Продавец маркетплейса платит самозанятым чаще, чем ему кажется. Сборщик на упаковке в сезон, фотограф на съёмке новой линейки, копирайтер на описаниях карточек, курьер на развозе до пункта приёма — четыре человека и четыре перевода в месяц. По документам ни один не работник, а исполнитель, и каждый перевод налоговая рассматривает отдельно от остальных.
Отсюда главная ошибка: статус проверяют один раз, при найме. Сервис ФНС так не устроен — он отвечает не на вопрос «самозанятый ли этот человек», а на вопрос «был ли он самозанятым в такой-то день», и без даты запрос не примет. Как проверка встраивается в общий порядок работы с подрядчиками — в статье «Проверка контрагента: зачем нужна, что смотреть и как проверить по ИНН».
Почему в сервисе ФНС нельзя не указать дату
Проверка живёт по адресу npd.nalog.ru/check-status, она бесплатна и регистрации не требует. Полей в форме два, и звёздочка обязательного поля стоит у обоих: «Поисковый запрос» — это ИНН исполнителя, и «На какую дату вы хотите узнать статус».
ФНС описывает сервис так: он позволяет по ИНН проверить, зарегистрирован ли человек как плательщик налога на профессиональный доход по состоянию на определённую дату. Формулировка из базы знаний ФНС по НПД, и она объясняет устройство формы. Статус НПД — не свойство человека вроде ИНН, а состояние на конкретный день.
Раз дата в форме обязательна, проверять надо на ту дату, которая вам важна. А важна дата выплаты: именно на этот день решается, удерживать ли НДФЛ и начислять ли взносы. Проверка при найме закрывает день найма и больше ничего.
Тем же сервисом можно пользоваться в автоматическом режиме: у ФНС есть публичный API проверки статуса плательщика НПД, описание выложено на той же странице.
Что происходит с деньгами, когда статус слетел
Пока исполнитель на НПД, он платит сам: 4 % с доходов от физлиц и 6 % с доходов от организаций и предпринимателей — ставки из статьи 10 закона № 422-ФЗ. Заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы. Как только статуса нет, оба платежа возвращаются к заказчику: ФНС прямо предупреждает о рисках доначислений. Но есть второй убыток, о котором вспоминают реже.
Без чека из «Моего налога» расход принять к учёту нельзя вовсе. Это ответ ФНС со ссылкой на часть 8 статьи 15 закона № 422-ФЗ и письмо № СД-4-3/2899@. Платите сборщику 75 000 ₽ в месяц — за год это 900 000 ₽, которые не уменьшат налоговую базу, даже если человек всё это время был честным плательщиком НПД.
А вот обратное опасение неверно, и это стоит знать до того, как вы отмените платёж. Утрата исполнителем права на НПД и даже аннулирование налоговым органом его постановки на учёт сами по себе не лишают заказчика расхода — при условии, что чек на руках и отвечает требованиям статьи 14 закона № 422-ФЗ. Так отвечает ФНС со ссылкой на своё письмо от 16.04.2019 № СД-4-3/7089@. Чек защищает расход задним числом, а его отсутствие не спасает никакой статус.
Сходится всё в одну точку: ценность имеет не сам факт проверки, а пара «скриншот проверки на дату платежа плюс чек». Живут они обычно в трёх местах: проверка во вкладке браузера, чек в мессенджере, платёжка в банке. На разборе показываем, как в SelSup свести расходы по подрядчикам рядом с себестоимостью. Посмотреть разбор на своих цифрах.
Порядок: проверка привязана к выплате, а не к найму
Пять шагов, которые повторяются при каждом переводе денег подрядчику.
- Возьмите ИНН один раз — при заключении договора, вместе с реквизитами счёта.
- В день платежа откройте npd.nalog.ru/check-status — ИНН и сегодняшняя дата.
- Сохраните результат картинкой — с видимой датой проверки, в папку подрядчика.
- Переведите деньги — и запросите чек, если расчёт не наличными.
- Подшейте чек к платёжке — в чеке должен стоять ваш ИНН как заказчика.
Сроки чека не совпадают с датой платежа. При расчёте наличными или электронным средством платежа чек формируется в момент расчёта, при других безналичных расчётах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором прошла оплата. Так отвечает ФНС со ссылкой на часть 3 статьи 14 закона № 422-ФЗ: за сентябрьские переводы чеки собираются к 9 октября.
Если исполнитель вернул деньги и аннулировал чек, расход придётся убрать — ФНС отсылает к частям 3 и 4 статьи 8 того же закона. Порядок правки зависит от вашего режима налогообложения: механика — в статье «Учёт продаж на маркетплейсах: бухгалтерия, проводки и налоги».
Лимит 2,4 млн ₽ и слёт со статуса посреди года
ФНС формулирует это жёстко: при поступлении суммы дохода, превышающей лимит 2,4 млн ₽, исполнитель утрачивает право на НПД с этого дня и со всей суммы отчитывается по другому режиму. Чек только на часть дохода, которая уложилась в лимит, в «Моём налоге» не сформировать. Ссылки ФНС — пункт 8 части 2 статьи 4 и часть 19 статьи 5 закона № 422-ФЗ.
Для заказчика это выглядит буднично. Фотограф, который весь год снимал карточки вам и ещё пятерым продавцам, в октябре добирает лимит на чужом заказе. Вы об этом не знаете: он вам не подчинён. Перевод 12 октября уходит уже обычному физлицу, хотя договор и реквизиты не изменились.
Лимит считается по календарному году и по всем заказчикам сразу, а не по вашим выплатам. Поэтому вероятность слёта растёт к концу года и выше всего у востребованных подрядчиков — как раз у тех, кого вы держите годами.
Чем проверить: четыре источника и что закрывает каждый
| Источник | Что показывает | За что вы платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Сервис ФНС npd.nalog.ru/check-status | Статус НПД по ИНН на выбранную дату | Ничего, сервис бесплатный | Сервис недоступен — платёж лучше отложить: дату потом можно указать задним числом |
| Справка КНД 1122035 | Постановку на учёт, подписана электронной подписью ФНС | Временем: справку формирует сам исполнитель в «Моём налоге» | Датируется днём формирования и о дате платежа не говорит ничего |
| Чек из «Моего налога» | Факт расчёта, сумму, услугу и ваш ИНН как заказчика | Ожиданием до 9-го числа следующего месяца при безналичном расчёте | Чека нет — расход не принимается, и статус тут не поможет |
| «Прозрачный бизнес» и ЕГРИП | Сведения о подрядчике, который работает как ИП на НПД | Ничего, сервисы ФНС бесплатны | Статус НПД там не виден: реестры разные, проверять придётся обоими |
Последнюю строку часто пропускают. Если подрядчик — предприниматель на НПД, проверок становится две. Что смотреть во второй — в статьях «Прозрачный бизнес»: что показывает сервис ФНС и как читать его данные и «Выписка из ЕГРЮЛ: как получить бесплатно и что в ней смотреть», раздел про ЕГРИП там же.
Что вы получаете и чем за это платите
- Экономия на взносах и НДФЛ — но взамен вы берёте ежемесячную проверку, которой при трудовом договоре не было бы.
- Расход подтверждается одним чеком — но чек формирует не вы, и по безналу он придёт к 9-му числу следующего месяца.
- Подрядчика можно взять на один сезон — но постоянный исполнитель с одним заказчиком выглядит работником.
- Проверка бесплатна и занимает минуту — но минута умножается на число выплат, а не на число подрядчиков.
Самозанятый не может быть вашим поставщиком
Это место путают чаще всего, а для продавца маркетплейса оно стоит дороже остальных. ФНС перечисляет основания утраты права из части 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ, и три из них попадают ровно в нашу работу:
- Перепродажа товаров запрещена — кроме имущества, которым человек пользовался для личных нужд. Закупить у самозанятого партию на продажу нельзя.
- Товары с обязательной маркировкой запрещены — как и подакцизные. Одежда, обувь, парфюмерия, БАДы: всё, что идёт с кодом.
- Посредничество по договорам поручения, комиссии и агентским запрещено — схема «самозанятый продаёт за вас» тоже не работает.
Отсюда простое правило: самозанятый закрывает услуги и работы, но не товар. Упаковка, сборка, съёмка, тексты, доставка, дизайн — да. Поставка партии — нет, даже если человек уверяет, что товар его собственный. Границы разобраны в статье «Самозанятый на Wildberries: что можно продавать».
Кому этот порядок подходит, а кому нет
Подходит, если подрядчики меняются: сезонная сборка, разовая съёмка, тексты под новую категорию, доставка в пиковую неделю. И если выплаты укладываются в один день месяца — тогда проверка делается пачкой за десять минут.
Не подходит, если человек ходит на склад по графику, подчиняется старшему смены и получает деньги двумя частями в фиксированные даты: проверка статуса от переквалификации не защитит. Не подходит, когда подрядчиков больше десяти, а проверка держится на памяти одного человека. И не подходит схема, где выплаты идут с личной карты, а чеки никто не собирает.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Проверили один раз при найме | Выплаты после слёта статуса идут физлицу, а вы не знаете | Проверять на дату каждой выплаты |
| Взяли справку КНД 1122035 и успокоились | Справка говорит о дне формирования, а не о дне платежа | Справка при старте, сервис ФНС — перед каждым переводом |
| Не собрали чеки | Расход не принимается: 900 000 ₽ за год не уменьшат базу | Чек по каждой выплате, по безналу — до 9-го числа |
| Отменили расход, узнав о слёте статуса | Потеряли расход, который закон сохранял | Сверить чек со статьёй 14 и оставить расход |
| Наняли самозанятым бывшего сотрудника | Прямой запрет: не меньше двух лет после увольнения | Считать два года от даты увольнения |
| Закупили товар у самозанятого | Перепродажа и маркированные товары для НПД закрыты | Товар брать у ИП или компании, самозанятому — услуги |
Переквалификация: на что смотрит ФНС
Проверка статуса закрывает вопрос «был ли он самозанятым». Вопрос «а не работник ли он» она не закрывает совсем, и риск здесь дороже.
ФНС называет параметры, по которым отбирает заказчиков для контроля: характер, объём и периодичность выплат; доля доходов от одной организации в общей массе доходов исполнителя; предыдущие места работы; связи текущих заказчиков с прежними работодателями. Признаки трудовых отношений ведомство берёт из постановления Пленума Верховного Суда от 29.05.2018 № 15 — работа под контролем заказчика, подчинение правилам распорядка, стабильный характер отношений.
Отдельно ФНС напоминает о прямом запрете работать с текущим или бывшим работодателем: после увольнения должно пройти не меньше двух лет. Перевести кладовщика из штата в самозанятые и продолжить платить за то же самое — быстрый способ получить доначисление взносов и НДФЛ.
Сами налоговые риски разобраны в статье «Работа с самозанятыми: 5 главных вопросов и ответов о налоговых рисках». Ведомство рекомендует заказчикам самим оценивать риски и проявлять осмотрительность — что складывать в досье на подрядчика, разобрано в статье «Должная осмотрительность: что требует ФНС и какие документы собрать».
Стоит ли выстраивать этот порядок
Да, если подрядчиков двое-трое и выплаты раз в месяц. Минута на проверку и папка со скриншотами закрывают вопрос целиком.
Скорее да, но частично, если подрядчиков около десяти. Ручная проверка ещё держится, но чеки теряются, а сроки по безналу разъезжаются. Помогает не дисциплина, а один день месяца, в который делается всё сразу: проверки, переводы, сбор чеков.
Нет, если выплат десятки в неделю. Ручная проверка тут не порядок, а его имитация, и API сервиса ФНС нужен именно на таком объёме.
Сборка, упаковка, съёмка и доставка входят в себестоимость заказа, а видно их обычно только в конце квартала. SelSup держит себестоимость, расходы и остатки в одном месте, поэтому цена сборки заказа считается сразу. Посмотреть, как это устроено.
Что почитать дальше
- Самозанятый на Ozon: что можно продавать — какие категории закрыты для НПД.
- Нужно ли ИП для продаж на Авито: ИП, самозанятость или физлицо — если подрядчик спрашивает совета.
- Электронный трудовой договор через КЭДО: как оформить сотрудника при приёме — когда подряд перерос в работу по графику.
- Документы для маркетплейсов: полный чек-лист селлера — весь набор бумаг в одном списке.
Частые вопросы
Можно ли проверить самозанятого по фамилии, без ИНН?
Нет. Сервис ФНС ищет только по ИНН и дате: два поля, оба обязательные. ИНН запрашивается у исполнителя вместе с реквизитами счёта, он же напечатан в любом чеке из «Моего налога».
Исполнитель прислал скриншот из «Моего налога». Этого достаточно?
Скриншот чужого экрана не доказывает ничего: его сделали не вы и не на дату платежа. Справка КНД 1122035 подписана электронной подписью ФНС и годится для старта, но и она говорит о дне, когда её сформировали.
Мы уже перевели деньги, а статус оказался снят. Что теперь?
Сначала посмотрите, есть ли чек. Если он есть и отвечает статье 14 закона № 422-ФЗ, расход остаётся за вами даже при утрате исполнителем права на НПД — так отвечает ФНС со ссылкой на письмо от 16.04.2019 № СД-4-3/7089@. Чека нет — расход придётся снять, а выплату считать доходом обычного физлица.
Кто выводит из оборота коды, если упаковкой занимается самозанятый?
Вы. Самозанятый не вправе работать с товарами, подлежащими обязательной маркировке, поэтому коды остаются на продавце, а подрядчику достаётся физическая работа: собрать, упаковать, наклеить этикетку.
Можно ли не делать эти проверки руками?
Проверку статуса — можно: у ФНС есть публичный API того же сервиса. А сбор чеков, сверка сумм с платёжками и разнесение расходов по товарам руками не снимаются: это уже ваш учёт, а не сервис ФНС. Как выглядят расходы по подрядчикам рядом с себестоимостью и остатками, показываем на встрече: разбор учёта расходов по подрядчикам.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
