Продавец возит холодильники из Китая, а рядом на складе лежат корма для животных и косметика. Формально он работает сразу в двух государственных системах учёта: обе следят за движением товара, обе требуют электронных документов, и на встречах их путают почти всегда. Прослеживаемость и маркировка — разные системы с разными операторами, разными идентификаторами и разной отчётностью.
Путаница стоит денег в обе стороны: можно заказывать коды на товар, которому они не нужны, а можно не сдать квартальный отчёт по партии, про которую вы решили, что она «в Честном знаке». Ниже — граница между системами и отдельно случай, когда один товар попал в оба перечня.
Прослеживаемость ведёт ФНС: единица учёта — партия, идентификатор — РНПТ, на сам товар ничего не наносят. Маркировку ведёт оператор системы «Честный знак»: единица учёта — экземпляр, идентификатор — код Data Matrix на упаковке, вывод из оборота идёт через кассу.
Две системы, которые легко перепутать
Национальная система прослеживаемости выросла из Соглашения о механизме прослеживаемости товаров, ввезённых на таможенную территорию ЕАЭС, от 29 мая 2019 года. Внутренние правила описаны в Положении, утверждённом постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108. Оператор — ФНС, и это налоговая история, а не товароведческая.
Служба формулирует это принципом, который снимает половину вопросов сразу. В описании системы на сайте ФНС сказано, что переход права собственности на прослеживаемый товар фиксируется в имеющихся документах и не требует физической маркировки товара. Никакого кода, наклейки или сканера прослеживаемость не предполагает — только счёт-фактуру и УПД в электронном виде.
Маркировка устроена ровно наоборот. Её ведёт не налоговая, а Центр развития перспективных технологий — оператор системы «Честный знак». Смысл в том, что на каждую единицу товара наносят уникальный код: обычно Data Matrix, для меховых изделий — RFID-метку. Код заказывает и оплачивает производитель или импортёр, дальше каждый участник оборота сканирует его, а в рознице код гасят на кассе.
Отсюда и разная арифметика. В прослеживаемости номер один на всю партию: приехало двадцать тысяч мониторов одной декларацией — у них один РНПТ. В маркировке кодов ровно столько, сколько экземпляров. Как собран сам номер партии — в статье РНПТ: регистрационный номер партии товара, где взять и как выглядит.
Таблица различий: что проверяют и чем грозит сбой
Колонка справа — то, чего в сравнениях обычно нет: что происходит, когда сбой случился не у вас, а на стороне системы или контрагента.
| Что сравниваем | Прослеживаемость | Маркировка «Честного знака» | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Оператор | ФНС | Оператор «Честного знака» | У налоговой правится уточнёнкой, у «Честного знака» — повторной подачей документа |
| Единица учёта | Партия товара | Экземпляр товара | Ошиблись партией — правите один номер, ошиблись кодами — перебираете коробку руками |
| Идентификатор | РНПТ в счёте-фактуре и УПД | Код Data Matrix на упаковке | Нет РНПТ — документ переподписывают; код не читается — товар не продать на кассе |
| За что вы платите | Только за ЭДО: коды не покупаются | 50 копеек без НДС за код, 60 копеек с НДС | Партия в 20 000 экземпляров — 12 000 ₽ только за коды, до печати |
| Отчётность продавца | Отчёт об операциях раз в квартал, если вы не платите НДС | Вывод из оборота через кассу и ОФД | Отчёт не сдан — требование из инспекции; код не выведен — расхождение остатков |
| Перечень | Восемь товарных групп, постановление от 01.07.2021 № 1110 | Более тридцати обязательных групп плюс пилотные проекты | Группу вывели из перечня — обязанности снимаются, и об этом никто не уведомляет |
Разница в цене ошибки между системами разительная, и это первое, что стоит знать до похода в перечни.
Конфискация бывает только в маркировке. По сайту «Честного знака» продажа без кода обходится компании в 50 000–300 000 ₽, производство без маркировки — в 50 000–100 000 ₽, расхождение «код на товаре есть, в чеке нет» — в 5 000–10 000 ₽. К штрафу по статье 15.12 КоАП добавляется изъятие партии. В прослеживаемости изымать нечего: на товар ничего не наносят.
У прослеживаемости ответственность своя, просто не административная. Поправки в КоАП до сих пор лежат в разделе «Проекты нормативных правовых актов» на сайте ФНС. Работающий риск — статья 129.1 НК: 5 000 ₽ за непредставленные сведения и 20 000 ₽ при повторе в течение календарного года. Разбор — в статье Штрафы за нарушение прослеживаемости.
Сортировка кодов, печать этикеток и сверка статусов — ровно та ручная работа, из-за которой на складе держат отдельного человека. В SelSup заказ кодов, печать и передача КИЗ в сборочное задание идут одним потоком, а прослеживаемые партии и маркированные экземпляры видны в одном списке. Посмотреть это на своём ассортименте можно на разборе работы с кодами и партиями.
Как проверить свой товар, а не поверить названию
Единственный надёжный признак — код товара, а не его бытовое имя. Проверять нужно в двух местах и по одному и тому же коду ТН ВЭД: в перечне прослеживаемости и в сервисе проверки на сайте «Честного знака».
- Возьмите код из документов. ТН ВЭД — в декларации на товары или спецификации поставщика, ОКПД2 — в карточке номенклатуры.
- Сверьте с перечнем прослеживаемости. Это постановление от 01.07.2021 № 1110 в действующей редакции; групп там восемь.
- Сверьте с перечнем маркировки. Групп больше тридцати, у каждой своя дата старта, поэтому смотреть надо и код, и этап внедрения для своей роли.
- Сложите обязанности. Попал в один перечень — работаете по одной системе, попал в оба — по обеим сразу.
Перечень прослеживаемых товаров и то, как читать пограничные коды, разобраны в статье Товары, подлежащие прослеживаемости: перечень и коды ТН ВЭД. Со стороны кодов и терминов «Честного знака» помогает разбор терминов «Честного знака»: без них описания товарных групп читаются с трудом.
Что каждая система даёт и чем за неё платят
Обе системы решают одну задачу государства — видеть путь товара, — но продавцу обходятся по-разному.
- Прослеживаемость дёшева и не трогает склад — платить приходится дисциплиной в документах: бумажный счёт-фактура не годится, нужен ЭДО, а номер обязан доехать до покупателя без искажений.
- Прослеживаемость не требует оборудования — зато ошибку не видно до камеральной проверки: сканер не пикнет, кассир не заметит, расхождение всплывёт через квартал.
- Маркировка даёт точный статус каждого экземпляра — за это вы платите деньгами за коды, принтером, сканером и временем на нанесение.
- Маркировка ловит ошибку сразу — но и останавливает продажу: нечитаемый код нельзя пробить на кассе, пока товар не перемаркируют.
Кому это важно, а кому можно не углубляться
Разбираться в границе стоит не всем одинаково.
- Нужно вплотную импортёру и первому российскому покупателю импортной техники: холодильников, мониторов, стиральных машин, погрузчиков, детских колясок и автокресел. РНПТ появляется на вашем звене, и дальше его тянете вы.
- Нужно наполовину, если вы перепродаёте такой товар внутри страны: достаточно принимать документы с реквизитами прослеживаемости и не терять их.
- Почти не нужно, если весь ассортимент — одежда, обувь, косметика, вода и корма. Это чистая маркировка, и слово «РНПТ» в ваших документах появиться не должно.
- Не поможет, если дело не в правилах, а в том, что коды вбиваются в таблицу руками, а остатки сверяются раз в неделю вечером. Тогда сначала лечится процесс, и только потом — перечни.
Товар попал в обе системы: что делать
Здесь чаще всего ошибаются. Встречается утверждение, что один товар не может быть одновременно прослеживаемым и маркируемым. Такого правила ни в одном из актов нет: критерии отбора для прослеживаемости утверждены постановлением от 01.07.2021 № 1109, перечень — постановлением № 1110, а маркировка вводится отдельным постановлением по каждой группе. Ни один из них не говорит, что вторая система при этом выключается.
На практике «товар в обеих системах» оказывается одним из трёх случаев, и только третий настоящий.
Что именно у вас происходит:
- Совпали названия, а не коды. В маркировке есть группа «Кресла-коляски» — это кресла-коляски для людей с ограниченными возможностями, на сайте системы она стоит в разделе «Фармацевтика и здоровье». В перечне прослеживаемости — детские коляски и детские кресла безопасности. Слова похожи, коды разные, системы разные.
- Товар едет комплектом. Погрузчик прослеживается, а шины к нему маркируются. В одной поставке обе системы, но у каждого предмета своя, и складывать их в один документ не нужно.
- Код действительно в обоих перечнях. Тогда обязанности складываются целиком: и код на экземпляр, и номер на партию.
Если это третий случай, порядок такой. Документ у вас всё равно один — электронный УПД. Он несёт и коды маркировки, и реквизиты прослеживаемости: РНПТ, количественную единицу измерения, количество и стоимость. Обязанность выставлять такие счета-фактуры в электронной форме закреплена статьёй 2 закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ, и она не снимается тем, что товар заодно маркируется. Что вписывается в документ — в статье РНПТ в счёте-фактуре и УПД.
Чек на кассе закрывает маркировку, но не закрывает прослеживаемость. Продажа физическому лицу прекращает прослеживаемость, но у продавца, который не платит НДС, эта операция всё равно обязана попасть в квартальный отчёт. Отсканировали код, увидели «выведен из оборота» и решили, что на этом всё, — через квартал придёт требование из инспекции.
Третий случай встречается и в обратную сторону: товар из перечня выводят. Постановлением от 04.03.2023 № 345 из прослеживаемости исключили бытовые холодильники белорусского производства по одиннадцати кодам ТН ВЭД. По подпункту «а» пункта 4 Положения прослеживаемость прекращается исключением из перечня: остатки вышли из системы автоматически, и по операциям после 6 марта 2023 года ни отчёт, ни реквизиты не нужны. Уведомления об этом никто не рассылает — перечень надо перечитывать самому.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Ищут Data Matrix на прослеживаемом мониторе | Товар держат на складе, пока «не придут коды», продажи стоят | Прослеживаемость не наносится на товар: ищите РНПТ в документах поставщика |
| Заказывают коды на товар, которому они не нужны | Прямые расходы: 60 копеек с НДС за каждый лишний код | Проверьте код в сервисе «Честного знака» до заказа, а не после печати |
| Считают, что вывод кода на кассе заменяет отчётность | Несданный отчёт об операциях и требование из инспекции | Неплательщик НДС сдаёт отчёт по прослеживаемым товарам отдельно, до 25-го числа |
| Принимают бумажный счёт-фактуру по прослеживаемому товару | Реквизиты прослеживаемости в цепочке рвутся уже на вашем звене | Требуйте документ по ЭДО и проверяйте номер до подписания |
| Решают вопрос по названию товарной группы | Работа не по той системе целиком, с обеими ошибками сразу | Сверяйте код ТН ВЭД, а не заголовок раздела на сайте |
Все пять лечатся не чтением перечней, а тем, что номер партии и статус кода лежат в карточке товара, а не в голове кладовщика. Как это устроено, видно на странице платформы SelSup.
Стоит ли разбираться отдельно
Да, если вы ввозите технику. Для импортёра и первого покупателя импортного товара граница между системами — это разница между «сдал отчёт» и «не сдал». Двух часов на сверку перечней хватает, дальше правила не меняются годами.
Скорее да, но частично, если ассортимент смешанный. Достаточно один раз разложить номенклатуру на три корзины — прослеживаемая, маркированная и обычная — и закрепить это в учётной системе.
Нет, если у вас чистая маркировка. Одежда, обувь, косметика и вода в перечень прослеживаемости не входят: система построена вокруг импортной техники. Достаточно держать в порядке работу с маркировкой «Честного знака».
Что почитать дальше
- Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что сдавать — обзор всей системы: обязанности продавца, рабочий цикл и сроки.
- Маркировка «Честный знак»: всё, что надо знать для торговли на маркетплейсах — та же тема со стороны кодов и площадок.
- Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами — что сдаёт продавец на упрощёнке и в какие сроки.
- Когда выводить коды маркировки при продаже с маркетплейса — разбор момента вывода из оборота, в котором ошибаются чаще всего.
Частые вопросы
Нужно ли клеить код маркировки на прослеживаемый товар?
Нет. Прослеживаемость работает по документам и физической маркировки не требует — это прямо названо принципом системы в описании ФНС. Если на вашем мониторе или холодильнике нет кода Data Matrix, это не нарушение.
Нужен ли РНПТ на маркированный товар?
Только если код ТН ВЭД этого товара есть в перечне прослеживаемости. Для одежды, обуви, воды, косметики и кормов РНПТ не выдают и в документах его быть не должно.
Кто выводит код из оборота, если товар лежит на складе площадки?
Это зависит от схемы работы и договора с площадкой, а к прослеживаемости отношения не имеет: у неё нет операции «вывод из оборота». Порядок по маркировке — в статье про приёмку кодов маркировки от поставщика.
Штрафуют ли за нарушение прослеживаемости так же, как за маркировку?
Нет. Отдельного состава в КоАП за нарушения прослеживаемости не появилось: законопроект по-прежнему числится проектом на сайте ФНС. За маркировку штрафы действуют, и к ним добавляется конфискация партии.
Можно ли не разносить всё это руками?
Можно. Ручная часть в обеих системах одна: не потерять номер партии при перепродаже и код при сборке заказа. В SelSup номенклатура раскладывается по признакам один раз, РНПТ хранится в карточке партии и подставляется в исходящий документ, а коды маркировки подтягиваются в сборочное задание. Посмотреть на своих товарах можно на бесплатной демонстрации.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
