ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника

Взяли на склад сборщика, вышли на работу в понедельник — и до конца вторника вы обязаны сообщить об этом в Социальный фонд. Не через месяц и не по итогам квартала, а на следующий рабочий день. Отчёт называется ЕФС-1, и при приёме от него нужен один подраздел из десятка.

Разбираем, из чего собрана форма, какой подраздел когда уходит в фонд, что писать в графах при приёме и что на самом деле грозит за просрочку. Всё сверено с приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462, которым утверждены действующая форма и порядок её заполнения, и с законом № 27-ФЗ о персонифицированном учёте — по состоянию на 18 сентября 2026 года.

Из чего состоит ЕФС-1 и что из этого нужно при приёме

ЕФС-1 заменила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Сдают её все, кто платит физлицам, — организации, ИП с работниками, а также обычный человек, нанявший кого-то по договору.

Целиком форму не сдают никогда. Титульный лист обязателен всегда, а разделы и подразделы заполняются и уходят в фонд по отдельности: у каждого свой повод и свой срок. Отсюда и главная путаница — продавец слышит «отчёт в СФР» и представляет одну большую пачку, которую сдают раз в квартал.

Сроки здесь не редакционная выжимка, а прямая норма: приём, увольнение, приостановление и возобновление договора — пункт 5 статьи 11 закона № 27-ФЗ, договоры ГПХ — пункт 6 той же статьи. Те же сроки фонд перечисляет в базе знаний для работодателей, в разделе «Отчётность».

Подраздел 1.1 при приёме: сутки от приказа

Отсчёт идёт не от даты выхода человека на работу и не от даты подписания трудового договора, а от дня издания приказа. Приказ подписан в пятницу — крайний срок понедельник. Подписан во вторник — среда. Выходные и праздники в счёт не идут, потому что день считается рабочим.

Это ловушка для маленькой команды без кадровика. Приказ выписывают задним числом, когда человек уже неделю таскает короба, — и срок оказывается пропущен ещё до того, как кто-то вспомнил про фонд. Как выстроить порядок действий целиком, от документов кандидата до первого рабочего дня, разобрано в материале про приём на работу и документы у продавца.

Самое неприятное здесь даже не санкция, а то, что сведения вбиваются руками: по каждому человеку СНИЛС, дата, должность точно как в штатном расписании, код занятия из классификатора. На пятнадцати сотрудниках это уже полдня работы с Excel-табличкой сбоку. Мы это место закрываем так: карточка сотрудника заполняется один раз, а строки подраздела 1.1 и сроки по ним SelSup собирает сам и напоминает о крайнем дне.

Посмотреть, как кадровые события попадают в ЕФС-1 без ручного ввода — покажем на вашем штате, сколько строк набирается за месяц и где обычно теряется срок.

Что писать в графах: коды при приёме

В подразделе 1.1 одиннадцать граф, и при приёме заполняются не все. Порядок заполнения задан пунктами 41–52 приказа № 1462 — вот что реально нужно.

Графа 3 — код кадрового мероприятия. Всего их десять, и это закрытый список:

Графа 5 — трудовая функция и вид договора. Пишете должность так, как она стоит в штатном расписании, при необходимости — структурное подразделение, и через запятую код вида договора: 0 — бессрочный, 0.1 — срочный до шести месяцев, 0.2 — срочный дольше шести месяцев, 1 — совместительство, 1.1 и 1.2 — совместительство на те же сроки. Получается строка вида «Кладовщик, склад, 0». Для договора ГПХ графа 5 не заполняется вовсе.

Название должности берётся не из головы, а из штатки — иначе фонд увидит расхождение. Что писать в обязанностях и нужен ли отдельный документ, разобрано в материале про должностную инструкцию под склад и ПВЗ.

Графа 6 — код выполняемой функции. Сюда идёт код занятия по классификатору ОК 010-2014 в формате «ХХХХ.Х». При приёме графа обязательна — пустой её оставить нельзя. Если человек выходит на неполный день, после кода занятия дописывается НЕПД, если на неполную неделю — НЕПН. Когда режим отменяют, подаётся «ПЕРЕВОД» и эти коды просто не ставятся: фонд читает это как отмену.

Графы 8, 9 и 10 — основание. Название документа, его дата и номер без знака «№». Обычно это приказ; если приказ в компании не издают, пишется трудовой договор.

Что изменил приказ № 1462

Часто встречается утверждение, что при приёме дистанционного сотрудника надо ставить код «ДИСТ», а надомника — «НДОМ». В действующем порядке заполнения этих кодов нет: из перечня они исключены, и удалённый сборщик оформляется так же, как человек в офисе. Коды неполного времени при этом остались.

• 1 января 2023 ЕФС-1 заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС
• 17 ноября 2023 Приказ № 2281 — предыдущая редакция формы и порядка
• 17 ноября 2025 Приказ № 1462 — действующие форма и порядок: убраны «ДИСТ» и «НДОМ», исчез тип сведений о назначении выплат по соцстрахованию, появился статус «МДИГ» для иностранцев по международным договорам
• 20 февраля 2026 Закон № 29-ФЗ — последние правки в сам закон № 27-ФЗ

Штраф за просрочку: разбираемся, какой именно

Здесь чаще всего ошибаются, и ошибка стоит спокойствия. Повсеместно пишут, что за опоздание с подразделом 1.1 при приёме фонд возьмёт 500 ₽ за каждого человека. Откройте часть 3 статьи 17 закона № 27-ФЗ: санкция в 500 ₽ применяется за сведения из пунктов 2 и 2.1 статьи 11 «за исключением сведений, предусмотренных подпунктом 4 указанного пункта». А подпункт 4 — это ровно сведения о трудовой деятельности, то есть приём, перевод и увольнение.

То же самое читается в базе знаний СФР: перечисляя, за что берут 500 ₽, фонд называет по подразделу 1.1 только даты и реквизиты договора ГПХ, а кадровые мероприятия по трудовому договору в этот список не попадают.

Разница принципиальна: 300–500 ₽ на директора за забытый приём и 500 ₽ за каждого исполнителя по договору подряда — это разные суммы при пиковом найме. Штрафы по договорам подряда и вся отчётность по ним живут отдельно; про них — в материале о налогах и взносах по договору ГПХ и в общем разборе договора ГПХ для продавца.

И две поблажки, о которых почти не говорят. Если оплатить санкцию в первые 10 календарных дней со дня получения требования, платится половина суммы — часть 16 статьи 17. А если вы сами нашли ошибку и сдали исправленные сведения раньше, чем её обнаружил фонд, санкции не применяются вообще — часть 26 той же статьи.

Как отменить и исправить строку

В подразделе 1.1 нет «корректирующей формы» и нет номера корректировки — их придумывают по аналогии с другими отчётами. Порядок другой и описан пунктами 51 и 52 приказа № 1462.

1. Повторяете ошибочную строку слово в слово — ровно так, как отправили в первый раз.
2. Ставите знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи».
3. Следующей строкой пишете верные сведения — уже без признака отмены.

Обе строки уходят в одной форме. Так же меняют вид договора, когда срочный договор продлили или превратили в бессрочный: отменяется строка со старым кодом, новая подаётся с реквизитами дополнительного соглашения.

Плюсы и минусы порядка

• Один отчёт вместо четырёх — но у каждого подраздела свой срок, и календарь в голове держать сложнее, чем раньше.
• Сведения о приёме сразу попадают в электронную книжку — и сотрудник видит запись через госуслуги, поэтому расхождение в должности он заметит быстрее фонда.
• За кадровые мероприятия нет санкции в 500 ₽ за человека — но административный штраф выписывается на директора лично, а не на компанию.
• Исправление ошибки бесплатно, если нашли сами — но исправляется оно отменой строки, и неверно оформленная отмена создаёт в лицевом счёте вторую запись вместо одной.

Кому этот порядок даётся легко, а кому нет

Легко там, где найм редкий и плановый: взяли одного менеджера маркетплейсов в квартал, приказ издали в день выхода, бухгалтер на аутсорсе отправил форму назавтра.

Тяжело — там, где совпадают операционные признаки: приказы оформляются задним числом, штат набирается волнами под распродажу, склад и ПВЗ работают в выходные, а кадровый учёт ведётся в той же таблице, что и остатки. В такой конфигурации срок в один рабочий день пропускается регулярно, и чаще всего это замечают, когда человек уже уволился.

Отдельный случай — когда приказы подписывает один человек, а отчётность сдаёт другой. Тогда нужен не столько порядок в документах, сколько чтобы у второго вовремя появлялась строка задачи. Работа с доступами и правами, кто что видит и что может отправить, у нас вынесена в роли: кладовщик заводит выход человека на смену, но зарплату и отчётность не видит.

Частые ошибки

Стоит ли вести это самому

Да, если найм редкий. Один-два человека в квартал, приказы в день выхода, кабинет СФР открывается раз в месяц — форма заполняется за пятнадцать минут и никакого сервиса под это не нужно.

Скорее да, но частично, если людей до десяти. Сроки и коды держатся, но первое же пересечение — отпуск бухгалтера и приказ в пятницу — выбивает график. Здесь помогает не система, а календарь с напоминанием на день приказа.

Нет, если штат набирается волнами. Сезонные сборщики, операторы ПВЗ, подмены в выходные — это десятки кадровых событий в месяц, каждое со своим сроком, и вести их руками в таблице значит однажды промахнуться. Про то, какие записи при этом уходят в бумажную и электронную книжку, написано в материале про трудовую книжку и что вносит работодатель, а общие требования к самому договору собраны в разборе трудового договора с работником.

Если вы на этой третьей строчке — начните с того, чтобы посмотреть, как выглядит кадровый контур вместе со складом и продажами. Разобраться, что SelSup закрывает у продавца целиком.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если человек принят по совместительству?

Да. Подраздел 1.1 подаётся на всех, включая внутренних и внешних совместителей, в тот же срок — следующий рабочий день после приказа. Отличие только в графе 5: там ставится код 1, 1.1 или 1.2.

Кто в компании имеет право отправить форму?

Тот, у кого есть квалифицированная подпись и полномочия: руководитель либо сотрудник по доверенности. Если отправляет бухгалтер на аутсорсе, нужна машиночитаемая доверенность — как её оформить, разобрано в материале про МЧД на сотрудника.

Можно ли не заполнять ЕФС-1 руками на каждого?

Можно, если кадровые события заводятся один раз и дальше сами превращаются в строки формы с проверкой сроков. В SelSup карточка сотрудника связана со складом и сменами, поэтому приём фиксируется там же, где вы ставите человека на отгрузку. Посмотреть на встрече, как это устроено у продавца со складом.

Надо ли сдавать подраздел 1.2 на всех сотрудников за год?

Нет. Он подаётся только на тех, у кого в прошедшем году были особые периоды: вредные условия, вахта, отпуск без содержания, простой, отстранение, приостановление договора. Если таких людей не было, подраздел 1.2 не сдаётся.

Что делать, если сотрудника приняли, а через день он не вышел?

Сданную строку о приёме отменяют по пункту 51: повторяют её без изменений и ставят «X» в графе 11. Если договор аннулирован, записи о трудовой деятельности быть не должно.

Как оформляется приём, если всё подписывается электронно?

Срок и состав ЕФС-1 не меняются: электронная подпись ускоряет оформление приказа, но не сдвигает следующий рабочий день. Как перевести подписание в электронный вид, описано в материале про электронный трудовой договор через КЭДО.

Что почитать дальше

• Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — что должно быть в договоре, из которого вы берёте должность и срок для ЕФС-1.
• Приём на работу: пошаговый порядок и документы у продавца — вся процедура найма, куда ЕФС-1 встраивается последним шагом.
• Трудовая книжка: бумажная и электронная — что попадает в книжку из тех же сведений и как выдавать СТД-Р.
• Сотрудники на АУСН — какая отчётность остаётся, если вы на автоматизированной упрощёнке.