РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен

Вы перепродаёте импортный монитор, холодильник или детскую коляску — товар из перечня прослеживаемых. К строке счёта-фактуры здесь добавляются графы, которых нет у остального ассортимента, а сам документ нельзя отдать покупателю на бумаге. Разбираем, что заполнять, что делать, если поставщик не поставил номер партии, и чем кончается пустая графа: для вычета НДС и для прослеживаемости это два разных последствия.

Что добавляется к строке счёта-фактуры и УПД

В Положении о национальной системе прослеживаемости, утверждённом постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108, реквизитов прослеживаемости ровно три: номер партии, количественная единица измерения и количество в этой единице. А в форме счёта-фактуры под них отведено четыре графы — с 11-й по 14-ю. Четвёртая, стоимость прослеживаемого товара, попала в Налоговый кодекс и в бланк позже остальных, и на ней до сих пор спотыкаются учётные системы.

Единицу измерения нельзя брать из своей номенклатуры: для прослеживаемости она закреплена за товаром в перечне прослеживаемых товаров с кодами ТН ВЭД и не всегда совпадает с той, в которой вы продаёте.

Счёт-фактура, УПД или ни то ни другое

Документ зависит не от товара, а от вашего налогового режима. Продавец на УСН счёт-фактуру не выставляет и решает, что прослеживаемость его не касается, — это самая дорогая ошибка входа в тему.

Ловушка для тех, кто отгружает оптом упрощенцам. Обычно счёт-фактуру можно не составлять, если покупатель не платит НДС и стороны договорились письменно. Для прослеживаемых товаров это правило не работает: закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ вывел такие продажи из исключения.

Почему бумага не годится и нужен ли ЭДО

Нужен, и это не рекомендация. Пункт 1.1 статьи 169 Налогового кодекса требует выставлять счета-фактуры по прослеживаемым товарам только в электронной форме. Исключения три, все узкие: продажа физлицу для личных нужд или самозанятому, вывоз по процедуре экспорта и реэкспорта, вывоз в другую страну ЕАЭС.

Вторая половина требования адресована покупателю. Пункт 1.2 обязывает организации и ИП обеспечить получение таких счетов-фактур через оператора электронного документооборота, российскую организацию. Договор с оператором нужен не только отправителю, но и получателю. То же Положение № 1108 говорит про УПД от упрощенцев: электронная форма и передача через оператора.

Шифровать такой документ нельзя: Положение требует выставлять его без средств ограничения доступа, иначе сведения не попадут в систему ФНС. Как устроен сам документ и чем СЧФ отличается от СЧФДОП — в статье «УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП».

Перенос номеров из входящих документов в исходящие — ровно та работа, которую делают руками и в Excel, пока партий мало. В SelSup РНПТ закрепляется за поступлением и уходит в отгрузочный документ вместе с товаром.

Посмотрите на разборе, как партия с РНПТ проходит от приёмки до отгрузки — за полчаса видно, где у вас рвётся цепочка документов.

Продажа физлицу и продажа через маркетплейс

Когда прослеживаемый монитор уходит покупателю-физлицу для личных нужд или самозанятому, прослеживаемость по партии прекращается — так написано в пункте 4 Положения № 1108. Электронный документ не нужен, реквизиты заполнять некуда. Но событие не исчезает: у продавца на УСН прекращение идёт в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. У плательщика НДС продажа физлицу в отчёт не попадает — инспекция видит её из декларации.

Если физлицо вернуло товар, прослеживаемость возобновляется, и это тоже строка отчёта. Передача партии маркетплейсу — тоже операция, когда площадка работает как комиссионер или агент от своего имени.

Поставщик не указал РНПТ: что делать покупателю

Ответственность здесь не только на поставщике. Положение № 1108 прямо говорит: при покупке прослеживаемого товара участник оборота обязан удостовериться в наличии и правильности номера и обеспечить его правильное указание в своих документах и отчёте. Право проверить номер через сервисы ФНС названо там же.

1. Не подтверждайте приёмку молча. Пустая графа 11 у товара из перечня — не мелкая недоделка.
2. Проверьте номер, если он есть — как читать ответ сервиса, разобрано в статье «Проверка РНПТ: как убедиться, что номер настоящий».
3. Запросите исправленный документ. Он передаётся тем же порядком, через оператора ЭДО.
4. Посмотрите, откуда номер должен был взяться — все источники перечислены в статье «РНПТ: регистрационный номер партии товара, где взять и как выглядит».

Про две обязанности забывают чаще всего. Получив УПД от продавца на УСН, покупатель должен оформить встречный электронный УПД с итогом приёмки и отправить его обратно. И входящие документы участник оборота проверяет не реже раза в сутки.

Что будет, если реквизит не заполнен

Здесь два последствия сваливают в одно. Часто встречается утверждение, что незаполненные реквизиты прослеживаемости — допустимая ошибка и вычету не грозят. Это верно наполовину.

Оговорка есть: закон № 371-ФЗ добавил в пункт 2 статьи 169 норму о том, что неуказание или неверное указание сведений из подпунктов 16–18 пункта 5 не лишает вычета. Это номер партии, единица измерения и количество. А стоимость прослеживаемого товара живёт в подпункте 19, который появился позже, и в перечень защищённых реквизитов его не добавили. Пустая графа 14 под оговорку формально не попадает.

Второе последствие наступает раньше. Пункт 8.9 статьи 88 кодекса даёт инспекции право при камеральной проверке истребовать счета-фактуры и первичные документы, если данные декларации и отчёта об операциях расходятся — в том числе с отчётом контрагента. Неаккуратный номер у поставщика превращается в запрос документов у вас.

И о том, чего в теме нет. Отдельного административного штрафа за неуказание реквизитов прослеживаемости в законе нет. Суммы, которые кочуют по материалам о прослеживаемости, взяты из проекта поправок, а не из действующего кодекса.

Что вы получаете и чем за это платите

• Защищённый вычет по трём реквизитам из четырёх — за это платите тем, что четвёртый, стоимость, защитой не прикрыт.
• Подтверждение приёмки в электронном виде — платите договором с оператором и встречным УПД на каждую поставку от упрощенца.
• Право проверить номер до оплаты — платите тем, что проверка стала вашей обязанностью, а не услугой поставщика.
• Один номер на партию вместо кода на каждой единице — платите тем, что за делением партий надо следить самому.

Кого это касается, а кого нет

Касается, если узнаёте себя хотя бы в одном пункте: закупаете импортную технику, коляски или автокресла у российского оптовика; сами ввозите такой товар и продаёте организациям; работаете на УСН и отгружаете прослеживаемый товар юрлицам; отдаёте партии маркетплейсу по агентскому договору.

Не касается, если товар вне перечня или вы продаёте только физлицам. Но покупка у оптовика всё равно остаётся операцией, а возврат от покупателя возобновляет прослеживаемость партии.

И одно разграничение, без которого в теме легко заблудиться. Прослеживаемость ФНС и маркировка «Честного знака» — разные системы: здесь номер партии в документе, там код на упаковке каждой единицы. Если ваш товар требует кодов, смотрите «ЭДО Лайт в „Честном знаке“: вход, УПД и приглашение контрагента» — это другой документооборот и другой оператор.

Как менялись требования к реквизитам

• 1 июля 2021 заработали нормы кодекса о прослеживаемости: электронный счёт-фактура, три реквизита в строке и обязанность покупателя принимать документ через оператора. Срок задан статьёй 4 закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ.
• 1 октября 2023 добавился четвёртый реквизит — стоимость прослеживаемого товара. Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ тогда же распространил реквизиты на комплекты и наборы и на передачу товара в составе работ.
• 1 октября 2024 графа 14 появилась в самой форме счёта-фактуры — постановлением Правительства от 16.08.2024 № 1096. Год требование в кодексе было, а места в бланке не было, отсюда путаница в старых инструкциях.

Первые две даты — постоянные правила. Третья важна по другой причине: если шаблон документа настраивался до октября 2024 года, графы 14 в нём может просто не быть.

Стоит ли разбираться с этим самому

Прослеживаемый товар один-два и поставщик один — да, хватит внимательности. Номер переносится из входящего документа в исходящий, сверка занимает минуту, ЭДО всё равно нужен для работы с площадками.

Десятки партий в квартал и несколько поставщиков — скорее да, но частично. Сверка входящих номеров, деление партий при частичных продажах и сбор операций к отчёту в Excel начинают ломаться, а ошибка в одном номере всплывёт через квартал.

Агентская схема с маркетплейсом и поток возвратов — вручную это не держится. Прекращение и возобновление по каждой партии, встречные УПД, ежесуточная проверка входящих — не задача для таблицы.

Покажем на разборе, как в SelSup ведутся партии прослеживаемых товаров: приёмка с проверкой номера, перенос РНПТ в отгрузочный документ и подбор операций к квартальному отчёту.

Что почитать дальше

• Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что сдавать — общая картина и круг обязанностей за квартал.
• ЭДО для селлера: что это, как работает и нужен ли продавцу маркетплейса — с чего начинается подключение оператора.
• Прослеживаемость при импорте: декларация, РНПТ и ввоз из ЕАЭС — если номер партии вы формируете первым.
• УСН и НДС одновременно: как селлеру вести два налога — что меняется, когда упрощенец платит НДС.

Частые вопросы

Нужно ли указывать РНПТ в УПД, если я на УСН и НДС не плачу

Да. Положение № 1108 требует от продавцов на спецрежимах оформлять при продаже прослеживаемого товара электронный УПД с реквизитами прослеживаемости и передавать его через оператора ЭДО. Счёт-фактуру вы не выставляете — документом выступает УПД.

Можно ли выставить счёт-фактуру по прослеживаемому товару на бумаге

Только в трёх случаях: продажа физлицу для личных нужд или самозанятому, вывоз по процедуре экспорта и реэкспорта, вывоз в другую страну ЕАЭС. В остальных документ электронный, а покупатель обязан обеспечить его получение через оператора.

Поставщик прислал документ без РНПТ. Можно ли поставить номер самому

Нет. Ваша обязанность — удостовериться в наличии и правильности номера, а не придумать его за поставщика. Правильный ход: запросить исправленный счёт-фактуру или УПД и проверить номер через сервис ФНС, пока партия не ушла дальше.

Кому в компании можно поручить приём таких документов

Сверять входящие может любой сотрудник с доступом к кабинету оператора ЭДО, но подписывается документ квалифицированной подписью уполномоченного лица, а срок хранения — пять лет. Разумно отдать складу приёмку и сверку номера, а подпись и отчётность оставить бухгалтерии.

Можно ли не переносить РНПТ вручную

Можно, и это та часть работы, которую не стоит держать в таблице. В SelSup номер партии закрепляется за поступлением и переносится в отгрузочный документ вместе с товаром, а операции за квартал собираются в один список. Запишитесь на разбор по документам прослеживаемости, если сейчас номера живут в отдельном файле.