Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что сдавать

Прослеживаемость товаров — это учёт импортных партий по документам, который ведёт ФНС. Никаких меток и сканеров: партия получает номер, номер переезжает из документа в документ, а налоговая сверяет цепочку. Продавцу нужно уметь три вещи: взять номер, вписать его в счёт-фактуру или УПД и раз в квартал отчитаться.

Ошибиться проще всего на входе. Купили партию мониторов у российского поставщика, ничего не ввозили, про таможню не думали — а обязанность всё равно ваша: она следует за товаром, а не за тем, кто его ввёз. Ниже разбираем, каких товаров это касается, что делает продавец на УСН, что реально грозит за промах и почему половина статей в выдаче ошибается со штрафами.

Что такое прослеживаемость товаров

Национальная система прослеживаемости работает в России с 1 июля 2021 года. Её оператор — ФНС, а не «Честный ЗНАК» и не таможня. Порядок описан в Положении о национальной системе прослеживаемости товаров (постановление Правительства от 01.07.2021 № 1108), перечень товаров — в постановлении № 1110.

На сайте ФНС система описана прямо: контроль за движением импортных товаров, чтобы выявлять налоговые схемы. Прослеживаемость документальная — она, как пишет ФНС, «базируется на имеющемся электронном документообороте» и не требует менять складскую политику. Физически с товаром ничего делать не нужно: ни клеить, ни сканировать.

Подробный разбор самого номера — в статье «РНПТ: что это за номер, как его получить и где посмотреть». Здесь про систему и обязанности.

Какие товары попали в перечень

Перечень закрытый и короткий: восемь товарных групп, действующая редакция утверждена постановлением № 1110 с изменениями от 04.03.2023 № 345. Продавцу маркетплейса из него интересны четыре строки — и все четыре ходовые.

Ноутбуки, планшеты и системные блоки в перечень не входят — они идут по другим кодам. А вот монитор от того же производителя входит, и это классическая ловушка: в одной поставке половина позиций прослеживается, половина нет. Свой код проверяют в сервисе «Товары, подлежащие прослеживаемости» на сайте ФНС: поиск идёт по коду ТН ВЭД, по ОКПД 2, по наименованию и по номеру декларации.

Пограничные коды и что делать, если поставщик поставил один код, а таможня другой, разбираем отдельно — в статье «Какие товары подлежат прослеживаемости: перечень и коды ТН ВЭД».

Кого это касается: участник оборота — это вы

Система не делает скидки на размер и режим налогообложения. Участник оборота — любая организация и любой ИП, которые совершают операции с товаром из перечня. Продавец на УСН, продавец на патенте, самозанятый как покупатель, комиссионер, агент — все внутри.

Разница только в том, что именно вы сдаёте. И тут есть неочевидный поворот: отдельный отчёт об операциях сдают как раз те, кто НДС не платит. Плательщик НДС отчитывается в основном через декларацию, а неплательщик — отдельным документом. Получается, продавец на упрощёнке возится с прослеживаемостью больше, чем крупная компания на общей системе.

Освобождения по обороту нет. Продали за квартал один монитор — операция была, значит, отчёт за этот квартал сдаётся. Не было ни одной операции — не сдаётся ничего.

Как выглядит квартал: три действия

Весь цикл укладывается в три шага, и они повторяются каждый раз, когда партия приходит и уходит.

Откуда берётся сам номер

РНПТ, как правило, собирается из номера декларации на товары и порядкового номера товарной позиции в ней. Импортёр получает его автоматически, покупатель на внутреннем рынке — из документов поставщика. Всё остальное про структуру номера и три источника получения — в статье «РНПТ: что это за номер, как его получить и где посмотреть».

Три способа получить РНПТ и чем каждый рискован

Способ зависит от того, как товар попал к вам. Колонка справа — то, что ломается на практике.

ФНС присваивает РНПТ по уведомлению не позднее следующего календарного дня и отдаёт его через оператора ЭДО. Оба уведомления и все сроки по ним — в статье «Уведомление о ввозе и об остатках: как получить РНПТ без таможенной декларации», а откуда номер берётся при обычном импорте — в статье «Прослеживаемость при импорте: декларация на товары и откуда берётся РНПТ». Если декларацию подаёте не вы, а брокер, пригодится разбор «Таможенная декларация на товары: что в ней и кто подаёт».

РНПТ в счёте-фактуре и УПД: бумага больше не годится

Пункт 1.1 статьи 169 НК РФ требует выставлять счета-фактуры по прослеживаемым товарам только в электронной форме. Исключений четыре: продажа физлицам для личных нужд, продажа самозанятым, экспорт и реэкспорт, вывоз в страны ЕАЭС. Во всех остальных случаях бумажный счёт-фактура по монитору или коляске недействителен.

Обязанность двусторонняя. Покупатель прослеживаемого товара обязан обеспечить получение счёта-фактуры в электронном виде через оператора ЭДО. То есть отказаться от ЭДО и попросить «пришлите скан» нельзя ни продавцу, ни покупателю.

Реквизитов прослеживаемости в документе три, они перечислены в пункте 5 статьи 169 НК РФ: РНПТ, количественная единица измерения и количество товара в этой единице. Для товаров из перечня единица одна — штуки, код 796.

Чтобы номера не набивались руками из письма поставщика, партии удобно вести там же, где карточки и остатки: SelSup хранит РНПТ на партии товара и подставляет его в документ при отгрузке, а не заставляет копировать двадцатизначный номер из PDF. Посмотрите на разборе, как партия с РНПТ проходит от приёмки до отгрузки — за полчаса видно, где у вас сейчас рвётся цепочка.

Что именно писать в каждой графе и как быть, если поставщик реквизит не заполнил, разбираем в статье «РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен». Про сам формат документа — «УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП», а про выбор оператора — «Операторы ЭДО: кто есть на рынке, чем отличаются и как выбрать».

Отчёт об операциях: кто сдаёт и когда

Срок один для всех: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Отчёт сдаётся только за те кварталы, в которых были операции. Форма электронная, через оператора ЭДО.

Следующий рабочий день на корректировку — самое неудобное требование Положения. Заметили расхождение в пятницу вечером — значит, в понедельник отчёт уже должен уйти. Как собрать отчёт и не переделывать его трижды, разбираем в статье «Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами: кто сдаёт, когда и как заполнить», а настройку учёта — в статье «Прослеживаемость в 1С: настройка, РНПТ в документах и сверка с ФНС».

Уведомление в ФНС — это не уведомление СПОТ

Здесь путаются даже бухгалтеры. При ввозе из ЕАЭС продавец подаёт уведомление о ввозе в налоговую и получает РНПТ. Отдельно существует система подтверждения ожидания поставки товаров — СПОТ, и это таможня, другое ведомство, другой документ и другой срок. Одно другое не заменяет: подали уведомление в ФНС — таможенная обязанность никуда не делась, и наоборот.

Что меняет таможенная система для импортёров из ЕАЭС, разбирали отдельно: «Национальная система СПОТ с 1 июня 2026: что меняется для импортеров из ЕАЭС». Третья система, с которой прослеживаемость путают чаще всего, — маркировка: там считают единицу товара, а не партию, и оператор другой; различия и случай, когда товар попал в обе системы, разбираем в статье «Прослеживаемость и маркировка „Честного знака“: чем различаются и что делать, если товар попал в обе».

Прослеживаемый товар на маркетплейсе: кто указывает РНПТ

Этого раздела нет ни у одного материала в топе, а вопрос живой. Разложим по схемам работы.

• Продажа физлицу через площадку. Счёт-фактура покупателю не выставляется, но операция всё равно попадает в отчёт об операциях, если вы не платите НДС. Прослеживаемость на этой продаже прекращается.
• Передача товара на склад площадки. Собственность не переходит, продажи нет — но передача товара комиссионеру или агенту для последующей продажи в перечне операций отчёта названа прямо.
• Продажа юрлицу или ИП со своего склада. Обычный случай: нужен электронный счёт-фактура или УПД с тремя реквизитами. Никаких послаблений от того, что заказ пришёл с площадки, нет.
• Возврат от покупателя. Товар возвращается в оборот, и партия снова требует внимания: РНПТ у неё тот же, а операция новая.

Отдельная головная боль — дробление партии. Пришло 40 мониторов одной партией, ушли они двадцатью заказами в течение квартала: РНПТ у всех сорока один и тот же, а количество в каждом документе своё. В таблице это ведётся ровно до первой пересортицы. Как делить и объединять партии, что делать с комплектами и возвратами — в статье «Партионный учёт прослеживаемых товаров: как делить партии и что делать с комплектами».

Чем на самом деле штрафуют: разбор мифа про КоАП

Половина статей в выдаче пишет, что с 1 января 2026 года действуют статьи 15.49–15.53 КоАП со штрафами до 100 000 ₽. Мы проверили кодекс. В действующей редакции статья 15.49 КоАП РФ называется «Нарушение срока утверждения сведений об операциях со средствами, подлежащими казначейскому сопровождению» — она введена законом от 28.12.2025 № 506-ФЗ и к прослеживаемости отношения не имеет. Статей 15.50–15.53 в кодексе нет вовсе: глава 15 заканчивается на 15.49, дальше идёт глава про таможенное дело.

Встречается и ссылка на статью 129.16 НК РФ. Она существует, но посвящена операторам майнинговой инфраструктуры. Специальной ответственности за нарушение правил прослеживаемости в законе на сегодня нет — есть проект поправок, о котором ФНС в своих методических рекомендациях по ЭДО пишет как о проходящем согласование.

Полный разбор ответственности и статуса поправок — в статье «Штрафы за нарушение прослеживаемости: что грозит за отсутствие РНПТ и несданный отчёт».

Календарь: что действует, а что только обещают

Такого списка у конкурентов тоже нет, а он снимает половину вопросов «а это уже или ещё нет».

• 1 июля 2021 Система заработала. Утверждены Положение (постановление № 1108) и перечень (постановление № 1110), начало прослеживаемости по всем восьми группам — эта же дата
• 4 марта 2023 Перечень уточнён постановлением № 345: изменена строка по холодильному оборудованию, добавлено исключение для белорусской техники по ряду кодов
• 15 декабря 2023 Постановление № 2162 переписало правила уведомления об остатках: появился закрытый список операций, до которых уведомление обязано быть подано
• Сейчас Специальных штрафов нет. Проект поправок в КоАП, о котором пишут как о действующем законе, согласование не прошёл

Что вы получаете и чем за это платите

Тему не имеет смысла ни ругать, ни хвалить: она про порядок в документах, и порядок этот платный.

• Получаете доказуемое происхождение партии — платите обязательным ЭДО: бумажный счёт-фактура по прослеживаемому товару вне закона.
• Получаете защиту от серого товара у поставщика — платите проверкой РНПТ до приёмки, а не после.
• Получаете предсказуемую камералку — платите тем, что расхождение с контрагентом всплывает автоматически, а не теряется.
• Получаете сохранённый вычет НДС даже при опечатке в номере — платите тем, что отсутствие самого документа уже наказуемо по статье 120 НК РФ.
• Получаете короткий перечень из восьми групп — платите тем, что коды в нём пограничные и проверять приходится каждую поставку.

Кому это по силам своими руками, а кому нет

Признаки операционные, а не про размер бизнеса.

Справитесь вручную, если: прослеживаемых позиций у вас единицы, поставщик один и стабильный, партии не дробятся между заказами, а отчёт сдаёт бухгалтер, который и так каждый квартал сверяет книги покупок и продаж.

Ручной учёт сломается, если:

• партии дробятся — одна поставка мониторов разъезжается десятками заказов, и остаток по каждому РНПТ приходится держать в голове;
• РНПТ живут в переписке — номера приходят письмами и хранятся в таблице, а в документ их набивают руками;
• складом занят один человек — он же принимает, он же ищет номер партии, и он же уходит в отпуск в конце квартала;
• отчёт собирается в Excel — выгрузка из кабинетов площадок сводится вручную, и каждая пересортица ловится глазами;
• непонятно, кто подписывает уведомления — доступы к ЭДО у директора, а работает с партиями закупщик.

Последний пункт на встречах звучит чаще прочих, и решается он не в прослеживаемости, а в доступах: у сотрудника должны быть свои права и своя доверенность. Как это устроено, разбираем в статье «МЧД для селлера: что это, кому обязательна и как начать с ней работать».

SelSup здесь закрывает ровно эти четыре признака: партии с номерами хранятся в карточке товара, остаток по каждому РНПТ считается сам, а кладовщик видит приёмку и остатки, но не видит финансов. Покажем на вашем ассортименте, какие позиции попадают под прослеживаемость и что придётся вести по партиям.

Частые ошибки

Стоит ли этим заниматься

Да, безусловно — если вы возите мониторы, холодильники, коляски или автокресла из-за рубежа. Вы первое звено цепочки, и без вашего РНПТ никто дальше корректный документ не выставит.

Скорее да, но частично — если вы перепродаёте такой товар у российского поставщика. Уведомления подавать не нужно, но ЭДО, реквизиты в документах и квартальный отчёт при упрощёнке остаются вашими. Основная работа — не потерять номер по дороге от поставщика до покупателя.

Нет, вас это не касается — если во всём ассортименте нет ни одного кода из перечня. Проверить стоит один раз и зафиксировать результат: перечень меняется постановлениями, и при добавлении новой группы вы обязаны подать уведомление об остатках.

Что почитать дальше

• «РНПТ: что это за номер, как его получить и где посмотреть» — разбор самого номера: структура, расшифровка, три источника получения.
• «Проверка РНПТ на сайте ФНС: как найти партию и что делать, если её нет» — что вводить в сервис и почему партия может не находиться.
• «НДС при импорте: как заплатить на таможне и принять к вычету» — смежная тема: именно из-за НДС у неплательщика появляется отдельный отчёт.
• «Как вести учёт продаж на маркетплейсах: заказы, остатки, прибыль» — куда встраивается партионный учёт, если он у вас пока в таблице.

Частые вопросы

Прослеживаемость и маркировка — это одно и то же?

Нет. У них разные операторы, разные перечни и разная единица учёта: прослеживаемость считает партию и живёт в документах, маркировка считает каждую единицу товара. Пересечения перечней и порядок действий, когда товар попал в обе системы, разобраны в статье «Прослеживаемость и маркировка „Честного знака“: чем различаются и что делать, если товар попал в обе». Общий гайд по кодам — «Маркировка товаров Честный знак 2025».

Можно ли не делать это руками?

Частично. Уведомления и отчёт всё равно уходят через оператора ЭДО, и подписывает их человек. А вот ручной труд между этими точками снимается: хранение РНПТ на партии, остаток по каждому номеру, подстановка реквизитов в отгрузочный документ и сбор операций за квартал делаются учётной системой. На разборе показываем это на ваших партиях — сразу видно, сколько операций уходит из таблицы.

Может ли складской сотрудник работать с партиями, не видя финансов?

Да, если у системы учёта есть роли. Кладовщику нужны приёмка, остатки и номер партии, но не нужны себестоимость и прибыль. Право подписывать уведомления в ФНС — отдельная история: подписывает директор или сотрудник с машиночитаемой доверенностью.

Нужно ли сдавать нулевой отчёт, если операций не было?

Нет. Положение прямо говорит: отчёт представляется только при наличии в квартале операций с прослеживаемыми товарами. Пустой квартал — пустая обязанность.

Поставщик не указал РНПТ в УПД. Что делать?

Запросить исправленный документ: реквизит обязателен по пункту 5 статьи 169 НК РФ. Если товар уже продан дальше, а номер так и не получен, партию можно попробовать найти по декларации в сервисе ФНС, но правильный путь — исправленный счёт-фактура от поставщика. Подробный алгоритм — в статье «РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен».

Что будет, если ошибиться в самом номере?

В вычете НДС по этой причине не откажут: пункт 2 статьи 169 НК РФ считает основанием для отказа только ошибки, мешающие опознать продавца, покупателя, товар, ставку и сумму налога. Но у ФНС не сойдётся цепочка, и придёт требование по пункту 8.9 статьи 88 НК РФ — с исправленным документом лучше не тянуть.