Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами: кто сдаёт и когда

Вы привезли партию мониторов, растаможили её и продаёте на маркетплейсе. А через квартал выясняется, что у вас есть отчётность, о которой не сказал ни брокер, ни бухгалтер на аутсорсе: отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Его ждёт налоговая, сдаётся он раз в квартал и только в электронном виде.

Сразу разведём две вещи, которые постоянно путают. Прослеживаемость ведёт ФНС, единица учёта в ней — партия товара, а не отдельная штука, и клеить на коробку ничего не нужно: весь след живёт в документах. Чем она отличается от маркировки «Честного знака», разбираем отдельно — в статье Прослеживаемость и маркировка «Честного знака»: чем различаются и что делать, если товар попал в обе системы.

Кто сдаёт отчёт, а кто обходится декларацией

Обязанность записана в пункте 2.3 статьи 23 Налогового кодекса. Порядок Кодекс отдал Правительству, и он лежит в Положении о национальной системе прослеживаемости — приложении к постановлению Правительства № 1108 от 1 июля 2021 года. Пункт 33 делит участников на две группы.

Отдельный сюжет — упрощёнка, которая платит НДС. В письме от 24 июля 2026 года № СД-36-15/6410@ ФНС разложила его так: на ставках 5 % и 7 % вычета нет, поэтому такие продавцы сдают и декларацию, и отчёт по форме из приказа ФНС № ЕД-7-15/645@. А на общих ставках покупка идёт в книгу покупок, и отчёт по ней не нужен. Про сам налог на ввозе — в статье НДС при импорте: как заплатить на таможне и принять к вычету.

Срок один: 25-е число после квартала

Пункт 32 Положения задаёт срок и адрес: отчёт идёт в налоговую по месту нахождения организации или по месту жительства предпринимателя не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. И только если операции в этом квартале были.

Последнее число самое неприятное. Пункт 34 требует: заметили в сданном отчёте пропуск или ошибку — корректировка уходит не позднее следующего рабочего дня после того, как вы это обнаружили. Не до конца месяца и не вместе со следующей отчётностью. Бухгалтер, который сверяет партии раз в квартал, узнаёт об этой обязанности уже с просроченной датой.

Какие операции попадают в отчёт

Отчёт заполняется по кодам видов операций из приказа № ЕД-7-15/645@ — по строке на каждую партию. У продавца на маркетплейсе набор такой:

• Покупка партии — вы приняли товар с РНПТ от поставщика или ввезли его сами.
• Продажа юрлицу или предпринимателю — партия уходит дальше, след продолжается.
• Продажа физлицу для личных нужд — прослеживаемость прекращается, подпункт «в» пункта 4. Так закрывается почти каждый заказ с площадки.
• Возврат от покупателя-физлица — прослеживаемость возобновляется, подпункт «б» пункта 5.
• Передача в производство, утилизация, утрата — прекращение по подпункту «б» пункта 4.
• Недостача при инвентаризации — прекращение по подпункту «ж»; нашли товар при следующем пересчёте — возобновление.

Где на этом теряют деньги

Штрафа за несданный отчёт сейчас нет, и это правда — подробности ниже. Но деньги в теме есть, просто утекают они не через штраф.

Первое место — электронный документооборот, без которого продать прослеживаемый товар другой компании нельзя. Подпункт «г» пункта 13 Положения обязывает продавца на спецрежиме оформлять УПД в электронной форме по формату ФНС, с реквизитами прослеживаемости, и передавать через оператора. Бумага такой партии не подходит: работаете по бумаге — оптовый канал закрыт. Как устроен электронный УПД, разбираем в статье УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП, а с чего начинать подключение — в статье ЭДО для селлера: что это, как работает и нужен ли продавцу маркетплейса.

Третье — время. Партий за квартал набирается столько же, сколько поставок, а сводят их руками: выгрузка заказов с площадки, возвраты из кабинета, остатки со склада, номера партий из документов поставщика. SelSup держит номер партии прямо в карточке товара и связывает его с заказами и возвратами по каждой площадке, поэтому к 25-му числу список операций собирается из готовых данных, а не из четырёх таблиц Excel.

Покажем на разборе, как в SelSup собираются операции по партиям за квартал — на ваших товарах и вашей выгрузке с площадки.

Штрафа нет, и это не опечатка

Половина статей в выдаче уверяет, что ответственность за нарушения прослеживаемости действует с 1 января 2026 года. Мы проверили текст Кодекса об административных правонарушениях в редакции от 26 июля 2026 года. Статьи об отчёте по прослеживаемым товарам в главе 15 нет: статья 15.49, на которую чаще всего ссылаются, посвящена казначейскому сопровождению. Три новые статьи, которые появятся в Кодексе с 1 октября 2026 года, тоже про другое — про платформенную экономику и оценщиков.

Вывод простой: отдельного штрафа за несданный отчёт на сегодня нет, но проект поправок живёт с 2022 года и уже дважды переезжал. Актуальный статус держим в статье Штрафы за нарушение прослеживаемости: что грозит за отсутствие РНПТ и несданный отчёт.

Что вы получаете и чем за это платите

• Открытый оптовый канал — за настроенный ЭДО и абонентскую плату оператору.
• Чистую историю партии, которую можно показать покупателю, — за дисциплину: РНПТ ведут с приёмки, а не вспоминают в конце квартала.
• Отсутствие встречных запросов от налоговой к вашим контрагентам — за сверку своих данных с их данными до отправки.
• Четыре отчёта в год вместо ежемесячной возни — за жёсткое правило корректировки на следующий рабочий день.

Кого это касается

Отчёт вам придётся сдавать

• Вы на УСН или патенте и перепродаёте импортные мониторы, холодильники, стиральные машины, коляски или детские кресла.
• Вы ввозите товар сами и получаете РНПТ из декларации на товары или по уведомлению о ввозе из стран ЕАЭС.
• Вы торгуете по агентской схеме площадки: операции через агента и комиссионера Положение прямо называет среди тех, что идут в отчёт.
• У вас были возвраты прослеживаемого товара от покупателей-физлиц.

Отчёт вас не касается

• Вы торгуете товаром российского производства: прослеживаемость начинается с ввоза.
• Вы платите НДС по общим ставкам и все операции показали в декларации.
• За квартал не было ни одной операции с прослеживаемым товаром.
• Ваш ассортимент не пересекается с перечнем по кодам ТН ВЭД — что в нём есть, смотрите в статье Какие товары подлежат прослеживаемости: перечень и коды ТН ВЭД.

Частые ошибки

Что уже изменилось и что только обещают

Здесь полезнее видеть не правила, а их движение: часть менялась, часть висит проектом четвёртый год.

• Июль 2021 Правительство утверждает Положение, ФНС — форму отчёта приказом № ЕД-7-15/645@. Форма действует до сих пор.
• Декабрь 2023 Постановление № 2162 переписывает пункт 33: в отчёт добавляют передачу товара в составе выполненных работ.
• Январь 2024 Срок введения ответственности, назначенный после переноса с июля 2022 года. Норма снова не принята.
• Январь 2026 Новая обещанная дата штрафов. По тексту Кодекса на сентябрь 2026 года статьи об отчёте в нём по-прежнему нет.
• Июль 2026 ФНС письмом № СД-36-15/6410@ объясняет, как отчитываются упрощенцы с НДС по ставкам 5 % и 7 %.

Смысл хронологии в том, что форма и срок за пять лет не поменялись ни разу, менялись состав операций и разъяснения по спецрежимам. Значит, учёт партий стоит настроить один раз и всерьёз.

Если сборка отчёта каждый квартал отнимает день на выгрузки и сверку, посмотрите на разборе, как SelSup связывает партии, заказы и возвраты по всем площадкам сразу.

Стоит ли разбираться самому

Скорее да, если товар прослеживаемый и вы на УСН. Правил немного, форма одна, и выстроенный порядок работает годами. Отдавать это целиком на аутсорс дорого: бухгалтер не видит ваши возвраты с площадки, а именно они чаще всего теряются.

Скорее да, но частично, если вы платите НДС. Основную часть закроет декларация, отчёт понадобится редко. Разумно один раз выписать список таких операций и отдать бухгалтеру как чек-лист.

Скорее нет, если весь ассортимент российского производства. Тему достаточно знать в общих чертах. Общая картина — в статье Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что обязан делать продавец.

Что почитать дальше

• РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен — какие реквизиты обязаны стоять в документе и что делать, если поставщик их не проставил.
• Прослеживаемость в 1С: настройка, РНПТ в документах и сверка с ФНС — как включить функциональность и сформировать отчёт, если учёт ведётся в 1С.
• РНПТ: что это за номер, как его получить и где посмотреть — из чего собран номер партии и три способа его получить.
• Учёт продаж на маркетплейсах в 2026 году: бухгалтерия, проводки и налоги — куда отчёт встраивается в общий календарь продавца.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать отчёт, если операций за квартал не было

Нет. Пункт 32 Положения требует отчёт только при наличии в квартале операций с прослеживаемыми товарами. Нулевой формы не существует.

Мы на УСН продали монитор физлицу через маркетплейс. Это попадает в отчёт

Да. Продажа физлицу для личных нужд прекращает прослеживаемость — подпункт «в» пункта 4. Операция идёт в отчёт с кодом прекращения, а если покупатель вернёт товар, тем же порядком отражается возобновление.

Можно ли не собирать эти данные руками

Можно, если номер партии живёт не в отдельной таблице, а в карточке товара и тянется в заказы, отгрузки и возвраты. В SelSup партия связана с заказами по всем площадкам, поэтому список операций за квартал получается выгрузкой, а не сверкой четырёх файлов. Посмотреть, как это устроено, можно на разборе.

Может ли складской сотрудник вести партии, не видя финансов

Да, если система разделяет права. Складскому нужны приёмка, остатки и отметка о возвратах, закупочные цены ему видеть незачем: в SelSup роли настраиваются по разделам.

Чем отчёт отличается от декларации по НДС

Это две разные формы, и одна другую не заменяет. Декларация показывает налог, отчёт — движение партий. Если операция должна была попасть в декларацию, но не попала, переносить её в отчёт нельзя: подаётся уточнённая декларация.

Где взять РНПТ, если товар куплен у российского поставщика

У поставщика в документе: он обязан указать номер партии в счёте-фактуре или УПД. Реквизит пуст, а товар из перечня — запрашивайте номер до приёмки. Откуда он берётся при своём ввозе, разбираем в статье Таможенная декларация на товары: что в ней и кто подаёт.