Как маркировать медизделия и СИЗ: пошаговая инструкция для продавца

Продавец медтоваров и рабочей одежды спрашивает не про перечни. Перечни он уже прочитал. Он спрашивает другое: что нажимать и в каком порядке, чтобы товар попал на витрину законно.

Маршрут один для обеих веток — и для медизделий, и для спецодежды с СИЗ. Различия начинаются в деталях: какой документ подтверждает право на товар, что писать в отчёте о нанесении и что делать с остатками. Разберём весь путь по шагам, а в конце сведём различия в таблицу.

Весь путь: шесть шагов

Шаги 3–6 и есть то, что продавцы на встречах называют «зайти руками в Честный ЗНАК, зайти в маркировку, заказать, вывести». На партии в сто позиций это полдня. На тысяче позиций в месяц — постоянная работа отдельного человека.

Прежде чем идти по шагам, определите свою ветку: от неё зависят и даты, и то, какой документ вы приложите при вводе в оборот.

Шаг 1. Регистрация и договоры

Понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись на руководителя организации или на ИП, полученная в удостоверяющем центре ФНС на отдельном носителе. В сертификате должны быть и данные физлица, и реквизиты организации: ИНН, КПП, ОГРН.

Дальше на рабочий компьютер ставится средство криптозащиты — обычно «КриптоПро CSP», к нему нужна лицензия, — плюс личный и корневые сертификаты и плагин в браузере. После одобрения заявки в кабинете заполняются данные о компании, указывается товарная группа и роль в обороте, и подписываются договоры с оператором.

Оборудование скромнее, чем пугают каталоги: для медизделий регистратор выбытия не применяется, достаточно 2D-сканера для чтения Data Matrix. Если вы уже работаете с лекарствами, сканер подойдёт тот же.

Шаг 2. Описать товар в Национальном каталоге

Коды заказываются не на «товар вообще», а на конкретную карточку с кодом GTIN. Если вы раньше не работали с ГС1 РУС, придётся вступить в ассоциацию: система маркировки принимает только GTIN, выданные там. Коды из сторонних сервисов не подойдут — придётся получать новые.

Типов карточек три, и путать их дорого:

• «Единица товара» — для того, что вы производите сами или ввозите. У импорта GTIN не генерируется, а берётся импортный.
• «Техническая карточка» — для маркировки остатков и перемаркировки.
• «Набор» — если продаёте комплект, в том числе с немаркируемыми позициями.

Карточка уходит на модерацию, после неё получает статус «Ожидает подписания» и публикуется подписью. Заводить их по одной незачем: в каталоге есть импорт по шаблону xlsx, где на второй странице лежит справочник кодов вида товара. Заполнять шаблон нужно именно в Excel — в других редакторах загрузка ломается.

Как устроена карточка и что в ней заполнять по атрибутам, разобрано отдельно — в материале про карточку товара в «Честном знаке». Там же про то, откуда брать код ТН ВЭД, без которого не пройдёт ввод в оборот.

Шаг 3. Заказать коды и напечатать этикетки

Перед заказом лицевой счёт по товарной группе пополняется авансом. Цена одного кода — 50 копеек без НДС, она задана постановлением Правительства от 08.05.2019 № 577 и не менялась. При действующей ставке НДС 22 % это 61 копейка с налогом.

Здесь стоит остановиться. Справка «Честного знака» до сих пор в ряде разделов пишет «60 копеек, включая НДС» — цифра осталась со времён двадцатипроцентной ставки. Чужие блоги переписывают её друг у друга. Считайте по 61 копейке: на партию в 4 000 единиц уходит 2 440 ₽, а не 2 400 ₽. Разница мелкая, но при пополнении счёта в притык заказ не пройдёт.

Заказ создаётся в станции управления заказами. Там выбирается способ выпуска в оборот: «Произведён в РФ», «Ввезён в РФ», «Маркировка остатков», «Перемаркировка» или «Принят на комиссию от физического лица». Ограничения жёсткие: до 10 кодов товаров в одном заказе и до 150 000 кодов маркировки на один GTIN.

Печатать можно самому или отдать типографии — тогда ей выдаётся доверенность прямо в станции заказов, и она работает как сервис-провайдер.

Печать на стерильный блистер, на мягкую упаковку и на вшивной ярлык устроена по-разному — это отдельная тема про деньги и оборудование, а не про порядок действий.

Посмотрите на разборе, как SelSup держит связку «карточка — GTIN — заказ кодов»: коды заказываются по товару из вашего каталога, а не переносятся в станцию заказов руками, и печать этикеток идёт из того же списка товаров, где вы работаете каждый день.

Шаг 4. Отчёт о нанесении и ввод в оборот

После печати код не готов к продаже — он лишь «Эмитирован». Чтобы перевести его в «Нанесён», подаётся отчёт о нанесении. При печати заказа черновик отчёта создаётся сам, его достаточно открыть и проверить.

Для товарной группы медизделий в отчёте обязательны дата производства (не может быть будущей), дата истечения срока годности (не раньше даты производства) и номер партии с номером серии. Партии и серии нет — на следующем шаге придётся вбить заводские серийные номера по каждой единице. Это самая утомительная ручная операция во всём маршруте.

Дальше в разделе «Маркировка» создаётся документ «Ввод в оборот». Вид документа зависит от происхождения товара: «Производство РФ», «Контрактное производство РФ», «Трансграничная торговля», «Производство вне ЕАЭС», «Импорт с ФТС», «Маркировка остатков». Обязательные поля — код ТН ВЭД и разрешительная документация: для медизделия это регистрационное удостоверение, для СИЗ — сертификат или декларация по техрегламенту.

В кабинете вы увидите не полный код маркировки, а код идентификации из 31 символа — тот же код без крипточасти. Полный вид фигурирует только в станции заказов и в кассовом чеке. Продавцы регулярно путают их и решают, что система «потеряла» коды.

Шаг 5. Передать товар по ЭДО

Бумажной накладной недостаточно: переход товара к другому участнику отражается электронным УПД. Оператор ЭДО может быть коммерческий, а может быть бесплатный «ЭДО Лайт», встроенный в кабинет системы маркировки.

В документ попадают только коды в статусе «В обороте». Передача товара с любым другим статусом некорректна и считается нарушением. Если данные разъехались, ошибка правится УПД(и) — исправленным документом, а изменение цены или количества оформляется УКД. Аннулировать документ целиком нужно не всегда.

Отдельный случай — продажа организации для её собственных нужд. Покупатель не участник оборота и в ЭДО не зарегистрирован. Тогда вместо УПД оформляется «Вывод из оборота» с причиной «Использование для собственных нужд» и ИНН покупателя. Для поставщиков спецодежды это основной сценарий: партию халатов на сорок человек закупает не магазин, а завод.

Шаг 6. Вывод из оборота: FBO, FBS и DBS

Здесь чаще всего ошибаются, и здесь же чужие статьи молчат. Кто выводит код, зависит от того, кто участник оборота.

Разрешительный режим на кассе — отдельная тема со своими датами: онлайн-проверка обязательна для розницы с 1 марта 2025 года, офлайн-проверка — с той же даты для всех, кроме крупных сетей, и с 1 мая 2025 года для сетей. Как это устроено на практике, показано на примере вывода через ККТ и разрешительного режима.

Чем маршрут медизделия отличается от маршрута СИЗ

Шаги одинаковые, содержимое разное. Именно здесь чужие материалы валят обе ветки в одну кучу, и продавец с ассортиментом из масок и рабочих перчаток получает неверные сроки.

Разница в остатках принципиальная. По медизделиям второй волны у вас есть законный способ доторговать партию без кодов — по подпункту «н» пункта 3 Правил. По спецодежде такого способа нет: с 1 августа продажа немаркированного остатка запрещена, а домаркировать его можно по 1 декабря. Даты по группам разобраны в материалах про маркировку спецодежды и маркировку перчаток — там же видно, почему медицинские и рабочие перчатки живут по разным датам.

Что из защиты попало под коды, а что осталось без них, разобрано в статье про маркировку СИЗ: там граница проведена по кодам ОКПД2, а не по названиям на витрине.

Что даёт ручной режим и чем за него платят

• Ноль расходов на софт — платите только за коды. Взамен несколько часов в неделю уходит на маршрут от заказа до вывода.
• Полный контроль над каждым кодом — вы видите, что подписали. Взамен пропуск шага заметен только постфактум: код завис в «Нанесён», товар уехал непромаркированным.
• Никакой зависимости от интеграции — кабинет работает сам по себе. Взамен код со сборочным заданием сопоставляется в Excel, а при FBS это нужно успеть до дня доставки.
• Быстрый старт — начать можно сегодня. Взамен на сотне заказов в день ручной ввод серийных номеров перестаёт помещаться в рабочий день.

Кому хватит ручного режима, а кому нет

Хватит, если позиций в ассортименте немного, партии приходят редко и крупными сериями с номером партии, продажи идут по FBO, а вывод кодов делает площадка. Тогда ваша работа сводится к описанию товара и подписанию УПД.

Не хватит, если у вас сборка FBS и вывод кодов привязан к дню доставки, если серийные номера вбиваются руками по каждой единице, если склад держится на одном человеке и в выходные подменить его некем, если остатки и коды сверяются в Excel между кабинетом площадки и кабинетом «Честного знака». В этих четырёх случаях цена ошибки — не штраф, а продажа товара, код которого не выведен.

SelSup в этом месте закрывает связку «сборочное задание — код маркировки»: код прикрепляется к заданию на сборке, а не ищется потом по журналу отгрузок.

Частые ошибки

Стоит ли вести маркировку самому

Да — если вы торгуете по FBO десятком позиций и партии приходят раз в квартал. Кабинета «Честного знака» и бесплатного «ЭДО Лайт» достаточно, тратиться не на что.

Скорее да, но частично — если позиций много, а схема одна. Описание товара и заказ кодов оставьте себе, а сопоставление кодов с заказами уводите в товароучётную систему: именно на этом стыке рвётся срок вывода.

Нет — если у вас FBS или DBS с ежедневными отгрузками и ассортимент из обеих веток сразу, медизделий и СИЗ. Здесь ручной режим ломается не на объёме кодов, а на количестве разных правил, которые нужно держать в голове одновременно.

На разборе показываем маркировку на вашем ассортименте: как коды прикрепляются к сборочным заданиям, где видно зависшие в «Нанесён» и что происходит при возврате товара с испорченной этикеткой.

Что почитать дальше

• Маркировка медицинских изделий: этапы и сроки — обзор обеих веток целиком, если вы ещё не определили свою группу.
• Штрафы за отсутствие маркировки — суммы по статьям КоАП и по составам, за что именно наказывают продавца.
• Разрешительные документы в карточке товара — что прикладывать при вводе в оборот и что проверяет площадка.
• Когда не дадут коды маркировки — проверка производства в «Честном знаке» и причины отказа в эмиссии.

Частые вопросы

Нужен ли регистратор выбытия для медизделий?

Нет. «Честный знак» прямо указывает, что для вывода из оборота маркированных медизделий регистратор выбытия не применяется. Понадобится 2D-сканер для чтения Data Matrix, и если вы уже работаете с лекарственными препаратами, подойдёт тот же самый.

Можно ли не делать это руками?

Частично. Регистрацию, договоры с оператором и получение подписи за вас не сделает никто — это разовые шаги, и пройти их придётся самому. А повторяющаяся часть — заказ кодов по карточке, печать этикеток, сопоставление кода со сборочным заданием и вывод из оборота в срок — автоматизируется. Покажем на разборе, как это выглядит на вашей номенклатуре, и честно скажем, где ручная работа всё равно останется.

Может ли складской сотрудник работать с кодами, не видя финансов?

Да, и это правильный порядок. В кабинете «Честного знака» заводятся дополнительные пользователи с ограниченным набором прав, а в товароучётной системе сотруднику склада отдаётся сборка и печать этикеток без доступа к прибыли, себестоимости и закупочным ценам. Один общий вход под подписью руководителя — самая частая дыра в этой теме.

Что делать, если этикетка с кодом порвалась?

Оформляется перемаркировка: заказывается новый код и наносится взамен утраченного. Это же нужно, если покупатель вернул товар с испорченным кодом или без него. Новый код придётся оплатить, поэтому лицевой счёт лучше держать с небольшим запасом.

Мы завели карточку, но коды не приходят. Где смотреть?

Проверьте статус заказа в станции управления заказами и статус документа в разделе «Документы» — «Исходящие». Документ, обработанный с ошибкой, показывает её причину по кнопке в самом документе. Чаще всего это незаполненный обязательный атрибут карточки или нехватка средств на лицевом счёте.