Акт выполненных работ: зачем нужен и как составить

Продавцу маркетплейса почти каждый месяц нужен человек на разовую работу: фотограф на предметную съёмку, сборщик на пиковую неделю перед распродажей, курьер до сортировочного центра, дизайнер инфографики для карточки. В штат такого исполнителя не берут — берут по договору ГПХ. Работа сделана, деньги ушли, и дальше возникает вопрос, на котором спотыкаются почти все: чем эту выплату закрыть, чтобы она встала в расход, а не повисла в воздухе.

Закрывает её акт выполненных работ. Документ на одну страницу, но ролей у него три, и за каждую отвечает своя норма закона.

Зачем акт нужен и во сколько обходится его отсутствие

Первая роль — основание для оплаты. В договоре обычно пишут, что заказчик платит после приёмки. Пока акт не подписан, обязанность заплатить формально не наступила, и наоборот: подписали — срок оплаты пошёл.

Вторая роль — первичный учётный документ. Часть 1 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует оформлять первичным документом каждый факт хозяйственной жизни. Выплата исполнителю — такой факт. Без акта у вас нет документа, на котором держится расход.

Третья роль — доказательство в споре. Подписанный акт показывает, что вы получили именно то, о чём договаривались. Без него спор превращается в переписку в мессенджере.

Цена вопроса считается по статье 120 Налогового кодекса. Отсутствие первичных документов там прямо названо грубым нарушением правил учёта: 10 000 ₽, если нарушение в пределах одного налогового периода, 30 000 ₽ — если дольше. А если из-за этого занижена налоговая база, штраф вырастает до 20 % от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽.

Самое дорогое здесь даже не штраф, а то, что разовых исполнителей у продавца много, договоры и акты лежат в почте и в чатах, и к концу года никто не может сказать, что закрыто, а что нет. На разборе в SelSup показываем, как документы по исполнителям держать в одном реестре: видно, по какой выплате акт подписан, по какой ждут, а по какой не собран вовсе.

Семь реквизитов, без которых акт не работает

Часть 2 статьи 9 закона 402-ФЗ называет ровно семь обязательных реквизитов первичного документа. Это и есть каркас акта.

Самый уязвимый реквизит — четвёртый. Формулировка «оказаны услуги по договору № 12» реквизит формально закрывает, но расход по такому акту снимают первым: из него не видно, что было сделано. Пишите так, чтобы человек со стороны понял объём работы, не заглядывая в договор.

Подписывать со стороны заказчика может не только руководитель. Если акт подписывает сотрудник — кладовщик, контент-менеджер, — у него должна быть доверенность, и её реквизиты лучше указать прямо в акте. Это тот же вопрос, что и с доступами в кабинете: кто вправе принимать работу, решаете вы заранее, а не в момент подписи.

Реквизиты, которые обычно называют обязательными, а закон их не требует

Образцы актов часто дают список из девяти-десяти позиций и называют его обязательным по 402-ФЗ. В законе позиций семь. Остальное полезно, но по другой причине — и путать эти два основания не стоит.

Обратная сторона: отсутствие любого из семи реквизитов закона делает акт не первичным документом, а отсутствие номера или печати — нет. Проверять акт перед подписью надо по семёрке, а не по чужому образцу.

Акт, КС-2, чек и УПД: чем закрывают разные сделки

Здесь чаще всего ошибаются. Формы КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ». Это формы строительного подряда, и для обычного договора ГПХ с фотографом или сборщиком они не нужны.

Ещё в 2013 году альбомы унифицированных форм перестали быть обязательными — это прямо сказано в информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Формы первички с тех пор утверждает руководитель организации, а закон требует только семь реквизитов. КС-2 при этом никуда не делась, просто её область — стройка.

Когда подписывать акт: расход, НДФЛ и взносы

Дата подписи — не формальность. От неё зависит, в какой период встанет расход, а от даты выплаты — когда вы удерживаете налог.

Отсюда две практические вещи. На УСН акт, подписанный в декабре, расходом декабря не станет, если деньги ушли в январе. А на общем режиме наоборот: подписали в декабре — расход декабрьский, даже если платите позже.

С НДФЛ ловушка в сумме договора. Если вы договорились «тридцать тысяч на руки» и написали в договоре 30 000 ₽, исполнитель получит меньше: налог удерживается из этой суммы. Чтобы на карту пришло ровно 30 000 ₽, в договоре и акте должно стоять 34 483 ₽, из которых 4 483 ₽ вы удержите как налоговый агент — ставка 13 % действует, пока доход физлица с начала года не превысил 2,4 млн ₽ (пункт 1 статьи 224 НК). Аванс исполнителю облагается так же: правило «доход считается на последний день месяца» из статьи 223 убрали с 2023 года, и теперь налог считается с каждой выплаты.

Пересчитывать это на калькуляторе по каждому фотографу и сборщику — ровно та ручная работа, из-за которой выплаты и путаются. В SelSup сумма договора, удержание и дата выплаты лежат одной строкой рядом с исполнителем, поэтому «на руки» и «по договору» не расходятся.

Самозанятый: акт не заменяет чек

Самый частый исполнитель у продавца сейчас — самозанятый. И здесь акт перестаёт быть главным документом.

По части 1 статьи 14 закона 422-ФЗ самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Сроки в части 3 той же статьи: при расчёте наличными или электронным средством платежа — в момент расчёта, при других безналичных формах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором прошёл расчёт.

Акт при этом не запрещён и остаётся полезным: он описывает, что именно сделано, а чек показывает только сумму и общее наименование услуги. Рабочая связка — договор, акт и чек, где расход подтверждает чек, а состав работы — акт.

Второй риск — статус. Если исполнитель снялся с учёта посреди договора, вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком взносов задним числом. Поэтому проверять самозанятого по ИНН перед оплатой имеет смысл на каждой выплате, а не один раз при найме. Чем такая невнимательность заканчивается, видно по делу, где суд признал самозанятого водителя Ozon штатным сотрудником.

Если акт не подписывают

Ситуации две, и они разные.

Исполнитель молчит или тянет. Тогда работает статья 720 Гражданского кодекса: заказчик обязан осмотреть и принять работу в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором. К возмездному оказанию услуг эта статья применяется через статью 783 ГК — она распространяет на услуги общие положения о подряде, статьи с 702-й по 729-ю.

Вы нашли недостатки. Здесь важен пункт 3 статьи 720: заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки — те, которые видно при обычной приёмке. Поэтому «претензий не имею» не ставят не глядя. Если работу принимать не готовы, нужен мотивированный отказ: письменно, с перечнем того, что не сделано или сделано не так, и со сроком на исправление.

Что акт даёт и чем за это платите

• Получаете расход. Платите временем на сбор документа по каждой разовой работе.
• Получаете защиту в споре. Платите тем, что формулировки приходится писать подробно, а не «услуги оказаны».
• Получаете дисциплину в приёмке. Платите тем, что подписать акт не глядя больше нельзя: пункт 3 статьи 720 закрывает дорогу к претензиям.
• Получаете понятную дату для учёта. Платите тем, что дату придётся согласовывать с исполнителем, а не ставить задним числом.

Кому акт нужен обязательно, а кому можно без него

Нужен обязательно: если вы на общем режиме и расход считается по дате подписания; если работа сложная и её объём легко оспорить; если исполнитель — обычное физлицо без статуса, потому что другого закрывающего документа у вас нет; если сумма заметная и вы хотите держать историю приёмки.

Можно обойтись: если исполнитель на НПД, сумма небольшая, работа простая и чек из «Моего налога» описывает её достаточно. Расход в этом случае закроет чек. Но как только появляются этапы, доработки или несколько исполнителей на одной задаче, акт возвращается — без него непонятно, за что заплачено.

Отдельно — признак, по которому пора менять подход: если акты и чеки лежат в переписке, а свод по исполнителям вы собираете в Excel в конце квартала, документ рано или поздно потеряется. Это та же ручная сверка, что и с остатками, только с бумагами. Реестр исполнителей с отметкой «акт подписан» и «чек получен» снимает именно её: к отчётности не нужно поднимать переписку за три месяца.

Частые ошибки

Все шесть ошибок — про одно и то же: разовых исполнителей много, а следит за бумагами один человек между поставками и сборкой. SelSup держит операционку продавца в одном месте — от заказов и остатков до документов, чтобы свод по закрытым работам не собирался вручную в конце квартала.

Стоит ли оформлять акт на каждую разовую работу

Если вы на общем режиме или нанимаете физлиц без статуса — да, безусловно. Акт здесь единственный документ, который превращает выплату в расход, а вас — в сторону, способную что-то доказать.

Если почти все исполнители на НПД и суммы мелкие — скорее да, но частично. Расход закроет чек, и акт можно делать только там, где работа сложная или есть этапы. На простых задачах хватит договора и чека.

Если исполнителей больше пяти в месяц — да, и вместе с реестром. Проблема на этом объёме уже не в форме документа, а в том, что никто не помнит, по какой работе акт подписан. Один пропущенный чек стоит 20 % расхода по сделке, и найти его через полгода в чате нельзя.

Что почитать дальше

• Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить — общий разбор: какие бывают виды и когда исполнителя берут не в штат.
• Как проверить самозанятого по ИНН перед оплатой — пошагово, где смотреть статус и что делать, если он слетел.
• УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП — про закрывающий документ по поставкам товара, а не по работам.
• Как проверить электронную подпись и подписанный документ — пригодится, если акт подписывают электронно.

Частые вопросы

Есть ли унифицированная форма акта выполненных работ?

Нет, не существует. Для обычного договора ГПХ форму утверждает руководитель организации, а закон требует только семь реквизитов из части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ. КС-2 и КС-3 из постановления Госкомстата № 100 — формы строительного подряда и к съёмке, сборке или доставке отношения не имеют.

Нужен ли акт, если исполнитель — самозанятый?

По закону расход подтверждает чек из «Моего налога», и без него затраты не учесть. Акт остаётся по желанию сторон, но он полезен: описывает состав работы подробнее, чем чек. Подробности — в разборе договора с самозанятым.

Чем акт выполненных работ отличается от акта оказанных услуг?

Юридически предмет разный: по работам сдают результат, по услугам — саму деятельность. Требования к реквизитам одинаковые. Что писать в самом договоре, разобрано в статье про договор возмездного оказания услуг.

Можно ли подписать акт электронно?

Да. Часть 5 статьи 9 закона 402-ФЗ разрешает составлять первичный документ в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. С исполнителем-физлицом это чаще всего скан или подписание через оператора.

Что делать, если исполнитель отказывается подписывать акт?

Сначала запросить мотивированный отказ письменно: что именно не устраивает и почему. Односторонний акт по пункту 4 статьи 753 ГК — правило строительного подряда, на услуги оно само по себе не распространяется, поэтому порядок приёмки при уклонении стоит заранее прописать в договоре. Контрагентом здесь выступает физлицо, и общие правила работы с ним те же — про это есть разбор, кто такой контрагент.

Можно ли не собирать акты руками?

Сам документ подписывают стороны, за вас его никто не составит. А вот контроль — да: реестр исполнителей, выплат и закрывающих документов ведётся автоматически, и к концу квартала не приходится поднимать переписку. Покажем на разборе, как это выглядит на вашем объёме.