Как оформить ЭТрН: заполнение по полям и типовые ошибки

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная на коммерческую перевозку оформляется электронно. Форма при этом та же, что была на бумаге: двенадцать разделов из приложения № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Поменялся не документ, а порядок — разделы заполняют в кабинете оператора, каждый свою часть. Разбираем, что писать в каждом разделе и где ошибаются чаще всего.

Кто и что заполняет: короткая карта

Накладная собирается не целиком и не по порядку. Каждая сторона формирует свой файл обмена — титул, — и каждый титул закрывает свои разделы формы. Продавцу как грузоотправителю достаётся первый титул, и в нём больше половины документа. Кто какой титул подписывает и что делать, если контрагент тянет, — в разборе титулов ЭТрН. Здесь речь только о полях.

Дальше документ живёт без вас до выгрузки, и в этом отличие от обычной первички: раздел 3 заполняет тот, кто грузил машину, а правит его потом уже не он.

Разделы накладной: что писать в каждом

Форма и порядок заполнения описаны в разделе IX Правил перевозок грузов, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200; действующая редакция формы введена постановлением от 30 ноября 2021 года № 2116.

Разделы 1 и 1а: где путаются с экспедитором

В разделе 1 стоит сторона договора перевозки. Передали груз во владение экспедитору — в разделе 1 указывают его с отметкой «является экспедитором», а вас переносят в раздел 1а вместе с реквизитами договора на организацию перевозки. Не передавали и грузили сами — вы остаётесь в разделе 1, отметка не ставится, раздел 1а пустует. Это пункты 102 и 103 Правил, и здесь ломается больше всего накладных: экспедитора ставят «на всякий случай», хотя груз ему не передавали.

Раздел 3 «Груз»: самое дорогое место в документе

Раздел заполняет тот, кто грузил машину, — то есть чаще всего вы, а не перевозчик. Масса определяется взвешиванием, то есть разницей между массой машины после погрузки и перед ней, либо расчётом — по обмеру, техдокументации или показаниям поверенных приборов. Метод указывается прямо в накладной, и написать «расчётный», когда на деле взвешивали, нельзя. При опломбированном кузове или контейнере способ один — взвешивание.

Цифры для раздела 3 уже лежат в учёте: масса, габариты, количество коробов, вид упаковки. Переписывать их руками — лишний шанс промахнуться, особенно когда отгрузок несколько в день. SelSup держит эти данные на карточке товара и подставляет в документы отгрузки без пересчёта в таблице. Посмотрите на разборе, откуда берутся данные для накладной.

Раздел 5: то, что потом невозможно доказать

Раздел 5 — единственное место, где записаны ваши требования к рейсу: маршрут, срок доставки, ограничения скорости, температурный режим, пломбы, запрет перегрузки. Там же — контакты людей, по чьему указанию груз можно переадресовать. Пустой раздел 5 означает, что срока доставки нигде нет, и просрочку перевозчику предъявить не из чего.

Раздел 8: момент, когда груз считается вверенным

Раздел 8 — не формальность в конце, а точка, в которой договор перевозки считается заключённым. Водитель подписывает его после того, как сверил груз, тару и упаковку с разделом 3, и вправе внести туда свои оговорки.

Договор перевозки считается заключённым и груз вверенным перевозчику после погрузки груза грузоотправителем (лицом, осуществившим погрузку груза) в транспортное средство перевозчика, заполнения и подписания обеими сторонами раздела 8 «Приём груза» транспортной накладной.

Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, пункт 28

Ещё одна тонкость касается только электронного варианта. Если тот, кто грузил, совпадает с грузоотправителем из раздела 1, на бумаге хватало наименования, а в ЭТрН обязателен ИНН грузоотправителя — пункт 101 Правил. Пустое поле оператор не пропустит.

Раздел 12: без него накладная не первичка

Раздел 12 заполняется, только если накладная работает как первичный учётный документ по статье 9 закона о бухучёте. Пропустили — перевозку нечем поставить в расходы, и вопрос всплывёт не на дороге, а на проверке. На налоговый учёт послабления по срокам не распространяются, это разобрано в материале про штрафы за ЭТрН, а стыковка накладной с УПД — в разборе бухгалтерии на маркетплейсах.

Чем электронное заполнение отличается от бумажного

Что получаете и чем за это платите

• Ошибку видно до выезда — но рейс встанет ровно до момента, пока вы её не поправите.
• Отметки времени фиксируются сами — но фиксируются и против вас, когда машина ждала погрузку два часа.
• Накладная не теряется — но и «дооформить в понедельник» больше не выйдет.
• Данные можно подтянуть из учётной системы — но только если она есть; иначе каждый раздел набивается заново.
• Бумага из кабины уходит — но подпись нужна каждому, кто ставит отметки, включая водителя и кладовщика.

Кому хватит ручного заполнения, а кому нет

Хватит рук

• Отгрузок одна-две в месяц, и каждую собирает один и тот же человек.
• Возите одно-два наименования с постоянной массой и упаковкой.
• Перевозчик один, договор один, ставка фиксированная.

Руками не вытянуть

• Отгрузки идут каждый день и с нескольких складов сразу.
• Масса, габариты и количество коробов живут в таблице, а не в системе учёта.
• В коробах маркированный товар, и коды нужно свести с накладной и УПД.
• Раздел 8 некому подписать в субботу, а машина подана.
• Накладную заполняет кладовщик, и права ему надо чем-то ограничить.

Последний пункт снимается не документом, а настройкой доступов: сотруднику дают роль, где видны отгрузки и остатки, но не закупочные цены и выплаты, а право подписи выдают отдельно — через машиночитаемую доверенность. Кому её выпускать под перевозочные документы, разобрано в статье про МЧД для ЭТрН.

Пять ошибок, которые повторяются чаще всего

Ошиблись в накладной: что правится, а что переделывается

В выдаче эта тема закрыта фразой «ошибку можно скорректировать». На деле сценариев пять, и стоят они по-разному.

Вывод один: разделы 6, 7 и 9 задуманы как штатный способ менять условия на ходу, а всё остальное после подписи правится тяжело. Проверять имеет смысл до отправки титула.

Что писать, когда груз едет на склад маркетплейса

Поставка на площадку укладывается в ту же форму, но пара полей заполняется иначе. Грузополучателем в разделе 2 идёт площадка, а адресом места доставки — конкретный склад или пункт приёма из вашей заявки на поставку, а не юридический адрес компании. В разделе 5 стоит продублировать окно поставки: слот жёсткий, и если машина в него не попала, отметки времени в разделе 8 останутся единственным доказательством, кто опоздал.

Готовность площадок к 1 сентября разная: Ozon в новости для продавцов от 28 августа 2026 года сообщил, что накладную формирует продавец, а площадка подписывает со стороны получателя; у Wildberries на 1 сентября функционала подписания для отгрузок на пункты выдачи ещё не было. Что это значит для FBO и FBS — в обзоре транспортного ЭДО для продавцов, а порядок самой поставки — в инструкции по FBO-поставке на Ozon.

Стоит ли заполнять накладную самому

Да, если отгрузок мало. «ЭПД Лайт» в кабинете «Честного ЗНАКа» закрывает базовый сценарий без отдельного договора с оператором, и для двух рейсов в месяц этого хватит.

Скорее да, но частично, если отгрузки регулярные. Разделы 1, 2 и 5 меняются редко — их достаточно один раз настроить шаблоном. А раздел 3 меняется каждый рейс, и его имеет смысл забирать из учётной системы.

Нет, если товар маркированный и складов несколько. Тогда накладная — один из документов, которые должны сойтись между собой: коды маркировки, УПД, заявка на поставку и ЭТрН. Каждая ручная сверка добавляет шанс на расхождение, а расхождение в массе стоит те же 20 % провозной платы.

Мы держим массу, габариты, упаковку и коды на одной карточке и отдаём их в отгрузочные документы без промежуточной таблицы. Разберём вашу схему отгрузок на живом экране.

Что почитать дальше

• Переход на ЭТрН — что сделать до первой электронной накладной: подпись, роли, договор с перевозчиком.
• ГИС ЭПД — куда уходят титулы после подписания и нужна ли продавцу отдельная регистрация.
• Нужна ли ЭТрН — восемь случаев, когда можно возить по бумаге, и два из них про продавца.
• «ЭПД Лайт» в «Честном ЗНАКе» — бесплатный сервис для перевозочных документов в кабинете маркировки.

Частые вопросы

Кто оформляет ЭТрН — продавец или перевозчик?

Накладную заводит и заполняет грузоотправитель, то есть сторона договора перевозки. Для продавца, который отправляет товар со своего склада, это он сам. Перевозчик закрывает разделы 6 и 7 и подписывает приём груза, получатель — раздел 10.

Может ли складской сотрудник заполнять накладную?

Заполнять — да, подписывать — только при наличии полномочий. Право подписи подтверждается машиночитаемой доверенностью с указанием перевозочных документов, а доступ к данным ограничивается ролью в учётной системе: сотрудник видит отгрузки и остатки, но не закупочные цены и выплаты.

Нужно ли заполнять раздел 12, если перевозку закрывает акт?

Нет. Раздел 12 нужен, только когда накладная сама работает как первичный учётный документ. Закрывается перевозка отдельным документом — раздел остаётся пустым, он помечен как «при необходимости».

Обязательно ли прикладывать акт взвешивания?

Для гружёного контейнера и съёмного кузова — да, он составляется всегда. В остальных случаях акт нужен, только если его потребовала одна из сторон договора после определения общей массы и нагрузки на оси.

Можно ли не набивать все эти разделы руками?

Частично. Реквизиты сторон и особые условия настраиваются шаблоном один раз, а данные о грузе — массу, габариты, количество мест и коды маркировки — можно отдавать в накладную из системы учёта. Полностью без человека не обойтись: раздел 8 подписывается в момент погрузки. Покажем на разборе, какие поля закрываются данными карточки, а какие останутся ручными.