Поставщик прислал УПД на партию мониторов, и в строке товара стоит длинный номер через дроби — РНПТ, регистрационный номер партии товара. Этот номер вы перенесёте в свои документы, а оттуда он попадёт в отчётность и в сверку у налоговой. Ошибка в одном знаке едет по всей цепочке: сначала в вашу продажу, потом к покупателю, потом в требование из инспекции.
Проверить номер можно бесплатно и за минуту: у налоговой для этого есть отдельный сервис. Разбираем, где он лежит, что вводить и что делать, когда партия не находится.
Сервис ФНС отвечает на один вопрос: есть ли такой номер партии в национальной системе прослеживаемости. Он не сверяет за вас товар, количество и единицу измерения — это вы делаете сами по документам. Ответ «не найден» не означает, что поставщик обманул: у него есть как минимум три разные причины.
Где лежит сервис и почему в нём два рабочих стола
Адрес — раздел «Сервисы прослеживаемости товаров» на сайте ФНС. Открывается он не на проверке номера: по умолчанию активен рабочий стол «Товары, подлежащие прослеживаемости», а нужный вам — «Проверка регистрационного номера партии товара (РНПТ)». Переключатель между ними — крупные подписи справа, и на этом шаге чаще всего застревают: РНПТ вводят в поле для кода ТН ВЭД и получают ошибку формата.
| Рабочий стол | Что вводите | Минимум символов | Что получаете в ответ |
|---|---|---|---|
| Товары, подлежащие прослеживаемости | код ТН ВЭД | 4 цифры | позиции перечня, попадающие под код |
| Товары, подлежащие прослеживаемости | код ОКПД 2 | 2 цифры | то же по классификатору продукции |
| Товары, подлежащие прослеживаемости | наименование товара | 3 символа | совпадения по названию из перечня |
| Товары, подлежащие прослеживаемости | номер декларации на товары | номер целиком | прослеживаемые позиции этой декларации |
| Проверка РНПТ | регистрационный номер партии | номер целиком | сведения о партии либо сообщение, что номер не найден |
Там же есть кнопка «Экспорт в .XLS»: результат выгружается таблицей и годится как приложение к переписке с поставщиком. Сервис предупреждает, что сведения обновляются ежедневно, — это пригодится, когда будем разбирать причины отказа.
Из чего собран номер и почему сервис ругается на формат
Проверка формата идёт на стороне браузера, до обращения к базе. Маска, зашитая в сервис, разбирает номер на четыре части:
- 8 цифр — код таможенного органа, который выпустил декларацию;
- 6 цифр — дата регистрации декларации в виде ДДММГГ;
- 7–9 знаков — порядковый номер декларации, цифры и заглавные буквы;
- 1–3 цифры — номер товара внутри этой декларации.
Части разделены косой чертой, пробелов внутри нет. Если сервис отвечает «Формат введенного регистрационного номера партии товара неверный!», дело в вашем вводе, а не в партии: потерянный ноль, лишний пробел из PDF, строчная буква вместо заглавной. Обращения к базе в этот момент ещё не было.
Откуда номер берётся у поставщика — в статье РНПТ: что это за номер, как его получить и где посмотреть. Про декларацию, из номера которой собирается первая половина РНПТ, — Таможенная декларация на товары: что в ней и кто подаёт.
Что означает ответ и почему партия может не найтись
Номер нашёлся — сервис показывает сведения о партии. Это подтверждение того, что партия существует в системе и номер набран правильно, не больше. Номер не нашёлся — причин ровно три, и путать их нельзя.
- Опечатка. Самая частая. Номер набирали руками или скопировали вместе с невидимым символом из письма.
- Товар вообще не прослеживается. Тогда РНПТ у него быть и не должно: проверьте позицию на первом рабочем столе по коду ТН ВЭД, а не по названию из накладной, и сверьтесь с разбором Какие товары подлежат прослеживаемости: перечень и коды ТН ВЭД.
- Сведения о ввозе не поступили в систему. ФНС признала это письмом от 02.08.2024 № СД-4-15/8799@: по части деклараций на прослеживаемые товары действует особый режим обработки и хранения, поэтому данные о ввозе в систему не попадают. Проверить номер в сервисе в таком случае не выйдет, и налоговая прямо разрешает подтвердить его иначе — копией декларации на товары от поставщика.
Самое дорогое действие в этой теме — подставить в документ «похожий» номер, чтобы поступление наконец провелось. Чужой РНПТ уходит вашему покупателю, тот ставит его в свои документы, и расхождение всплывает уже у двоих. Исправлять придётся счета-фактуры, учёт и отчётность по обеим сторонам сделки.
Что делать, когда номер не находится:
- посимвольно сверить номер с электронным документом поставщика;
- проверить по коду ТН ВЭД, входит ли товар в перечень вообще;
- запросить у поставщика исправленный документ или копию декларации на товары;
- не проводить поступление, пока источник расхождения не найден.
Во сколько обходится непроверенный номер
Прямой суммы за «неправильный РНПТ» в кодексе нет, и это первое, что стоит знать: по пункту 2 статьи 169 НК неуказание или неверное указание реквизитов прослеживаемости — самого номера, единицы измерения и количества — не лишает покупателя вычета по НДС. Конкуренты в выдаче обычно пишут обратное. Но деньги в теме есть, просто лежат они в другом месте.
Пункт 8.9 статьи 88 НК разрешает инспекции истребовать счета-фактуры и первичные документы, если сведения о прослеживаемых товарах в декларации, в отчёте об операциях и в отчёте контрагента не сходятся. Дальше обычный механизм: по пункту 3 статьи 88 НК на пояснения даётся пять дней, а за молчание статья 129.1 НК предусматривает штраф.
Настоящая цена ошибки не в штрафе, а в том, что за пять дней надо поднять поставку годичной давности и объяснить расхождение. Если поступления заводятся в таблицу руками, а сканы лежат по папкам, эти пять дней уходят на поиск.
Когда прослеживаемых позиций в поставке десятки, помогает не ещё одна таблица, а место, где поступление, остатки и документы по нему лежат вместе: покажем на разборе, как это устроено в SelSup.
Три способа проверить номер
| Способ | Что делаете | За что платите | Что будет при сбое |
|---|---|---|---|
| Сервис на сайте ФНС | вводите номер вручную, по одному | своим временем: минута на партию | сервис недоступен — проверки нет, приёмка ждёт |
| Проверка из учётной системы | прогоняете номера пачкой из документа | подпиской или доработкой системы | ответ не пришёл — документ не проводится, разбираете руками |
| Копия декларации от поставщика | сверяете номер глазами с документом | временем и готовностью поставщика её дать | копию не дали — подтверждения нет, остаётся запрос в переписке |
Третий способ — не крайняя мера, а прямая рекомендация ФНС из того самого письма.
Что вы получаете и чем за это платите
- Проверка бесплатная и без регистрации — но и без истории: сервис не хранит, что вы проверяли на прошлой неделе.
- Ответ приходит сразу — но сведения обновляются раз в сутки, поэтому вчерашняя операция может ещё не отразиться.
- Проверять можно чужие номера — но сервис не скажет, кому партия принадлежит сейчас.
- Формат ловится до запроса — но ровно поэтому сообщение об ошибке формата легко принять за отсутствие партии.
Кому нужна регулярная проверка, а кому хватит разовой
Проверять каждый входящий номер обязательно, если вы перепродаёте импортную технику из перечня: мониторы, холодильники, стиральные машины. Ошибка поставщика становится вашей в тот момент, когда вы выставили документ следующему покупателю.
Регулярная проверка вручную не подходит, если у вас десятки прослеживаемых позиций в месяц от разных поставщиков, номера переносятся в Excel из присланных файлов, а приёмку и сборку заказов делает один человек. На таком объёме проверка руками не выживает: её пропускают в первый же горячий день. Нужна не дисциплина, а место, где номер партии попадает в карточку поступления один раз и дальше не набирается заново.
Хватит разовой проверки, если прослеживаемый товар приходит одной-двумя партиями в квартал по ЭДО от постоянного поставщика: номер копируется из электронного документа, риск опечатки почти нулевой.
Частые ошибки при проверке
| Ошибка | Чем оборачивается | Что делать |
|---|---|---|
| Номер набирают руками с распечатки | опечатка, сервис отвечает «не найден», приёмка встаёт на день | копировать из электронного УПД, а не с бумаги |
| Один номер проверили на всю накладную | во второй партии из той же поставки номер чужой, ошибка уходит покупателю | проверять каждую строку с прослеживаемым товаром |
| «Не найден» приняли за отсутствие прослеживаемости | поступление провели без реквизитов, расхождение всплывает в камеральной проверке | сначала проверить товар по коду ТН ВЭД, потом номер |
| Проверили после сдачи отчётности | исправлять придётся и документы, и отчёт, и данные покупателя | ставить проверку до проведения поступления |
| Проверили номер, но не сверили количество | номер верный, а единица измерения в документе чужая | сверять связку «номер — товар — количество — единица» |
Чего сервис не проверяет
Об этом не пишет почти никто, а промах здесь стоит дороже опечатки. Зелёный ответ подтверждает существование номера, а не правильность документа. Сервис не знает:
- тот ли это товар — в накладной может стоять реальный РНПТ, но от другой партии того же поставщика;
- совпадает ли количество и единица измерения — это отдельные реквизиты счёта-фактуры, подпункты 17 и 18 пункта 5 статьи 169 НК;
- кому партия принадлежит сейчас — владельца сервис не показывает;
- что произошло сегодня — сведения обновляются раз в сутки.
Отсюда практическое правило: не делайте выводов по одному отказу. Повторите проверку на следующий день, прежде чем писать поставщику, что он прислал несуществующий номер.
Реквизиты прослеживаемости и то, что счёт-фактура на такой товар выставляется только в электронном виде, разобраны отдельно: РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен. Про сам документ и его форматы — УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП.
Стоит ли проверять каждый номер
Импортёру и оптовику — да, безоговорочно. У вас номер рождается или проходит дальше сразу к нескольким покупателям, и цена ошибки умножается на их число.
Продавцу на маркетплейсе, который закупает технику из перечня у российского поставщика, — да, но точечно. Проверять имеет смысл первую поставку от нового поставщика и любой номер, набранный руками. Остальное закрывается тем, что реквизит переносится из документа, а не вводится заново.
Тому, кто прослеживаемых товаров не возит, — нет. Но один раз проверить товар по коду ТН ВЭД стоит: перечень шире, чем кажется.
Если каждая проверка сегодня начинается с поиска нужного файла, эта работа снимается не инструкцией, а порядком: разберём на живом примере, как свести поступления, документы и остатки в одно окно.
Частые вопросы
Где проверить РНПТ на сайте ФНС
В разделе «Сервисы прослеживаемости товаров» на nalog.gov.ru. По умолчанию открыт рабочий стол «Товары, подлежащие прослеживаемости», нужно переключиться на «Проверка регистрационного номера партии товара (РНПТ)».
Что делать, если РНПТ не найден
Сверить номер посимвольно с электронным документом, проверить товар по коду ТН ВЭД и повторить проверку на следующий день. Если номер по-прежнему не находится, запросить у поставщика копию декларации на товары: ФНС письмом от 02.08.2024 № СД-4-15/8799@ признала, что часть сведений о ввозе в систему не поступает.
Снимут ли вычет по НДС из-за ошибки в РНПТ
Нет. Пункт 2 статьи 169 НК прямо говорит, что неуказание или неверное указание реквизитов прослеживаемости не основание для отказа в вычете. Риск другой: расхождение сведений тянет за собой требование по пункту 8.9 статьи 88 НК и пять дней на пояснения.
Можно ли не проверять номера руками
Можно, если реквизит хранится в карточке поступления, а не в отдельной таблице: тогда при продаже он подтягивается из документа поставщика и переписывать нечего. Ручная проверка остаётся для первой поставки и спорных случаев. Как это выглядит на потоке поставок, показываем на разборе — посмотреть SelSup на своих данных.
Это то же самое, что проверить код маркировки
Нет. Прослеживаемость ведёт ФНС, единица учёта — партия, идентификатор — номер в документах. Маркировка — другая система с другим оператором и кодом на упаковке, и сервис проверки у неё свой. Различия разобраны в статье Прослеживаемость и маркировка «Честного знака»: чем различаются и что делать, если товар попал в обе системы.
Как проверить пачку номеров сразу
Через учётную систему, если она умеет обращаться к сервису ФНС. Порядок настройки и типовые ошибки сверки — в статье Прослеживаемость в 1С: настройка, РНПТ в документах и сверка с ФНС.
Что почитать дальше
- Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что обязан делать продавец — вся система целиком: кого касается и что сдавать в течение квартала.
- НДС при импорте: как заплатить на таможне и принять к вычету — что происходит с налогом на ввозе.
- Операторы ЭДО: кто есть на рынке, чем отличаются и как выбрать — без ЭДО прослеживаемый счёт-фактуру не отправить и не получить.
- ЭДО для ИП: обязателен ли, сколько стоит и есть ли бесплатные варианты — сколько стоит подключение при небольшом обороте документов.
Продолжайте читать и смотреть
Новости маркетплейсов, автоматизация и практические разборы ИИ — на удобной для вас площадке.
