Сборщик просит три дня на свадьбу брата, работающий пенсионер на приёмке — две недели в мае. У продавца со складом на пять-десять человек такие просьбы приходят каждый месяц, и на каждую нужен ответ: обязаны ли вы отпустить, на сколько и как это оформить.
Что такое отпуск за свой счёт
Отпуск за свой счёт — это дни, когда работник не работает и не получает зарплату, а место за ним сохраняется. В Трудовом кодексе он называется отпуском без сохранения заработной платы. Работник пишет заявление, вы издаёте приказ, в табеле появляется отдельный код.
Статья 128 делит такие отпуска на два вида. Первый — по договорённости: работник просит «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам», а вы решаете, отпустить ли и на сколько. Второй — обязательный: закон перечисляет, кому и на сколько дней вы обязаны дать отпуск по одному только письменному заявлению.
Отпуск за свой счёт всегда начинается с письменного заявления работника. Отправить человека в такой отпуск по своей инициативе работодатель не может: в статье 128 нет такого основания.
Кому работодатель обязан дать отпуск и на сколько
Для перечисленных ниже работников ваше согласие не нужно: заявление обязывает вас оформить отпуск в пределах лимита. Лимиты — из части второй статьи 128 и статьи 263 ТК РФ.
| Кто просит | Сколько дней | Что проверить |
|---|---|---|
| Любой работник: рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника | до 5 календарных дней | Свидетельство или иной документ о событии |
| Работающий пенсионер по старости | до 14 календарных дней в году | Пенсионное удостоверение или справка СФР |
| Работающий инвалид | до 60 календарных дней в году | Справка об инвалидности |
| Участник Великой Отечественной войны | до 35 календарных дней в году | Удостоверение |
| Родители, супруги и дети военнослужащих и сотрудников силовых ведомств, погибших при исполнении | до 14 календарных дней в году | Документ о гибели и родстве |
| Родители, супруги и дети военнослужащих, получивших ранение, для ухода за ними | до 35 календарных дней в году | Медицинское заключение о необходимости ухода |
| Работник, чьё жильё в зоне ЧС, если он потерял имущество | до 5 календарных дней | Порядок и условия устанавливает Правительство |
| Двое детей до 14 лет, ребёнок-инвалид, одинокий родитель и другие по статье 263 | до 14 календарных дней в году | Только если это записано в коллективном договоре |
Лимит считается в календарных днях, выходные внутри отпуска тоже его расходуют. Сверх лимита отпуск даётся только по договорённости, как по части первой статьи 128. Случаи из коллективного договора становятся такими же обязательными, как строки таблицы.
Как оформить отпуск за свой счёт
- Заявление. Работник пишет на имя руководителя: прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы с такого-то по такое-то число, причина. Для обязательного случая прикладывает подтверждение: свидетельство о рождении, пенсионное удостоверение, справку.
- Приказ. Подойдёт унифицированная форма Т-6 или ваша собственная. В приказе — вид отпуска, даты, число календарных дней. Работник расписывается об ознакомлении.
- Табель. По кодам формы Т-12 и Т-13 (постановление Госкомстата № 1) отпуск по договорённости отмечают буквами ДО (цифровой код 16), обязательный по закону — ОЗ (17), дополнительный из коллективного договора по статье 263 — ДБ (18).
- Расчёт за месяц. Дни отпуска не оплачиваются: оклад за месяц считают пропорционально отработанным дням, как при любом неполном месяце.
Заявления и приказы на отпуск удобно вести электронно, если в компании уже работает кадровый документооборот: о формах подробнее в статье «Заявления и приказы в КЭДО: отпуск, перевод, готовые формы». Как оклад пересчитывается за неполный месяц, разобрано в статье «Как рассчитать зарплату: формула, отработанное время, примеры».
Без приказа отсутствие выглядит как прогул. Работник, который ушёл, не дождавшись приказа, формально отсутствует без оснований. Но если отпуск был обязательным и вы его не оформили, спор выиграет он, а инспекция труда выпишет штраф по части первой статьи 5.27 КоАП: 30–50 тысяч рублей для ООО, 1–5 тысяч для ИП и руководителя. Повторное нарушение — до 70 тысяч для ООО.
На что влияет отпуск за свой счёт
Четыре последствия проявятся через месяцы.
- Стаж для ежегодного отпуска. По статье 121 ТК в него входят только 14 календарных дней такого отпуска за рабочий год. Взял работник 20 дней — шесть лишних сдвинут его рабочий год на шесть дней вперёд, и право на следующий ежегодный отпуск наступит позже.
- Отпускные. По пункту 5 «е» положения о среднем заработке (постановление Правительства № 540 от 24.04.2025) дни без оплаты исключаются из расчётного периода вместе с суммами. Средний заработок от них не проседает, считать его надо без этих дней.
- Больничный. По статье 9 закона № 255-ФЗ пособие не назначается за дни отпуска без сохранения зарплаты. Дни болезни после окончания отпуска оплачиваются обычным порядком.
- Увольнение. По части шестой статьи 81 уволить по инициативе работодателя во время отпуска нельзя, и отпуск за свой счёт тоже считается отпуском. Исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности ИП.
Подробнее про право на основной отпуск и шесть месяцев стажа — в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: 28 дней, право после шести месяцев и деление на части», про все виды отпусков сразу — в обзоре «Отпуск сотрудника: что обязан работодатель у продавца со складом и ПВЗ».
Отпуск за свой счёт и другие способы отпустить человека
Выбирают между инструментами по тому, кто платит и что будет, если оформить неправильно.
| Инструмент | Кто просит | За что вы платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Отпуск за свой счёт | Работник, письменно | Ничего, но смена остаётся без человека | Отказ в обязательном случае — штраф до 50 тысяч рублей для ООО |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск | По графику или по соглашению | Отпускные по среднему заработку | Отпускные позже чем за три дня до начала — нарушение статьи 136 |
| Простой | Работодатель, когда работы нет | Две трети среднего заработка или оклада | Замаскировали простой под отпуск за свой счёт — доплата за весь период и штраф |
Низкий сезон: почему нельзя отправить склад «за свой счёт»
После ноябрьских и новогодних распродаж заказов становится меньше, и у продавца со своим складом возникает соблазн: пусть сборщики пару недель посидят дома без оплаты, а заявления напишут «по собственному желанию». Это самая дорогая ошибка в теме.
Отпуск за свой счёт по инициативе работодателя закон не знает. Если работы нет, это простой, и по статье 157 ТК он оплачивается: при простое по вине работодателя — не меньше двух третей среднего заработка, по причинам, не зависящим от сторон, — не меньше двух третей оклада. Бесплатного варианта закон не даёт.
Пример расчёта. Средний дневной заработок сборщика — 2 400 ₽, «отпуск» длился 10 рабочих дней. Две трети за эти дни — 16 000 ₽. Три сборщика — 48 000 ₽ доплаты, если работник дойдёт до инспекции или суда, плюс штраф по статье 5.27 и компенсация за задержку выплаты. Подписанное заявление не спасает, если у всех сборщиков оно с одной датой и одной причиной.
Проще планировать смены и ежегодные отпуска под объём заказов. В SelSup очередь сборочных заданий Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета собрана в одном окне: по ней видно, когда на складе будет пусто и когда отпускать людей без ущерба для отгрузок.
Прежде чем подписать заявление на отпуск за свой счёт, ответьте на три вопроса:
- Попадает ли работник в обязательный список? Если да — отказать нельзя, только оформить.
- Инициатива точно от работника? Если отпуск предложили вы из-за нехватки работы — это простой.
- Кто закроет его смену? Если заменить некого, договоритесь о других датах, пока случай не обязательный.
Что получаете и чем за это платите
- Экономия на фонде оплаты труда — за дни отпуска вы не платите зарплату и взносы, но смена остаётся без человека, и его заказы собирает кто-то другой.
- Гибкость по срокам — по договорённости длина отпуска не ограничена, но после 14 дней в году у работника сдвигается рабочий год, и график ежегодных отпусков приходится пересчитывать.
- Простое оформление — заявление, приказ и код в табеле, но пропущенный приказ превращает законное отсутствие в спор о прогуле.
Когда сотрудник уходит на неделю, его работу делит между собой остальная смена. В SelSup права задаются на каждого сотрудника: заменяющий кладовщик видит сборочные задания и остатки, но не финансы и не цены.
Кому такой отпуск подходит, а кому нет
Подходит
- Короткая семейная причина: свадьба, похороны, рождение ребёнка, переезд — один-пять дней, которые проще отпустить, чем тратить на них ежегодный отпуск.
- Работники из обязательного списка: пенсионеры, инвалиды, родственники военнослужащих — здесь выбора нет, нужно просто правильно оформить.
- Склад, где смены перекрывают друг друга: сборку отсутствующего подхватывает другая смена без потери сроков отгрузки.
Не подходит
- Склад на одном человеке: неделя отсутствия кладовщика в сезон — это просроченные сборочные задания и штрафы площадки за отмены, которые дороже его зарплаты.
- Нехватка работы: низкий сезон оформляют простоем или сдвигом ежегодных отпусков, а не отпуском за свой счёт.
- Долгие отпуска без записи в табеле: если коды ведутся в Excel вручную, 14-дневный порог никто не заметит, и ошибка всплывёт только при расчёте отпускных.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Отказали пенсионеру в 10 днях без сохранения зарплаты | Штраф 30–50 тысяч рублей для ООО по части 1 статьи 5.27 КоАП | Сверять заявление с таблицей обязательных случаев до ответа |
| Отправили сборщиков «за свой счёт» в низкий сезон | Доплата двух третей среднего заработка за все дни и штраф | Оформлять простой приказом или переносить ежегодные отпуска |
| Не учли дни сверх 14 в отпускном стаже | Работник получает ежегодный отпуск раньше срока, расчёт компенсации при увольнении завышен | Вести счётчик дней без оплаты по каждому сотруднику за рабочий год |
| Оплатили больничный за дни отпуска без сохранения зарплаты | Пособие за эти дни не положено, переплату придётся возвращать | Сверять даты больничного с приказом об отпуске |
| Поставили в табеле ДО вместо ОЗ | Обязательный отпуск выглядит как договорённость, при проверке это вопрос к кадрам | Разводить коды: ДО — по договорённости, ОЗ — по закону |
Что изменилось в статье 128
- 22.07.2008 Закон № 157-ФЗ ввёл в статью 121 правило: в стаж для ежегодного отпуска идут только 14 календарных дней отпуска без оплаты за рабочий год.
- 07.04.2025 Закон № 64-ФЗ от этой даты добавил в статью 128 отпуск до 35 дней в году родителям, супругам и детям раненых военнослужащих для ухода за ними по медицинскому заключению.
- 01.09.2026 Вступил в силу закон № 90-ФЗ от 09.04.2026: до пяти дней отпуска без оплаты для работников, которые живут в зоне ЧС и потеряли имущество. Порядок предоставления устанавливает Правительство.
Порог в 14 дней постоянный, а перечень обязательных случаев пополняется почти каждый год: сверяйте свою таблицу с актуальной редакцией кодекса раз в полгода.
Стоит ли соглашаться на отпуск за свой счёт
- Работник из обязательного списка — да, без вариантов: проверьте документ, издайте приказ, отметьте ОЗ в табеле.
- Короткая семейная причина у обычного сотрудника — скорее да, если смену есть кем закрыть: несколько дней без оплаты дешевле, чем поиск нового сборщика.
- Длинный отпуск в разгар сезона — скорее да, но частично: договоритесь о части дней сейчас и части после пика или предложите часть ежегодного отпуска.
Если сотрудники уходят и возвращаются, а сборка при этом не должна останавливаться, работу склада лучше видеть целиком. SelSup показывает остатки, заказы и сборку по всем площадкам в одном кабинете, чтобы отпуск одного человека не превращался в просроченные отгрузки.
Частые вопросы
Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счёт?
Да, если случай не входит в обязательный список статьи 128 или коллективного договора. В обязательных случаях отказать нельзя, можно только проверить документы и соблюсти лимит дней.
Можно ли взять отпуск за свой счёт на один день или на несколько часов?
На один день — да, минимального срока закон не устанавливает. Отпуск на часы кодекс прямо не описывает, поэтому короткое отсутствие надёжнее оформлять целым днём или отгулом.
Оплачивается ли больничный в отпуске за свой счёт?
Нет, за дни, которые приходятся на отпуск без сохранения зарплаты, пособие не назначается. Если работник продолжает болеть после окончания отпуска, эти дни оплачиваются как обычно.
Можно ли не вести отпуска и замены на складе вручную?
Кадровые документы остаются в кадровой программе, а работу отсутствующего лучше распределять в системе. На демонстрации SelSup можно посмотреть, как очередь сборки и права сотрудников перестраиваются, когда кто-то из смены уходит в отпуск.
Что почитать дальше
- Зарплата сотрудников у продавца маркетплейса: что обязан работодатель — сроки выплат, МРОТ и ответственность за задержку.
- Трудовой договор с работником: обязательные условия и образец — где прописать режим работы и дополнительные отпуска.
- Расчётный листок: форма, выдача и электронная рассылка — как показать работнику, почему зарплата за месяц с отпуском меньше.
- Расчёт отпускных: средний заработок, расчётный период и примеры — как дни без оплаты убираются из расчёта.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
