный способ привлечь человека к работе. Если исполнитель делает оговорённый объём работ самостоятельно, без подчинения распорядку, это гражданско-правовые отношения; мы подробно разобрали их в материале «Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить». Граница проходит не по названию файла, а по фактическому содержанию: подменять трудовой договор гражданско-правовым прямо запрещено, и чем это кончается, видно по делу из материала «Платформенная занятость: что закон меняет для самозанятых и исполнителей».
Уклонение от оформления трудового договора или подмена его гражданско-правовым — это часть 4 статьи 5.27 КоАП: от 10 000 до 20 000 ₽ на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 ₽ на предпринимателя и от 50 000 до 100 000 ₽ на компанию. При повторном случае часть 5 добавляет дисквалификацию руководителя на срок от одного года до трёх лет, а для компании поднимает вилку до 200 000 ₽.
Склады и пункты выдачи давно на виду: как надзор добирается до неоформленных сотрудников, показывает история из материала «Роструд и ФНС проверяют Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет».
Большая часть работы вокруг найма не юридическая, а механическая: свести должности со штатным расписанием, не перепутать оклады, вовремя отправить форму. SelSup держит карточки сотрудников рядом с заданиями на сборку, поэтому кладовщик и его смена видны там же, где очередь заказов.
Разберём на встрече ваш штат и документы по нему: кто у вас уже работает фактически и что по каждому нужно оформить.
Обязательные сведения и условия по статье 57
Статья 57 делит содержание договора на две части: сведения о сторонах и условия работы. Пропуск любого пункта — нарушение, за которое штрафует инспекция труда, причём по той же части 4 статьи 5.27: ненадлежащее оформление стоит столько же, сколько его отсутствие.
Сведения о сторонах — фамилия, имя и отчество работника, наименование работодателя, реквизиты документов о личности, ИНН работодателя, кто и на каком основании подписывает договор с вашей стороны, место и дата подписания. Работник свой ИНН указывать не обязан.
Условия работы перечислены ниже. Ни одно из них не «желательное».
| Условие | Что писать продавцу | Чем оборачивается пропуск |
|---|---|---|
| Место работы | Компания и населённый пункт. Полный адрес указывайте, только если это обособленное подразделение в другой местности | Переезд склада внутри города превращается в пачку допсоглашений |
| Трудовая функция | Должность из штатного расписания: кладовщик, комплектовщик, менеджер маркетплейсов. Обязанности — в договоре или в должностной инструкции | Нечем обосновать замечание или выговор: обязанности нигде не закреплены |
| Дата начала работы | День, когда человек выходит. Он может не совпадать с датой подписания | Спор о том, с какого числа идёт стаж и считается зарплата |
| Условия оплаты | Оклад или ставка, надбавки, премии и даты выплат. Оклад за полную норму — не ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 ₽ | Самый частый предмет спора и самая частая претензия инспекции |
| Режим работы и отдыха | Пишете, если он отличается от общего: смены, неполный день, скользящие выходные у сборщика | Переработки в пик распродаж нечем подтвердить и нечем ограничить |
| Условия труда на рабочем месте | Класс по результатам специальной оценки. Нет оценки — нет и корректной формулировки | Отдельное нарушение по охране труда, плюс к нарушению по договору |
| Гарантии за вредные условия | Только если оценка показала вредность. На обычном складе её обычно нет | Недоплаченные доплаты и дополнительный отпуск |
| Характер работы | Разъездной у курьера, подвижной у водителя | Компенсацию разъездов нечем обосновать перед налоговой |
| Обязательное социальное страхование | Одна строка со ссылкой на закон | Формальное нарушение, которое находят первым — оно на виду |
МРОТ на 2026 год установлен федеральным законом от 28 ноября 2025 года № 429-ФЗ, Минтруд и инспекции труда называют ту же цифру — 27 093 ₽ в месяц. Совместителю и человеку на неполном дне платят пропорционально отработанному времени.
Часто встречается утверждение, что договор без какого-то обязательного условия недействителен. Это не так: недействительности трудового договора в Трудовом кодексе нет вовсе. Недостающее условие просто дописывают в текст или оформляют приложением, а сам договор всё это время действует. Опасность не в «ничтожности», а в том, что в споре недостающее условие толкуют в пользу работника.
Дополнительные условия: что можно добавить, а что нельзя
Часть 4 статьи 57 разрешает дописывать условия, которые не ухудшают положение работника. Практический набор для продавца небольшой.
- Испытание. Максимум три месяца, для руководителя и главного бухгалтера — шесть. Кому испытание устанавливать нельзя и как уволить не прошедшего, разбираем в материале «Испытательный срок: как установить и что делать, если не прошёл».
- Неразглашение. Коммерческая тайна работает, только если у вас есть перечень таких сведений и режим их защиты. Одной фразы в договоре мало.
- Отработка после обучения. Оплатили курс оператора ПВЗ или обучение работе в «Честном ЗНАКе» — вправе договориться об отработке.
- Уточнение рабочего места. Конкретный склад или пункт выдачи, если их у вас несколько.
Условия, которые ухудшают положение работника, не действуют, а за их включение штрафуют по той же статье 5.27: штрафы из зарплаты за брак сборки, запрет уходить на больничный, обязанность отработать две недели «без содержания».
Срочный, бессрочный или вовсе не трудовой
По умолчанию договор бессрочный. Срок можно поставить только по основанию из статьи 59 — и оснований закрытый перечень.
| Вариант | За что вы платите | Что будет при сбое или споре |
|---|---|---|
| Бессрочный трудовой договор | Взносы, отпуска, больничные, охрана труда, кадровый учёт | Ничего: это норма. Увольнение — только по основанию из кодекса |
| Срочный трудовой договор | То же самое плюс обязанность обосновать срок | Основание не подтвердилось — договор признают бессрочным, а увольнение по сроку незаконным |
| Договор ГПХ с физлицом | Взносы, но без отпусков и больничных | Признаки трудовых отношений — переквалификация, доначисления и штраф по части 4 статьи 5.27 |
| Договор с самозанятым | Только вознаграждение и чек | Бывший сотрудник в течение двух лет или работа по графику — та же переквалификация |
Пик продаж сам по себе основанием для срочного договора не считается — «ноябрь у нас горячий» в перечне статьи 59 отсутствует. Зато там есть два пункта, которые продавцу подходят: сезонные работы, если характер работы действительно сезонный, и соглашение сторон с работодателем — субъектом малого предпринимательства, у которого не больше 35 работников (в розничной торговле и бытовом обслуживании — не больше 20). Формулировки — в материале «Срочный трудовой договор: когда можно заключить и как продлить».
Признаки, по которым отношения с исполнителем признают трудовыми, разобраны отдельно: «Договор с самозанятым: обязательные условия и чек вместо акта».
Как подписать: бумага или экран
Порядок оформления от первой бумаги до отчёта:
- Ознакомить с правилами под подпись — распорядок, положение об оплате труда, работа с персональными данными. Обязательно до подписания договора, так требует статья 68.
- Подписать договор в двух экземплярах, подпись работника — и на вашем тоже.
- Издать приказ по подписанному договору и объявить его человеку под подпись в трёхдневный срок со дня начала работы.
- Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Эту последовательность вместе с пакетом документов от кандидата мы разложили пошагово в материале «Приём на работу: пошаговый порядок и документы у продавца».
Бумага не обязательна: электронный договор юридически равен бумажному. Как это устроено и какая подпись нужна работнику — в материалах «Электронный трудовой договор через КЭДО» и «КЭДО для селлера: кадровый документооборот для склада, ПВЗ и офиса». Для склада разница заметная: кладовщик подписывает документы со смартфона, а не едет в офис ради одной подписи.
Что приложить к договору
Три документа рядом с договором закрывают три разные дыры.
- Штатное расписание. Должность и оклад в договоре берутся отсюда, а не из головы. Форма, порядок и образец — в материале «Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года».
- Должностная инструкция. Отдельным документом или приложением к договору — закрепляет обязанности, без которых замечание и выговор повисают в воздухе. Рыба под кладовщика, сборщика и менеджера маркетплейсов — в материале «Должностная инструкция: нужна ли и как составить под склад и ПВЗ».
- Договор о полной материальной ответственности. Заключается только с должностями из утверждённого перечня. Часть 2 статьи 232 разрешает конкретизировать ответственность соглашением к трудовому договору, но выше пределов кодекса её поднять нельзя. Разбор с расчётом недостачи — в материале «Договор о полной материальной ответственности: кладовщик, сборщик, ПВЗ».
Без последнего документа взыскать недостачу на складе почти невозможно: работник отвечает в пределах среднего месячного заработка, каким бы ни был ущерб.
Что сдать после подписания
Кадровая часть заканчивается, начинается отчётная. Здесь ошибаются чаще всего: срок короткий и считается не в календарных днях.
Санкцию в 500 ₽ за каждое застрахованное лицо устанавливает статья 17 закона № 27-ФЗ. Социальный фонд в базе знаний для страхователей даёт к ней важную оговорку: если вы сами нашли ошибку раньше фонда и сдали исправленные сведения, санкция не применяется. Бумажный отчёт при численности 11 человек и больше добавляет отдельную тысячу рублей.
Из каких подразделов состоит форма и какие коды ставить при приёме — в материале «ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника». Отдельная история — трудовая книжка: бумажная, электронная, вкладыш, что делать, если у человека книжки нет вовсе. Это материал «Трудовая книжка: бумажная и электронная, что вносит работодатель».
Срок ЕФС-1 отсчитывается от даты приказа, а не от даты выхода человека на работу. Приняли сборщика в пятницу, приказ оформили пятницей, а вспомнили про отчёт в понедельник — срок уже нарушен, потому что рабочий день, следующий за днём приказа, был этой же пятницей или ближайшим понедельником. Пять человек в пик найма перед распродажей — 2 500 ₽ на ровном месте.
Это тот случай, где ручная работа стоит денег: сроки короткие, дат много. SelSup хранит даты приёма и приказов рядом с карточкой сотрудника и его сменами, поэтому «когда именно был приказ» не приходится восстанавливать по переписке.
Если работник иностранец
Договор с иностранным гражданином содержит всё то же самое плюс сведения о разрешении на работу, патенте, разрешении на временное проживание или виде на жительство — это статья 327.2. Отдельно идёт уведомление МВД, и срок там свой. Что проверить до подписания — в материале «Трудовой договор с иностранным гражданином: патент и уведомление МВД».
Если условия меняются
Изменить оклад, график или должность правкой в тексте нельзя. Условия меняются дополнительным соглашением — по договорённости сторон, и это статья 72. Односторонний путь тоже есть: статья 74 разрешает менять условия по инициативе работодателя при изменении организационных или технологических условий труда, но с уведомлением не позднее чем за два месяца и без права трогать трудовую функцию. Образцы — в материале «Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда нужно и как оформить».
Прекращение договора — отдельная тема со своими основаниями и выплатами, здесь её не разбираем.
Откуда берётся строка про условия труда
Класс условий труда на рабочем месте попадает в договор не из головы, а из специальной оценки. Пока оценки нет, заполнить этот пункт корректно невозможно. Нужна ли оценка складу, ПВЗ и надомному сборщику и как выйти из этого круга — в материале «СОУТ: нужна ли продавцу со складом и как её провести».
Плюсы и минусы штата для продавца
Парами: что получаете и чем за это платите.
- Получаете управляемость — человек подчиняется распорядку, вы ставите задачи и требуете их выполнения. Платите обязанностями: отпуск, больничный, охрана труда, инструктажи.
- Получаете возможность взыскать ущерб — при договоре о полной материальной ответственности недостача перестаёт быть вашей личной проблемой. Платите дисциплиной учёта: без инвентаризации взыскание развалится.
- Получаете предсказуемость в пик — сборщик в штате выходит в выходные по графику, а не «если сможет». Платите фондом оплаты труда, который идёт и в несезон.
- Получаете чистую историю перед проверками — оформленный персонал снимает основной риск при визите инспекции. Платите отчётностью: ЕФС-1 на каждое кадровое событие, персонифицированные сведения ежемесячно.
Кому штат подходит, а кому нет
Смотреть надо не на размер бизнеса, а на то, как устроена работа.
Подходит, если склад работает каждый день и заказы нужно собирать в выходные; если на складе есть материальные ценности, за которые кто-то должен отвечать; если человек работает по вашему графику и вашими инструментами; если вы планируете расти и брать второго и третьего сотрудника.
Не подходит, если работа разовая и её объём измерим — сделать фотосъёмку карточек, разобрать одну партию, настроить выгрузку. Здесь трудовой договор создаёт обязанности, которых можно не брать.
Признаки, по которым видно, что штат уже нужен, а учёт за ним не поспевает: сборкой в выходные заниматься некому, склад держится на одном человеке без замены, коды маркировки вбиваются руками, смены и оклады считаются в таблице. Это повод не вести кадровый и складской учёт в двух разных файлах.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Работа «по договорённости» первые недели | Часть 4 статьи 5.27: до 100 000 ₽ компании, до 10 000 ₽ предпринимателю | Подписать договор в течение трёх рабочих дней с выхода человека |
| Оклад ниже МРОТ при полной норме | Предписание, доплата за весь период и отдельный штраф | Проверить оклад по штатному расписанию: не ниже 27 093 ₽ с 2026 года |
| ЕФС-1 сдана через неделю | 500 ₽ за каждого сотрудника | Отправлять на следующий рабочий день после приказа, а не «в конце месяца» |
| Правила подписаны задним числом | Ознакомление не считается: по статье 68 оно идёт до подписания договора | Собрать подписи по распорядку и положению об оплате до договора |
| Срочный договор «на сезон» без основания | Договор признают бессрочным, увольнение по сроку — незаконным, плюс восстановление и оплата вынужденного прогула | Взять основание из статьи 59 и записать его в договор дословно |
| Договор о матответственности со всеми подряд | С должностями вне перечня он не работает — недостачу не взыскать | Сверить должность с перечнем до подписания |
Реестр работодателей: чего в статьях про договор обычно нет
Про штрафы знают все. Про то, что нарушение теперь ещё и публичное, — почти никто.
С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Основание — статья 67 закона о занятости населения № 565-ФЗ и постановление Правительства от 27 декабря 2024 года № 1927. В реестр попадают те, кто совершил после 1 января 2025 года правонарушение по части 4 статьи 5.27 КоАП — то есть ровно уклонение от оформления трудового договора или подмену его гражданско-правовым, — и в отношении кого постановление вступило в законную силу.
Нарушение находят инспекция труда или прокуратура, дело рассматривают в пятнадцатидневный срок, постановление вступает в силу через десять дней со дня получения копии, если его не обжаловали. После этого запись видна любому — контрагенту, площадке, банку, кандидату.
Для продавца это меняет цену вопроса: штраф в 50 000 ₽ — разовая потеря, запись в открытом реестре остаётся фоном. Что изменилось вокруг найма за последние годы:
- 1 января 2023 единая форма ЕФС-1 заменила прежние отчёты по сотрудникам, сведения о приёме уходят в Социальный фонд на следующий рабочий день после приказа
- 1 января 2025 заработал публичный реестр работодателей с выявленной нелегальной занятостью
- 1 января 2026 МРОТ поднялся до 27 093 ₽ — оклады в штатном расписании и договорах пришлось пересматривать
Ни один из трёх пунктов не требует юриста. Все три требуют, чтобы кадровые даты и суммы лежали в одном месте и пересчитывались сами. Посмотрите, из чего состоит SelSup — склад, сборка, маркировка и люди, которые с этим работают, собраны в одной системе.
Стоит ли оформлять в штат: ответ по трём профилям
Продавец с одним складом и одним помощником — да, и откладывать нечего. Человек работает по вашему графику, значит признаки трудовых отношений уже есть, а риск лежит на вас целиком. Оформление стоит дешевле одного штрафа.
Продавец, который нанимает под пик распродаж, — скорее да, но частично. Основная смена в штате, разовые задачи вроде фотосъёмки карточек — гражданско-правовым договором. Оформлять всех на ноябрь срочными договорами «на сезон» не стоит: без основания из статьи 59 это тот же риск, только с отсрочкой.
Продавец без своего склада — нет, пока нет постоянных задач. Штат нужен там, где есть ежедневная работа руками. Появится своя сборка — вернитесь к этому тексту с первого раздела.
Что почитать дальше
- «Приём на работу: пошаговый порядок и документы у продавца» — вся процедура по шагам, от документов кандидата до первого рабочего дня.
- «Штатное расписание: образец, форма Т-3 и правила 2026 года» — откуда берутся должность и оклад, которые вы переносите в договор.
- «Электронный трудовой договор через КЭДО» — как подписать всё то же самое без бумаги и поездки в офис.
- «Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить» — когда трудовой договор не нужен и чем за это платят.
Частые вопросы
Можно ли принять кладовщика без трудового договора, если он работает два дня в неделю?
Нет. Количество дней роли не играет: подчиняется вашему графику — значит, отношения трудовые. Оформляйте договор на неполное рабочее время, оклад считается пропорционально отработанному.
Можно ли не делать всё это руками?
Кадровые даты, оклады и смены можно не держать в таблице: даты приёма и приказов, график смен и доступ сотрудников к разделам живут в системе рядом с заказами и остатками. Подписание договоров и приказов переводится в электронный вид через КЭДО. Что снимается в вашем случае — покажем на встрече на ваших данных. А вот отчёт в Социальный фонд остаётся вашей обязанностью — его никакая система за вас не подпишет.
Может ли складской сотрудник работать в системе, не видя финансов?
Да, и это самый частый вопрос на встречах. Права разграничиваются по ролям: кладовщик видит остатки, сборочные задания и печать этикеток, но не выручку, себестоимость и маржинальность. Ограничение прав стоит прописать и в должностной инструкции, чтобы обязанности совпадали с доступами.
Нужен ли трудовой договор, если оформляешь родственника?
Да. Родство не выводит отношения из-под Трудового кодекса: те же обязательные условия, тот же срок в три рабочих дня, та же ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
