Претензия поставщику: когда предъявлять и как составить

Партия приехала, короба вскрыли — внутри на сорок штук меньше, чем в накладной, а у части коробок продавлена крышка. Дальше две дороги: списать потерю на себя или предъявить претензию поставщику. Вторая дешевле, но работает только по правилам — с нужного документа, в нужный срок и по нужному адресу.

Претензия — письменное требование покупателя к поставщику исправить нарушение: довезти недостающее, заменить брак, вернуть деньги, заплатить неустойку. Обязательной формы у неё нет, содержание вы определяете сами.

Претензия начинается на приёмке, а не в переписке

Пункт 2 ст. 513 ГК требует осмотреть принятый товар в срок, который задают закон, договор или обычай, проверить количество и качество — и о расхождениях незамедлительно письменно уведомить поставщика. Слово «письменно» ключевое: звонок менеджеру этой обязанности не закрывает.

Порядок осмотра стоит прописать заранее, иначе спорить придётся об «обычаях делового оборота»: формулировки — в статье про условия договора поставки, а сама процедура с актом о расхождениях — в материале приёмка товара от поставщика. Если товарная накладная ТОРГ-12 подписана без оговорок, а акта нет, доказывать недостачу вы будете почти с нуля.

Разбор расхождений — та работа, которая обычно живёт в Excel: даты приёмок, номера коробов, кто что подписал. SelSup держит приёмку, остатки и документы по партии в одном месте, поэтому дата осмотра и содержимое короба поднимаются за минуту.

Посмотрите на разборе, как ведётся приёмка партии в SelSup: где фиксируются недостача и брак и как отсюда собирается доказательная часть претензии.

Что можно потребовать от поставщика

Набор требований зависит от того, что нарушено. Кодекс разводит четыре ситуации, и смешивать их в одной претензии не стоит: разные основания — разные доказательства.

Ст. 520 ГК разрешает купить непоставленное у других лиц и отнести расходы на поставщика — по правилам п. 1 ст. 524 ГК, но только если требование довезти партию заявлено раньше и с теми же характеристиками. По ст. 521 ГК неустойка за недопоставку взыскивается до фактического исполнения. Ставка берётся из договора: при 0,1 % в день недопоставка на 400 000 ₽ за три недели даёт 8 400 ₽. В законе такой ставки нет, о ней договариваются заранее — подробности в статье про срок поставки и просрочку.

Отдельный случай — брак, который нашёл не склад, а покупатель. По п. 2 ст. 518 ГК продавец, торгующий в розницу, вправе требовать замены товара, возвращённого потребителем, если договор поставки не запретил это прямо: возврат с маркетплейса не обязан заканчиваться на вас. Как устроены такие возвраты — в материале возврат товаров на маркетплейсах, зеркальная сторона — в статье ответ на претензию покупателя: там продавец отвечает покупателю вниз по цепочке, здесь — требует с поставщика вверх.

Когда без претензии иск вернут, а когда можно идти сразу в суд

Здесь ошибаются чаще всего: «тридцать дней» пересказывают так, будто они нужны всегда. Правило уже, и знать его границу выгодно.

Разница практическая: если партию нужно заменить срочно, а договор про досудебный порядок молчит, ждать месяц необязательно. Нужны деньги — тридцать дней не обойти ничем.

Деталь для тех, кто считает пени: по п. 15 постановления Пленума ВС № 18 претензия по основному долгу закрывает досудебный порядок и по неустойке, если оба требования идут одним иском. Довзыскивать неустойку потом, отдельным делом, — нужна новая претензия.

Куда отправлять и чем доказывать отправку

Претензия считается направленной по правилам ст. 165.1 ГК — так прямо сказано в п. 11 постановления Пленума ВС № 18. Адрес берут из ЕГРЮЛ, а не из подписи в письме менеджера. Если спор вырос из работы филиала, хватит адреса филиала. По п. 12 претензию вручают лично, отправляют почтой или службой доставки, заказным либо ценным письмом с описью вложения. Доказывать факт отправки будете вы, а поставщик вправе заявить, что в конверте лежали другие бумаги, — поэтому опись стоит своих денег.

Если переписка всё же в сети, доказательством будут заверенные распечатки страниц с адресом и точным временем получения. Электронный документооборот надёжнее: там подтверждены и дата, и подпись. Что проверять в подписанном файле — в статье про проверку электронной подписи.

Сроки, которые легко перепутать

Срок обнаружения недостатков не равен сроку предъявления претензии: ст. 477 ГК отвечает на вопрос «когда дефект должен вылезти», а не «сколько у вас времени на письмо». И у двухлетнего правила сейчас особый статус — п. 2 ст. 477 ГК признан частично не соответствующим Конституции постановлением Конституционного Суда от 09.06.2026 № 38-П, до поправок работает порядок из п. 3 этого постановления. Вывод: не опирайтесь на «два года по умолчанию», прописывайте гарантийный срок и срок предъявления претензий в договоре — формулировки есть в материале договор поставки: образец и разбор по пунктам.

Что приложить к претензии

• Договор и спецификацию — из них видно, что и на каких условиях вы покупали.
• Накладную или УПД с отметками о расхождениях и акт о расхождениях.
• Фотографии вскрытых коробов, повреждённой упаковки и самого дефекта.
• Расчёт суммы — отдельным листом, с арифметикой по каждой позиции.
• Заключение специалиста, если дефект скрытый и на глаз его не определить.

По п. 17 постановления Пленума ВС № 18 неполный комплект претензию не губит: хватает приложенного, чтобы понять суть и размер требований, — порядок соблюдён.

Что вы получаете и чем за это платите

• Сохранённое право требовать — в обмен на скорость. Извещение в срок закрывает ст. 483 ГК, но разбирать поставку придётся в день приёмки, а не «когда дойдут руки».
• Дорога в суд — в обмен на месяц ожидания. Тридцать дней придётся выждать даже с железной позицией.
• Сильные требования — в обмен на доказательства. Замена и возврат денег доступны только при существенном нарушении, а существенность показывают документами.
• Сохранённые отношения — в обмен на жёсткость формулировок. Претензия часто заканчивается договорённостью, но писать её надо так, будто она пойдёт в суд.

Кому претензия поможет, а кому нет

Претензия окупается, когда поставка партионная и повторяется, расхождения складываются в заметные деньги за квартал, есть договор со спецификацией, а приёмку делает человек, который вправе подписывать акты.

В других случаях она почти бесполезна. Товар взяли без договора, по одному счёту — предмет спора придётся выводить из переписки. Накладную подписали без оговорок, а короба вскрыли через неделю — недостачу привязать к поставщику нечем. Поставщик — однодневка: решение суда получить можно, взыскать по нему вряд ли, и здесь работает проверка поставщика перед закупкой. Расхождение меньше стоимости почты и времени бухгалтера — честнее списать и пересмотреть условия на следующую партию.

Частые ошибки

Стоит ли вообще писать претензию

Да, если поставщик постоянный. Претензия почти всегда дешевле спора: чаще всего поставщик заменяет партию или даёт скидку, не доводя дело до суда.

Скорее да, но частично, если сумма небольшая. Отправьте извещение о расхождениях сразу — оно сохраняет право по ст. 483 ГК и стоит одного письма. Про деньги решите позже, когда станет видно, повторится нарушение или нет.

Нет, если товар взят без договора у случайного контрагента. Претензия тут — попытка достроить сделку задним числом. Дешевле обойдётся нормальный договор поставки на следующую закупку.

Претензионная работа ломается в одном месте: когда даты приёмок, номера партий и суммы расхождений живут в разных таблицах. Если закупка, приёмка, остатки и возвраты собраны в одной системе, письмо поставщику пишется по готовым цифрам, а не по памяти кладовщика.

Посмотрите, что SelSup берёт на себя в работе с поставщиками — от приёмки партии до документов на возврат брака.

Что почитать дальше

• Договор поставки: что это, когда нужен селлеру и как заключить — документ, из которого растут все требования к поставщику.
• Приёмка товара от поставщика — предыдущий шаг: как оформить расхождения.
• Возврат товара поставщику: документы, УКД и проводки — что оформляют, когда партия едет обратно.
• Срок поставки: как прописать и что делать при просрочке — откуда берётся неустойка.

Частые вопросы

Можно ли предъявить претензию, если договора поставки нет, а есть только счёт?

Можно. Оплаченный счёт и накладная подтверждают разовую сделку, и правила ст. 475 ГК о некачественном товаре работают. Сложнее с неустойкой: в законе её нет, она берётся из договора. Как счёт превращается в сделку — в статье про счёт на оплату.

Может ли кладовщик подписать акт о расхождениях и претензию?

Акт приёмки — да, если это его зона ответственности по приказу или доверенности. Претензию по п. 6 постановления Пленума ВС № 18 подписывает уполномоченное лицо: руководитель или представитель. Разумная схема — складской сотрудник фиксирует расхождения, не видя закупочных цен, а подписывает требование тот, кто вправе.

Поставщик молчит месяц. Что дальше?

Молчание идти в суд не мешает: тридцать дней по ч. 5 ст. 4 АПК считаются со дня направления претензии. Если нарушение существенное — неустранимый брак или неоднократная просрочка, — по ст. 523 ГК можно отказаться от договора в одностороннем порядке, и он расторгается с момента получения поставщиком уведомления.

Можно ли не вести всю эту переписку руками?

Часть — да. Письмо пишет человек, а цифры для него собирает система: какая партия, когда принята, сколько единиц не хватило, какой брак и на какую сумму. Покажем на разборе, как это устроено в SelSup: приёмка, расхождения по партиям и документы на возврат в одном месте.