Мобильное приложение КЭДО: как кладовщику и сборщику подписывать документы со смартфона

На складе продавца маркетплейса у половины людей нет рабочего компьютера. Кладовщик, сборщик, упаковщик выходят в смену и уходят домой. Кадровик ловит их с папкой: подписать график, ознакомить с приказом, забрать заявление на отпуск. В сезон это отдельная работа.

Отсюда и запрос «кэдо приложение»: пусть сотрудник откроет телефон и подпишет. Телефон закрывает часть кадрового документооборота, но не весь и не любой подписью. Дальше — построчно, какой документ на складе чем подписывается.

Почему «приложение КЭДО» — не юридическая категория

Статья 22.1 ТК РФ описывает кадровый электронный документооборот и перечисляет ровно две системы, через которые он идёт. Слов «мобильное», «приложение» и «смартфон» в статьях 22.1–22.3 нет вообще. Значит вопрос «работает ли КЭДО с телефона» звучит иначе — какую подпись работник может поставить на телефоне. Токен с квалифицированной подписью в смартфон не вставить, остаются подписи, ключ которых живёт на сервере оператора или выпускается государственным приложением.

Следствие важнее наблюдения: одна и та же бумага требует разной подписи в зависимости от того, где её подписывают. В системе работодателя перечень строже, на «Работе в России» — мягче, и от этого зависит, обойдётся склад приложением или придётся выпускать усиленную подпись каждому сборщику. Как устроена бесплатная подпись сотрудника — в статье «Подпись сотрудника в КЭДО: бесплатная НЭП через Госуслуги вместо УКЭП».

Какой подписью работник подписывает со смартфона: построчно

Часть 4 статьи 22.3 перечисляет документы, где работник обязан поставить усиленную подпись. Часть 5 отдаёт остальное, часть 7 описывает отдельный порядок для «Работы в России».

Первые пять строк — часть 4, последняя — часть 5, правая колонка построена на части 7. В перечне части 4 простой подписи нет вовсе: работник ставит квалифицированную либо одну из двух неквалифицированных — по соглашению сторон или выданную через инфраструктуру электронного правительства.

Часть 5 разрешает простую подпись на прочих документах с условием: соглашение сторон должно устанавливать правила определения лица по его простой подписи и требования к конфиденциальности ключа. То же стоит в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Соглашение двустороннее, а не приказ работодателя.

По части 7 на «Работе в России» работник вправе подписать простой подписью, ключ которой получен при личной явке, — подтверждённой учётной записью на госуслугах. Кодекс не выводит из-под неё ни трудовой договор, ни заявление об увольнении. Что это даёт небольшому складу — в статье «„Работа в России“: бесплатная площадка КЭДО от Роструда».

Цена считается по КоАП. Нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 — от 30 000 до 50 000 ₽ на юридическое лицо, повторное — от 50 000 до 70 000 ₽ и дисквалификация руководителя на срок от года до трёх. И это за один эпизод, а на складе документы одинаковы у всей смены.

Если склад тонет не в штрафах, а в ручной работе — посмотрите на разборе, как SelSup раздаёт кладовщику и сборщику роли: сотрудник видит задания на сборку и остатки, но не видит закупочных цен и выручки.

Что телефон на складе закрывает, а что нет

Что сотрудник закроет телефоном

• Ознакомление с локальными актами при приёме. Часть 3 ст. 68 требует роспись, ч. 11 ст. 22.2 разрешает электронную форму.
• График сменности. Часть 4 ст. 103 даёт месяц до введения графика; пуш в телефон надёжнее объявления на стене.
• Заявления на отпуск и служебные записки. В перечень части 4 они не входят, значит идут по части 5.
• Приказы, кроме увольнения и взыскания. Формы — в статье «Заявления и приказы в КЭДО: отпуск, перевод, готовые формы».
• Запрос справок и копий документов. По ч. 11 ст. 22.3 их выдают за три рабочих дня.

Что телефоном не закрывается

Часть 3 статьи 22.1 выводит четыре группы документов из-под статей 22.1–22.3. Это не «электронно с дублированием на бумаге»: положения о КЭДО к ним не применяются вовсе.

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности.
• Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
• Приказ об увольнении. Что с ним делать — в статье «Увольнение через КЭДО: как оформить приказ и ознакомить сотрудника».
• Документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Приложение оператора, «Работа в России» или бумага

Первые две строки — это выбор между удобством и деньгами. Обзор сервисов — в статье «Операторы и системы КЭДО: Контур, СБИС, HRlink — как выбрать продавцу», порядок приёма человека — в статье «Электронный трудовой договор через КЭДО: как оформить сотрудника при приёме».

Плюсы и минусы — парами

• Получаете подпись за минуты — платите за неё вы. Часть 12 ст. 22.2 относит расходы на работодателя.
• Получаете доказательство ознакомления — платите вниманием к перечню части 4. Ошибка в маршруте идёт на всю смену.
• Получаете скорость на текучке — платите двумя контурами сразу. Отказавшимся документы выдаются на бумаге бесплатно (ч. 9 ст. 22.2).
• Получаете независимость от смен — платите сдвигом на рабочий день. Заявление с телефона считается полученным на следующий рабочий день (ч. 9 ст. 22.3).

Кому телефон закроет кадровый оборот, а кому нет

• Закроет, если кадровик в офисе, склад в другом городе, а документы сводятся к ознакомлениям, отпускам и запискам.
• Не закроет, если каждый второй подписывает договор о полной материальной ответственности: нужна усиленная подпись.
• Не закроет, если у вас регулярные инструктажи по охране труда: журналы и акты остаются бумажными.
• Не закроет, если треть смены без смартфона или без подтверждённой учётной записи на госуслугах.

Частые ошибки

Кто на складе не подпишет с телефона — и что обязан работодатель

Эту часть обычно опускают: приложение продают так, будто подписывать будут все. Кодекс устроен иначе — у части смены право выбора закреплено законом. По ч. 7 ст. 22.2 согласие не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа: молодой сборщик работает в КЭДО по умолчанию. У остальных переход идёт только с письменного согласия (ч. 5 ст. 22.2), а его отсутствие считается отказом.

Дальше три обязанности, которые означают постоянный второй контур:

• Отказ не повод не взять и не повод уволить. Часть 8 ст. 22.2: ни отсутствие согласия, ни отсутствие подписи не может быть основанием для отказа в приёме или для увольнения.
• Бумага отказавшимся — бесплатно и заверенная. Так велит часть 9 ст. 22.2.
• Подпись за счёт работодателя. Часть 12 ст. 22.2 относит расходы на компанию; работник вправе использовать уже имеющуюся квалифицированную подпись (ч. 13).

Счёт простой. Если из смены в тридцать человек десять не дали согласия, склад одновременно ведёт приложение и папку. Экономия считается не по первому сотруднику, а по доле смены, что перешла в электронный вид, — прикиньте её до договора с оператором.

Тот же счёт полезно сделать по всему складу: посмотрите, что SelSup берёт на себя в ежедневной работе продавца — сборка с заданиями по сотрудникам, остатки по складам, коды маркировки без ручного захода в «Честный ЗНАК».

Стоит ли переводить склад на телефоны

Скорее да, если склад распределённый и сменный. Ознакомления, графики и заявления — основная масса документов, они закрываются простой подписью по части 5.

Скорее да, но частично, если много материальной ответственности. Такие договоры и согласия на перевод потребуют усиленной подписи в системе оператора: либо выпускаете её за свой счёт, либо ведёте эти документы на «Работе в России».

Скорее нет, если склад на одном-двух людях и они рядом. Подписка и настройка соглашений стоят дороже, чем десять подписей в месяц на бумаге. Полный перечень того, что переводится в электронный вид, — в статье «Какие документы можно вести через КЭДО, а какие обязательно на бумаге», а общая картина — в статье «КЭДО для селлера: кадровый электронный документооборот для склада, ПВЗ и офиса».

Частые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор со смартфона?

Да, но подпись зависит от системы. В приложении оператора работник ставит усиленную (ч. 4 ст. 22.3). На «Работе в России» по ч. 7 годится простая подпись — подтверждённая учётная запись на госуслугах.

Нужно ли покупать квалифицированную подпись каждому сборщику?

Нет. Для документов из части 4 хватит усиленной неквалифицированной — в том числе выданной через инфраструктуру электронного правительства, её выпускает государственное приложение «Госключ». Квалифицированная обязательна работодателю, а не работнику.

Сотрудник отказался от КЭДО. Можно не брать его на работу?

Нет. Часть 8 статьи 22.2 запрещает считать отказ или отсутствие подписи основанием для отказа в приёме и для увольнения. Документы такому работнику выдаются на бумаге бесплатно.

Можно ли не делать это руками?

Частично. Кадровые документы подписывает оператор КЭДО, его выбирают отдельно. Но всё вокруг сотрудника на складе — сборка, остатки, маркировка, права доступа — сводится в одно место: на разборе показываем, как это выглядит на живом складе продавца. КЭДО SelSup не заменяет, ручную работу вокруг склада — снимает.

Что почитать дальше

• КЭДО в 1С: подключение сервиса и синхронизация с кадровым учётом — если учёт уже ведётся в 1С.
• КЭДО и договор ГПХ: почему самозанятого и подрядчика нельзя перевести в кадровый документооборот — подработка по ГПХ в КЭДО не заводится.
• Валберис личный кабинет: вход продавца, доступы и роли — что сотрудник видит в кабинете площадки.
• Сертификат электронной подписи: что внутри, сколько действует и где его посмотреть — чем усиленная подпись отличается от простой.